Cộng tác tài liệu trong Microsoft Word kết nối mọi người đóng góp với cùng một tệp, các chỉnh sửa mới nhất và phiên bản mới nhất của công việc. Chỉ bằng cách lưu trữ tệp trong OneDrive hoặc SharePoint, có thể đưa tính năng đồng tác giả, chú thích, theo dõi thay đổi, lịch sử phiên bản và bảo mật chia sẻ vào cùng một nơi. Chuyển từ bản thảo đầu tiên đến quyết định cuối cùng với khả năng hiển thị đầy đủ và ít chậm trễ hơn trong chốc lát.
Khám phá các công cụ đồng tác giả và phản hồi theo thời gian thực với Cộng tác trong Word.
Làm việc cùng nhau trong thời gian thực mà không mất kiểm soát
Đồng tác giả cho phép nhiều người chỉnh sửa cùng một tài liệu Word cùng một lúc, với các thay đổi sẽ xuất hiện trực tiếp dưới dạng loại của người đóng góp. Các nhóm có thể cùng nhau soạn thảo, lên ý tưởng trong một không gian chung và Tinh chỉnh tài liệu mà không cần chờ ai đó hoàn tất hoặc gửi tệp cập nhật. Việc chỉnh sửa xảy ra trong một tài liệu được lưu trữ trong OneDrive hoặc SharePoint, do đó, không có phiên bản riêng biệt để phối và không có nhầm lẫn về bản sao nào là hiện tại.
Tính năng đồng tác giả hoạt động trên nhiều Word trên web và ứng dụng Word trên máy tính, hiển thị vị trí từng đóng góp đang làm việc trong thời gian thực. Tính năng đồng tác giả phù hợp với các nhóm điều hành phiên cộng tác trực tiếp trong các cuộc họp hoặc phân đoạn nước rút, nhóm lặp lại nhanh chóng các báo cáo và đề xuất, cũng như bất kỳ ai làm việc chặt chẽ trên một kết quả chuyển giao chung trong trường hợp cần quay vòng nhanh.
Lưu ý: để cho phép tất cả các thành viên trong nhóm chỉnh sửa mà không gặp rắc rối, hãy đảm bảo bật quyền chỉnh sửa trước khi chia sẻ. Cho phép địa chỉ email cá nhân, nhóm trong tổ chức hoặc bất kỳ ai có quyền truy nhập chỉnh sửa.
Giữ phản hồi an toàn và đúng ngữ cảnh
Chú thích trong Word đính kèm trực tiếp vào văn bản họ tham chiếu để người xem lại có thể gắn cờ sự cố, đặt câu hỏi và Đề xuất các thay đổi mà không cần chỉnh sửa trực tiếp bản thảo. Giữ cho người đánh giá và người chỉnh sửa trên cùng một trang, cũng như có tổ chức bằng cách trả lời chú thích trực tiếp trong chuỗi. Người đóng góp có thể giải quyết các chủ đề sau khi phản hồi được xử lý.
Đối với các nhóm trải rộng trên nhiều múi giờ khác nhau hoặc quản lý phê duyệt của nhiều bên liên quan, phương pháp tiếp cận không đồng bộ này sẽ giảm theo dõi email và nêu rõ ai nói gì và ở đâu.
Dễ dàng giao nhiệm vụ cho các thành viên nhóm cụ thể bằng @mentions, dành riêng cho tài khoản cơ quan hoặc trường học của Microsoft 365. Các mục hành động luôn hiển thị bên trong tài liệu, vì vậy không có gì bị chôn trong hộp thư đến.
Theo dõi mọi chỉnh sửa hoặc thay đổi một cách tự tin
Khi một tài liệu đi qua nhiều người đóng góp, việc biết được điều gì đã thay đổi và ai thay đổi nó rất quan trọng. Theo dõi Thay đổi giữ bản ghi đó tự động, ghi nhật ký mọi chỉnh sửa, xóa bỏ và cập nhật định dạng để người sở hữu tài liệu có thể xem lại những đóng góp. Không có nội dung nào được thông qua mà không được đăng nhập và không có chỉnh sửa nào trôi qua mà không được chú ý.
Đối với các tài liệu rất quan trọng đến độ chính xác, chẳng hạn như các tệp pháp lý hoặc báo cáo kinh doanh, Theo dõi Thay đổi giúp các nhóm cộng tác mà không làm mất nội dung gốc. Mọi chỉnh sửa được đề xuất được lưu giữ trong hồ sơ cho đến khi được chấp nhận hoặc từ chối, với sự hỗ trợ sẵn dùng trên Word trên Windows, web, máy Mac, iOS và Android.
Lưu ý: đối với người dùng thương mại Microsoft 365 làm việc trong Word cho web, tính năng Cập nhật sẽ tô sáng các thay đổi và chú thích được thực hiện kể từ lần truy cập gần nhất, giúp bạn dễ dàng xem nội dung đã thay đổi mà không cần cuộn qua toàn bộ tài liệu.
Bảo vệ tài liệu với các mức truy nhập phù hợp
Chia sẻ tài liệu không có nghĩa là trao toàn quyền điều khiển. Khi chia sẻ từ OneDrive hoặc SharePoint, người sở hữu tài liệu có thể đặt quyền truy nhập là sửa, xem lại hoặc chỉ xem trước khi bất kỳ ai mở tệp. Người đóng góp có quyền chỉnh sửa có thể chuyển đổi giữa các chế độ chỉnh sửa, xem lại và xem khi tài liệu chuyển từ soạn thảo đến phê duyệt cuối cùng. Việc chia sẻ sẽ gửi một liên kết bảo mật chứ không phải bản sao, vì vậy mọi người đều làm việc trên cùng một tệp. Teams cũng có thể Xuất tài liệu dưới dạng PDF để khóa trang phục vụ phân phối.
Đối với các đánh giá bên ngoài, hãy cấp cho khách hàng và đối tác quyền truy nhập xem hoặc đánh giá để họ có thể viết nhận xét và đề xuất mà không cần thay đổi tài liệu. Đối với các tài liệu nhạy cảm như báo cáo sự cố hoặc bản ghi tuân thủ, việc kiểm soát người có thể chỉnh sửa sẽ bảo vệ cả độ chính xác lẫn tính toàn vẹn. Cộng tác viên bên ngoài có thể tham gia thông qua xác minh email hoặc mật mã dùng một lần, ngay cả khi không có tài khoản Microsoft, mặc dù cài đặt chia sẻ của tổ chức sẽ xác định ai có thể truy nhập theo cách này.
Phục hồi công việc và giảm thiểu rủi ro với lịch sử phiên bản
Lịch sử phiên bản giúp giảm nhu cầu lưu bản sao lưu bằng cách cho phép nhóm khôi phục các phiên bản cũ hơn bất cứ lúc nào. Mở phiên bản trước để xem xét, xác nhận là phiên bản đúng và khôi phục phiên bản khi sẵn sàng. Điều này có tác dụng với mọi loại tài liệu, cho dù đó là chương trình họp, báo cáo kỹ thuật, một chuỗi blog hoặc một tài liệu đã trải qua nhiều vòng đóng góp ý kiến của các bên liên quan.
Để truy nhập lịch sử phiên bản, tài liệu cần được lưu vào OneDrive hoặc SharePoint. Lịch sử phiên bản hoạt động trên Word for Windows, máy Mac và web cho các tài khoản Microsoft cơ quan và cá nhân.
Các tài liệu tuyệt vời được xây dựng cùng nhau. Công cụ cộng tác trong Microsoft Word cung cấp cho nhóm mọi thứ cần thiết để soạn thảo, xem xét và hoàn thiện tài liệu trong một tệp dùng chung. Để biết thêm về tài liệu mà các nhóm cộng tác nhiều nhất, hãy khám phá cách viết báo cáo kinh doanh và xây dựng Mẫu SOP trong Word.
Câu hỏi thường gặp
- Cần có những gì để đồng tác giả tài liệu trong Word?
Để cho phép đồng tác giả trong Word, hãy lưu tài liệu vào OneDrive hoặc SharePoint, đảm bảo tất cả những người đóng góp đều có quyền chỉnh sửa và sử dụng định dạng tệp như .docx. Tính năng đồng tác giả sẵn dùng trong cả Word trên web và ứng dụng Word trên máy tính. Để có trải nghiệm thời gian thực tốt nhất trên máy tính để bàn, hãy bật Lưu Tự động trước khi bắt đầu.
- Các nhóm chia sẻ tài liệu để cộng tác và đồng tác giả như thế nào?
Chia sẻ trực tiếp từ Word, OneDrive hoặc SharePoint để tạo liên kết có thể chia sẻ. Việc sử dụng liên kết tài liệu trực tiếp sẽ cho phép tất cả người chỉnh sửa truy nhập vào cùng một tệp để tránh nhầm lẫn phiên bản. Đặt mức cấp phép để sửa, xem lại hoặc chỉ xem tùy theo việc mỗi người cần làm gì và thay đổi nó bất kỳ lúc nào khi tài liệu di chuyển qua các giai đoạn.
- Cách tốt nhất để cộng tác trên tài liệu Word là gì?
Cách tốt nhất để Cộng tác trong Word là lưu tài liệu vào OneDrive hoặc SharePoint và làm việc từ một tệp dùng chung duy nhất bằng tính năng đồng tác giả theo thời gian thực. Các nhóm có thể cùng nhau soạn thảo, để lại phản hồi thông qua các chú thích, theo dõi chỉnh sửa bằng theo dõi thay đổi và khôi phục các phiên bản cũ hơn nếu bản sao được cập nhật nhầm. Quyền chia sẻ cũng giúp kiểm soát ai có thể xem hoặc sửa tài liệu ở các giai đoạn khác nhau của việc xem xét.
- Công cụ nào được sử dụng để cộng tác tài liệu?
Word là một trong những công cụ được sử dụng rộng rãi nhất để cộng tác tài liệu. Lưu tài liệu vào OneDrive hoặc SharePoint và tài liệu sẽ trở thành không gian làm việc chia sẻ trực tiếp, nơi nhiều người đóng góp có thể đồng tác giả trong thời gian thực, để lại chú thích, theo dõi mọi chỉnh sửa và quản lý các phiên bản cũ hơn, mà không cần phải rời khỏi tài liệu hoặc gửi một tệp đính kèm nào.
- Năm chữ P của cộng tác là gì?
Năm chữ P của cộng tác, Mục đích, People, Quy trình, Nền tảng và Hiệu suất, cung cấp khuôn khổ để hiểu những gì làm việc nhóm hiệu quả đòi hỏi. Mục đích mang lại cho những người đóng góp một mục tiêu chung, trong khi People mang đến những người tham gia phù hợp với vai trò rõ ràng. Quy trình nêu rõ cách công việc chuyển từ soạn thảo sang xem xét hoặc phê duyệt, rồi Nền tảng xác định nơi cộng tác diễn ra.
Trong Microsoft Word, hãy cộng tác thông qua đồng tác giả, chú thích, theo dõi thay đổi và lịch sử phiên bản, giúp nhóm tạo tài liệu phản ánh ý kiến đóng góp từ nhiều người đóng góp.
- Copilot trong Word có thể hỗ trợ cộng tác tài liệu không?
Copilot trong Word giúp soạn thảo điểm khởi đầu từ dàn ý, Viết lại một phần cho rõ ràng hơn, thay đổi giọng điệu hoặc Tóm tắt một đoạn văn dài để người đánh giá có thể nhanh chóng bắt khéo. Copilot hoạt động song song với các công cụ cộng tác trong Word thay vì thay thế chúng.
