Việc lên kế hoạch cho một sự kiện đòi hỏi phải phối hợp nhiều tác vụ, thường là giữa nhiều người với nhau. Ngân sách, chi tiết khách, yêu cầu về chế độ ăn uống, thông tin liên hệ, lịch biểu và trách nhiệm đều có thể thay đổi từ ý tưởng đầu tiên và ngày sự kiện.
Hãy lên kế hoạch cho một bữa tiệc sinh nhật, buổi hòa nhạc ở trường hoặc sự kiện cuối năm của công ty trong Microsoft Word, bắt đầu bằng các mẫu danh sách kiểm tra và chương trình sự kiện, rồi soạn thảo phần còn lại với sự hỗ trợ từ Copilot trong Word.
Tìm hiểu xem những tài liệu lập kế hoạch sự kiện nào phù hợp với từng loại sự kiện, nội dung cần có trong mỗi tài liệu, cũng như cách tạo các tài liệu đó từ mẫu hoặc với Copilot.
Chọn tài liệu lập kế hoạch theo loại sự kiện
Các sự kiện khác nhau đòi hỏi những mức độ lập kế hoạch khác nhau. Một dịp kỷ niệm cá nhân có thể chỉ cần vài danh sách đơn giản, trong khi các sự kiện lớn hơn có thể bao gồm các tài liệu về chi phí, thời gian và phản hồi. Hãy tìm loại sự kiện bên dưới để biết cần tạo những tài liệu nào:
Lễ kỷ niệm cá nhân: kế hoạch sự kiện, danh sách kiểm tra và danh sách khách mời.
Các sự kiện cộng đồng và trường học: kế hoạch sự kiện, danh mục kiểm tra và danh sách khách mời.
Các hoạt động gây quỹ: kế hoạch sự kiện, danh mục kiểm tra, danh sách khách mời, ngân sách và khảo sát sau sự kiện.
Sự kiện và hội thảo công ty: kế hoạch sự kiện, danh sách kiểm tra, danh sách khách mời, ngân sách, lịch biểu và kịch bản chương trình.
Tạo kế hoạch sự kiện
Đặt mục đích và cấu trúc sự kiện trong kế hoạch trước khi tách các chi tiết trong các tài liệu khác.
Lập cấu trúc cho một kế hoạch sự kiện
Hãy đặt tiêu đề cho từng chi tiết trong kế hoạch này:
Mục đích: lý do tổ chức sự kiện và hình ảnh về một kết quả thành công.
Ngày và địa điểm: ngày, địa điểm và chi tiết đặt chỗ cho sự kiện.
Khách: số lượng khách cần mời và người xem.
Ngân sách: tổng số tiền có sẵn cho sự kiện.
Nhóm: những người tham gia và nhiệm vụ mà mỗi cá nhân đảm nhận.
Tùy chọn sao lưu: các lựa chọn thay thế cho những rủi ro lớn nhất, chẳng hạn như không gian trong nhà cho sự kiện ngoài trời hoặc nhà cung cấp dịch vụ ăn uống thứ hai.
Soạn kế hoạch sự kiện với Copilot
Trong một tài liệu Word mới, hãy mở cuộc trò chuyện với Copilot và mô tả sự kiện, đồng thời đính kèm các ghi chú, chuỗi email hoặc trích dẫn địa điểm. AI có thể giúp soạn thảo kế hoạch sự kiện với các phần như mục đích, ngân sách và khách mời, sử dụng chi tiết thực tế từ tệp thay vì đề xuất chung chung.
Xem lại và chia sẻ kế hoạch
Hãy kiểm tra bản nháp và sửa lại các ngày tháng, chi phí hoặc tên gọi trước khi chia sẻ nó. Sử dụng chú thích và @mentions trong trình soạn thảo tài liệu để đặt câu hỏi và phê duyệt các lựa chọn bên trong kế hoạch để mọi người liên quan có thể nhìn thấy từng quyết định và ai phê duyệt quyết định đó.
Xây dựng danh sách kiểm tra lập kế hoạch sự kiện
Biến kế hoạch sự kiện thành danh sách kiểm tra kế hoạch sự kiện gồm các tác vụ mà nhóm có thể hành động.
Sắp xếp tác vụ theo giai đoạn lập kế hoạch
Nhóm các tác vụ theo khoảng cách đi trước và điều chỉnh từng khung thời gian theo quy mô của sự kiện:
Trước đó vài tháng: ấn định ngày, ngân sách và địa điểm, và đặt dịch vụ từ các nhà cung cấp chính.
Vài tuần trước: gửi lời mời, xác nhận dịch vụ ăn uống và AV, và lập kế hoạch cho chương trình.
Tuần cuối cùng: xác nhận số lượng khách, chia sẻ kịch bản chương trình và in chương trình.
Một ngày trước đó: kiểm tra các đơn hàng được giao, thiết lập địa điểm và tóm tắt nhóm.
Trong mỗi giai đoạn, hãy nhóm các tác vụ theo từng lĩnh vực, chẳng hạn như địa điểm, dịch vụ ăn uống và thiệp mời. Hãy thêm các nhiệm vụ liên quan đến nhà tài trợ và quyên góp vào danh sách công việc cần làm cho một sự kiện gây quỹ, đồng thời thêm danh sách mua sắm thực phẩm và vật dụng vào danh sách kiểm tra cho buổi lễ kỷ niệm cá nhân.
Gán tác vụ và thời hạn
Đặt thời hạn rõ ràng cho mỗi nhiệm vụ. Đối với một sự kiện lớn hơn, hãy giao cho mỗi tác vụ một chủ sở hữu và các thành viên nhóm có thể cộng tác trên danh sách kiểm tra, cập nhật nhiệm vụ của riêng họ khi sự kiện đến gần.
Bắt đầu với mẫu danh sách kiểm tra
Mở một mẫu danh sách kiểm tra sự kiện cho bố trí sẵn sàng và thay thế các tác vụ chỗ dành sẵn bằng tác vụ sự kiện và ngày.
Tạo danh sách kiểm tra với Copilot
Đính kèm kế hoạch sự kiện trong Copilot chat để nhận đề xuất nhiệm vụ dựa trên ngày, số lượng khách mời và khu vực mà nhóm đã nhất trí và yêu cầu các nhiệm vụ theo thứ tự khung thời gian. Xem lại từng nhiệm vụ và thời hạn trước khi chia sẻ danh sách kiểm tra với nhóm.
Tạo ngân sách cho sự kiện
Một bản ngân sách riêng biệt cho thấy chi phí của sự kiện, số tiền mà nhóm đã chi tiêu, cũng như sự thay đổi của các con số theo thời gian.
Ước tính chi phí cho sự kiện
Trong tài liệu Word mới, chèn một bảng và thêm một hàng cho mỗi chi phí. Các lĩnh vực chi phí chung bao gồm địa điểm, dịch vụ ăn uống và AV, cùng với một dòng riêng cho các chi phí không mong muốn. Trong công tác lập kế hoạch sự kiện phi lợi nhuận, hãy bổ sung các hàng dành cho mục tiêu gây quỹ và tài trợ để nhóm có thể xem sự kiện này nằm ở mức nào so với ngân sách của sự kiện.
Theo dõi chi phí đã phê duyệt và chi phí thực tế
Hãy thêm các cột này để so sánh kế hoạch với chi phí thực tế. Đối với sự kiện của công ty, cột ngân sách có thể hiển thị số tiền mà nhóm tài chính phê duyệt.
Chi phí ước tính: chi phí dự kiến cho từng hạng mục hoặc dịch vụ, dựa trên báo giá từ nhà cung cấp.
Chi phí thực tế: số tiền cuối cùng mà nhóm phải trả.
Chênh lệch: khoảng cách giữa chi phí dự kiến và chi phí thực tế.
Xem lại các thay đổi ngân sách
Hãy bật tính năng theo dõi thay đổi (opens in a new tab) để hiển thị người đã chỉnh sửa từng khoản tiền, đồng thời sử dụng tính năng lịch sử phiên bản để khôi phục một bản sao ngân sách trước đó. Lưu ngân sách vào OneDrive và đặt quyền chia sẻ để kiểm soát những người có thể xem hoặc chỉnh sửa số liệu.
Sắp xếp danh sách khách mời và thư mời
Giữ các chi tiết, phản hồi và yêu cầu dành cho khách trong một danh sách và sử dụng danh sách đó cho mọi tài liệu trực tiếp với khách.
Lập cấu trúc cho danh sách khách mời
Trong một tài liệu Word trống, hãy chèn một bảng với mỗi hàng dành cho một khách, cùng các cột để điền tên và thông tin liên lạc. Lưu bản sao của bảng đã hoàn tất làm mẫu danh sách khách mời cho sự kiện tiếp theo.
Theo dõi hồi đáp và yêu cầu của khách’
Thêm một cột cho mỗi chi tiết sau khi nhận được phản hồi:
Trạng thái hồi đáp: ai dự định tham dự.
Yêu cầu về chế độ ăn uống và quyền tiếp cận: những gì cần chia sẻ với nhà cung cấp dịch vụ ăn uống và địa điểm.
Bảng hoặc phiên: nơi từng khách ngồi hoặc phiên nào mỗi khách tham dự.
Sử dụng tổng hồi đáp và yêu cầu về chế độ ăn uống để cập nhật ngân sách và thứ tự phục vụ ăn uống.
Tạo thư mời và thiệp địa điểm
Chọn một thiết kế từ mẫu lời mời trong Word và thay thế văn bản chỗ dành sẵn bằng chi tiết sự kiện và tên khách mời để mỗi lời mời và thẻ địa điểm đều mang các chi tiết phù hợp.
Soạn thảo lời mời với Copilot
Đính kèm kế hoạch sự kiện vào Cuộc trò chuyện Copilot trong tài liệu Word mới. Mô tả giọng điệu cho lời mời, chẳng hạn như một thông điệp sinh nhật thoải mái hoặc một lời mời dạ tiệc trang trọng. Yêu cầu Copilot giúp soạn thảo lời mời kèm theo thông tin về ngày, địa điểm và chi tiết hồi đáp. Kiểm tra tên, ngày tháng và chi tiết địa điểm trước khi gửi bất kỳ lời mời nào.
Tạo lịch biểu sự kiện
Xây dựng lịch biểu cho khách thấy thứ tự trong ngày.
Chọn chương trình họp, chương trình hoặc lịch biểu
Khớp định dạng cho sự kiện:
Đường thời gian đơn giản: liệt kê các khoảnh khắc quan trọng của lễ kỷ niệm cá nhân theo thứ tự.
Lịch công tác: bắt đầu với một trong các mẫu chương trình họp cho cuộc họp hoặc hội thảo và thay thế văn bản chỗ dành sẵn bằng diễn giả và thời gian cuối cùng.
Chương trình in: cung cấp cho khách tại các buổi lễ, sự kiện của trường và người gây quỹ thứ tự trong ngày khi đến nơi.
Lịch trình sự kiện: hãy sử dụng mẫu lịch trình sự kiện cho các sự kiện diễn ra trong nhiều ngày hoặc tại nhiều phòng khác nhau, trong đó hiển thị từng phiên theo thời gian và địa điểm.
Lịch sự kiện: giữ ngày cho một số sự kiện trong suốt mùa ở một dạng xem với mẫu lịch sự kiện.
Thêm hoạt động, diễn giả và thời gian
Sử dụng các diễn giả, hoạt động và thời gian mà nhóm đã xác nhận trong danh sách kiểm tra và liệt kê từng mục theo thứ tự khách trải nghiệm, cùng với thời gian và địa điểm bắt đầu.
Chia sẻ lịch biểu với khách
Gửi lịch biểu với liên kết trực tuyến cho những khách thích trên điện thoại của họ, lưu dưới dạng PDF cho email hoặc in bản sao cho bảng chào mừng. Lịch biểu hoặc chương trình họp đã hoàn thành cũng trở thành điểm khởi đầu cho buổi chiếu.
Chuẩn bị cho ngày sự kiện
Vào ngày diễn ra sự kiện, đội ngũ làm việc dựa trên kịch bản chi tiết, trong khi các khách mời tuân theo lịch trình.
Tạo một kịch bản chi tiết sự kiện
Kịch bản chi tiết sự kiện, hay còn được các đội ngũ tổ chức sự kiện gọi là bảng phân công công việc, cho biết ai thực hiện nhiệm vụ gì, ở đâu và vào thời điểm nào. Thêm một hàng cho mỗi phần trong ngày, với các cột dành cho thời gian, thời lượng, hoạt động và địa điểm.
Giao tác vụ sự kiện
Thêm chủ sở hữu cho mỗi hàng, để mỗi người trong nhóm biết mình cần xử lý những hoạt động, tín hiệu và các bước chuyển đổi nào.
Thêm chi tiết thiết lập, nhà cung cấp và sao lưu
Bao gồm việc thiết lập trước khi khách đến và dọn dẹp sau khi sự kiện kết thúc. Thêm liên hệ của nhà cung cấp và thời gian đến để nhân viên phục vụ ăn uống, đội ngũ AV và nhân viên địa điểm làm việc theo cùng một lịch trình, đồng thời ghi lại các mẹo AV và kế hoạch dự phòng cho mỗi hàng.
Soạn thảo kịch bản chương trình với Copilot
Hãy đính kèm chương trình hoặc lịch trình cùng danh mục kiểm tra vào cuộc trò chuyện với Copilot để được hỗ trợ soạn thảo kịch bản chi tiết dựa trên các mốc thời gian mà nhóm đã thống nhất. Yêu cầu AI giúp thêm chủ sở hữu, vị trí và ghi chú AV mà nhóm cần và chương trình họp đã bỏ qua. Nhóm sẽ xem lại mọi thời gian, chủ sở hữu và ghi chú AV trước ngày sự kiện. Hãy lưu một bản sao của bảng đã hoàn thiện để làm mẫu kịch bản chương trình cho sự kiện tiếp theo.
Xem lại sự kiện và ghi lại kết quả
Thu thập phản hồi sau sự kiện và ghi lại những gì cần thực hiện cho sự kiện tiếp theo.
Tạo khảo sát sau sự kiện
Khảo sát sau sự kiện giúp đo lường những gì một sự kiện quy mô lớn đạt được so với mục tiêu trong kế hoạch sự kiện và xác định những điểm cần cải thiện cho sự kiện tiếp theo. Hỏi khách mời và nhóm riêng biệt sẽ cung cấp hai dạng xem hữu ích về cùng một sự kiện. Một cuộc khảo sát của người tham dự ghi lại cách khách đánh giá địa điểm, chương trình và dịch vụ ăn uống, trong khi cuộc khảo sát nhóm nêu bật những gì hiệu quả với người tổ chức và tình nguyện viên và những điều cần thay đổi. Thêm kế hoạch sự kiện vào cuộc trò chuyện Copilot để biết các gợi ý câu hỏi phù hợp với mục tiêu sự kiện.
Tóm tắt phản hồi với Copilot
Sau sự kiện, hãy thêm các phản hồi vào cùng cuộc trò chuyện đó để được hỗ trợ tóm tắt phản hồi thành một bản báo cáo tổng kết, đồng thời đối chiếu từng điểm với các câu trả lời gốc trước khi chia sẻ báo cáo này.
Ghi lại kết quả và bài học đã rút ra
Trong phần tổng kết, hãy ghi lại những gì sự kiện đã đạt được, chi phí cuối cùng và các bài học để sử dụng trong kế hoạch sự kiện tiếp theo.
Bắt đầu lập kế hoạch cho sự kiện tiếp theo trong Microsoft Word và biến các ghi chú thô thành một kế hoạch sự kiện sẵn sàng để chia sẻ, với sự trợ giúp từ Copilot.
Để có thêm các phương thức lập kế hoạch và soạn thảo văn bản tại nơi làm việc, bạn hãy tham khảo hướng dẫn về tài liệu kinh doanh hoặc tìm hiểu cách viết thông cáo báo chí để công bố sự kiện.
Câu hỏi thường gặp
- Copilot trong Word có thể giúp lập kế hoạch cho sự kiện như thế nào?
Để tổ chức sự kiện, Copilot trong Word có thể giúp soạn thảo kế hoạch sự kiện, danh sách kiểm tra, chương trình, từ ngữ lời mời và các câu hỏi khảo sát từ ghi chú, chương trình nghị sự và các tệp khác được đính kèm trong cuộc trò chuyện. Nó cũng có thể giúp tóm tắt các phản hồi từ khảo sát thành một bản báo cáo tổng hợp. Xem lại tên, ngày, chi phí và thời gian trong mỗi bản thảo trước khi chia sẻ.
- Việc lên kế hoạch cho sự kiện doanh nghiệp nên bắt đầu từ trước bao lâu?
Theo hướng dẫn chung, công tác lập kế hoạch cho các sự kiện doanh nghiệp thường bắt đầu trước từ bốn đến sáu tuần đối với các sự kiện tập thể và tiệc chiêu đãi khách hàng; trước từ ba đến sáu tháng đối với các buổi tiệc cuối năm và các cuộc họp tổ chức bên ngoài công ty; và trước từ sáu đến mười hai tháng đối với các hội nghị. Tình trạng còn chỗ của địa điểm, sắp xếp lịch trình cho diễn giả và các bước phê duyệt có thể kéo dài những mốc thời gian này.
- Làm thế nào để quảng bá một sự kiện để tăng số người tham dự?
Chi tiết sự kiện rõ ràng và nhắc nhở kịp thời giúp khách lên kế hoạch tham dự. Chọn một thiết kế từ mẫu tờ bướm trong Word và thay thế văn bản chỗ dành sẵn bằng tên sự kiện, ngày, địa điểm và chi tiết hồi đáp. Sử dụng Trình viết lại AI để biến mô tả sự kiện thành văn bản quảng cáo cho email, bản tin hoặc bài đăng trên mạng xã hội, đồng thời kiểm tra từng ngày và chi tiết trước khi chia sẻ.
