Cách viết thông cáo báo chí trong Word

Các bộ phận tiếp thị và truyền thông sẽ soạn thảo thông cáo báo chí bất cứ khi nào tổ chức có tin tức đáng chú ý, chẳng hạn như ra mắt sản phẩm, tuyển dụng nhân sự mới hoặc triển khai chương trình vì cộng đồng. Mỗi bản thông cáo đều chứa đựng các thông tin xác thực đã được phê duyệt và được trình bày theo cấu trúc quen thuộc với giới phóng viên; đồng thời, hầu hết các văn bản này đều cần trải qua quy trình kiểm duyệt về mặt pháp lý và thương hiệu trước khi được gửi đến các nhà báo.

Soạn thảo thông cáo báo chí trong Microsoft Word, tinh chỉnh từng phần bằng các trình soạn thảo và định dạng tài liệu, hoặc bắt đầu từ một bản nháp có thể chỉnh sửa mà Microsoft Copilot có thể hỗ trợ tạo ra dựa trên các ghi chú ra mắt, bảng thông tin và các trích dẫn đã được phê duyệt.

Khám phá định dạng thông cáo báo chí chuẩn, quy trình từng bước và ví dụ hoàn chỉnh về cách soạn thảo thông cáo báo chí trên Word trực tuyến, từ khâu thu thập thông tin đến việc chia sẻ tệp tin đã được phê duyệt.

Thông cáo báo chí là gì?

Thông cáo báo chí là văn bản chính thức nhằm chia sẻ thông tin có giá trị tin tức với các nhà báo, đồng thời tập hợp các dữ kiện cần thiết để họ kiểm chứng tại một nơi duy nhất. Quảng cáo hoặc bài đăng blog thường quảng bá một sản phẩm hay quan điểm, trong khi thông cáo báo chí lại giữ thái độ trung lập và chỉ đưa tin về những gì phóng viên có thể xác thực. Các tổ chức viết thông cáo báo chí cho những dịp như:

• Ra mắt sản phẩm, dịch vụ hoặc doanh nghiệp: thông báo sản phẩm, dịch vụ hoặc doanh nghiệp nào sắp ra mắt, thời điểm ra mắt và đối tượng phục vụ, sử dụng các thông tin chi tiết từ kế hoạch kinh doanh quy mô nhỏ nếu đó là sự kiện thành lập công ty mới.

• Thay đổi lãnh đạo và những cột mốc quan trọng: công bố nhân sự điều hành mới hoặc thông báo về việc mở rộng quy mô, vòng gọi vốn hay giải thưởng đạt được.

• Sự kiện và chương trình cộng đồng: liệt kê ngày, địa điểm, điều kiện tham gia và thông tin đăng ký cho hội nghị, hoạt động gây quỹ hoặc sáng kiến địa phương.

Bắt đầu với cấu trúc thông cáo báo chí phù hợp

Mỗi phần của thông cáo báo chí đều đảm nhận một chức năng cụ thể, từ tiêu đề truyền tải tin tức cho đến thông tin liên hệ để giải đáp các câu hỏi phát sinh. Thông cáo báo chí thường tuân theo cấu trúc hình Kim tự tháp lộn ngược, với những thông tin quan trọng nhất nằm ở phần đầu và các thông tin nền nằm ở phần cuối. Áp dụng kiểu tiêu đề, khoảng cách nhất quán và liên kết trong Word để giúp dễ đọc lướt định dạng thông cáo báo chí. Điều chỉnh bố cục khi người nhận hoặc dịch vụ phân phối yêu cầu định dạng khác.

PHÁT HÀNH NGAY [hoặc ngày giờ phóng viên có thể đăng tin]

[Tiêu đề trình bày tin tức bằng ngôn ngữ cụ thể, khách quan] [Tiêu đề phụ tùy chọn bổ sung một chi tiết]

[THÀNH PHỐ, Tiểu bang, Ngày Tháng, Năm].

[Đoạn mở đầu giải đáp các câu hỏi: ai, cái gì, khi nào, ở đâu và tại sao]

[Các đoạn nội dung trình bày sự kiện, bối cảnh và liên kết theo thứ tự quan trọng]

["Trích dẫn được ủy quyền giải thích lý do tin tức này lại quan trọng," rồi ghi tên, chức danh, tổ chức của người nói.]

Giới thiệu về [Tổ chức]

[Bản mô tả ngắn gọn, có thể tái sử dụng về tổ chức]

Thông tin liên hệ dành cho báo chí

[Tên, vai trò] [Địa chỉ email]

[Số điện thoại]

###

Cách viết thông cáo báo chí trong Word

Làm theo các bước dưới đây để soạn thảo thông cáo báo chí trên Word trực tuyến, từ khâu kiểm chứng thông tin ban đầu cho đến khi có tệp sẵn sàng để phát hành.

1. Mở tài liệu trống trong Word hoặc tùy chỉnh mẫu thông cáo báo chí.

2. Viết một đoạn mở đầu súc tích giải đáp các câu hỏi ai, cái gì, khi nào, ở đâu và tại sao, bắt đầu bằng thông tin quan trọng nhất mà một nhà báo sẽ đưa tin đầu tiên.

3. Bổ sung thông tin nền theo thứ tự quan trọng, tiếp đó là trích dẫn từ người có thẩm quyền nhằm giải thích ý nghĩa của tin tức đối với những người chịu ảnh hưởng.

4. Áp dụng các phương pháp tốt nhất khi soạn thảo thông cáo báo chí bằng cách kiểm tra chính tả và ngữ pháp, đối chiếu từng thông tin với nguồn tin, cũng như loại bỏ các thuật ngữ chuyên ngành và những tuyên bố quảng bá thiếu cơ sở.

5. Chia sẻ thông cáo báo chí với người đánh giá, sử dụng tính năng bình luận và @đề cập để đặt câu hỏi, cũng như tính năng theo dõi thay đổi (opens in a new tab) để đề xuất chỉnh sửa câu chữ.

6. Giải quyết bình luận, chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi được theo dõi, xác nhận phê duyệt và chuẩn bị tài liệu Word hoặc PDF để phân phối.

Soạn thảo và hoàn thiện thông cáo báo chí bằng Copilot trong Word

Copilot là trợ lý AI được tích hợp trong Word và có thể làm việc dựa trên các tệp mà nhóm đã kiểm tra, thay vì bắt đầu từ một trang trống. Hãy đính kèm hoặc dẫn chiếu các tài liệu đó, chẳng hạn như bản tóm tắt sản phẩm, tờ thông tin chương trình hoặc danh sách báo giá đã được phê duyệt được lưu trên OneDrive. Nêu tên tệp, đối tượng mục tiêu và các mốc thời gian liên quan trong yêu cầu và Copilot có thể giúp chỉnh sửa bản nháp xoay quanh thông tin đó thay vì chỉ tạo một dàn ý chung chung.

Hãy thử lời nhắc Copilot này"Soạn thảo thông cáo báo chí cho [_] về chủ đề [_]. Nội dung cần dựa trên các mốc thời gian và thông tin đăng ký trong tài liệu /Bảng thông tin chương trình, trích dẫn trong /Trích dẫn đã được phê duyệt và thông tin trong /Giới thiệu về doanh nghiệp; tuyệt đối không thêm mới bất kỳ tên, số liệu hay trích dẫn nào. "Bấm để sao chép yêu cầu Copilot này

So sánh bản nháp với từng tệp nguồn, sau đó chọn tiêu đề hoặc đoạn mở đầu và sử dụng trình viết lại bằng AI để yêu cầu các phiên bản rõ ràng hơn.

Hãy thử lời nhắc Copilot này"Viết lại tiêu đề và đoạn mở đầu này sao cho rõ ràng, đồng thời giữ nguyên mọi thông tin đã được xác thực và các thuật ngữ đã được phê duyệt. Hãy cung cấp ba phương án và không đưa thêm bất kỳ thông tin hay khẳng định mới nào. "Bấm để sao chép yêu cầu Copilot này

Lưu ý: Các tính năng của Copilot trong Word phụ thuộc vào gói đăng ký Microsoft 365 (opens in a new tab), giấy phép và các thiết lập của tổ chức.

Xem xét và phê duyệt thông cáo báo chí trong Word

Lưu thông cáo báo chí vào OneDrive và chia sẻ để cùng làm việc trong Word; tại đây, các bên đánh giá thuộc bộ phận pháp lý, thương hiệu và ban lãnh đạo sẽ cùng chỉnh sửa trên một tệp duy nhất thay vì phải luân chuyển nhiều bản sao riêng lẻ.

• Thu thập phản hồi có trọng tâm: thêm bình luận và @đề cập để gắn câu hỏi với một thông tin, số liệu hoặc trích dẫn cụ thể.

• Xem xét các chỉnh sửa được đề xuất: bật tính năng theo dõi thay đổi trong Word (opens in a new tab) để hiển thị nội dung được đề xuất và cho phép chủ sở hữu tài liệu chấp nhận hoặc từ chối từng thay đổi trước khi phê duyệt lần cuối.

• Xem lại các bản nháp trước đó: sử dụng tính năng lịch sử phiên bản để khôi phục các phiên bản tệp cũ hơn khi người đánh giá cần nội dung từ một vòng chỉnh sửa trước.

Người đánh giá trong tổ chức vẫn phải có trách nhiệm xác nhận thông tin thực tế, cách diễn đạt pháp lý, các nội dung cần phê duyệt và ngôn ngữ thương hiệu.

Chuẩn bị và chia sẻ thông cáo báo chí cuối cùng

Các yêu cầu về việc đăng tải thông cáo báo chí khác nhau tùy theo từng tổ chức, tòa soạn và kênh phân phối; do đó, hãy xác nhận định dạng được yêu cầu trước khi gửi đi. Tiếp cận các kênh truyền thông đăng tải nội dung bằng ngôn ngữ khác nhờ tính năng dịch tài liệu trong Word; tính năng này tạo ra một bản dịch mà vẫn giữ nguyên bản gốc. Sau đó, hãy nhờ một người am hiểu ngôn ngữ đó kiểm tra lại độ chính xác của tên riêng, chức danh và các trích dẫn.

Ví dụ về thông cáo báo chí

Ví dụ dưới đây minh họa cách đội ngũ truyền thông của một tổ chức phi lợi nhuận tại Portland, Maine, chuyển đổi các nội dung đã được phê duyệt (bao gồm tờ thông tin, trích dẫn và đoạn giới thiệu tiêu chuẩn về tổ chức) thành một thông cáo báo chí công bố chương trình dạy lập trình miễn phí.

Harbor Point Community Foundation, đội ngũ nhân viên của tổ chức này, cũng như tất cả các mốc thời gian, số liệu, trích dẫn và thông tin liên hệ trong thông cáo này đều là hư cấu và chỉ nhằm mục đích minh họa cho định dạng.

Thông cáo báo chí về việc ra mắt chương trình cộng đồng

THÔNG CÁO BÁO CHÍ: Harbor Point Community Foundation triển khai chương trình dạy lập trình miễn phí sau giờ học dành cho học sinh trung học cơ sở tại Portland

Chương trình bắt đầu vào ngày 2 tháng 11 năm 2026, với 120 suất dành cho học sinh tại ba chi nhánh thư viện

PORTLAND, Maine, ngày 6 tháng 10 năm 2026. Hôm nay, Harbor Point Community Foundation đã công bố Code After School – một chương trình lập trình miễn phí kéo dài 10 tuần dành cho học sinh từ lớp 6 đến lớp 8. Các lớp học sẽ bắt đầu vào ngày 2 tháng 11 tại ba chi nhánh thư viện trong khu vực và các gia đình có thể đăng ký tham gia đến hết ngày 23 tháng 10.

Học sinh sẽ được tham gia hai buổi học, mỗi buổi kéo dài 90 phút, vào mỗi tuần để học về lập trình cơ bản và thiết kế web cùng các kỹ sư phần mềm tình nguyện. Chương trình được tài trợ bởi một khoản trợ cấp cộng đồng và tổ chức sẽ cho mỗi người tham gia mượn một chiếc máy tính xách tay.

"Nhiều học sinh tại Portland mong muốn có thêm cơ hội khám phá công nghệ sau giờ học," bà Dana Reyes, Giám đốc điều hành của Harbor Point Community Foundation, cho biết. "Chương trình Code After School mang đến cho các em một không gian thân thiện để thực hiện dự án và gặp gỡ những cố vấn đang làm việc trong lĩnh vực công nghệ."

Giới thiệu về Harbor Point Community Foundation

Harbor Point Community Foundation là một tổ chức phi lợi nhuận chuyên tài trợ cho các chương trình giáo dục và thanh thiếu niên trên khắp khu vực Greater Portland, bang Maine.

Thông tin liên hệ dành cho báo chí

Jordan Lee, Quản lý Truyền thông press@example.org (207) 555-0148

###

Chức năng của từng phần trong ví dụ

Các ghi chú dưới đây khớp với từng phần của thông cáo theo định dạng thông cáo báo chí đã mô tả trước đó.

• Tiêu đề và tiêu đề phụ: nêu tên tổ chức, chương trình và đối tượng tham gia, đồng thời bổ sung ngày bắt đầu và quy mô (số lượng người tham gia) từ bảng thông tin.

• Đoạn mở đầu: giới thiệu chương trình, độ tuổi, ngày bắt đầu, địa điểm và hạn chót đăng ký trong hai câu.

• Phần nội dung và trích dẫn: giải thích về lịch trình và nguồn kinh phí, đồng thời giám đốc điều hành trình bày lý do chương trình lại quan trọng đối với học sinh tại địa phương.

• Thông tin giới thiệu chung và đầu mối liên hệ truyền thông: sử dụng lại đoạn văn giới thiệu ("Giới thiệu") đã được phê duyệt và nêu tên một người phụ trách giải đáp thắc mắc từ giới báo chí.

Mỗi thông báo đều cần một thông cáo mang phong cách tin tức thay vì tiếp thị, với các thông tin đã được kiểm chứng, trích dẫn đã được phê duyệt và thông tin liên hệ cụ thể để giải đáp thắc mắc từ truyền thông. Mở Word cho web để bắt đầu một thông cáo báo chí mới, với Copilot trong Word sẵn sàng soạn thảo hoặc viết lại các phần nội dung dựa trên các tờ thông tin và ghi chú đã được đánh giá.

Khám phá thêm các định dạng văn bản chuyên nghiệp trong hướng dẫn về tài liệu công việc hoặc kiểm tra cách diễn đạt trong hợp đồng và chính sách với hướng dẫn về tính chính xác và sự tuân thủ trong văn bản pháp lý.