Cách các nhóm có thể cộng tác an toàn trong Microsoft Word
Khám phá cách các nhóm có thể cộng tác an toàn trong Microsoft Word với tính năng...
Cộng tác trong Word
Cùng làm việc trực tuyến với các công cụ chỉnh sửa, bình luận và cộng tác tài liệu theo thời gian thực một cách an toàn trong Microsoft Word.
Các công cụ cộng tác từ xa và chia sẻ tệp an toàn
Viết và chỉnh sửa một cách linh hoạt
Duy trì tiến độ công việc theo thời gian thực hoặc không đồng bộ bằng cách mời cộng tác viên soạn thảo nội dung, xem xét và chia sẻ ý kiến, hoặc trực tiếp thực hiện các thay đổi. Sử dụng các công cụ cộng tác từ xa để duy trì sự phối hợp nhịp nhàng với nhóm và cùng nhau làm việc trên các dự án từ bất kỳ địa điểm nào.
Dễ dàng nắm bắt các thay đổi
Cộng tác hiệu quả trên các dự án bằng cách theo dõi các chỉnh sửa và mọi cải tiến được thực hiện thông qua tính năng theo dõi thay đổi. Dễ dàng bảo vệ tính toàn vẹn của nội dung trên các tài liệu đồng tác giả như tài liệu đào tạo và luôn nắm bắt tiến độ trong khi ghi lại các phiên bản để dễ dàng khôi phục.
Chia sẻ tài liệu một cách an toàn
Chia sẻ tệp với toàn quyền kiểm soát bằng cách sử dụng các liên kết tài liệu an toàn từ OneDrive hoặc SharePoint. Mời người đóng góp trong các chế độ truy nhập khác nhau như chỉnh sửa, xem lại hoặc chỉ xem đơn giản là chỉ xem, để đảm bảo an toàn. Gửi tới biên tập viên bên ngoài ở chế độ khách để hỗ trợ truy cập đa nền tảng cho các nhóm ở mọi nơi.
Đơn giản hóa việc cộng tác tài liệu cho các nhóm
Làm việc cùng nhau trên bản tin, lịch công tác hoặc đề xuất kinh doanh với các tùy chọn chia sẻ tệp an toàn trong Word. Yêu cầu cập nhật chỉnh sửa văn bản thông qua nhận xét và đề cập, trong khi vẫn duy trì khả năng kiểm soát biên tập tuyệt vời. Các công cụ cộng tác trực tuyến là lựa chọn hoàn hảo để loại bỏ những bản nháp đó được chia sẻ qua email qua lại.
Thêm chú thích rõ ràng để cộng tác nhóm hiệu quả
Duy trì sự liên kết của các dự án trực tuyến thông qua phản hồi rõ ràng, dễ thực hiện. Sử dụng @mentions để gắn thẻ người biên tập nhằm không bỏ lỡ bất kỳ cập nhật nào, và lọc qua các bình luận để xem các tác vụ đang hoạt động hoặc các mục đã giải quyết được giao trực tiếp cho bạn.
Chia sẻ tài liệu với quyền kiểm soát
Gửi tài liệu cho các cộng tác viên bên ngoài như các công ty và nhà cung cấp bằng các liên kết an toàn cho tổ chức từ Word trực tuyến, phiên bản máy tính hoặc ứng dụng di động. Chỉ cần thêm tên và địa chỉ email kèm quyền truy cập, và bổ sung ngữ cảnh bằng tin nhắn của riêng bạn hoặc bản tóm tắt do Copilot soạn thảo. Hãy đảm bảo các liên kết được thiết lập để hết hạn khi dự án kết thúc nhằm tăng cường bảo mật.
Giao tác vụ trực tiếp cho người đóng góp
Sử dụng các công cụ cộng tác dự án trực tuyến để đẩy nhanh quá trình soạn thảo, từ các tài liệu SOP đến các tài liệu đào tạo chi tiết. Phê duyệt cuối cùng nhanh hơn bằng cách sử dụng giao tác vụ nhanh và @mentions. Thẻ có thể yêu cầu đánh giá, tránh chậm trễ hoặc yêu cầu thông tin đầu vào của chuyên gia để làm việc từ xa hiệu quả. Chỉ cần gắn thẻ ai đó trong chú thích và chia sẻ nội dung cần hành động, Word sẽ gửi email tự động liên kết thẳng đến tác vụ.
Chỉnh sửa tệp có trách nhiệm
Người sở hữu tài liệu có thể bật tính năng theo dõi thay đổi để theo dõi mọi chỉnh sửa bản thảo, từ văn bản mới và văn bản bị xóa đến nhận xét và cập nhật định dạng. Văn bản có màu sắc và gạch ngang trong đoạn văn giúp thể hiện rõ ràng các đóng góp, rất phù hợp cho hợp đồng, bản thảo hoặc chỉnh sửa hàng ngày. Nhiều người dùng có thể đề xuất viết lại mà không ảnh hưởng đến nội dung gốc, và tác giả có thể chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi riêng lẻ hoặc tất cả cùng một lúc.
Theo dõi lịch sử phiên bản trang tự động
Xem xét quá trình phát triển của một báo cáo hoặc tài liệu pháp lý với hồ sơ chỉnh sửa rõ ràng và sao lưu phiên bản tự động. Lịch sử phiên bản lưu trữ các phiên bản tệp trước đó trong OneDrive hoặc SharePoint, giúp bạn dễ dàng khôi phục công việc trước đó để hoàn tác lỗi hoặc khôi phục lại các thay đổi. Giữ cộng tác nội dung minh bạch vì bất kỳ ai cũng có thể nhìn thấy ai thực hiện thay đổi gì và vào lúc nào thay đổi.
Hướng dẫn sử dụng các công cụ cộng tác tài liệu trong Microsoft Word
Trong Word dành cho web, hãy bắt đầu với một tài liệu Word trống.
Lưu tài liệu vào OneDrive hoặc SharePoint.
Nhấp vào nút Chia sẻ và mời người khác chỉnh sửa qua email hoặc liên kết chia sẻ.
Thiết lập quyền truy cập bảo mật và quyền chỉnh sửa chung.
Đọc thêm
Câu hỏi thường gặp
Làm thế nào để tạo một tài liệu Word dùng chung?
Việc cộng tác tài liệu trực tuyến trở nên dễ dàng hơn với Microsoft Word. Hãy bắt đầu bằng cách mở một tài liệu Word mới hoặc tài liệu Word hiện có, sau đó lưu tài liệu đó vào OneDrive hoặc SharePoint. Chọn nút Chia sẻ để mời người khác xem, chỉnh sửa hoặc đánh giá với quyền truy cập bảo mật. Ngoài ra, hãy mời cộng tác viên chỉnh sửa bản nháp bằng cách gửi email kèm đường dẫn đến tài liệu Word được chia sẻ.
Làm thế nào để sử dụng các công cụ cộng tác tài liệu Word?
Người dùng có thể mở một tài liệu Word được chia sẻ và bắt đầu sử dụng các công cụ cộng tác tài liệu, bình luận và nhắc đến để cộng tác theo thời gian thực hoặc không đồng bộ. Các công cụ chia sẻ và cộng tác tệp này hoạt động rất hiệu quả giữa các phòng ban, công ty và thậm chí cả các quốc gia. Hãy thử sử dụng các công cụ cộng tác nhóm khi soạn thảo các tài liệu chuyên nghiệp như SOP, blog hoặc tài liệu đào tạo.
Có cần tài khoản Microsoft 365 để sử dụng các công cụ cộng tác trong Word không?
Bất kỳ ai cũng có thể sử dụng các công cụ cộng tác tài liệu trực tuyến miễn phí với liên kết Word dùng chung. Người nhận không cần tài khoản Microsoft hoặc đăng ký Microsoft 365 để cùng soạn thảo, bình luận hoặc làm việc trên các tài liệu được chia sẻ. Truy cập phần mềm cộng tác tài liệu an toàn trực tuyến.
Làm thế nào để cho phép nhiều người dùng chỉnh sửa tài liệu Word cùng một lúc?
Cho phép nhiều tác giả truy cập các công cụ chia sẻ và cộng tác trong Word bằng nút Chia sẻ. Chọn nút Có thể chỉnh sửa để mọi người có thể cùng làm việc trên tệp đó. Công cụ cộng tác từ xa này có thể được sử dụng để tạo bài tập nhóm học thuật, tài liệu đào tạo, kế hoạch truyền thông xã hội của công ty, tài liệu kỹ thuật và nhiều hơn nữa. Chúng hoàn hảo cho các công cụ cộng tác dành cho doanh nghiệp.
Làm thế nào để nhắc đến ai đó trong một tài liệu Word được chia sẻ?
Người đăng ký Microsoft 365 có thể sử dụng tính năng @mention để gắn thẻ và giao tác vụ trên các tài liệu Word cộng tác, giúp quy trình làm việc trong tổ chức diễn ra suôn sẻ hơn. Chỉ cần đăng nhập vào Microsoft 365 bằng tài khoản công việc hoặc trường học và mở tệp Word được lưu trong thư viện SharePoint hoặc OneDrive dành cho công việc hoặc trường học để bắt đầu thêm các đề cập. Lưu ý rằng mục đề cập không bao gồm người dùng được mời ở chế độ khách và người dùng từ các đối tượng thuê khác trong môi trường làm việc đa đối tượng thuê.
