Thể hiện sự trân trọng và bày tỏ sự nhiệt tình sau buổi phỏng vấn bằng thư hoặc email cảm ơn chuyên nghiệp. Bất kể cuộc phỏng vấn nhằm mục đích gì, một thông điệp cảm ơn được viết rõ ràng được chia sẻ với các nhà quản lý tuyển dụng hoặc bộ phận nhân sự sẽ giúp đơn ứng tuyển nổi bật và thể hiện sự quan tâm liên tục đến vai trò này.
Tìm hiểu cách định dạng thư cảm ơn, nội dung cần đưa vào và cách bỏ qua trang trống với phần sẵn sàng cá nhân hóa mẫu thư cảm ơn và Copilot trong Microsoft Word.
Tại sao lại gửi thư cảm ơn sau một cuộc phỏng vấn?
Một lá thư cảm ơn củng cố một ứng cử viên rất lâu sau khi cuộc phỏng vấn kết thúc. Thông báo nêu rõ kinh nghiệm và trình độ chuyên môn nổi bật, xóa câu trả lời phỏng vấn bị bỏ lỡ, làm rõ chứng chỉ, giải thích công cụ được sử dụng trong vai trò trước đây hoặc củng cố ví dụ cộng tác từ một nhóm trước đây.
Việc theo dõi có cân nhắc cũng cho thấy sự quan tâm liên tục đến vai trò này, hiểu rõ nhu cầu của công ty và để lại ấn tượng ấm áp và lâu dài cho các nhà quản lý tuyển dụng.
Cách định dạng thư cảm ơn hoặc email cảm ơn
Viết dòng chủ đề email rõ ràng
Dòng chủ đề quyết định số phận của email trước khi người quản lý tuyển dụng mở ra. Giữ cho văn bản ngắn gọn, cụ thể và chuyên nghiệp, cũng như bao gồm vai trò và các từ "cảm ơn" để bạn có thể dễ dàng nhận ra email trong hộp thư đến bận rộn. Ví dụ bao gồm "Cảm ơn bạn đã phỏng vấn quản lý tiếp thị" hoặc "Rất vui được gặp, cảm ơn bạn vì cuộc hội thoại với nhà thiết kế sản phẩm".
Giữ cho thư ngắn gọn với các đoạn văn ngắn
Hướng tới 150 đến 250 từ cho email cảm ơn và tối đa một trang cho thư cảm ơn đã in hoặc đính kèm. Các đoạn văn ngắn gồm hai hoặc ba câu giúp người xem tin nhắn luôn hiển thị và nêu những điểm mạnh nhất. Theo dõi độ dài bản nháp bằng bộ đếm từ trong Word.
Chọn một thông báo chấp nhận phù hợp
Khớp việc ký kết với giọng điệu của cuộc phỏng vấn và ngành. "Trân trọng" hoặc "Trân trọng" phù hợp với hầu hết các vai trò chuyên môn. "Chân thành" phù hợp với các ngành công nghiệp chính thức như luật hoặc tài chính. "Trân trọng" hoặc "Rất cảm ơn" phù hợp với các vai trò sáng tạo và lấy con người làm trung tâm, nơi cuộc trò chuyện cảm thấy thoải mái hơn.
Trả lời lời mời phỏng vấn khi có thể
Việc trả lời trực tiếp lời mời phỏng vấn ban đầu sẽ giúp toàn bộ cuộc hội thoại tập trung vào một nơi. Người quản lý tuyển dụng có thể xem các chi tiết phỏng vấn và thư cảm ơn cạnh nhau, điều này giúp bạn dễ dàng tìm thấy việc theo dõi khi nhóm đưa ra quyết định.
Tránh gửi tệp đính kèm trừ khi được yêu cầu
Giữ thư cảm ơn trong phần nội dung của email. Tệp đính kèm có thể làm hỏng bộ lọc thư rác và làm email chậm hơn khi gửi tới hộp thư đến. Nếu cuộc phỏng vấn kết thúc với yêu cầu tài liệu bổ sung, hãy đính kèm chúng dưới dạng PDF đơn với tên tệp rõ ràng để người quản lý tuyển dụng có thể mở chúng dễ dàng.
Thêm chi tiết liên hệ bên dưới chữ ký
Đóng thư với một chữ ký chuyên nghiệp, bao gồm họ tên, số điện thoại, địa chỉ email và liên kết đến danh mục hoặc hồ sơ LinkedIn nếu có liên quan. Bằng cách đó, người quản lý tuyển dụng có mọi thứ ở một nơi và có thể theo dõi mà không cần tìm kiếm các email trước đó.
Những nội dung cần đưa vào thư cảm ơn
Bắt đầu bằng một thư tri ân
Mở đầu bằng lời cảm ơn chân thành vì đã dành thời gian của người phỏng vấn và cơ hội thảo luận về vai trò này. Một hoặc hai câu là đủ, và một chi tiết cụ thể như ngày trò chuyện hoặc các thành viên tham gia của hội đồng chứng minh thông điệp chỉ thuộc về cuộc phỏng vấn đó.
Tham khảo một điểm thảo luận trong cuộc phỏng vấn
Đề cập đến khoảnh khắc nổi bật trong cuộc trò chuyện. Một chi tiết về nhóm, một dự án đang diễn ra hoặc một thách thức mà công ty đang thực hiện khiến thông điệp trở nên cá nhân và chứng tỏ ứng viên đã lắng nghe kỹ lưỡng trong cuộc phỏng vấn. Đối với các cuộc hội thoại dài hơn, hãy dán ghi chú phỏng vấn vào Word và sử dụng AI tóm tắt những khoảnh khắc đẹp nhất để tham khảo.
Củng cố trình độ liên quan
Gắn một hoặc hai kinh nghiệm chính với trách nhiệm của vai trò. Làm nổi bật các kỹ năng liên quan nhất đến vị trí thay vì hướng dẫn qua Sơ yếu lý lịch đầy đủ, để người quản lý tuyển dụng nhìn thấy sự kết nối giữa ứng viên và công việc trong một dòng duy nhất.
Làm rõ hoặc bung rộng một số phản hồi
Thư cảm ơn cung cấp cơ hội thứ hai để giải quyết bất cứ điều gì thiếu sót trong cuộc phỏng vấn. Bung rộng một câu hỏi có vẻ vội vàng, làm rõ một công cụ hoặc chứng nhận được đề cập nhanh chóng hoặc thêm ngữ cảnh vào ví dụ cần chi tiết hơn. Một tín hiệu tiếp theo ngắn gọn phản ánh và cam kết của vai trò này.
Thể hiện sự quan tâm liên tục và các bước tiếp theo
Kết thúc bằng một dòng rõ ràng về sự quan tâm liên tục đến vai trò và đề nghị chia sẻ bất kỳ điều gì khác có thể hữu ích. Tham khảo các bước tiếp theo nếu họ xuất hiện trong cuộc phỏng vấn và mời bất kỳ câu hỏi tiếp theo nào. Một kết thúc tự tin giữ đà hướng tới giai đoạn tiếp theo.
Cách chỉnh thông điệp cảm ơn cho các kiểu phỏng vấn khác nhau
Sau cuộc phỏng vấn vòng một: nếu có nhiều hơn một người phỏng vấn, thông điệp phải thừa nhận toàn bộ nhóm. Một tham chiếu ngắn về cách các bộ phận khác nhau làm việc cùng nhau cho thấy vai trò phù hợp với một bức tranh nhóm lớn hơn và đề cập ngắn gọn về trải nghiệm giữa các nhóm sẽ thiết lập vòng tiếp theo.
Sau cuộc phỏng vấn lãnh đạo hoặc vòng cuối cùng: hướng thông điệp vào bức tranh lớn hơn. Đề cập đến điều gì đó cụ thể trong tầm nhìn hoặc các ưu tiên nảy sinh và gắn vai trò đó lại với loại tác động mà nhóm đang tuyển dụng. Yêu cầu Copilot Viết lại bản thảo với giọng điệu tự tin, cân nhắc hơn để phù hợp với thâm niên của phòng.
Sau một cuộc phỏng vấn nội bộ: thừa nhận mối quan hệ hiện có nhưng coi trọng thông điệp như bất kỳ ứng dụng bên ngoài nào. Tham khảo các đóng góp được thực hiện trong vai trò hiện tại, liên kết chúng với những gì vị trí mới cần và làm rõ sự quan tâm đến bước tiếp theo.
Sau buổi phỏng vấn trực tuyến: giữ cho thông điệp ấm áp và cá nhân để giọng điệu của cuộc gọi được truyền tải liên tục. Gọi ra một khoảnh khắc cụ thể trong cuộc trò chuyện video, xác nhận mọi thông tin chi tiết về công nghệ cho vòng tiếp theo và giữ cho sự nhiệt tình với vai trò luôn ở vị trí trung tâm.
Phỏng vấn, lời cảm ơn, viết thư, mẹo và sai lầm cần tránh
Giữ cho thư ngắn gọn và tập trung: nhắm đến khoảng 150 đến 250 từ cho một email và một trang ngắn cho một thư in. Sử dụng bộ đếm từ để theo dõi.
Cá nhân hóa thông điệp: thông tin tham khảo chi tiết từ cuộc phỏng vấn, chẳng hạn như thử thách hoặc dự án đã thảo luận. Tránh theo dõi sao chép và dán chung chung.
Sử dụng giọng điệu chuyên nghiệp: giữ thư Ấm áp và chuyên nghiệp trong khi phản ánh ngôn ngữ được sử dụng trong cuộc phỏng vấn. Từ lóng, tốc ký hoặc emoji có thể được hiểu là không chuyên nghiệp.
Tham chiếu vai trò: nêu tên vai trò, công ty và ngày phỏng vấn để tin nhắn dễ dàng được đặt ra.
Gửi tin nhắn kịp thời: chia sẻ thư cảm ơn hoặc email trong vòng 24 đến 48 giờ sau khi phỏng vấn, để cuộc trò chuyện mới mẻ và đến được người quản lý tuyển dụng trong khi cuộc phỏng vấn vẫn còn gần đây.
Kiểm lỗi và chỉnh sửa: kiểm tra Chính tả, ngữ pháp, cấu trúc và định dạng trước khi gửi. Sử dụng trình soạn thảo tài liệu hoặc tinh chỉnh bản nháp với Copilot để làm sắc nét luồng trước lần gửi cuối cùng.
Cách soạn thư cảm ơn hoặc email với Copilot
Mở một Tài liệu trống mới trong Word cho web.
Nhấp vào Copilot trong Word để bắt đầu một cuộc trò chuyện mới.
Yêu cầu Copilot để soạn thảo thư cảm ơn hoặc email. Bao gồm vai trò, công ty và bất cứ nội dung nào từ cuộc phỏng vấn đáng để tham khảo.
Xem lại dàn ý và sử dụng do AI tạo Trình viết lại AI để điều chỉnh giọng điệu cho phù hợp với vai trò.
Hoàn thiện bản thảo bằng trình soát ngữ pháp để phát hiện bất kỳ vấn đề nào còn lại trước khi gửi. Để xem xét thêm, hãy chia sẻ tài liệu với đồng nghiệp hoặc người cố vấn đáng tin cậy thông qua công cụ cộng tác trong Word.
Lưu phiên bản cuối cùng dưới dạng PDF hoặc gửi thư cảm ơn thẳng tới Outlook.
Cách sử dụng mẫu thư cảm ơn trong Microsoft Word
Khám phá các ví dụ mẫu thư cảm ơn sau buổi phỏng vấn trong Word, sau đó làm theo các bước bên dưới để cá nhân hóa.
Mở Microsoft Word trực tuyến.
Tìm kiếm thư trong thanh tìm kiếm, sau đó chọn danh mục mẫu.
Chọn mẫu thư cảm ơn để bắt đầu.
Tùy chỉnh mẫu với thông tin cá nhân, chi tiết vai trò và tài liệu tham khảo từ buổi phỏng vấn.
Yêu cầu Copilot Viết lại bất kỳ phần nào để phù hợp với giọng điệu của vị trí và xem lại bằng kiểm tra chính tả trước khi xuất.
Xuất dưới dạng PDF để dễ dàng chia sẻ hoặc gửi thẳng đến Outlook để gửi qua email.
Một bức thư cảm ơn hoặc email chu đáo giúp người quản lý tuyển dụng có thể nhìn thấy đơn ứng dụng trong giai đoạn quyết định và thể hiện sự quan tâm thực sự đến vai trò này. Tập hợp một thông điệp đẹp mắt, được cá nhân hóa với Copilot và các mẫu sẵn dùng trong Microsoft Word.
Khám phá thêm các hướng dẫn ứng dụng như cách viết thư xin việc và cách viết sơ yếu lý lịch bằng AI cho mọi giai đoạn của sự nghiệp chuyên môn.
Câu hỏi thường gặp
- Cách điều chỉnh thư cảm ơn cho các cuộc phỏng vấn thứ hai hoặc cuối cùng
Thư cảm ơn cho các cuộc phỏng vấn thứ hai hoặc cuối cùng nên được xây dựng dựa trên các cuộc trò chuyện trước đó. Sử dụng Copilot để tham chiếu các giai đoạn phỏng vấn trước đó, thể hiện sự hiểu biết sâu sắc hơn về vai trò và kết nối kinh nghiệm liên quan với các ưu tiên của công ty. Đường đóng cửa ngắn xác nhận sự quan tâm và sẵn sàng tiếp tục cho các bước tiếp theo giúp củng cố sự phù hợp và động lực.
- Ví dụ về thư cảm ơn tốt nhất là gì
Các ví dụ về thư cảm ơn mạnh nhất là những thư phù hợp với một vai trò cụ thể, phỏng vấn và người quản lý tuyển dụng. Bắt đầu từ Mẫu thư cảm ơn trong Word để có cấu trúc vững chắc, sau đó cá nhân hóa bản sao với các chi tiết từ cuộc phỏng vấn. Các mẫu bao gồm các thiết kế chuyên nghiệp, cổ điển, nghệ thuật và hiện đại để phù hợp với các vai trò và giọng điệu công việc khác nhau.
- Copilot trong Word có thể viết một email cảm ơn đơn giản sau một buổi phỏng vấn không
Copilot có thể soạn thảo email cảm ơn chỉ trong vài giây. Cung cấp một vài chi tiết, chẳng hạn như vai trò, công ty và một khoảnh khắc quan trọng trong cuộc phỏng vấn, sau đó tinh chỉnh bản thảo để đảm bảo giọng điệu và độ dài. Hãy sử dụng trình soạn thảo tài liệu để xem lại các gợi ý về chính tả và ngữ pháp trước khi gửi qua email trong Outlook.
