Cách viết thư quan tâm — mẹo và ví dụ
Mở khóa các cơ hội việc làm mới và để lại ấn tượng khó quên với nhà tuyển dụng tiềm...
Thư kinh doanh
Viết, định dạng và gửi thư kinh doanh chuyên nghiệp trong Microsoft Word bằng cách sử dụng các mẫu được định dạng sẵn và Copilot.
Những bức thư kinh doanh được trau chuốt ngay từ bản nháp đầu tiên
Sử dụng mẫu thư sẵn sàng chỉnh sửa
Hãy lựa chọn từ các mẫu thư kinh doanh được thiết kế chuyên nghiệp cho mọi dịp. Mở, tùy chỉnh và gửi thư được định dạng phù hợp mà không cần bắt đầu lại từ đầu.
Đặt định dạng và bố trí phù hợp
Giữ cho các thư kinh doanh nhất quán và sẵn sàng nộp với kiểu chữ chuyên nghiệp, kích thước và lề tự động để định vị nội dung theo tiêu chuẩn giao tiếp kinh doanh.
Soạn thảo, viết lại và chỉnh sửa bằng Copilot
Trò chuyện với Copilot trong Word để chuyển ghi chú thành thư, viết lại bản nháp hiện có hoặc tinh chỉnh giọng điệu và cách diễn đạt cho bất kỳ đối tượng nào. Hãy đảm bảo mỗi tin nhắn đều rõ ràng và sẵn sàng để gửi.
Viết thư cho mọi nhu cầu chuyên môn
Từ các yêu cầu chính thức đến thư từ hàng ngày, hãy tự tin viết bằng các công cụ soạn thảo văn bản thời gian thực. Áp dụng tính năng kiểm tra ngữ pháp tự động để hoàn thiện tin nhắn và nhanh chóng loại bỏ lỗi chính tả trước khi chia sẻ. Tìm số từ trên trang trong nháy mắt để giữ cho các chữ cái đúng trọng tâm và súc tích.
Định dạng thư theo tiêu chuẩn doanh nghiệp
Tạo tài liệu đẹp mắt tuân theo định dạng thư kinh doanh tiêu chuẩn cho khách hàng, đối tác hoặc các bên liên quan nội bộ. Sử dụng các công cụ định dạng tích hợp, xác định rõ ràng các phần dành cho ngày tháng, địa chỉ và chữ ký, đồng thời duy trì tính nhất quán về lề, khoảng cách và căn chỉnh trang.
Viết nhanh hơn với các mẫu có thể tùy chỉnh
Tùy chỉnh các mẫu thư kinh doanh để phù hợp với thương hiệu riêng của bạn bằng logo, hình mờ và chân trang. Lưu các bức thư cá nhân hóa dưới dạng mẫu có thể sử dụng lại để tránh phải bắt đầu lại từ đầu cho mỗi bản nháp. Dễ dàng tạo các bản cập nhật trạng thái hoặc thông báo chính sách rõ ràng để xuất và chia sẻ trực tuyến hoặc in với chất lượng HD.
Cải thiện, tinh chỉnh và trau chuốt các bức thư bằng AI
Sử dụng Copilot để hoàn thiện các bức thư hiện có bằng cách làm rõ ngôn ngữ, cải thiện mạch văn và điều chỉnh giọng điệu cho phù hợp với giao tiếp chuyên nghiệp. Từ các cập nhật về lãnh đạo đến các thông báo toàn công ty, AI giúp trau chuốt thông điệp, giảm sự mơ hồ và đảm bảo các tài liệu được đọc rõ ràng và tự tin từ đầu đến cuối.
Xem xét và chỉnh sửa cùng các thành viên nhóm trực tuyến
Cộng tác trên thư kinh doanh kèm theo chú thích và theo dõi thay đổi để có phản hồi rõ ràng và dễ thực tiễn. Chia sẻ tài liệu một cách an toàn và tự tin chuyển các phản hồi leo thang, thư khiếu nại và thông báo chính thức qua quy trình phê duyệt. Mỗi chỉnh sửa đều được ghi rõ tên người đóng góp, do đó bức thư cuối cùng phản ánh đầy đủ nội dung đánh giá.
Lưu và chia sẻ thư kinh doanh một cách an toàn
Bảo vệ thư kinh doanh bằng các nhãn nhạy cảm bằng cách lưu vào OneDrive hoặc SharePoint trong khi vẫn luôn được sắp xếp, có phiên bản và trợ năng. Chia sẻ liên kết an toàn trực tiếp với đồng nghiệp để dễ dàng truy cập trực tuyến hoặc xuất tệp dưới dạng PDF để phân phối, in ấn hoặc đính kèm một cách liền mạch.
Cách tạo thư kinh doanh trong Microsoft Word
Mở Word cho web và bắt đầu một tài liệu mới.
Chọn một mẫu đã được định dạng sẵn hoặc sử dụng Copilot trong Word để tạo dàn ý thư.
Thêm tên, ngày tháng, địa chỉ và bất kỳ thông tin liên quan nào khác.
Chạy kiểm tra chính tả, ngữ pháp và độ rõ ràng bằng cách sử dụng trình soạn thảo tài liệu.
Lưu thư kinh doanh vào OneDrive hoặc SharePoint.
Chia sẻ tài liệu Word, liên kết hoặc xuất dưới dạng PDF để gửi hoặc in.
Tìm mẫu thư kinh doanh
Đọc thêm
Câu hỏi thường gặp
Ví dụ về thư kinh doanh là gì?
Thư kinh doanh được sử dụng trong nhiều tình huống chuyên nghiệp khác nhau, mỗi loại đều có những quy ước riêng về giọng điệu, cấu trúc và định dạng. Thư từ nhân sự, yêu cầu chính thức, thông báo tuân thủ, cập nhật khách hàng và thông báo của công ty đều là những loại tiêu chuẩn. Chúng cũng có thể là một phần của bộ hồ sơ xin việc. Microsoft Word cung cấp các mẫu thư cho từng loại thư này, đã được định dạng và sẵn sàng để cá nhân hóa.
Bảy phần thiết yếu của một bức thư kinh doanh là gì?
Một bức thư kinh doanh tiêu chuẩn bao gồm bảy yếu tố chính: địa chỉ người gửi, ngày tháng, địa chỉ người nhận, lời chào, nội dung chính, lời kết và chữ ký. Một số thư chính thức cũng có thể bao gồm dòng tiêu đề hoặc số tham chiếu phía trên lời chào. Các mẫu thư kinh doanh được định dạng sẵn trong Microsoft Word bao gồm các phần cốt lõi này, sẵn sàng để bạn tinh chỉnh và chỉnh sửa.
Định dạng chuẩn cho một bức thư kinh doanh là gì?
Phong cách khối là định dạng thư thương mại phổ biến nhất, với tất cả văn bản được căn chỉnh sang lề trái, giãn cách dòng đơn trong các đoạn văn và một dòng trống giữa mỗi phần. Lề thường là một inch ở tất cả các cạnh với phông chữ sạch ở độ phân giải từ 11 đến 12pt. Các mẫu thư kinh doanh được định dạng sẵn sẽ tự động áp dụng cấu trúc này, do đó mọi bức thư đều đáp ứng các tiêu chuẩn chuyên nghiệp mà không cần điều chỉnh thủ công.
Làm thế nào để cấu trúc một thư kinh doanh?
Thư kinh doanh bắt đầu bằng thông tin người gửi và ngày tháng, tiếp theo là địa chỉ người nhận và lời chào trang trọng. Nội dung bao gồm mục đích một cách rõ ràng trong hai đến bốn đoạn văn, sau đó kết thúc bằng lời kết và chữ ký chuyên nghiệp. Sử dụng AI để tạo dàn ý có cấu trúc từ ghi chú, sau đó tinh chỉnh giọng văn và cách diễn đạt cho phù hợp với tình huống.
Năm chữ C của văn bản kinh doanh là gì?
Năm chữ C của văn bản kinh doanh là Rõ ràng, Ngắn gọn, Hoàn chỉnh, Chính xác và Lịch sự. Khung này giúp viết những thông điệp dễ đọc, chính xác và chuyên nghiệp.
Mỗi nguyên tắc đề cập đến một khía cạnh khác nhau của chất lượng, bao gồm lựa chọn từ ngữ, ngữ pháp, giọng văn và tính đầy đủ. Hãy áp dụng cả năm tiêu chuẩn khi soạn thảo thư kinh doanh hoặc sử dụng Copilot để xem xét và hoàn thiện bản nháp dựa trên từng tiêu chuẩn.
