Một lá đơn xin thôi việc rõ ràng bắt đầu từ việc xác định những thông tin cần thiết và cách trình bày thông tin đó một cách chuyên nghiệp. Mẫu đơn xin thôi việc có thể tùy chỉnh trong Microsoft Word cung cấp cấu trúc dễ theo dõi, bao gồm văn bản mẫu và các ví dụ giúp sắp xếp những thông tin quan trọng.
Nếu bạn phải viết từ đầu, hãy trò chuyện với Copilot trong Word và sử dụng các ví dụ về yêu cầu để tạo bản nháp đầu tiên chỉn chu, phù hợp với văn phong công sở. Điều chỉnh yêu cầu cho phù hợp với những tình huống như thôi việc ngay lập tức, thôi việc trong thời gian thử việc hoặc chuyển hướng nghề nghiệp.
Bắt đầu với một mẫu trong Word hoặc sử dụng Copilot để soạn thảo và tinh chỉnh đơn xin thôi việc cho các tình huống công việc khác nhau.
Cần đưa những gì vào đơn hoặc email xin thôi việc
Tập hợp các thông tin quan trọng từ email, hợp đồng cũ và chính sách công ty trước khi bắt đầu viết đơn xin thôi việc. Hãy đưa vào các yếu tố được nêu dưới đây để xây dựng một bản nháp rõ ràng và chính xác.
Ngày và lời chào: thêm ngày viết đơn cũng như người nhận đơn. Ví dụ: cấp trên trực tiếp, giám đốc hoặc quản lý nhóm, tùy theo hệ thống cấp bậc tại nơi làm việc.
Tuyên bố xin thôi việc: trình bày một cách tôn trọng lý do chính dẫn đến việc viết đơn xin thôi việc. Mô tả mục đích thôi việc, chẳng hạn như chuyển hướng nghề nghiệp hoặc theo đuổi một vai trò khác, nếu cần.
Ngày làm việc cuối cùng: nêu rõ ngày nào được dự kiến là ngày làm việc cuối cùng. Nêu rõ thời hạn thông báo trước, trong đó khẳng định việc tuân thủ cả chính sách hiện hành của công ty lẫn các nghĩa vụ theo hợp đồng.
Lời cảm ơn: bao gồm một đoạn lời cảm ơn ngắn gọn vì tất cả những cơ hội mà công ty đã mang lại, bao gồm các trải nghiệm công việc, hoạt động đào tạo và sự hướng dẫn chuyên môn.
Các bước tiếp theo và chi tiết bàn giao: cung cấp cái nhìn tổng quan về kế hoạch bàn giao, trong đó vạch rõ mốc thời gian cụ thể cũng như các thành viên tham gia.
Lời kết chuyên nghiệp: kết thúc đơn xin thôi việc bằng cụm từ “trân trọng”, “thân ái” hoặc “cảm ơn”. Khi có thể, hãy dùng họ tên đầy đủ và chức danh hoặc chỉ dùng tên nếu nơi làm việc có văn hóa thân mật.
Cách viết đơn xin thôi việc bằng cách sử dụng mẫu trong Word
Soạn thảo đơn xin thôi việc dễ dàng hơn bằng cách tùy chỉnh các mẫu và bố cục có sẵn trong Word trực tuyến. Làm theo các bước đơn giản dưới đây để bắt đầu.
Trong trình duyệt, hãy khám phá các mẫu đơn xin thôi việc trong Word.
Bấm vào mẫu phù hợp với lý do thôi việc để bắt đầu tùy chỉnh mẫu đó.
Thay các phần giữ chỗ bằng những thông tin cụ thể, chẳng hạn như lý do thôi việc, thời hạn báo trước và lời cảm ơn.
Yêu cầu Copilot xem xét và tinh chỉnh văn bản để hoàn thiện, sau đó sử dụng trình soạn thảo tài liệu để kiểm tra ngữ pháp và chính tả nhằm hoàn tất tài liệu.
Lưu tài liệu cuối cùng dưới dạng PDF để dễ dàng chia sẻ dưới dạng tệp đính kèm qua email.
Ví dụ về các mẫu đơn xin thôi việc để điều chỉnh
Xin thôi việc trong thời gian thử việc
Dùng cấu trúc đơn này để soạn tài liệu thể hiện lòng biết ơn và giúp duy trì mối quan hệ chuyên nghiệp với đội ngũ.
Xin thôi việc đối với vị trí theo hợp đồng
Thể hiện mong muốn theo đuổi các cơ hội khác, giải trình lý do thôi việc và nêu rõ quy trình bàn giao công việc trong một tài liệu Word ngắn gọn, rõ ràng dựa trên mẫu này.
Xin thôi việc ở vị trí bán thời gian
Mẫu có thể chỉnh sửa này hỗ trợ xin thôi một công việc thời vụ hoặc bán thời gian để khám phá các vai trò toàn thời gian hoặc nghề nghiệp khác.
Đơn xin thôi việc để nghỉ hưu
Thông báo nghỉ hưu một cách lịch sự và trang trọng, đồng thời nêu bật những dấu ấn sự nghiệp, với mẫu Word dễ chỉnh sửa này.
Soạn đơn xin thôi việc bằng AI
Các mẫu giúp việc soạn thảo dựa trên cấu trúc có sẵn trở nên dễ dàng hơn, trong khi Copilot có thể hỗ trợ bắt đầu từ trang trắng và tùy chỉnh đơn xin thôi việc sao cho phù hợp với hoàn cảnh, chi tiết và văn phong cụ thể.
Tạo đơn phù hợp nhất với tình huống cụ thể bằng cách sao chép và dán các gợi ý này vào Copilot Chat trong Word trực tuyến, sau đó tinh chỉnh ngôn ngữ và giọng điệu để truyền đạt rõ ràng ý định thôi việc.
Đơn xin thôi việc đơn giản
Đơn xin thôi việc chuyên nghiệp có thời hạn báo trước
Đơn xin thôi việc với thời hạn báo trước hai tuần
Ví dụ về đơn xin thôi việc ngay lập tức
Đơn xin thôi việc vì lý do cá nhân
Đơn xin thôi việc để thay đổi nghề nghiệp
Cách định dạng đơn xin thôi việc
Chọn phông chữ và cỡ chữ rõ ràng: việc chọn một phông chữ thể hiện sự chuyên nghiệp là điều cần thiết khi bạn bắt đầu tạo mới từ đầu. Chọn cỡ chữ 12–14 với phông chữ Calibri, Aptos hoặc Arial, vì đây là những phông chữ phổ biến và dễ tiếp cận.
Dùng khoảng cách và lề phù hợp: để có bố cục gọn gàng, hãy viết đơn xin thôi việc trong Word bằng cài đặt lề “bình thường”. Lề tự động tạo khoảng cách một inch ở phía trên, phía dưới và hai bên trang. Đặt giãn cách dòng là 1 hoặc 1,5 để tránh văn bản trở nên quá dài.
Giới hạn độ dài trong một trang: đơn xin thôi việc cũng tuân theo quy tắc về độ dài giống như các văn bản trang trọng khác. Hãy sử dụng công cụ đếm từ để đảm bảo nội dung không vượt quá giới hạn một trang. Hãy sử dụng các đoạn văn ngắn, dễ nắm bắt nội dung và hạn chế những lập luận dài dòng để dẫn dắt người đọc đi qua tài liệu một cách chính xác.
Kiểm tra chính tả và đọc soát: trước khi chia sẻ, hãy đọc soát đơn bằng trình soát ngữ pháp và chính tả trong Word, đồng thời tinh chỉnh giọng điệu, ngôn ngữ và độ rõ ràng bằng trình soạn thảo tài liệu.
Lưu dưới định dạng tệp phù hợp: khi tài liệu đã sẵn sàng để xuất, hãy tải xuống dưới dạng PDF để chia sẻ dưới dạng tệp đính kèm qua Outlook hoặc để in ra và chia sẻ trực tiếp. Giữ lại tệp .docx phòng trường hợp cần thay đổi vào phút chót.
Đặt tên cho đơn xin thôi việc: hãy đặt lại tên tài liệu sao cho phù hợp để bộ phận nhân sự có thể dễ dàng nhận biết đơn khi nhận được. Định dạng tên phù hợp là tên_đơn xin thôi việc_ngày.
Những lỗi cần tránh trong đơn xin thôi việc
Khi gửi đơn xin thôi việc, cần chú trọng đến cấu trúc trang trọng, lý do và giọng văn. Tránh những lỗi phổ biến sau để bảo đảm đơn duy trì tiêu chuẩn chuyên nghiệp cao.
Viết với giọng điệu giàu cảm xúc: viết đơn bằng giọng điệu chuyên nghiệp và tôn trọng để phù hợp với phép tắc đã được thiết lập tại nơi làm việc.
Nêu chi tiết lý do thôi việc: bạn có thể nêu lý do ngắn gọn về việc rời bỏ vị trí hiện tại, nhưng không bắt buộc phải chia sẻ bất kỳ chi tiết hay thông tin cụ thể nào với người sử dụng lao động. Cân nhắc việc sắp xếp một buổi phỏng vấn khi thôi việc hoặc gặp riêng quản lý nếu cần chia sẻ thêm thông tin chi tiết.
Tiết lộ thông tin nhạy cảm về nghề nghiệp hoặc định hướng tương lai: không bắt buộc phải chia sẻ về các kế hoạch tương lai, nhưng nếu có chia sẻ, hãy lưu ý không tiết lộ những thông tin bảo mật như mức lương hay các chế độ đãi ngộ.
Mơ hồ về thời hạn báo trước: nêu rõ ngày làm việc cuối cùng dự kiến thay vì đưa ra khoảng thời gian ước chừng. Kiểm tra thỏa thuận lao động hoặc chính sách nơi làm việc để đảm bảo thời hạn báo trước chính xác và phù hợp.
Sử dụng ngôn ngữ thân mật: không bao giờ dùng ngôn ngữ thiếu tôn trọng trong đơn xin thôi việc. Tránh những lời xúc phạm, bình luận mang tính thù địch hoặc ngôn từ có thể làm chệch hướng mục đích của đơn.
Chỉ trích đồng nghiệp: tránh đưa ra những lời chỉ trích nhắm vào các cá nhân, đồng nghiệp hoặc cộng sự khác trong công ty.
Soạn thảo một văn bản chỉn chu ngay từ lần đầu tiên bằng cách sử dụng các mẫu đơn xin thôi việc có sẵn. Tự tin bước vào quá trình tìm việc sắp tới với những bí quyết hiệu quả để soạn thảo thư bày tỏ sự quan tâm và thư cảm ơn trong Microsoft Word.
Câu hỏi thường gặp
- Đơn xin thôi việc có cần nêu lý do rời đi không?
Nhiều nơi làm việc chấp nhận đơn xin thôi việc chỉ cần nêu ý định thôi việc và xác nhận ngày làm việc cuối cùng. Nếu cần nêu lý do, hãy dùng công cụ viết AI để soạn nội dung trang trọng phù hợp với quy định của công ty. Tốt nhất nên trình bày lý do ở mức khái quát và trung lập, chẳng hạn như lý do cá nhân hoặc thay đổi định hướng nghề nghiệp.
- Nên gửi đơn xin thôi việc bằng văn bản hay qua email?
Trong các môi trường trang trọng, thư từ bằng văn bản có thể được ưu tiên, trong khi hình thức xin thôi việc qua email lại phổ biến tại các nơi làm việc từ xa hoặc ưu tiên kỹ thuật số. Trong một số trường hợp, người dùng sử dụng cả hai hình thức để đảm bảo việc xin thôi việc được ghi nhận chính thức. Nếu gửi qua email, hãy lưu tài liệu dưới dạng PDF để bảo toàn định dạng và bố cục.
- Có bắt buộc phải báo trước hai tuần khi xin thôi việc không?
Thời hạn báo trước này khá phổ biến tại nhiều nơi làm việc nhưng không phải là yêu cầu áp dụng cho mọi trường hợp. Thời hạn báo trước thường được quy định trong hợp đồng lao động, chính sách công ty hoặc các quy định pháp luật lao động tại địa phương. Trong một số tình huống, thời hạn báo trước có thể ngắn hơn hoặc dài hơn, bao gồm cả trường hợp thôi việc ngay lập tức. Tìm cách diễn đạt phù hợp cho các thời hạn báo trước khác nhau bằng cách yêu cầu Copilot trong Word soạn thảo nội dung đơn xin thôi việc tương ứng.
- Đơn xin thôi việc nên trang trọng đến mức nào?
Đơn xin thôi việc nên sử dụng ngôn ngữ chuyên nghiệp và trung lập. Mức độ trang trọng có thể phản ánh văn hóa nơi làm việc, nhưng thông điệp vẫn cần rõ ràng, thể hiện sự tôn trọng và không sử dụng ngôn từ mang tính cảm xúc hay suồng sã. Yêu cầu Copilot trong Word đề xuất các điều chỉnh về giọng điệu, ngôn ngữ và ngữ pháp để đảm bảo đơn được viết một cách phù hợp.
- Vị trí bán thời gian có bắt buộc phải làm đơn xin thôi việc không?
Vị trí bán thời gian thường yêu cầu đơn xin thôi việc để thông báo cho người sử dụng lao động về việc thôi việc. Mặc dù yêu cầu về loại văn bản có thể khác nhau tùy theo từng người sử dụng lao động, việc cung cấp thông báo bằng văn bản vẫn giúp xác nhận việc thôi việc, làm rõ ngày làm việc cuối cùng và hỗ trợ công tác lưu trữ hồ sơ chính xác, bất kể hình thức làm việc là gì.
