Việc biến ý tưởng thành kế hoạch phụ thuộc vào các tài liệu kinh doanh phù hợp. Một số sáng kiến bắt đầu với một kế hoạch kinh doanh hoặc trường hợp kinh doanh, những sáng kiến khác bắt đầu từ bản tóm tắt dự án đã được phê duyệt. Khi công việc tiến triển, các tài liệu khác nhau sẽ giúp hỗ trợ việc lập kế hoạch và chuyển phát.
Soạn thảo từng tài liệu trong Microsoft Word giúp dễ dàng sử dụng lại và kiểm tra thông tin đã được phê duyệt. Microsoft Copilot, trợ lý AI được tích hợp sẵn trong Word, có thể giúp biến kế hoạch thành dàn ý đề xuất hoặc ghi chú thành cập nhật tình trạng.
Khám phá nội dung mà mỗi tài liệu đề cập và vị trí Copilot trong Word hỗ trợ quy trình lập kế hoạch kinh doanh, vì vậy câu trả lời cho tài liệu nào sẽ xuất hiện tiếp theo luôn rõ ràng.
Xác định mục tiêu với kế hoạch kinh doanh
Một kế hoạch kinh doanh đặt ra các mục tiêu, thị trường mà nó phục vụ và thông tin tài chính. Thêm phương pháp tiếp cận doanh nghiệp sẽ thực hiện, cách hoạt động hàng ngày và các bước tiếp theo để người đánh giá có thể theo dõi ý tưởng từ cơ hội này đến kế hoạch hành động.
Khi nào nên viết kế hoạch kinh doanh
Những người sáng lập viết kế hoạch kinh doanh khi bắt đầu kinh doanh mới hoặc tìm kiếm nguồn vốn. Nó cho nhà đầu tư hoặc ngân hàng thấy cơ hội, mô hình hoạt động và dự báo tài chính đằng sau mục tiêu tăng trưởng. Mọi tài liệu sau này dựa trên nền tảng đó thay vì tái tạo nó, vì vậy số liệu được hiển thị cho nhà đầu tư lúc đầu có thể được so sánh với kết quả trong tương lai.
Bắt đầu một kế hoạch kinh doanh từ một mẫu hoặc Copilot
Bắt đầu với Mẫu kế hoạch kinh doanh khi người đánh giá mong đợi một cấu trúc quen thuộc, chẳng hạn như khi viết đơn xin tài trợ, đơn xin vay và các vòng tài trợ lần đầu. Copilot cũng có thể trợ giúp Phác thảo kế hoạch theo từng mục khi viết từ đầu.
Một kế hoạch hoàn chỉnh cung cấp cho đề xuất kinh doanh các mục tiêu và bằng chứng của nó. Để biết hướng dẫn theo từng mục, hãy đọc Cách viết kế hoạch kinh doanh.
Yêu cầu phê duyệt với một đề xuất kinh doanh
A đề xuất kinh doanh sử dụng tài liệu trong kế hoạch kinh doanh để yêu cầu một quyết định cụ thể. Nó nêu vấn đề hoặc cơ hội, giải pháp được đề xuất và kết quả chuyển giao. Phạm vi, thời gian và nguồn lực theo sau và đề xuất kết thúc khi quyết định được yêu cầu.
Biến kế hoạch kinh doanh thành đề xuất
Kế hoạch kinh doanh mô tả những gì một doanh nghiệp hoặc dự án đặt mục tiêu thực hiện qua các mục tiêu, thị trường và hoạt động. Ngược lại, một đề xuất kinh doanh yêu cầu một cái gì đó cụ thể, thường là tài trợ, ngân sách, hoặc ký kết một công việc xác định. Bên trong một tổ chức, một đề xuất kinh doanh có thể còn được gọi là trường hợp kinh doanh, cân nhắc các lựa chọn được xem xét so với các lựa chọn được đề xuất trước khi tài trợ được phê duyệt.
Soạn thảo dàn ý đề xuất với Copilot
Biến kế hoạch kinh doanh thành dàn bài đề xuất bằng Copilot, có thể giúp viết lại và sắp xếp các mục hiện có, sẵn sàng để xem lại.
Một đề xuất hoàn chỉnh tạo ra một trường hợp tập trung cho một quyết định, được xây dựng từ kế hoạch kinh doanh đã tồn tại.
Thiết lập phạm vi dự án với bản tóm tắt dự án
Sau khi được phê duyệt, bản tóm tắt dự án sẽ ghi lại phạm vi, mục tiêu và ràng buộc đã phê duyệt trong một tài liệu ngắn để kiểm tra sau này. Tài liệu này cũng nêu tên người chịu trách nhiệm và cách quyết định được đưa ra.
Việc phê duyệt thường thay đổi bản thân công việc, như người đánh giá cắt giảm các giai đoạn, thay đổi ngân sách và di chuyển đường thời gian. Bản tóm tắt ghi lại phiên bản đã thỏa thuận, vì vậy kế hoạch dự án được xây dựng dựa trên những gì đã được phê duyệt hơn là những gì được đề xuất ban đầu.
Khi nào nên sử dụng tóm tắt dự án
Bản tóm tắt dự án phù hợp với các tổ chức có hướng dẫn của công ty, một số bên liên quan hoặc các điều kiện tài trợ bên ngoài. Các doanh nghiệp nhỏ hơn thường chuyển thẳng từ phê duyệt sang kế hoạch dự án và ghi lại cùng một chi tiết trong phần mở đầu.
Xác nhận phạm vi đã phê duyệt với danh sách kiểm tra
Sử dụng danh sách kiểm tra khởi tạo dự án để xác nhận ngân sách đã được phê duyệt, chủ sở hữu đã nêu tên và các mốc đã thỏa thuận trước khi công việc bắt đầu. Ngay từ đầu, hãy làm rõ ai làm gì, mức độ thường xuyên nhóm họp và ai xử lý công việc bị chặn. Giữ cho cả hai văn bản ngắn gọn, sau đó xem lại đầu đề và cấu trúc trong trình soạn thảo tài liệu trước khi lưu hành bản tóm tắt. Với bản tóm tắt, kế hoạch dự án có hồ sơ rõ ràng về phạm vi đã được phê duyệt để xây dựng.
Tổ chức công việc và hành động với một kế hoạch dự án
Với phạm vi đã thỏa thuận, một kế hoạch dự án biến các mục tiêu đã phê duyệt thành sản phẩm bàn giao, nhiệm vụ và chủ sở hữu với ngày so với chúng. Các mốc thời gian và sự phụ thuộc đặt ra thứ tự công việc, trong khi các rủi ro và điểm kiểm tra giúp công việc được xem xét. Mọi tác vụ đều kết nối ngược với các mục tiêu đã đặt trong kế hoạch kinh doanh, vì vậy, bất cứ ai cũng có thể kiểm tra tiến độ so với những gì đã được phê duyệt.
Đề xuất cung cấp phạm vi và kết quả chuyển giao, và bản tóm tắt phác thảo các ràng buộc và ai chịu trách nhiệm về cái gì. Kế hoạch dự án thêm ngày tháng, thứ tự công việc và chủ sở hữu. Bắt đầu từ mẫu kế hoạch dự án khi các tác vụ, chủ sở hữu và mốc cần xuất hiện trong một dạng xem.
Viết một kế hoạch dự án khi triển khai một doanh nghiệp, sản phẩm hoặc dịch vụ để biến các mục tiêu đã phê duyệt thành cột mốc, trách nhiệm và đường thời gian mà mọi người liên quan có thể nhìn thấy.
Theo dõi nhiệm vụ và rủi ro với danh sách kiểm tra
Danh sách kiểm tra dự án bên trong một kế hoạch dự án cũng là một cách tuyệt vời để giúp theo dõi các mục hành động dự án đang diễn ra. Các kết quả này có thể bao gồm:
Danh sách kiểm tra nhiệm vụ: những gì phải được sản xuất và ai sản xuất nó.
Danh sách kiểm tra rủi ro: sự chậm trễ tiềm ẩn, người giám sát và điều gì xảy ra tại mỗi điểm kiểm tra.
Tổ chức kế hoạch dự án với Copilot
Yêu cầu Copilot biến kế hoạch và bản tóm tắt đã phê duyệt thành kế hoạch dự án. Sử dụng thông tin được cung cấp, Copilot có thể giúp hiển thị thông tin và ngày còn thiếu trong dòng thời gian. Chia sẻ bản nháp kế hoạch dự án với những người có tên trong đó và mời ý kiến trong thời gian thực bằng cách sử dụng Cộng tác trong Word để mọi chủ sở hữu đều có thể xác nhận trách nhiệm của mình trước khi kế hoạch được hoàn tất.
Theo dõi tiến độ với báo cáo trạng thái
Báo cáo trạng thái đo lường công việc hiện hoạt dựa trên các mục tiêu đã phê duyệt, bao gồm các mốc đã đáp được, các yếu tố cản trở hiện tại và các bước tiếp theo. Nó cũng ghi lại mọi quyết định được đưa ra kể từ lần cập nhật cuối cùng và mọi rủi ro cần xem xét.
Báo cáo tình trạng và báo cáo dự án cuối cùng sẽ khác nhau tùy theo thời gian. Báo cáo tình trạng lưu hành trong khi công việc đang được tiến hành, trong khi báo cáo cuối cùng ghi lại những gì công việc đã đạt được sau khi kết thúc. Cả hai đều đo lường dựa trên cùng các mục tiêu đã phê duyệt để có thể xây dựng báo cáo kết thúc từ các cập nhật trước đó.
Thiết lập lịch biểu báo cáo tình trạng
Các nhóm có thể chia sẻ báo cáo trạng thái theo lịch trình thường xuyên, chẳng hạn như các bản cập nhật hàng tuần cho nhóm dự án và ít bản tóm tắt thường xuyên hơn cho các bên liên quan khác. Sử dụng cấu trúc có thể lặp lại như Mẫu báo cáo tình trạng dự án có nghĩa là người đọc tìm thấy cùng một thông tin ở cùng một nơi mỗi lần.
Soạn báo cáo tình trạng với Copilot Tải một tuần ghi chú cuộc họp và tệp dự án lên Copilot Chat và AI có thể tạo bản thảo báo cáo trạng thái từ chúng. Xem lại bản thảo và xác nhận trạng thái, ngày tháng, rủi ro và quyết định so với ghi chú nguồn trước khi chia sẻ. Để biết các bản cập nhật hoạt động tốt dưới dạng email hơn là tài liệu, hãy đọc cách tạo email từ tài liệu bằng AI.
Đóng dự án bằng một báo cáo dự án cuối cùng
Báo cáo dự án cuối cùng là tài liệu kết thúc một dự án. Nó so sánh kết quả cuối cùng với các mục tiêu đặt ra trong kế hoạch kinh doanh và ghi lại bất kỳ thay đổi nào đối với phạm vi, thời gian hoặc ngân sách được thực hiện trong quá trình thực hiện. Vì việc so sánh đó sử dụng các mục tiêu mà kế hoạch đã bắt đầu, các bên liên quan có thể theo dõi kết thúc trở lại những gì họ đã phê duyệt.
Báo cáo cũng ghi lại các bài học kinh nghiệm, đây là điều hữu ích cho dự án tiếp theo. Tài liệu nêu tên những gì hiệu quả, điều gì đã gây ra sự chậm trễ và những điều mà nhóm trong tương lai có thể làm khác đi, sau đó liệt kê các đề xuất và hành động tiếp theo đối với chủ sở hữu được chỉ định.
Bàn giao với danh sách kiểm tra kết thúc dự án
Cùng với báo cáo, danh sách kiểm tra kết thúc dự án bao gồm các nhiệm vụ còn lại, từ việc ký kết kết quả bàn giao cuối cùng và đối chiếu ngân sách đến các hợp đồng chưa thanh toán. Handover sau đó chuyển tài liệu và quyền truy cập cho bất kỳ ai quản lý các hoạt động đang diễn ra.
Soạn thảo báo cáo dự án cuối cùng với AI
Vì báo cáo trạng thái đã ghi lại hầu hết các thông tin này, hãy yêu cầu Copilot để soạn thảo tổng quan kết thúc, sau đó xác nhận mọi kết quả, thay đổi và khuyến nghị dựa trên hồ sơ trước khi được lưu hành.
Làm nổi bật thông tin chính bằng bản tóm tắt thực thi
Tóm tắt nội dung là một phần mở đầu ngắn gọn đặt quyết định hoặc kết quả then chốt ở trên cùng của tài liệu dài hơn. Nó là một lớp chứ không phải là một giai đoạn, vì vậy hãy đặt một giai đoạn ở phía trước của đề xuất, kế hoạch dự án hoặc báo cáo cuối cùng, chứ không chỉ là kế hoạch kinh doanh.
Bao gồm khuyến nghị hoặc kết quả, bằng chứng đằng sau nó và hành động tiếp theo được yêu cầu, sau đó cung cấp các nguồn lực, thời gian và rủi ro chính một dòng cho mỗi người. Một hoặc hai trang là đủ, phù hợp với quyết định mà bản tóm tắt hỗ trợ.
Ví dụ về tóm tắt điều hành cho kế hoạch kinh doanh
Bản tóm tắt dài hai trang cung cấp cho người đánh giá quyết định và kết quả đầu tiên, trước khi họ đọc kế hoạch chi tiết đằng sau nó. Tóm tắt điều hành cho một kế hoạch kinh doanh có thể đọc như thế này, từ một tiệm bánh hư cấu đang lên kế hoạch mở một địa điểm thứ hai.
Địa điểm thứ hai mở cửa ở quận ven sông vào tháng 3 năm 2028, phục vụ thương mại văn phòng trong tuần và các gia đình cuối tuần. Hoạt động trang bị và năm đầu tiên cần 215.000 đô la, với mức hòa vốn dự kiến vào tháng thứ 16. Hành động tiếp theo được đề xuất là phê duyệt tiền đặt cọc cho thuê trước ngày 15 tháng 10 năm 2027.
Tóm tắt tài liệu cùng AI
Yêu cầu Copilot để viết lại tài liệu đã hoàn thành tóm tắt được viết cho một đối tượng cụ thể, sau đó kiểm tra xem quyết định, bằng chứng, hạn chế và hành động tiếp theo có còn không.
Chọn tài liệu mà mỗi dòng công việc cần
Mỗi dòng công việc cần một tập hợp tài liệu khác nhau. Các kịch bản dưới đây cho biết cần viết nội dung nào và từng kịch bản thực hiện những gì.
Khởi chạy ưu đãi dịch vụ mới
Việc triển khai một dịch vụ mới cần có các tài liệu cần thiết như kế hoạch kinh doanh, đề xuất kinh doanh, kế hoạch dự án và báo cáo tình trạng.
Kế hoạch kinh doanh: đặt mục tiêu, thị trường và giá cả.
Đề xuất kinh doanh: yêu cầu quyết định tài trợ cho việc ra mắt.
Kế hoạch dự án: biến thư chào mua đã phê duyệt thành nhiệm vụ, chủ sở hữu và ngày.
Báo cáo trạng thái: theo dõi bản dựng và quá trình ra mắt so với các ngày đó.
Nhóm đặt giá, định vị và thời gian một lần để ý tưởng đạt được bàn giao mà không cần viết lại nhiều lần.
Yêu cầu và chi tiêu ngân sách
Việc yêu cầu và chi tiêu ngân sách cần một trường hợp kinh doanh, một bản tóm tắt dự án và một báo cáo dự án cuối cùng.
Trường hợp kinh doanh: đặt ra các tùy chọn, chi phí và khuyến nghị.
Tóm tắt dự án: ghi lại phạm vi và ngân sách đã được phê duyệt.
Báo cáo dự án cuối cùng: đo lường kết quả dựa trên ngân sách đã được phê duyệt.
Số tiền được cấp và kết quả được cung cấp vẫn có thể truy xuất nguồn gốc cho nhau.
Cung cấp dự án đã được phê duyệt
Việc thực hiện một dự án đã được phê duyệt cần có bản tóm tắt dự án, kế hoạch dự án, báo cáo tình trạng và báo cáo dự án cuối cùng.
Tóm tắt dự án: ghi lại phạm vi mà người xem xét đã phê duyệt.
Kế hoạch dự án: chia phạm vi đó thành nhiệm vụ, chủ sở hữu và ngày tháng.
Báo cáo tình trạng: theo dõi tiến độ thông qua việc chuyển phát.
Báo cáo dự án cuối cùng: kết thúc công việc so với các mục tiêu ban đầu.
Kế hoạch phản ánh phạm vi mà những người đánh giá đã phê duyệt hơn là những gì đề xuất ban đầu yêu cầu.
Đóng và bàn giao công việc
Kết thúc và bàn giao công việc cần có báo cáo dự án cuối cùng và bản tóm tắt nội dung.
Báo cáo dự án cuối cùng: ghi lại kết quả, thay đổi và bài học.
Tóm tắt nội dung: đưa quyết định và kết quả lên trang đầu tiên.
Di chuyển ý tưởng kinh doanh từ kế hoạch đầu tiên sang kết thúc chính thức bằng cách soạn thảo từng tài liệu trong Microsoft Word, với câu trả lời rõ ràng cho tài liệu sẽ xuất hiện tiếp theo ở mọi giai đoạn. Mục tiêu, phạm vi và số liệu đã được phê duyệt chuyển từ kế hoạch sang phê duyệt, lập kế hoạch, thực hiện và báo cáo, giúp tiết kiệm thời gian tạo lại chúng. Để được trợ giúp soạn thảo và tóm tắt ở từng giai đoạn, hãy khám phá Copilot. Để bắt đầu từ tài liệu đầu tiên, hãy đọc Cách viết kế hoạch kinh doanh.
Câu hỏi thường gặp
- Điều gì xảy ra sau một kế hoạch kinh doanh?
Một đề xuất kinh doanh hoặc trường hợp kinh doanh thường xuất hiện tiếp theo, trình bày kế hoạch dưới dạng yêu cầu tài trợ, ngân sách hoặc phê duyệt. Sau khi phê duyệt, bản tóm tắt dự án ghi lại phạm vi đã thỏa thuận và Mẫu kế hoạch dự án sắp xếp công việc thành các tác vụ, chủ sở hữu và mốc thời gian.
- Sự khác biệt giữa kế hoạch kinh doanh và đề xuất kinh doanh là gì?
Kế hoạch kinh doanh mô tả những gì một doanh nghiệp hoặc dự án đặt ra để thực hiện, bao gồm các mục tiêu, thị trường và tài chính. Một đề xuất kinh doanh trình bày một đề nghị cụ thể và yêu cầu quyết định, chẳng hạn như tài trợ, ngân sách hoặc quan hệ đối tác. Bắt đầu từ Mẫu đề xuất kinh doanh khi tài liệu cần được phê duyệt thay vì giải thích ý tưởng.
- Trường hợp kinh doanh là gì?
Một trường hợp kinh doanh biện minh cho một dự án hoặc khoản đầu tư cụ thể cho những người phê duyệt chi tiêu, thường là trước khi bất kỳ công việc nào bắt đầu. Tài liệu này so sánh các tùy chọn được xem xét, nêu tên tùy chọn được đề xuất và đưa ra chi phí, lợi ích và rủi ro của mỗi tùy chọn. Tạo bản thảo với Copilot từ một kế hoạch kinh doanh đã hoàn thành, sau đó xác minh chi phí, lợi ích và rủi ro trước khi gửi cho người đánh giá.
- Tóm tắt dự án là gì?
Một bản tóm tắt dự án ghi lại phạm vi mà người xem xét đã phê duyệt, cùng với các mục tiêu, ràng buộc và trách nhiệm. Nó nằm giữa phê duyệt và lập kế hoạch chi tiết, cung cấp cho kế hoạch dự án một điểm khởi đầu được thống nhất. Xem lại bản tóm tắt để biết cấu trúc và tính rõ ràng bằng trình soạn thảo tài liệu trước khi lưu hành.
- Sự khác biệt giữa báo cáo tình trạng và báo cáo dự án là gì?
Báo cáo trạng thái theo dõi công việc đang thực hiện, bao gồm các mốc thời gian, yếu tố cản trở và các bước tiếp theo trong giai đoạn hiện tại. Một báo cáo dự án cuối cùng sẽ kết thúc công việc và ghi lại kết quả, thay đổi phạm vi và bài học kinh nghiệm. Cả hai đều đo lường dựa trên các mục tiêu đặt ra trong kế hoạch ban đầu. Sử dụng mẫu báo cáo tình trạng dự án cho các cập nhật thường xuyên và mẫu báo cáo để kết thúc.
- Danh sách kiểm tra kết thúc dự án nên bao gồm những thông tin gì?
Danh sách kiểm tra kết thúc dự án bao gồm việc ký kết kết quả chuyển giao cuối cùng, điều hòa ngân sách và kết thúc hợp đồng, sau đó là bàn giao tài liệu và chuyển quyền truy nhập. Chương trình cũng có thể ghi lại các bài học kinh nghiệm và gán chủ sở hữu cho bất kỳ hành động tồn đọng nào. Xây dựng danh sách kiểm tra bên trong bản cuối cùng báo cáo mẫu, thay vì theo dõi trong một tệp riêng.
