Cách viết bản ghi nhớ bằng AI — định dạng, mẫu và mẹo

Chia sẻ cập nhật và nhắc nhở trong tổ chức bằng cách sử dụng bản ghi nhớ kinh doanh được soạn thảo chuyên nghiệp. Từ các bản cập nhật chính sách định kỳ đến ứng phó sự cố khẩn cấp, bản ghi nhớ truyền đạt thông điệp rõ ràng, trực tiếp ở định dạng dễ đọc.

Công cụ truyền thông nội bộ đa năng này cực kỳ hữu ích để lưu giữ trong thư viện các ví dụ về bản ghi nhớ sẵn dùng để các nhà quản lý, nhân sự, pháp lý và các chức năng khác có thể chỉnh sửa và điều chỉnh khi được yêu cầu. Với các tính năng AI trong Word, bạn không cần phải viết một bản ghi nhớ từ đầu. Sử dụng Copilot Trong Word, bất kỳ ai cũng có thể soạn thảo, cấu trúc, thiết kế và định dạng mẫu ghi nhớ, mẫu này có thể được lưu và tái sử dụng.

Tìm hiểu cách tạo bản ghi nhớ kinh doanh ấn tượng cho nơi làm việc bằng cách sử dụng Mẫu ghi nhớ và AI với Microsoft Word trực tuyến.

Định dạng và cấu trúc bản ghi nhớ tốt nhất

Một bản ghi nhớ hiệu quả ngắn gọn, có cấu trúc và dễ hiểu. Mục tiêu là để nhân viên và người nhận đọc thông tin ưu tiên một cách nhanh chóng và có thể hành động theo thông tin đó. Đó là lý do tại sao định dạng, chẳng hạn như sử dụng cấu trúc với các đoạn văn ngắn, là chìa khóa để giúp tính năng này hiệu quả. Mọi điều tốt đẹp Mẫu Bản ghi nhớ nên tuân theo định dạng và cấu trúc này:

• Tiêu đề: viết từ "MEMO" theo kiểu phông đã được tổ chức phê duyệt ở đầu thông báo. Theo truyền thống, tiêu đề được viết hoa toàn bộ để thu hút sự chú ý của người đọc và báo hiệu sự khẩn cấp khi được chia sẻ, in hoặc phân phối trực tuyến.

• Người nhận: bao gồm tên nhóm, phòng ban tổ chức hoặc tên đầy đủ và chức danh của người nhận bản ghi nhớ. Đảm bảo tên nhóm hoặc nhóm nhân viên được đánh nhãn chính xác để tránh nhầm lẫn.

• Người gửi: thêm tên của người viết với chức danh công việc được xác định, để người đọc biết ai là tác giả của bản ghi nhớ. Một số bản ghi nhớ có thể được gửi thay mặt cho bộ phận của công ty, vì vậy hãy bao gồm chi tiết đó để làm rõ. Điều này đặc biệt hữu ích nếu độc giả cần liên hệ cho các câu hỏi theo dõi.

• CC hoặc người nhận bổ sung (tùy chọn): đây là phần tùy chọn phòng trường hợp có bất kỳ người nhận bổ sung nào cần khả năng hiển thị. Ví dụ: phòng pháp lý có thể được thêm vào bản ghi nhớ về chương trình hoàn tiền mới cho khách hàng mà nhóm bán hàng có thể sử dụng.

• Ngày: luôn đề cập ngày đầy đủ vì nó sẽ giúp lưu trữ bản ghi nhớ để tham khảo trong tương lai. Dùng định dạng ngày được chấp nhận trong tổ chức để tránh nhầm lẫn về thời hạn hoặc ngày thông báo có hiệu lực.

• Dòng chủ đề: viết một cụm từ rõ ràng và cụ thể để tóm tắt chủ đề chính của bản ghi nhớ. Dòng chủ đề có thể chứa các từ như "mới", "đã cập nhật", "đã hủy" hoặc "lời nhắc" ở đầu để thu hút sự chú ý vào loại tin nhắn.

• Nội dung thư: soạn thảo thông điệp chính, chia sẻ cập nhật hoặc viết hướng dẫn từng bước để thông báo cho người nhận trong bản ghi nhớ. Duy trì tính ngắn gọn và rõ ràng bằng cách chia thông tin thành ba đoạn văn ngắn. Dùng dấu chấm đầu dòng khi thư bao gồm danh sách kiểm tra hoặc danh sách các vấn đề cần cân nhắc. Tốt nhất, các tác giả bản ghi nhớ nên sử dụng ngôn ngữ trực tiếp và động từ hành động để giúp bản ghi nhớ dễ đọc lướt qua và hiểu một cách nhanh chóng.

• Phần đính kèm (tùy chọn): một số bản ghi nhớ kinh doanh ám chỉ đến những thay đổi sắp tới trong tổ chức, chẳng hạn như thay đổi về dịch vụ, thay đổi hợp đồng hoặc ghi chú cuộc họp toàn tổ chức. Những bản ghi nhớ như vậy có thể được hưởng lợi từ việc có các tài liệu hỗ trợ như chương trình họp hoặc các bản đọc trước như kế hoạch đề xuất kinh doanh, bản trình bày, báo cáo sự cố, trong số các tài liệu khác.

Cách viết bản ghi nhớ bằng AI trong Word

Tăng tốc độ viết ghi nhớ bằng cách sử dụng Copilot trong Word. Copilot có thể nhanh chóng soạn thảo mẫu bản ghi nhớ, chuyển bản ghi nhớ kinh doanh khẩn cấp hoặc bản ghi nhớ pháp lý thành bản thảo đầu tiên hoàn chỉnh chỉ trong vài phút. Sử dụng AI để soạn thảo từ đầu hoặc Cô đọng thông tin với ngữ cảnh đầy đủ về tổ chức. Nó tự động bao gồm các thành phần bản ghi nhớ tiêu chuẩn như Đến, Từ, Ngày, Chủ đề và sắp xếp thông tin. Sau đây là cách viết bản ghi nhớ bằng Copilot.

1. Mở tài liệu Word và định vị Copilot trong Word.

2. Bắt đầu trò chuyện với AI để giải thích các yêu cầu soạn bản ghi nhớ, chia sẻ thông tin về chủ đề và thông điệp cụ thể. Đính kèm thêm các tài liệu tham khảo như bản trình bày, tài liệu kỹ thuật, tệp OneDrive và email gần đây bằng nút dấu cộng trong trò chuyện Copilot.

3. Chia sẻ đối tượng hoặc tên phòng ban để Copilot có thể sử dụng các thuật ngữ công việc có liên quan trong khi tuân theo giọng điệu của tổ chức.

4. Xem lại bản ghi nhớ đã tạo và yêu cầu thay đổi ngôn ngữ hoặc định dạng nếu cần.

5. Chia sẻ bản nháp bản ghi nhớ do AI tạo ra bằng email hoặc bản in để phân phối rộng rãi. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng nút chia sẻ trong Word để tạo liên kết an toàn, có thể chia sẻ đến tài liệu.

Try this Copilot prompt"Viết bản ghi nhớ cho tất cả nhân viên về các nguyên tắc làm việc từ xa cập nhật có hiệu lực từ thứ Hai, đề cập đến email do trụ sở chính gửi. "Bấm để sao chép yêu cầu Copilot này

Khám phá các loại bản ghi nhớ khác nhau

Loại bản ghi nhớ phù hợp tùy thuộc vào thông điệp cần mang theo. Việc xác định nó sớm sẽ định hình cấu trúc, giọng điệu và mức độ chi tiết trước khi bắt đầu soạn thảo.

Chia sẻ cập nhật nội bộ

Duy trì sự thống nhất của các nhóm bằng cách lưu hành một bản ghi nhớ ngắn ghi lại tin tức, thay đổi hoặc lời nhắc ở một nơi. Bản ghi nhớ cập nhật nội bộ hoạt động tốt nhất khi điểm chính nằm ở dòng đầu tiên để người đọc có thể nắm bắt được thay đổi trong nháy mắt.

Thông báo thay đổi chính sách

Thông báo một chính sách mới hoặc đã sửa đổi thông qua một bản ghi nhớ nêu rõ những gì đang thay đổi, đối tượng ảnh hưởng và thời điểm chính sách có hiệu lực. Bản ghi nhớ chính sách phải luôn bao gồm ngày có hiệu lực chắc chắn và một đầu mối liên hệ duy nhất cho các câu hỏi.

Yêu cầu hành động hoặc phê duyệt

Thúc đẩy quyết định bằng cách nêu rõ những điều cần thiết, lý do tại sao nó quan trọng và ngày phản hồi. Bản ghi nhớ phê duyệt chỉ định chính xác hành động cần thiết, để người đọc biết họ sẽ ký vào tài khoản nào.

Truyền đạt tiến độ dự án

Báo cáo về một dự án bằng cách chia sẻ các mốc thời gian, công việc đang thực hiện và các bước tiếp theo. Bản ghi nhớ tiến độ ghép nối mỗi bản cập nhật với một chủ sở hữu và một khung thời gian. A đã liên kết chương trình họp hoặc chương trình họpBáo cáo kinh doanh có thể thêm ngữ cảnh đầy đủ hơn.

Ứng phó với các sự cố hoặc cập nhật khẩn cấp

Gắn cờ một sự cố hoặc thay đổi hoạt động một cách nhanh chóng để các nhóm có thể hành động ngay lập tức. Bản ghi nhớ sự cố phác thảo những gì đã xảy ra, tác động ngay lập tức và các bước tiếp theo, kèm theo báo cáo sự cố.

Xem ví dụ đầy đủ về bản ghi nhớ

Bản ghi nhớ dưới đây cho thấy cấu trúc tiêu chuẩn đang được triển khai, được áp dụng cho một tình huống nơi làm việc thông thường. Hãy sử dụng nó như một hình mẫu và điều chỉnh các chi tiết cho phù hợp với thông điệp.

MEMO

Kính gửi: Toàn thể nhân viên

Từ: Nhóm vận hành

Ngày: 18 tháng 6 năm 2026

Chủ đề: Chính sách cập nhật làm việc từ xa, có hiệu lực từ ngày 1 tháng 7 năm 2026

Chính sách làm việc từ xa thay đổi từ ngày 1 tháng 7 năm 2026. Nhân viên hiện có thể làm việc từ xa tối đa ba ngày mỗi tuần, với ít nhất hai ngày tại chỗ để hỗ trợ cộng tác nhóm.

Người quản lý sẽ xác nhận ngày tại chỗ với nhóm của họ trước ngày 27 tháng 6 năm 2026. Các thỏa thuận linh hoạt hiện tại vẫn được áp dụng cho đến lúc đó. Trả mọi câu hỏi cho nhóm Vận hành trước ngày bắt đầu.

Lưu bản ghi nhớ dưới dạng mẫu có thể dùng lại

1. Mở bản ghi nhớ đã hoàn tất trong Word dành cho web.

2. Tạo một bản sao của tệp để giữ nguyên bản gốc.

3. Xem lại kiểu, đầu đề và tiêu đề thư. Loại bỏ bất kỳ nội dung nào liên quan tới tài liệu.

4. Thay thế thông tin biến bằng chỗ dành sẵn, ví dụ: "[Chèn chủ đề]".

5. Lưu tệp trong thư mục Mẫu dùng chung trong OneDrive hoặc SharePoint.

6. Để tái sử dụng mẫu, hãy tạo một bản sao của tệp và chỉnh sửa bản sao với thông tin mới.

Bốn yêu cầu của Copilot để soạn thảo hoặc tinh chỉnh bản ghi nhớ

Copilot hoạt động như một công cụ viết ghi nhớ ở mọi giai đoạn, từ bản thảo đầu tiên đến bản chỉnh sửa cuối cùng. Mô tả những gì bản ghi nhớ cần thiết và Copilot xây dựng bản ghi nhớ đó, sau đó tinh chỉnh cách diễn đạt trong cùng một cuộc trò chuyện bằng cách yêu cầu AI viết lại các mục, điều chỉnh giọng điệu hoặc rút ngắn tin nhắn.

Soạn bản ghi nhớ

Mở Copilot trò chuyện và mô tả mục đích cũng như các chi tiết chính, và một bản ghi nhớ hoàn chỉnh sẽ hình thành từ một trang trống trong một bước.

Try this Copilot prompt"Soạn thảo bản ghi nhớ thông báo thay đổi chính sách làm việc từ xa, có hiệu lực từ ngày 1 tháng 7 năm 2026. "Bấm để sao chép yêu cầu Copilot này

Viết lại bản ghi nhớ

Điều chỉnh giọng điệu, độ dài hoặc cấu trúc của bản ghi nhớ hiện có với Người viết lại AI. Thông điệp cốt lõi vẫn còn nguyên vẹn trong khi cách diễn đạt thay đổi để phù hợp với khán giả.

Try this Copilot prompt"Viết lại bản ghi nhớ này để ngắn gọn và trang trọng hơn. "Bấm để sao chép yêu cầu Copilot này

Tóm tắt bản ghi nhớ

Rút ngắn một bản ghi nhớ dài thành các điểm chính dành cho những độc giả không có nhiều thời gian. Sử dụng Công cụ tóm tắt AI giúp giảm chi tiết thành một danh sách ngắn, có thể quét giúp các quyết định quan trọng luôn được hiển thị.

Try this Copilot prompt"Tóm tắt bản ghi nhớ này thành ba điểm chính. "Bấm để sao chép yêu cầu Copilot này

Xây dựng bản ghi nhớ từ các ghi chú hiện có

Biến những ghi chú sơ khai, email hoặc cập nhật dự án thành một bản ghi nhớ hoàn chỉnh mà không cần bắt đầu lại từ đầu. Copilot sắp xếp tài liệu nguồn thành một cấu trúc logic và một yêu cầu chi tiết sẽ đưa ra các phần cần đưa vào.

Try this Copilot prompt"Chuyển các ghi chú cuộc họp này thành một bản ghi nhớ có cấu trúc với dòng chủ đề, bản tóm tắt ngắn và các bước tiếp theo. "Bấm để sao chép yêu cầu Copilot này

Cách viết bản ghi nhớ bằng mẫu bản ghi nhớ miễn phí

1. Mở Word trực tuyến và khám phá chuyên nghiệp Mẫu bản ghi nhớ.

2. Chọn mẫu bản ghi nhớ miễn phí như 'định dạng bản ghi nhớ kinh doanh' hoặc 'định dạng bản ghi nhớ pháp lý' để bắt đầu tùy chỉnh.

3. Thay thế ví dụ về tiêu đề và văn bản nội dung của bản ghi nhớ bằng các chi tiết kinh doanh chính.

4. Sử dụng Copilot để Nâng cao văn bản bằng cách gợi ý cải thiện động từ hành động và giọng điệu.

5. Tải lên logo thương hiệu, cập nhật bảng phối màu và thêm tiêu đề thư công ty.

6. Lưu và chia sẻ bản ghi nhớ trực tuyến hoặc in và phân phối bản ghi nhớ trong toàn tổ chức.

Try this Copilot prompt"Tạo một mẫu bản ghi nhớ nội bộ cho đội ngũ marketing để thông báo về việc triển khai chiến dịch mạng xã hội mới. Phần tiêu đề đầu trang phải bao gồm các mục: Đến (To), Từ (From), Ngày (Date), và Tiêu đề (Subject). Sử dụng văn phong chuyên nghiệp, đảm bảo độ dài dưới 200 từ, và sử dụng các dấu đầu dòng để trình bày các thông tin chi tiết chính của chiến dịch. "Bấm để sao chép yêu cầu Copilot này

Bây giờ bạn đã biết rõ cách tạo mẫu bản ghi nhớ bằng AI, hãy bắt đầu soạn thảo tài liệu trong Microsoft Word.

Tiếp tục khám phá cách tăng tốc độ công việc như Viết chương trình họp và tạo mẫu SOP nhất quán cho doanh nghiệp trong Word.