Cách dịch tài liệu trong Word

Tạo và chia sẻ cho người xem toàn cầu bằng công cụ dịch tài liệu trực tuyến tích hợp sẵn trong Microsoft Word. Translator tạo một bản dịch riêng biệt mà vẫn giữ nguyên bản gốc, giúp bạn dễ dàng điều chỉnh sổ tay nhập môn cho nhân viên mới ở các quốc gia khác nhau hoặc cung cấp tài liệu học tập bằng ngôn ngữ khác.

Microsoft Word hỗ trợ quy trình làm việc tài liệu đa ngôn ngữ rộng hơn ngoài bản dịch. Mặc dù Translator tạo và lưu giữ từng phiên bản ngôn ngữ, Copilot trong Word (opens in a new tab) có thể giúp cải thiện độ rõ ràng và điều chỉnh cách diễn đạt cho các khu vực và khán giả khác nhau với sự hỗ trợ của AI.

Tìm hiểu cách dịch tài liệu trong Word, tinh chỉnh cách diễn đạt bằng AI và chuẩn bị phiên bản hoàn thiện để chia sẻ.

Dịch tài liệu Word bằng Translator

Tài liệu có thể được dịch bên trong Word bằng cách sử dụng Translator, tính năng này tạo một bản sao của tài liệu hiện có và dịch hoàn toàn sang một ngôn ngữ khác, giữ nguyên định dạng của tệp gốc. Hãy làm theo các bước dưới đây để dịch toàn bộ tài liệu.

1. Mở tài liệu trong Word hoặc tải lên tệp hiện có để dịch.

2. Chọn Dịch từ tab Xem lại, sau đó chọn Dịch Tài liệu cho bản sao đầy đủ hoặc Dịch vùng chọn cho văn bản được tô sáng.

3. Chọn ngôn ngữ đích trong ngăn Công cụ dịch, rồi chọn Dịch.

4. Word sẽ tạo một tài liệu mới với bản dịch và giữ nguyên tệp gốc. Chỉnh sửa, lưu và chia sẻ tệp mới nếu cần.

Viết lại nội dung đã dịch bằng AI

Translator sẽ chuyển đổi đầy đủ tài liệu nguồn thành ngôn ngữ đích để mọi khu vực đều bắt đầu từ cùng một nội dung và cùng một cấu trúc. Khi đó, Copilot trong Word có thể Điều chỉnh bản dịch phù hợp với một đối tượng cụ thể, gợi ý cách nói phù hợp với độc giả địa phương trong khi vẫn giữ được ý nghĩa gốc.

Bắt đầu trò chuyện với Copilot trong tài liệu để điều chỉnh giọng điệu trang trọng, thay thế thuật ngữ theo từng khu vực hoặc đơn giản hóa cụm từ sau khi dịch. Việc cung cấp thông tin chi tiết về đối tượng, khu vực và mục đích cung cấp cho Copilot bối cảnh cần thiết để đưa ra các đề xuất phù hợp hơn.

Sử dụng cài đặt Trình viết lại AI giúp cập nhật một phần cụ thể mà không làm thay đổi phần còn lại của tài liệu. Điều này có thể hữu ích khi điều chỉnh các chiến dịch tiếp thị cho các khu vực khác nhau, nơi một dòng chiến dịch hoạt động bằng ngôn ngữ này có thể được coi là quá trang trọng hoặc không phù hợp trong ngôn ngữ khác. Mô tả đối tượng mục tiêu và nhu cầu dịch cho Copilot, như trong ví dụ sau.

Try this Copilot prompt"Viết lại mục đã dịch này cho đối tượng [quốc gia]. Không thay đổi ý nghĩa và tên sản phẩm, sử dụng ngôn ngữ nghe có vẻ tự nhiên đối với độc giả tại địa phương và đơn giản hóa bất kỳ câu nào giống như một bản dịch trực tiếp. "Bấm để sao chép yêu cầu Copilot này

Xem lại đoạn văn được cập nhật so với bản gốc bằng Copilot để xác nhận ý nghĩa vẫn chính xác trong khi ngôn ngữ cảm thấy tự nhiên hơn đối với người xem mục tiêu.

Xem lại và cải thiện nội dung đã dịch

Trước khi chia sẻ, hãy xem lại tài liệu đã dịch về chính tả, ngữ pháp, thuật ngữ và thông tin số để đảm bảo mọi thứ đều rõ ràng và chính xác.

• Xem lại chính tả: chạy trình soát chính tả bằng ngôn ngữ đích để xác định các lỗi chính tả và sự cố cụ thể theo ngôn ngữ.

• Đánh giá ngữ pháp: sử dụng Đề xuất ngữ pháp để cải thiện cấu trúc câu và tính dễ đọc.

• Tính nhất quán của thuật ngữ: kiểm tra xem tên sản phẩm, chức danh và thuật ngữ khóa có được dịch nhất quán trong toàn bộ tài liệu hay không.

• Kiểm tra định dạng: xem lại đầu đề, bảng và bố trí trang vì văn bản được dịch có thể thay đổi định dạng và giãn cách.

• Kiểm tra số: xác nhận rằng số liệu, ngày tháng, loại tiền tệ và các chi tiết quan trọng khác vẫn chính xác sau khi dịch.

Ví dụ: khi xem xét một bản dịch đề xuất kinh doanh, xác minh rằng tên sản phẩm, giá cả, ngày giao hàng và định dạng vẫn chính xác và nhất quán. Bản xem xét cuối cùng giúp giảm lỗi dịch thuật và đảm bảo tài liệu sẵn sàng cho người xem dự kiến.

Chia sẻ và cộng tác trên các tài liệu đa ngôn ngữ

Khi nhiều người cần xem lại bài đã dịch, việc dành tất cả mọi người trong cùng một tài liệu giúp đơn giản hóa phản hồi và quản lý phiên bản. Sử dụng Chia sẻ OneDrive để cho phép người xem lại truy nhập vào phiên bản mới nhất và đặt cho từng người xem, nhận xét hoặc chỉnh sửa tài liệu.

Bạn có thể dễ dàng thảo luận về những đoạn văn bản cụ thể mà không cần các chuỗi email dài. Với Tính năng cộng tác Trong Word, người xem lại có thể thêm phản hồi, phản hồi chú thích và giải quyết sự cố trực tiếp trong tài liệu.

Lịch sử phiên bản theo dõi các thay đổi trong suốt quá trình xem xét. Khôi phục phiên bản cũ hơn của tài liệu nếu việc chỉnh sửa gây ra lỗi hoặc thay đổi ý nghĩa của một đoạn đã dịch.

Ví dụ: báo cáo hàng tháng được dịch cho nhiều khu vực có thể được chia sẻ với người đánh giá khu vực để kiểm lỗi trước khi phát hành. Sử dụng cùng một cấu trúc tài liệu giữa các phiên bản ngôn ngữ, với Trình soạn thảo Tài liệu Duy trì định dạng nhất quán, giúp việc xem lại song song dễ dàng hơn.

Sau khi bản dịch được chấp thuận, Lưu tài liệu dưới dạng PDF để giữ lại bố trí cho việc phân phối, ngay cả khi văn bản được dịch có độ dài khác nhau so với bản gốc.

Dịch tài liệu đào tạo cho các nhóm toàn cầu

Tình huống

Người quản lý đào tạo có một sổ tay hướng dẫn tiếp nhận bằng tiếng Anh và cần cung cấp cho nhân viên mới ở ba khu vực bổ sung. Thay vì tạo các sổ tay hướng dẫn riêng biệt từ đầu, người quản lý đào tạo sử dụng tài liệu hiện có làm phiên bản nguồn. Điều này giúp giữ cho việc đào tạo nhất quán khi các quy trình, chính sách và tài liệu thay đổi theo thời gian.

Đầu ra

Kết quả là một nguồn Sổ tay đào tạo và bản dịch cho từng khu vực tuân theo cùng cấu trúc, hướng dẫn và định dạng. Khi tài liệu hướng dẫn nguồn được cập nhật, những thay đổi đó có thể được xem lại và áp dụng trên các phiên bản dịch để giữ cho tài liệu đào tạo luôn phù hợp.

Dòng công việc đang hoạt động

Các bước dưới đây hướng dẫn cách tạo và duy trì các phiên bản đa ngôn ngữ của cùng một tài liệu hướng dẫn triển khai.

• Mở hướng dẫn nguồn: tải tài liệu giới thiệu lên Word và chuẩn bị nó để dịch.

• Dịch tài liệu: tạo bản dịch bằng cách sử dụng Translator cho từng khu vực trong khi vẫn giữ bản gốc sẵn có để tham khảo.

• Xem lại thuật ngữ chính: kiểm tra tên sản phẩm, quy trình nội bộ và mốc đào tạo dựa trên tài liệu nguồn.

• Điều chỉnh phù hợp với khán giả địa phương: sử dụng Copilot để cập nhật từ ngữ và hướng dẫn để đọc tự nhiên cho độc giả ở từng khu vực.

• Chia sẻ và cộng tác: sử dụng OneDrive để chia sẻ từng phiên bản với những người xem lại trong khu vực, nhằm giữ phản hồi và cập nhật ở một nơi.

Quản lý công việc đa ngôn ngữ thường không chỉ đơn giản là dịch tài liệu. Microsoft Word cung cấp các công cụ để dịch, xem lại, tinh chỉnh và chia sẻ giữa các ngôn ngữ từ một không gian làm việc duy nhất.

Để biết thêm nhiều cách làm việc với tài liệu đa ngôn ngữ, hãy khám phá Cách cộng tác trên tài liệu trong Word và Cách viết báo cáo kinh doanh.