Cách viết chương trình họp

Một chương trình nghị sự được xác định rõ ràng là chìa khóa để giữ cho các cuộc họp theo đúng tiến độ và đảm bảo tất cả các điểm hành động đều được đề cập. Chương trình nghị sự có cấu trúc liệt kê các mục hành động và ưu tiên hiện tại để giúp các cuộc thảo luận có trọng tâm, hiệu quả và hướng đến mục tiêu. Sử dụng Chương trình họp giúp đơn giản hóa việc chuẩn bị cuộc họp, luôn cập nhật lịch trình bận rộn và đạt được mục tiêu cuộc họp nhanh hơn.

Tạo một phiên bản đẹp mắt trong vài phút bằng cách sử dụng Các mẫu được định dạng sẵn hoặc dễ dàng tạo bản thảo từ đầu với Copilot trong Word. Đọc tiếp để tìm hiểu thêm về cách xây dựng chương trình nghị sự rõ ràng, hướng đến kết quả cho các cuộc họp sắp tới.

Các yếu tố thiết yếu của chương trình họp

Một chương trình họp với các phần được xác định sẽ tạo nên một cuộc thảo luận hiệu quả và tập trung. Điều này cũng giúp tất cả người dự hiểu mục đích cuộc họp, chuẩn bị các nội dung đọc trước có liên quan và luôn thống nhất về các ưu tiên. Điều chỉnh định dạng chương trình họp bên dưới để đảm bảo các cuộc họp diễn ra suôn sẻ và dẫn đến kết quả hữu ích.

Tiêu đề, ngày và giờ

Nêu mục đích và tiêu đề cuộc họp ở đầu chương trình. Mô tả trọng tâm của cuộc họp trong tiêu đề, ví dụ: 'Đồng bộ tiếp thị hàng tuần'. Bao gồm ngày, thời gian bắt đầu và thời lượng cuộc họp. Điều này cung cấp cho người dự một cái nhìn tổng quan ở mức cao về những điều sẽ xảy ra trong cuộc họp.

Địa điểm hoặc nền tảng cuộc họp

Cho biết địa điểm cuộc họp sẽ diễn ra, trực tuyến hoặc trực tiếp. Đối với các cuộc họp ảo, hãy đặt tên cho nền tảng sẽ được sử dụng, như Microsoft Teams, với một bản sao liên kết cuộc họp được bao gồm trong lời mời trên lịch. Nếu một cuộc họp diễn ra trực tiếp, hãy đề cập đến tên phòng họp cùng với một địa chỉ, ví dụ: 'Phòng Hội thảo B, Tầng Năm, 123 Market Street, San Francisco, CA 94103'. Đối với các cuộc họp kết hợp, hãy đảm bảo chỉ rõ cả địa chỉ và nối kết cuộc họp.

Người dự và diễn giả cuộc họp

Một chương trình họp phải luôn liệt kê những người dự họp hoặc thành viên nhóm dự kiến sẽ tham dự, cùng với tên, chức danh và vai trò của họ nếu cần. Người dự tùy chọn cũng có thể được liệt kê.

Try this Copilot prompt"Tạo một bảng liệt kê tất cả khách mời (bắt buộc và tùy chọn) với tên đầy đủ và địa chỉ email từ các cuộc họp Teams tuần trước. "Nhấp để sao chép Yêu cầu Copilot này

Xem lại biên bản họp trước đó

Hãy đảm bảo rằng tất cả người dự đều được cập nhật thông tin liên quan và chuẩn bị cho cuộc họp sắp tới bằng cách xem lại các ghi chú từ cuộc họp trước đó. Giải quyết mọi mục cần theo dõi từ cuộc họp trước để xác nhận rằng tất cả các mục hành động đã được hoàn thành.

Try this Copilot prompt"Tạo bản tóm tắt cuộc họp AMA Teams gần đây nhất với đội ngũ lãnh đạo làm nổi bật tất cả các điểm hành động đã được thảo luận. "Nhấp để sao chép Yêu cầu Copilot này

Mục tiêu cuộc họp

Duy trì các cuộc thảo luận tập trung và có mục đích bằng cách xác định các mục tiêu chính cho cuộc họp. Mục tiêu rõ ràng có thể giúp tất cả những người dự cuộc họp hiểu mục tiêu và kết quả mong muốn, ưu tiên những gì quan trọng nhất; Ví dụ: thiết lập mẫu SOP mới, xác định nguyên nhân gốc rễ của sự cố và hoàn thiện cấu trúc triển khai được cải thiện.

Try this Copilot prompt"Tinh chỉnh các mục tiêu cuộc họp này để cải thiện giọng điệu và tính dễ đọc để giúp tất cả người dự hiểu rõ ràng các mục tiêu và kết quả cuộc họp. "Nhấp để sao chép Yêu cầu Copilot này

Mục chương trình họp

Các mục chương trình họp sẽ phác thảo lại từng chủ đề sẽ được thảo luận. Phân bổ thời gian cho tất cả các chủ đề, đảm bảo rằng mọi điểm hành động đều được đề cập. Giữ cho các cuộc thảo luận trôi chảy bằng cách đặt một thứ tự hợp lý: bắt đầu với chương trình nghị sự, sau đó là các chủ đề ưu tiên, tiếp theo là các điểm động não và hành động. Gán thời gian để kết thúc cuộc họp với các câu hỏi từ người dự. Ghi nhận biên bản họp nhanh hơn với các mục chương trình họp có cấu trúc.

Try this Copilot prompt"Tạo danh sách tài liệu chuẩn bị dựa trên các mục chương trình nghị sự trong tài liệu này. Cung cấp các liên kết tài liệu chỉ nội bộ về các chủ đề được đề cập trong chương trình này. "Nhấp để sao chép Yêu cầu Copilot này

Mở thảo luận

Điều quan trọng là phải dành thời gian cho các thảo luận mở trong Chương trình họp để đảm bảo người dự có thể đặt câu hỏi, chia sẻ thông tin chuyên sâu hoặc giải quyết các chủ đề mà đã không được lên kế hoạch. Khoảng thời gian thảo luận mở có thể khuyến khích sự tham gia và đảm bảo Các sự cố hoặc vấn đề mới xuất hiện không bị bỏ qua. Việc giữ cho cấu trúc cuộc họp linh hoạt sẽ giúp các diễn giả dễ dàng thích ứng theo thời gian thực khi cuộc thảo luận diễn ra.

Try this Copilot prompt"Đề xuất một số câu hỏi để đặt ra trong cuộc họp tiếp theo để phù hợp hơn với kỳ vọng của nhóm dựa trên chương trình họp trong tài liệu này. "

Ví dụ về chương trình họp

Tiêu đề cuộc họp: Đồng bộ nhóm hàng tuần Ngày: 10/12/2026 Thời gian: 10:00 sáng – 10:45 sáng theo giờ PST

Chủ đề thảo luận:

1. Cập nhật dự án (15 phút)

2. Trình chặn chính (15 phút)

3. Các bước và hành động tiếp theo (15 phút)

Mục hành động: xác nhận thời hạn và chỉ định theo dõi

Hướng dẫn định dạng chương trình họp

Bắt đầu với mẫu chương trình họp hoặc tạo bản thảo với Copilot, sau đó áp dụng định dạng bằng cách sử dụng Trình soạn thảo Tài liệu.

• Thêm đầu trang và chân trang: viết đầu trang rõ ràng bằng chữ đậm hoặc cỡ phông lớn hơn. Nếu chia sẻ tệp mật, hãy thêm nhãn với tên tổ chức ở chân trang. Thực hiện điều này bằng cách cá nhân hóa một tệp đã được định dạng trước mẫu chương trình làm việc trong Word.

• Sắp xếp nội dung với danh sách: đảm bảo chương trình họp được viết ở định dạng có thể quét được, sử dụng danh sách số hoặc dấu đầu dòng đơn giản, giúp người đọc dễ xem lại hơn.

• Sử dụng xây dựng thương hiệu doanh nghiệp: điều chỉnh chương trình họp chuyên nghiệp với các hướng dẫn thương hiệu bằng cách thêm logo thương hiệu, bảng phối màu và phông chữ vào tài liệu.

Truyền đạt mục tiêu cuộc họp một cách rõ ràng, tạo cấu trúc hiệu quả cho các cuộc thảo luận và đạt được kết quả hiệu quả bằng cách soạn thảo chương trình họp được viết tốt trong Microsoft Word.

Để được trợ giúp lập biên bản họp chính xác và nhanh chóng, hãy đọc cách tạo biên bản họp bằng AI hoặc khám phá cách tạo bản thảo email bằng Copilot.