Làm cho bất kỳ doanh nghiệp nào hoạt động trơn tru với quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP) đơn giản và có thể mở rộng. Các tài liệu đào tạo nội bộ này có thể đảm bảo nhân viên đều thống nhất và tuân theo cùng một loạt các bước để đạt được kết quả chất lượng cao một cách nhất quán. Viết hướng dẫn SOP cho cả nhiệm vụ thông thường hoặc chuyên biệt giữa các nhóm khác nhau là điều cần thiết, đặc biệt là đối với các chức năng như vận hành và nhân sự.
Với rất nhiều nhiệm vụ vi mô và vĩ mô được phân chia trong tổ chức, có thể tốn thời gian để đưa ra một SOP chi tiết và rõ ràng cho mọi quy trình làm việc. Đó là nơi Copilot trong Word có thể giúp soạn thảo mẫu SOP, mẫu này có thể được lưu và tái sử dụng. Dựa vào AI để sử dụng cấu trúc, thuật ngữ, thước đo thành công phù hợp nhất và thậm chí lấy thông tin chi tiết từ tài liệu và email hiện có.
Tìm hiểu cách tạo hướng dẫn và sổ tay SOP chất lượng cao cho nơi làm việc với Microsoft Word trực tuyến.
Các loại quy trình vận hành tiêu chuẩn
SOP từng bước
Lý tưởng khi một tác vụ cần được hoàn thành theo kiểu tuyến tính và phải tuân theo một trình tự hướng dẫn nghiêm ngặt. Định dạng SOP này rất dễ làm theo và thường được trình bày dưới dạng danh sách đánh số để giảm chỗ cho lỗi. Nó phù hợp với các hướng dẫn như khởi động thiết bị, triển khai nhân viên mới vào hệ thống nơi làm việc, cùng các tác vụ khác.
Ví dụ về viết SOP:
Đăng nhập vào hệ thống
Xác minh chứng danh
Khởi chạy ứng dụng
SOP phân cấp
Phù hợp nhất khi một quy trình cần được sắp xếp thành các cấp, trong đó mỗi bước có nhiều bước phụ. Chọn tuyên bố quy trình phân cấp để cho phép nhân viên thực hiện nhiệm vụ một cách chính xác mà không bỏ qua các phần quan trọng. Dùng danh sách lồng nhau và sơ đồ hướng dẫn trong sổ tay để đảm bảo mỗi bước có thể được thực hiện thành công.
Ví dụ về viết SOP:
Bước 1. Chuẩn bị thiết bị
1.1 Thu thập công cụ
1.2 Kiểm tra thiết bị an toàn
Bước 2. Bật thiết bị
Danh sách kiểm tra SOP
Đơn giản và thiết thực, định dạng SOP danh sách kiểm tra là một công cụ tốt để giữ cho mọi thứ có tổ chức khi có nhiều bộ phận chuyển động hoặc nhiệm vụ phải được thực hiện song song với nhau. Loại SOP này rất phù hợp với những nhân viên dày dạn kinh nghiệm, những người đã quen thuộc với một nhiệm vụ và có thể đánh dấu vào mọi thứ khi họ thực hiện, cảm thấy tự tin rằng không có gì bị bỏ lỡ. Duy trì tính nhất quán với việc xác minh chéo có thể bằng cách sử dụng danh sách kiểm tra. Một trường hợp sử dụng tuyệt vời là danh sách kiểm tra triển khai.
Ví dụ về viết SOP:
Thiết lập tài khoản email
Cấp quyền truy nhập vào SharePoint nhóm
Gán máy trạm nhân viên
Lên lịch buổi định hướng
Lưu đồ SOP
Trong quá trình lập bản đồ quy trình kinh doanh, SOP lưu đồ giúp tạo ra các tiêu chuẩn có thể mở rộng cho quy trình làm việc với nhiều điểm quyết định. Bố trí này bố trí các bước một cách trực quan, hiển thị những việc cần làm dựa trên các kịch bản khác nhau, hỗ trợ việc ra quyết định cho bất kỳ nhân viên nào. Thường được thể hiện bằng sơ đồ và mũi tên với các bước được đánh nhãn rõ ràng. Sử dụng tính năng này cho các quy trình khắc phục sự cố hoặc dòng công việc hỗ trợ khách hàng, trong đó hành động tiếp theo phụ thuộc vào điều xảy ra đầu tiên.
Ví dụ về viết SOP:
Bắt đầu → Hệ thống có trực tuyến không? → Có → tiếp tục → Không → khắc phục sự cố
Các yếu tố chính của SOP
Tài liệu quy trình vận hành Standard có thể dài và chi tiết, vì vậy các nhà quản lý, chuyên gia vận hành và chuyên gia về chủ đề có thể sử dụng Copilot trong Word để tăng tốc độ viết SOP. Bất kể chủ đề tài liệu là gì, từ hướng dẫn dây chuyền lắp ráp đến các bước biên tập blog và quy trình an toàn thực phẩm, AI đều có thể tạo các phần theo ngữ cảnh. Tìm hiểu về các thành phần chính của một SOP tốt.
1. Tiêu đề
Sử dụng tiêu đề mang tính mô tả kết nối rõ ràng với tập hợp hướng dẫn trong SOP. Nếu có, hãy sử dụng quy ước đặt tên theo bộ phận cụ thể của doanh nghiệp. Ví dụ: "SOP xử lý phiếu hỗ trợ khách hàng".
2. Bảng điều khiển tài liệu
Duy trì bảng với các chi tiết chính để luôn thông báo cho nhân viên và người dùng về phiên bản. Hãy nhớ bao gồm những thông tin sau.
Name
Số hiệu chỉnh sửa
Chủ sở hữu
Ngày thực hiện
Ngày xem lại lần cuối
Người phê duyệt
3. Mục tiêu
Căn chỉnh tất cả độc giả của SOP về lý do tài liệu được phát triển. Thể hiện các kết quả chính của việc sử dụng SOP một cách chính xác, chẳng hạn như "đảm bảo tất cả các yêu cầu của khách hàng được giải quyết trong vòng 24 giờ". Bạn không tìm được cụm từ phù hợp? Sử dụng Copilot trong Word để soạn thảo một số tuyên bố kết quả dựa trên ngữ cảnh của quy trình.
4. Quy trình
Cấu phần này là tiêu điểm của tài liệu. Bắt đầu soạn hướng dẫn dựa trên loại SOP đã chọn. Nêu rõ hướng dẫn từng bước một cách rõ ràng, sử dụng Các thuật ngữ và cụm từ kỹ thuật được sử dụng rộng rãi trong tổ chức.
Đối với các bước nhiều lớp, như SOP phân cấp, hướng dẫn đơn giản và ngắn gọn là chìa khóa. Sử dụng Trình viết lại bằng AI để đơn giản hóa cấu trúc câu, tóm tắt các bước dài hoặc đề xuất các cụm từ hữu dụng hơn để giúp người đọc sử dụng SOP đúng cách.
5. Trách nhiệm
Tài liệu cần nêu rõ ai chịu trách nhiệm thiết lập quy trình, cũng như ai chịu trách nhiệm phê duyệt ở từng bước nếu cần. Liệt kê người tham gia với tên, chức danh, chi tiết liên hệ tốt nhất và trách nhiệm của họ liên quan đến tài liệu SOP.
6. Hành vi chính
Phác thảo cách người đọc phải sử dụng các hướng dẫn, bao gồm các yêu cầu về quy định, tuân thủ và chất lượng bắt buộc. Phần này nên tập trung vào cách người đọc có thể duy trì trách nhiệm và sử dụng SOP đúng cách để giảm rủi ro và duy trì tính nhất quán. Yêu cầu AI vạch ra các điểm chính một cách rõ ràng và nhất quán, đảm bảo SOP dễ dàng tuân theo cho tất cả các bên liên quan.
7. Đổi mới
Chia sẻ nếu có cơ hội để nhân viên thực hiện một cách tiếp cận sáng tạo trong nhiệm vụ. Điều này đề cập đến việc hợp lý hóa bất kỳ nhiệm vụ nào hoặc đề xuất các quy trình làm việc sáng tạo để thực hiện quy trình nhanh hơn. Điều này có thể gây khó khăn đối với một số người, đó là lý do tại sao bạn nên dựa vào việc trò chuyện với Copilot, công cụ này có thể xác định các lựa chọn thay thế hoặc quy trình làm việc tốt hơn.
8. Công cụ và hỗ trợ
Cung cấp danh sách rõ ràng các tài liệu tham khảo và tài nguyên cần thiết để đáp ứng mục tiêu SOP, chẳng hạn như liên quan Tài liệu đào tạo, các buổi huấn luyện nội bộ, ghi video quy trình kinh doanh, v.v. Tạo danh sách bằng AI để cải thiện độ chính xác và đảm bảo tất cả các mục quan trọng đều được đưa vào.
Cách sử dụng AI để tạo mẫu SOP
Mở một Word để bắt đầu tạo mẫu SOP.
Nhấp vào Copilot trong Word từ dải băng Trang chủ, sau đó trò chuyện với AI để giải thích các yêu cầu SOP.
Chia sẻ ngữ cảnh bằng cách mô tả mục đích và mục tiêu chính của SOP trong trò chuyện Copilot hoặc bằng cách đính kèm tài liệu hiện có bằng nút dấu cộng. Chỉ định loại SOP ưu tiên như danh sách kiểm tra, từng bước, phân cấp hoặc lưu đồ.
Xem lại tài liệu SOP do AI tạo trong Word.
Yêu cầu Copilot tinh chỉnh bất kỳ phần nào, ví dụ: "Thêm nhiều chi tiết hơn cho các hành vi chính. Sử dụng tài liệu đính kèm tham khảo này làm hướng dẫn", sau đó nhấp vào nút dấu cộng để đính kèm tệp công việc.
Lưu tài liệu SOP dưới dạng mẫu có thể tái sử dụng trong Word.
Hãy thử ví dụ Yêu cầu Copilot này
Sử dụng mẫu SOP để chuẩn hóa quy trình đào tạo nhóm nhập môn
Tình huống
Một trưởng nhóm tuyển dụng một số nhân viên mới cần mọi người thực hiện các bước thiết lập, đào tạo và kiểm tra tương tự mà không bỏ lỡ các chi tiết quan trọng. Thay vì giải thích lại quy trình cho mỗi người bắt đầu hoặc dựa vào trí nhớ và bí quyết không chính thức, trưởng nhóm áp dụng mẫu SOP để nắm bắt mọi bước tiếp nhận ở một nơi. Kết quả là việc triển khai nhanh hơn, ít nhiệm vụ bỏ lỡ hơn và trải nghiệm nhất quán trong cả nhóm.
Đầu ra
Tài liệu hoàn chỉnh là một SOP giới thiệu có thể tái sử dụng mà mọi người quản lý có thể làm theo cùng một cách. Các nhóm chia sẻ dữ liệu giữa các phòng ban, cập nhật dữ liệu khi quy trình thay đổi và tham chiếu dữ liệu bất cứ khi nào cần kiểm tra bước.
Dòng công việc đang hoạt động
Lập bản đồ các giai đoạn tiếp nhận: trưởng nhóm xác định những gì mọi nhân viên mới cần, từ thiết lập tài khoản và thiết bị đến các mốc đào tạo và đăng ký tuần đầu tiên.
Đặt thứ tự: các giai đoạn rơi vào trình tự mà người bắt đầu mới theo sau, để quyền truy cập, giới thiệu và đào tạo đến đúng thời điểm.
Ghi nhận mỗi giai đoạn một lần: mỗi nhiệm vụ tiếp nhận được ghi lại ở một nơi, cung cấp cho mỗi nhân viên mới cùng một hướng dẫn và giảm nhu cầu giải thích lặp lại.
Tiêu chuẩn hóa ngôn ngữ: mỗi hướng dẫn được viết rõ ràng và nhất quán, giảm sự nhầm lẫn và giúp các nhà quản lý tuân theo cùng một quy trình giới thiệu.
Bàn tay cho chủ sở hữu: SOP hoàn thành được chuyển đến người quản lý, CNTT và nhân sự, với sự ký kết rõ ràng ở mỗi giai đoạn.
Mẫu SOP để bắt đầu nhanh hơn
Sau khi SOP triển khai được lưu dưới dạng mẫu, SOP đó sẽ trở thành điểm bắt đầu cho mọi quy trình làm việc trong tương lai. Lưu trữ mẫu trong thư viện SharePoint dùng chung để cả nhóm dễ dàng tiếp cận. Nhân đôi bản này cho mỗi lần sử dụng mới, như vậy sẽ giữ nguyên bản cái nguyên vẹn. Điều chỉnh từng bản sao cho lần tiếp nhận, thiết lập nhà thầu hoặc bất kỳ quy trình lặp lại nào.
Trợ giúp Copilot trong Word
Copilot hỗ trợ SOP triển khai tại những điểm mà cách diễn đạt và tính nhất quán là quan trọng nhất. Yêu cầu Copilot soạn thảo hướng dẫn cho một tác vụ triển khai cụ thể, sau đó tinh chỉnh với AI rewriter để điều chỉnh giọng điệu và cách diễn đạt trong từng bước. Điều này giúp dễ dàng thực hiện SOP trong khi trưởng nhóm tập trung vào những người tham gia.
Standard operating procedure best practices
Sử dụng kiểu đầu đề chuyên nghiệp: áp dụng kiểu đầu đề nhất quán và sử dụng ngăn Kiểu tích hợp sẵn trong Word để duy trì cấu trúc.
Áp dụng thương hiệu tổ chức: chèn logo công ty vào đầu trang và áp dụng màu thương hiệu bằng cách sử dụng thiết đặt Chủ đề trong Word. Sử dụng bộ phông chữ chính thức trong hướng dẫn phong cách của tổ chức để có giao diện đẹp mắt.
Thêm liên kết tham khảo: Thêm URL có thể nhấp vào các chính sách hoặc mẫu liên quan hoặc tạo phần tham khảo ở cuối để truy cập nhanh.
Tạo tài liệu SOP hạn chế: bảo vệ SOP bằng chế độ 'chỉ đọc' cho người xem và chỉ gán quyền chỉnh sửa cho các vai trò được ủy quyền. Áp dụng bảo vệ bằng mật khẩu nếu cần.
Xem lại và cập nhật thường xuyên: thêm ngày 'xem lại lần cuối' vào bảng điều khiển tài liệu và sử dụng tính năng theo dõi thay đổi trong Word để ghi nhật ký cập nhật và duy trì lịch sử phiên bản nhằm tuân thủ.
Bây giờ đã rõ cách tạo mẫu SOP, hãy bắt đầu với việc tạo tài liệu trong Microsoft Word. Tiếp tục tìm hiểu cách tăng tốc các công việc hàng ngày như viết ghi nhớ, tạo email bằng AI và Viết chương trình họp.
Câu hỏi thường gặp
- Có mẫu SOP trong Word không?
Người dùng có thể tạo một tùy chỉnh Mẫu SOP cho nhiều trường hợp sử dụng từ nhân sự đến hoạt động bằng Copilot trong Word. Đơn giản trò chuyện với Copilot để tạo cấu trúc có thể lưu dưới dạng mẫu có thể tái sử dụng.
- Làm thế nào để viết một quy trình vận hành tiêu chuẩn một cách nhanh chóng?
Sử dụng Hỗ trợ AI trong Word để tạo bản thảo SOP nhanh chóng. Tạo đoạn văn từ đầu hoặc cung cấp tệp tham khảo Copilot để trích xuất các thủ tục. Sử dụng Copilot để định dạng danh sách và đầu đề một cách nhanh chóng. Chỉnh sửa và tùy chỉnh bản thảo SOP để tăng sức ảnh hưởng và Cộng tác với nhóm để phê duyệt.
- Sự khác biệt giữa SOP và hướng dẫn làm việc là gì?
SOP cung cấp một cái nhìn tổng quan cấp cao về quy trình, phác thảo những gì cần phải làm và tại sao, thường bao gồm nhiều nhiệm vụ để đảm bảo tính nhất quán và tuân thủ. Hướng dẫn công việc cung cấp hướng dẫn về cách đạt được một nhiệm vụ cụ thể trong SOP và có thể được hỗ trợ bằng hình ảnh trực quan và ghi chú. Thử cộng tác với các nhóm hoặc nhà cung cấp bên ngoài trên tài liệu SOP ngay hôm nay.
- Những mẫu tài liệu nào khác có thể được tạo bằng Copilot trong Word?
Copilot hỗ trợ nhiều mẫu tài liệu kinh doanh ngoài quy trình vận hành tiêu chuẩn. Sử dụng công cụ này để soạn thảo một bản thảo có cấu trúc báo cáo kinh doanh cho các bản cập nhật và đánh giá hiệu suất của các bên liên quan, hoặc một bản nhất quán Mẫu báo cáo sự cố phục vụ tuân thủ và quản lý rủi ro. Mô tả loại tài liệu, mục đích và các mục bắt buộc trong Copilot để tạo bản thảo sẵn sàng chỉnh sửa.
