Cách ghi biên bản cuộc họp với AI

Biên bản họp ghi lại các cuộc thảo luận, quyết định và mục hành động chính khi cuộc trò chuyện diễn ra. Chúng cung cấp cho nhóm một điểm tham chiếu chung, gán quyền sở hữu cho từng mục hành động và giữ cho mọi người thống nhất sau khi cuộc họp kết thúc.

Duy trì sự thống nhất của nhóm và các bên liên quan bằng cách tạo biên bản họp rõ ràng, có cấu trúc với Microsoft Copilot trong Word. Từ việc đồng bộ hóa nhóm nhanh chóng đến các cuộc họp hội đồng quản trị chính thức, nắm bắt mọi điểm chính, ghi lại mọi quyết định và duy trì hồ sơ đáng tin cậy với sự hỗ trợ của AI.

Tìm cấu trúc biên bản tốt nhất, các mẫu được tạo sẵn và cách biến ghi chú sơ khai thành số phút rõ ràng, sẵn sàng chia sẻ bằng Copilot trong Word dành cho web.

Những gì cần đưa vào biên bản họp - các yếu tố chính

Định dạng và bố trí phù hợp giúp biên bản họp trở nên chuyên nghiệp và dễ điều hướng. Sử dụng cấu trúc dưới đây cho bất kỳ loại cuộc họp nào hoặc bắt đầu từ một thiết kế chuyên nghiệp phút để bỏ qua thiết lập.

• Tên tổ chức: thêm tên doanh nghiệp và logo ở đầu tài liệu để biên bản họp trông chuyên nghiệp.

• Ngày và giờ: ghi lại ngày, thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc cuộc họp để người dự có thể tham chiếu phiên một cách chính xác.

• Địa điểm: Ghi lại địa điểm tổ chức cuộc họp và định dạng được sử dụng, chẳng hạn như trực tiếp, ảo hoặc kết hợp.

• Người dự: nêu tên mọi người dự, bao gồm mọi lời xin lỗi hoặc vắng mặt có liên quan đến cuộc thảo luận.

• Các mục chương trình nghị sự: tóm tắt từng chủ đề theo cùng thứ tự cuộc họp đề cập, phản ánh Các mục chương trình họp từ dàn bài cuộc họp.

• Quyết định và kiến nghị: nắm bắt các điểm thảo luận chính trong mỗi mục chương trình nghị sự, bao gồm các mối quan tâm được nêu ra, những thay đổi cần thiết tài liệu xử lý và các nghị quyết hoặc kết luận đạt được trong cuộc họp.

• Mục hành động: giao mọi hành động cho một người được đặt tên kèm theo ngày đến hạn và bước tiếp theo được đề xuất.

• Chi tiết cuộc họp tiếp theo: chia sẻ ngày giờ của cuộc họp theo lịch tiếp theo, cùng với các mục chương trình họp để người dự biết cần chuẩn bị những gì.

Cách viết biên bản cuộc họp với Copilot trong Word (từng bước)

1. Tạo tài liệu mới trên Word cho web và mở cuộc trò chuyện Copilot mới. Sao chép và dán bản chép lời cuộc họp vào cuộc trò chuyện sau đó yêu cầu Copilot "tóm tắt các ghi chú cuộc họp này thành biên bản họp có cấu trúc với tiêu đề, người dự, các điểm thảo luận chính và mục hành động".

2. Xem lại bản thảo mà Copilot tạo. Nó sẽ sắp xếp biên bản thành các phần rõ ràng chẳng hạn như người dự, mục lịch công tác, điểm thảo luận và mục hành động.

3. Sử dụng trình soạn thảo tài liệu để tinh chỉnh biên bản cuộc họp. Điều chỉnh giọng điệu, cải thiện độ rõ ràng và loại bỏ các điểm thảo luận lặp đi lặp lại hoặc các cuộc thảo luận lạc đề.

4. Chia sẻ tài liệu với nhóm để Cộng tác trong thời gian thực. Thêm bình luận, xác nhận các mục hành động và ghi lại mọi nội dung quan trọng khác.

5. Khi sẵn sàng, lưu số phút họp dưới dạng PDF hoặc chia sẻ trực tiếp qua Outlook.

Khám phá các mẫu biên bản họp sẵn dùng và ví dụ

Các kiểu họp khác nhau đòi hỏi bố trí khác nhau. Duyệt những thứ này Các mẫu sẵn dùng cho các cuộc họp khác nhau.

Số phút họp nhóm chung

Duy trì định dạng nhất quán trong các buổi đồng bộ định kỳ hàng tuần hoặc hai tuần một lần với mẫu số phút có cấu trúc. Được xây dựng cho các nhóm có quy mô nhỏ và vừa quản lý các bản cập nhật nội bộ, mẫu này mang theo các mục hành động chưa được giải quyết trong cuộc họp tiếp theo.

Biên bản họp nhóm

Use this template

Biên bản họp hội đồng quản trị

Ghi nhận các kiến nghị, phiếu bầu và chữ ký với hình thức mà các hội đồng phi lợi nhuận, ủy ban hiệp hội và giám đốc công ty yêu cầu. Các trường chuyển động chuyên dụng, bảng kiểm phiếu và khối chữ ký giúp hồ sơ sẵn sàng kiểm tra ngay từ bản thảo đầu tiên.

Board meeting minutes

Use this template

Biên bản họp dự án

Theo dõi rủi ro, yếu tố cản trở và quyết định trong suốt các cuộc hồi kế phân đoạn nước rút và đánh giá mốc quan trọng với mẫu biên bản họp tập trung vào dự án. Phần rủi ro và rào cản chuyên dụng giúp bản ghi hữu ích cho người quản lý dự án và nhóm giao hàng.

Meeting minutes (simple)

Use this template

Biên bản họp chính thức

Ghi nhận mọi chi tiết thủ tục cần thiết cho ĐHCĐ, phiên họp cổ đông và các thủ tục được quy định khác với mẫu biên bản có cấu trúc. Định dạng nghiêm ngặt giúp bản ghi tuân thủ từ đầu đến cuối.

Blue spheres meeting minutes

Use this template

Ghi chú độc lập của nhóm

Tiến hành kiểm tra hàng ngày nhanh hơn với định dạng nhẹ được tạo ra cho các nhóm linh hoạt và nhóm sản phẩm. Lưu ý ai đang dẫn dắt phiên làm việc, ghi lại tiến độ và các yếu tố cản trở trong một dòng duy nhất cho mỗi người dự và gắn tem thời gian cho việc bắt đầu mỗi phiên.

Classic meeting minutes

Use this template

Cách cải thiện biên bản họp với AI (Copilot trong Word)

Chuyển đổi bản chép lời thành ghi chú cuộc họp có cấu trúc

Chuyển bản chép lời Microsoft Teams thành Biên bản họp có cấu trúc cho mọi loại hình cuộc họp. Sao chép bản chép lời vào tài liệu Word, sau đó sử dụng Trình viết lại AI để cấu trúc lại văn bản thô thành các phần chuẩn. AI chuyển đổi cuộc hội thoại chỉ trong vài giây, sẵn sàng chia sẻ với người dự và các bên liên quan.

Hãy thử lời nhắc ví dụ về Copilot này

Try this Copilot prompt"Convert this transcript into formal meeting minutes with sections for attendees, agenda, decisions, and action items."Click to copy this Copilot prompt

Định dạng phút với cấu trúc rõ ràng

Định dạng lại các đoạn văn dài hoặc ghi chú phi cấu trúc thành một bố cục nhất quán, có thể quét được. Copilot có thể Chia bản sao dày đặc thành các danh sách dấu đầu dòng, thêm phân bổ thời gian cho các mục chương trình họp và gắn nhãn vai trò diễn giả. Kết quả giống như những phút được soạn thảo từ một mẫu hoàn chỉnh, ngay cả khi tài liệu gốc thô sơ

Hãy thử lời nhắc ví dụ về Copilot này

Try this Copilot prompt"Format the discussion notes into a clear, bulleted list with time estimates and speaker names against each agenda item."Click to copy this Copilot prompt

Tổ chức lại ghi chú cuộc họp theo chủ đề

Cải thiện dòng ghi chú thảo luận dài bằng cách nhóm chúng dưới đầu đề theo chủ đề. Xác định loại cuộc họp trong Cuộc trò chuyện Copilot, chẳng hạn như cuộc họp hội đồng, đánh giá trạng thái dự án hoặc cuộc gọi quy trình bán hàng. AI tạo đầu đề phù hợp với định dạng. Nhóm chủ đề giúp bản ghi dễ dàng hơn để xem lướt và dễ dàng hơn để trích xuất thông tin cụ thể sau đó.

Hãy thử lời nhắc ví dụ về Copilot này

Try this Copilot prompt"Reorganize this document by grouping content under topic-based headings, using the [meeting type] format to guide the structure."Click to copy this Copilot prompt

Tóm tắt các cuộc thảo luận trong cuộc họp thành các quyết định

Nhanh chóng tóm tắt các bản chép lời đàm thoại dài thành các quyết định rõ ràng với Công cụ tóm tắt AI trong Word. Copilot đánh giá toàn bộ cuộc thảo luận, xác định những gì đã được nhất trí và liệt kê chúng dưới một tiêu đề rõ ràng. Một phần chuyên biệt giữ các kết quả quan trọng nhất được hiển thị ở phía trên cùng của tài liệu.

Hãy thử lời nhắc ví dụ về Copilot này

Try this Copilot prompt"List the decisions from this meeting under a Decisions heading, with one decision per bullet."Click to copy this Copilot prompt

Tinh chỉnh các mục hành động để rõ ràng và có trách nhiệm giải trình

Viết lại các nhiệm vụ mơ hồ thành các mục hành động rõ ràng, có thể sở hữu bằng cách sử dụng Người viết lại AI. Copilot chuyển đổi phần đặt câu lỏng lẻo thành các bản báo cáo nhiệm vụ có chủ sở hữu, thời hạn và bước tiếp theo xác định. Kết hợp với trình soát ngữ pháp của Word, thông tin chỉnh sửa tạo ra biên bản họp vừa rõ ràng vừa được viết nhất quán.

Hãy thử lời nhắc ví dụ về Copilot này

"Rewrite these action items to include task owner, deadline, and next steps, written as clear task statements."Click to copy this Copilot prompt

Điều chỉnh số phút cho phù hợp với các đối tượng khác nhau

Thợ may Biên bản họp cho nhiều người xem khác nhau, từ bản tóm tắt nội dung điều hành đến bản ghi công việc chi tiết. Copilot có thể rút gọn, mở rộng hoặc Viết lại số phút tính bằng vài giây, tạo các phiên bản khác nhau cho những người đọc khác nhau mà không cần bắt đầu lại từ đầu.

Hãy thử lời nhắc ví dụ về Copilot này

Try this Copilot prompt"Create a one-paragraph executive summary of these meeting minutes, focused on decisions and high-impact action items only."Click to copy this Copilot prompt

Mẹo viết biên bản họp rõ ràng và chính xác

• Ngắn gọn, không toàn diện: ghi lại các quyết định, mục hành động và những nội dung quan trọng thay vì là chép lời cuộc trò chuyện.

• Giữ trung lập và khách quan: mô tả các quyết định bằng ngôn ngữ thực tế. Tránh sử dụng tính từ, ý kiến cá nhân hoặc đặc điểm của người nói, đặc biệt là trong các hồ sơ chính thức có thể có trọng lượng pháp lý.

• Tập trung vào các quyết định và hành động: mỗi mục cần ghi lại quyết định của nhóm hoặc điều gì xảy ra tiếp theo. Thảo luận bối cảnh ủng hộ những câu trả lời đó nhưng hiếm khi cần được đưa tin đầy đủ.

• Chỉ định quyền sở hữu rõ ràng: chỉ định người chịu trách nhiệm cho từng mục hành động và xác nhận thời hạn trước khi chuyển sang chủ đề chương trình nghị sự tiếp theo. Quyền sở hữu mơ hồ là lý do phổ biến nhất khiến các mục hành động không được giao.

• Sử dụng định dạng nhất quán: áp dụng cùng một mẫu, cùng một thứ tự đầu đề và cùng một định dạng mục hành động mỗi lần. Tính nhất quán giúp tạo số phút nhanh hơn và dễ dàng tìm kiếm hơn trong một loạt các cuộc họp.

• Viết khi ngữ cảnh còn mới: soạn thảo phiên bản chính thức ngay sau cuộc họp. Khoảng trống càng dài, càng nhiều chi tiết bị mất.

Số phút rõ ràng giúp các nhóm luôn thống nhất, các quyết định luôn hiển thị và các mục hành động tiếp tục. Ghi nhận mọi cuộc họp bằng cách sử dụng mẫu biên bản họp và Copilot trong Microsoft Word.

Để biết thêm về cách đạt được những cuộc họp hiệu quả, hãy khám phá Cách viết chương trình họp hoặccách viết bản ghi nhớ bằng AI.