Cách tạo mẫu tài liệu kỹ thuật bằng AI

Tài liệu kỹ thuật ghi lại cách hệ thống hoạt động, cách thức các quy trình vận hành và cách ra quyết định. Cấu trúc rõ ràng và định dạng nhất quán biến tài liệu thành nền tảng chung mà các nhóm có thể tin tưởng và tái sử dụng. Với Copilot trong Word, tiêu chuẩn hóa nền tảng bằng cách tạo ra các dàn ý được viết tốt và hướng dẫn có hướng dẫn. Lưu mẫu chính hỗ trợ tài liệu nhất quán giữa các dự án và những người đóng góp bằng cách sử dụng Microsoft Word.

Khám phá tám loại tài liệu kỹ thuật với các ví dụ, tiếp theo là hướng dẫn từng bước để xây dựng mẫu có thể tái sử dụng trực tuyến. Tìm các cấu phần chính và phương thức tối ưu giúp nhóm tạo tài liệu đáng tin cậy, có cấu trúc tốt trên diện rộng.

Tám loại tài liệu kỹ thuật để tạo

Tài liệu kỹ thuật bao gồm nhiều loại tài liệu, mỗi loại phục vụ một đối tượng và mục đích khác nhau. Việc cấu trúc chúng thành các mẫu để đảm bảo mọi phiên bản đều nhất quán, hoàn chỉnh và sẵn sàng để sử dụng. Dưới đây là tám loại tài liệu kỹ thuật được hưởng lợi nhiều nhất từ việc mẫu.

1. Thông số kỹ thuật và tài liệu yêu cầu

Thông số kỹ thuật và tài liệu yêu cầu xác định hệ thống, sản phẩm hoặc tính năng nên hoạt động như thế nào trước khi bắt đầu phát triển. Các tài liệu này liên kết các nhóm sản phẩm, kỹ thuật và các bên liên quan xung quanh sự hiểu biết chung về phạm vi, ràng buộc và kết quả mong đợi. Mẫu nhất quán sẽ giúp nhóm nắm bắt các chi tiết quan trọng, giảm sự không rõ ràng và đảm bảo sự thống nhất trước khi công việc bắt đầu. Tài liệu trong danh mục này bao gồm:

• Tài liệu yêu cầu sản phẩm (PRD) cho một tính năng mới dành cho thiết bị di động

• Đặc tả kỹ thuật cho tích hợp API

• Tài liệu yêu cầu kinh doanh (BRD) phác thảo các mục tiêu của di chuyển phần mềm

2. Tài liệu quy trình và vận hành

Tài liệu quy trình và vận hành ghi lại cách thực hiện các tác vụ có thể lặp lại, để các nhóm luôn thực hiện các bước giống nhau. Nó bao gồm đầy đủ các quy trình hoạt động, từ các quy trình hướng dẫn khách hàng đến chuỗi phê duyệt nội bộ và bảo trì CNTT. Việc tiêu chuẩn hóa định dạng mang lại cho mọi quy trình cùng một cấu trúc và chiều sâu, vì vậy kết quả không thay đổi tùy theo người viết hoặc ai đang theo dõi nó. Điều này bao gồm các tài liệu như:

• Triển khai khách hàng Quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP)

• Runbook bảo trì máy chủ

• Quy trình tài liệu cho dòng công việc phê duyệt hóa đơn

3. Tài liệu về chính sách và tuân thủ

Tài liệu về chính sách và tuân thủ đặt ra các quy tắc, tiêu chuẩn và yêu cầu mà một nhóm hoặc tổ chức cần tuân theo. Những tài liệu này hỗ trợ cho sự sẵn sàng kiểm tra, đáp ứng các nghĩa vụ pháp lý và quy định, duy trì tính bảo mật và quyền riêng tư và Các biện pháp báo cáo sự cố nhất quán trong toàn tổ chức. Lập mẫu giúp cập nhật nội dung dễ dàng hơn khi các quy định thay đổi mà không cần xây dựng lại cấu trúc từ đầu. Tài liệu chính sách và tuân thủ có thể bao gồm:

• Chính sách xử lý dữ liệu Quy định Bảo vệ Dữ liệu Chung (GDPR)

• Thông báo về quyền riêng tư tuân thủ Đạo luật về Trách nhiệm Giải trình và Cung cấp Thông tin Bảo hiểm Y tế (HIPPA)

• Tiêu chuẩn bảo mật thông tin của Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) 27001

4. Tài liệu về hệ thống và kiến trúc

Tài liệu về hệ thống và kiến trúc giải thích cách xây dựng, kết nối và duy trì hệ thống phần mềm và cơ sở hạ tụng. Các nhóm kỹ thuật và CNTT cần dựa vào nó khi có sự cố, khi hệ thống cần mở rộng quy mô hoặc khi một người mới cần hiểu môi trường một cách nhanh chóng. Việc duy trì tài liệu đó ở định dạng nhất quán đảm bảo mức độ chi tiết phù hợp luôn xuất hiện khi các nhóm cần. Các loại tài liệu trong danh mục này bao gồm:

• Sơ đồ cơ sở hạ tầng điện toán đám mây cho triển khai đa vùng

• Bản đồ phụ thuộc vi dịch vụ hiển thị cách thức các dịch vụ tương tác

• Tổng quan về hệ thống cho nền tảng của bên thứ ba mới được tích hợp

5. Tài liệu dành cho nhà phát triển

Tài liệu dành cho nhà phát triển giúp các nhà phát triển nội bộ và bên ngoài làm việc với các hệ thống, giao diện và nền tảng mà họ xây dựng trên đó. Tài liệu này bao gồm mọi thứ, từ xác thực và điểm cuối đến hướng dẫn triển khai và tài liệu tham khảo nội bộ, cung cấp cho nhà phát triển những gì họ cần để tích hợp và xây dựng mà không cần dựa vào hỗ trợ trực tiếp. Cấu trúc nhất quán giữa các người đóng góp và các phiên bản có nghĩa là tài liệu luôn đáng tin cậy khi sản phẩm phát triển. Các ví dụ từ danh mục này bao gồm:

• Tham khảo API Representational State Transfer (REST) với chi tiết xác thực

• Hướng dẫn triển khai cho nhà phát triển cho SDK mới

• Tham khảo kỹ thuật cho nền tảng dữ liệu nội bộ

6. Cơ sở tri thức và tài liệu hỗ trợ

Cơ sở kiến thức và tài liệu hỗ trợ cung cấp cho người dùng một nơi để tìm câu trả lời một cách độc lập và nắm bắt kiến thức của tổ chức trước khi nó bị mất. Mỗi bài viết giải quyết một câu hỏi hoặc sự cố cụ thể, giảm sự phụ thuộc vào hỗ trợ trực tiếp và giúp dễ dàng truy cập chuyên môn trong toàn nhóm. Một cấu trúc nhất quán có nghĩa là người viết luôn biết những gì cần đưa vào và người đọc có thể tìm thấy những gì họ cần mà không cần phải tìm kiếm hai lần. Các ví dụ trong lĩnh vực này là:

• Hướng dẫn khắc phục sự cố cho sản phẩm phần mềm dưới dạng dịch vụ (SaaS)

• Trang Câu hỏi thường gặp (FAQ) bao gồm các câu hỏi thanh toán phổ biến

• Bài viết cơ sở tri thức về cách đặt lại quyền người dùng

7. Tài liệu đào tạo và hỗ trợ

Tài liệu đào tạo và kích hoạt giúp mọi người tìm hiểu cách sử dụng hệ thống, tuân theo quy trình và thực hiện tốt công việc của mình. Video này bao gồm mọi thứ, từ việc giới thiệu nhân viên mới đến triển khai công cụ và ra mắt các tính năng sản phẩm, đảm bảo mọi thành viên trong nhóm đều bắt đầu từ cùng một nền tảng bất kể họ gia nhập vào thời điểm hoặc địa điểm. Sự nhất quán đó có nghĩa là chất lượng tài liệu không phụ thuộc vào người tạo ra tài liệu. Tài liệu đào tạo và kích hoạt có thể có nhiều dạng:

• Sổ tay nhân viên mới

• Hướng dẫn cách thực hiện hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) nội bộ

• Tập lệnh hướng dẫn để ra mắt tính năng sản phẩm

8. Tài liệu thay đổi và phát hành

Tài liệu thay đổi và phát hành theo dõi những gì đã thay đổi, khi nào và tại sao thay đổi. Điều này cung cấp cho các nhóm, kiểm toán viên và các bên liên quan một bản ghi nhất quán để tham chiếu, cho dù họ cần truyền thông thông tin cập nhật, hiểu rõ lịch sử hệ thống hoặc quay lui an toàn nếu xảy ra sự cố. Tiêu chuẩn hóa bản ghi đó nghĩa là mọi người đều đọc và diễn giải bản ghi theo cùng một cách. Tài liệu trong danh mục này bao gồm:

• Ghi chú phát hành bao gồm các tính năng mới và bản sửa lỗi trong bản cập nhật phần mềm

• Thay đổi nhật ký theo dõi cập nhật sơ đồ cơ sở dữ liệu trên nhiều phiên bản

• Tài liệu lịch sử phiên bản cho chính sách được xem xét tuân thủ

Bài học chính: cấu trúc khác nhau đáng kể giữa các loại tài liệu kỹ thuật. Mẫu được thiết kế riêng cho từng danh mục, đảm bảo các mục thích hợp luôn được đưa vào ngay từ đầu.

Cách tạo mẫu tài liệu kỹ thuật với Copilot

Các bước bên dưới hướng dẫn tạo mẫu tài liệu kỹ thuật có thể tái sử dụng bằng Copilot trong Word.

1. Mở một tài liệu trống mới trong Word dành cho web.

2. Chọn Copilot trong Word để bắt đầu trò chuyện mới.

3. Yêu cầu Copilot tạo dàn ý có cấu trúc cho mẫu tài liệu kỹ thuật. Xác định loại tài liệu và các phần mà tài liệu cần đưa vào, chẳng hạn như tổng quan, phạm vi, yêu cầu, chi tiết kỹ thuật hoặc tuân thủ.

4. Xem lại dàn ý do AI tạo, sau đó yêu cầu Copilot điều chỉnh, mở rộng hoặc đơn giản hóa các mục khi cần.

5. Yêu cầu Copilot thêm lời nhắc hướng dẫn ngắn hoặc nội dung nháp bên dưới mỗi đầu đề mục để dàn ý hoạt động như một mẫu có thể tái sử dụng.

6. Thêm các chi tiết cuối cùng, sau đó lưu tài liệu để có thể tái sử dụng. Để lưu dưới dạng mẫu có thể dùng lại trực tuyến, hãy lưu Mẫu Word (.dotx) vào một thư mục chuyên dụng trong OneDrive hoặc SharePoint và xử lý nó như một tệp cái. Đặt quyền thư mục để kiểm soát truy nhập. Để tải xuống dưới dạng PDF có thể chia sẻ, chọn tùy chọn Tải xuống dưới dạng PDF từ menu thả xuống Xuất. Ngoài ra, trong ứng dụng Word trên máy tính, chọn Tệp, rồi Lưu dưới Dạng, rồi chọn Mẫu Word (.dotx).

Các cấu phần chính của đại cương tài liệu kỹ thuật

Một mẫu tài liệu kỹ thuật mạnh mẽ bao gồm các cấu phần nhất quán trên tất cả các loại tài liệu. Mỗi mục bên dưới có thể được soạn thảo và cấu trúc với Copilot trong Word.

Tổng quan về tài liệu

Tổng quan tài liệu neo người đọc vào mục đích và phạm vi của tài liệu trước khi bất kỳ nội dung kỹ thuật nào xuất hiện. Tài liệu này bao gồm bản tóm tắt cấp cao về nội dung được tài liệu đề cập, đối tượng nhắm đến và thông tin kiểm soát phiên bản cần thiết để bảo trì liên tục.

Try this Copilot prompt"Viết tổng quan tài liệu giới thiệu cho một [loại tài liệu]. Bao gồm mục đích, phạm vi và đối tượng dự kiến, tiếp theo là bảng điều khiển tài liệu với các trường số phiên bản, ngày, chủ sở hữu và trạng thái đánh giá. "Nhấp để sao chép Yêu cầu Copilot này

Bối cảnh và ngữ cảnh

Phần bối cảnh và bối cảnh giải thích vấn đề kinh doanh hoặc nhu cầu vận hành cho địa chỉ tài liệu. Nó bao gồm trạng thái hiện tại, mục tiêu và bất kỳ ràng buộc hoặc giả định nào liên quan đến phạm vi công việc. Phần này đảm bảo tất cả những người đóng góp và người đánh giá đều bắt đầu từ cùng một hiểu biết cơ bản.

Try this Copilot prompt"Viết phần bối cảnh và bối cảnh cho [hệ thống/sản phẩm/quy trình]. Bao gồm một báo cáo vấn đề, mô tả về trạng thái hiện tại, các mục tiêu chính cùng danh sách các giả định và ràng buộc. "Nhấp để sao chép Yêu cầu Copilot này

Yêu cầu và thông số kỹ thuật

Phần yêu cầu là cốt lõi của hầu hết các công việc kỹ thuật. Mẫu này phân tách các yêu cầu chức năng bao gồm những gì hệ thống hoặc quy trình phải thực hiện với các yêu cầu phi chức năng bao gồm các tiêu chuẩn hiệu năng, bảo mật và tuân thủ. và xác định các tiêu chí chấp nhận nhằm xác nhận việc chuyển phát. Mẫu có cấu trúc đảm bảo mọi yêu cầu quan trọng đều được nắm bắt và giải quyết.

Try this Copilot prompt"Viết phần yêu cầu cho [sản phẩm/hệ thống]. Đưa các yêu cầu chức năng vào một danh sách đánh số, các yêu cầu phi chức năng bao gồm hiệu năng và bảo mật, và các tiêu chí chấp nhận cho từng yêu cầu chức năng chính. "Nhấp để sao chép Yêu cầu Copilot này

Chi tiết kỹ thuật

Các chi tiết kỹ thuật nắm bắt được kiến trúc, mô hình dữ liệu, điểm tích hợp và phụ thuộc làm nền tảng cho hệ thống hoặc quy trình. Phần này cung cấp tài liệu tham khảo cần thiết để triển khai, khắc phục sự cố và phát triển trong tương lai. Cấu trúc thay đổi theo loại tài liệu. Ví dụ: mẫu tài liệu API sẽ tập trung vào điểm cuối và xác thực, trong khi tài liệu kiến trúc hệ thống sẽ bao gồm sơ đồ cơ sở hạ tầng và các phụ thuộc dịch vụ.

Try this Copilot prompt"Viết phần chi tiết kỹ thuật cho [hệ thống/tích hợp]. Bao gồm tổng quan về kiến trúc hệ thống, các thành phần chính và các phần phụ thuộc, mô tả các dòng dữ liệu và mọi ràng buộc tích hợp đã biết. "Nhấp để sao chép Yêu cầu Copilot này

Tuân thủ và tiêu chuẩn

Phần tuân thủ tài liệu về các yêu cầu quy định, tiêu chuẩn ngành và những điều cần cân nhắc về bảo mật áp dụng cho phạm vi tài liệu. Đối với các tổ chức hoạt động theo GDPR, HIPAA, ISO 27001 hoặc Đạo luật Sarbanes-Oxley (SOX), mục này cung cấp tham chiếu có cấu trúc cho kiểm toán viên và người đánh giá tuân thủ. Copilot có thể giúp soạn thảo các chỗ dành sẵn phù hợp với các mục khung pháp lý khi được nhắc.

Try this Copilot prompt"Viết phần tuân thủ và tiêu chuẩn cho một [loại tài liệu] trong [ngành]. Bao gồm các yêu cầu pháp lý hiện hành, các tiêu chuẩn ngành liên quan, và các vấn đề về bảo mật và quyền riêng tư cho tài liệu này. "Bấm để sao chép yêu cầu Copilot này

Hướng dẫn triển khai

Hướng dẫn triển khai xác định ai làm gì và khi nào. Dữ liệu này bao gồm vai trò và trách nhiệm, đường thời gian với các mốc thời gian và các chỉ số thành công được sử dụng để đánh giá mức độ hoàn thành. Phần này đặc biệt có giá trị đối với các SOP và tài liệu kỹ thuật dựa trên dự án, nơi nhiều bên liên quan chia sẻ trách nhiệm.

Try this Copilot prompt"Viết một phần hướng dẫn triển khai cho một [dự án/quy trình]. Bao gồm bảng vai trò và trách nhiệm, lộ trình theo giai đoạn với các cột mốc chính, và các chỉ số thành công xác định trạng thái hoàn thành trông như thế nào. "Bấm để sao chép yêu cầu Copilot này

Phụ lục và tham chiếu

Các phụ lục và tham chiếu hỗ trợ tài liệu chính mà không làm xáo trộn phần nội dung. Bảng chú giải thuật ngữ đảm bảo ngôn ngữ nhất quán giữa các người đóng góp. Các nối kết tài liệu liên quan kết nối người đọc với các phần phụ thuộc hoặc các tham chiếu bổ sung. Nhật ký thay đổi ghi lại mọi chỉnh sửa cùng với ngày, tác giả và mô tả ngắn gọn về những gì đã thay đổi.

Try this Copilot prompt"Viết phụ lục cho tài liệu này bao gồm bảng chú giải thuật ngữ chính, danh sách các tài liệu liên quan cùng với liên kết và bảng nhật ký thay đổi với các cột số phiên bản, ngày, tác giả và mô tả thay đổi. "Bấm để sao chép yêu cầu Copilot này

Lợi ích chính của mẫu tài liệu kỹ thuật

Sau khi tạo mẫu đúng cách, lợi ích sẽ được áp dụng cho mọi nhóm, dự án và loại tài liệu sử dụng mẫu đó.

• Tái sử dụng giữa các nhóm và dự án: áp dụng cùng một cấu trúc cho các nhóm, dự án hoặc các dòng sản phẩm và xây dựng trên nền tảng đã được thiết lập mỗi lần. Định dạng, thuật ngữ và thứ tự phần nhất quán giúp việc xem xét, phê duyệt và bàn giao tài liệu dễ dàng hơn. Khi Có nhiều người đóng góp tham gia, một cấu trúc chung giúp mọi người tập trung vào nội dung hơn là bố trí.

• Tạo tài liệu mới nhanh hơn: nhân đôi mẫu hiện có và cập nhật ngữ cảnh, yêu cầu cũng như phạm vi cho từng tài liệu mới. Người đóng góp dành nhiều thời gian hơn cho tính chính xác và hoàn chỉnh, với cấu trúc đã có sẵn ngay từ đầu.

• Duy trì tính nhất quán và kiểm soát phiên bản: mọi tài liệu đều mang cùng một trường số phiên bản, chủ sở hữu và ngày xem lại vì chúng được tích hợp sẵn trong mẫu ngay từ đầu. Sự nhất quán đó giúp bạn dễ dàng theo dõi thay đổi, quản lý quyền sở hữu và duy trì lịch sử hiệu đính đáng tin cậy theo thời gian.

• Điều chỉnh mẫu phù hợp với mục đích mới: làm lại mẫu hiện có cho trường hợp sử dụng mới thay vì bắt đầu lại. Chuyển đổi đặc tả kỹ thuật thành tài liệu yêu cầu, bung rộng mẫu cho kiểm tra hoặc rút gọn mẫu cho tóm tắt nội dung. Khi được nhắc, Copilot có thể giúp điều chỉnh các phần và đầu đề để phù hợp với mục đích mới.

• Mở rộng quy mô tài liệu mà không làm giảm chất lượng: tạo nhiều tài liệu hơn mà không làm giảm tính rõ ràng hoặc hoàn chỉnh. Mẫu đảm bảo mọi mục quan trọng đều được bao gồm, cung cấp cho các nhóm đang phát triển điểm bắt đầu nhất quán và giúp dễ dàng tuân thủ các yêu cầu về tuân thủ và chất lượng.

Các biện pháp tốt nhất để tài liệu kỹ thuật

Tận dụng tối đa các mẫu tài liệu do AI tạo ra đòi hỏi một vài thói quen có chủ ý cùng với việc tự động hóa.

• Giữ cho nội dung rõ ràng và dễ truy nhập: văn bản kỹ thuật chỉ hữu ích nếu những người đọc bài viết có thể hiểu được. Mô tả rõ ràng, đơn giản trong mỗi phần có nghĩa là tất cả những người cần đến tài liệu, đặc tả và hướng dẫn quy trình tuân thủ đều có thể truy cập được, từ kỹ sư đến kiểm toán viên đến các thành viên mới trong nhóm. Giấy phép Công cụ tóm tắt AI có thể giúp cô đọng các phần dài giúp dễ đọc.

• Xem xét độ chính xác của nội dung do AI tạo: Copilot tạo ra một điểm khởi đầu cấu trúc vững chắc, nhưng mọi bản thảo cần được xem xét về độ chính xác về mặt kỹ thuật. Các chuyên gia về vấn đề cần xác thực các yêu cầu, đặc tả và tham chiếu tuân thủ trước khi tài liệu được chia sẻ hoặc phát hành. Tích hợp sẵn trình kiểm tra chính tả và Trình soát ngữ pháp là điểm khởi đầu hữu ích cho các lỗi ở cấp bề mặt trước khi quá trình xem xét của chuyên gia bắt đầu.

• Duy trì quyền sở hữu và kiểm soát phiên bản: cung cấp cho mọi tài liệu một chủ sở hữu được đặt tên và ghi lại lịch sử phiên bản một cách nhất quán trong nhật ký thay đổi. Quyền sở hữu rõ ràng và theo dõi chỉnh sửa giúp các tài liệu đáng tin cậy và sẵn sàng kiểm toán, đặc biệt là trong môi trường được quản lý. Dành cho nhóm Cộng tác trong Word, quyền sở hữu rõ ràng thậm chí còn quan trọng hơn. Nó giúp mọi người làm việc từ đúng phiên bản.

• Cân bằng giữa tự động hóa với chuyên môn: Copilot được sử dụng tốt nhất cho cấu trúc, tốc độ và tính nhất quán. Kiến thức kỹ thuật giúp cho một tài liệu trở nên chính xác và đáng tin cậy vẫn đến từ những người gần gũi nhất với công việc. Dựa vào AI writer cho khuôn khổ và chuyên môn về chủ đề cho mọi thứ đòi hỏi độ chính xác và ngữ cảnh trong thế giới thực.

Sử dụng Copilot trong Word để tạo mẫu tài liệu kỹ thuật có thể tái sử dụng với cấu trúc nhất quán cho thông số kỹ thuật, SOP và tài liệu tuân thủ. Khám phá tài nguyên tài liệu liên quan trong Word, bao gồm Hướng dẫn mẫu SOP và hướng dẫn mẫu sách hướng dẫn đào tạo.