マーケティングおよびコミュニケーション チームは、製品の発売、新規採用、コミュニティ プログラムなどの広く告知すべきニュースが組織に発生するたびにプレス リリースを作成します。すべてのリリースには、報告者が認識する構造で承認済みの事実が記載されており、ほとんどの場合、ジャーナリストに届く前に法的レビューおよびブランド レビューが必要になります。
Microsoft Word でプレス リリースを作成し、ドキュメント エディターと書式設定ツールを使用して各セクションを整えるか、または Microsoft Copilot がローンチ ノート、ファクト シート、承認済みの引用文をもとに作成を支援してくれる編集可能な下書きから作業を開始することもできます。
情報の収集から承認済みファイルの共有に至るまで、Word Online でプレス リリースを作成するための標準的な形式、段階的な手順、完全な例について解説します。
プレス リリースとは?
プレス リリースとは、報道価値のある情報をジャーナリストに伝え、彼らが確認すべき事実を一か所にまとめた公式声明のことを指します。広告やブログの記事は、製品や特定の見解を宣伝するものですが、プレス リリースでは中立の立場を保ち、記者が確認できる事実のみを報じます。組織は、次のような場合にプレス リリースを作成します。
製品、サービス、事業の立ち上げ: 新しい会社の発表の場合は、小規模事業計画書の詳細を活用し、何を立ち上げるのか、いつ利用できるようになるのか、どのような顧客を対象としているのかを公表します。
経営陣の刷新や重要な出来事: 新しい役員の就任、事業の拡大、資金調達、受賞などの情報を掲載します。
イベントやコミュニティ プログラム: カンファレンス、募金活動、地域での取り組みなどについて、日程、開催場所、参加資格、申し込み方法などを掲載します。
適切なプレス リリースの構成から始めましょう
ニュースを伝える見出しからフォローアップの質問に解凍するための連絡先に至るまで、プレス リリースの各部分はそれぞれが特定の役割を果たしています。プレス リリースは一般的に逆ピラミッド形式に従っており、最も重要なニュースを冒頭に、そして背景情報を文末にかけて配置していきます。Word で見出しのスタイル、統一感のある文字間隔、リンクを適用し、プレス リリースのレイアウトを見やすくしましょう。受信者や配信サービスによって異なる形式が求められる場合には、レイアウトを調整します。
即時公表可 [またはジャーナリストが公表できる日時]
[ニュースの内容を具体的かつ事実に基づく表現で伝える見出し] [詳細情報をさらに 1 つ追加する任意のサブ見出し]
[都市名、州、月日、年]。
[誰が、何を、いつ、どこで、なぜ、という疑問に答える導入文]
[事実、背景、リンクが重要度の高い順に並べられた本文]
["このニュースがなぜ重要なのかを説明する公式見解"、氏名、役職、所属組織は述べた。]
[組織] について
[組織に関する簡潔かつ再利用可能な説明文]
メディア向けの連絡先
[氏名、役職] [メール アドレス]
[電話番号]
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Word でのプレス リリースの書き方
以下の手順に従い、Word Online でプレス リリースを作成しましょう。最初のファクトチェックの段階から、配信可能なファイルが完成するまでの流れを解説します。
Word で空白のドキュメントを開くか、プレス リリース用のテンプレートをカスタマイズします。
誰が、何を、いつ、どこで、なぜ、という疑問に答える簡潔な導入文を書き、ジャーナリストが最初に報じるであろう事実から始めます。
重要度の高い順に背景情報を記載し、その後に、そのニュースに影響を受ける人々にとってこれがどのような意味を持つかを説明する権威ある人物による引用文を添えます。
プレス リリース作成のベスト プラクティスを実践するには、スペル チェックや文章校正を行い、各事実を出典元と照らし合わせて、専門用語や根拠のない宣伝文を削除するようにします。
プレス リリースをレビュー担当者と共有し、質問がある場合にはコメントや@メンションを活用し、表現の修正提案については変更履歴の記録を使用します。
コメントへの対応、変更履歴の承認または却下、承認の確認を行い、配布用の Word 文書または PDF を準備します。
Word の Copilot を使ってプレス リリースの下書きを作成し、推敲する
Copilot は Word に組み込まれている AI アシスタントであり、白紙のページではなく、チームによってすでに確認済みのファイルをもとに作業を行うことができます。OneDrive に保存されている製品の概要、プログラムのファクト シート、承認済み引用文のリストなどのドキュメントを添付するか、参照します。要求にファイル名、対象となる読者、関連する日付を明記すれば、Copilot はその情報に基づいて一般的なアウトラインではなくそのニュースに合わせた下書きの編集を支援してくれます。
下書きを各ソース ファイルと比較したら、見出しや導入文を選択し、AI リライターを使用してより分かりやすいバージョンを生成するよう依頼します。
注: Word での Copilot 機能の利用可否は、Microsoft 365 のサブスクリプション、ライセンス、組織の設定によって異なります。
Word でプレス リリースの確認と承認を行う
プレス リリースを OneDrive に保存し、Word での共同作業に共有します。これにより、法務、ブランド管理、経営陣の各レビュー担当者が個別にコピーを回覧するのではなく 1 つの作業ファイルを直接編集しながら共同作業を行えるようになります。
対象を絞ったフィードバックを収集する: コメントや@メンションを追加し、特定の主張、図、引用文に質問を添付します。
編集案を確認する: Word で変更履歴を記録する機能を有効にして提案された表現を表示し、最終的な承認の前にドキュメントの所有者が各変更の承認または却下を行えるようにします。
以前の下書きを確認する: レビュー担当者が前回のラウンドの表現を必要とする場合、バージョン履歴を使って以前のファイル バージョンを復元します。
組織内レビュー担当者は、事実関係、法的な表現、承認、ブランドの世界観の確認について引き続き責任を負います。
最終的なプレス リリースを準備して共有する
プレス リリースの公開要件は、組織、報道機関、配信チャネルによって異なるため、送信する前に指定されている形式を確認します。Word でのドキュメント翻訳機能を活用すれば、他言語で発行されているメディアにもアプローチできます。この機能では翻訳済みのコピーが作成され、原文に変更は加えられません。その言語に精通したレビュー担当者に依頼し、名前、役職、引用文の正確性を確認してもらいましょう。
プレス リリースの例
以下の例では、メイン州ポートランドにある非営利団体の広報チームが、承認済みのファクト シート、引用文、テンプレートを基に、無料のコーディング プログラムを発表するためのプレス リリースを作成する過程を示しています。
Harbor Point Community Foundation、その職員、および本リリースに記載されているすべての日付、数値、引用文、連絡先情報は架空のものであり、形式を示す目的でのみ記載されています。
コミュニティ プログラムの開始に関するプレス リリース
即時公表可 Harbor Point Community Foundation は、ポートランドの中学生を対象とした無料の放課後コーディング プログラムを開始します
プログラムは 2026 年 11 月 2 日に開始され、3 箇所の図書館分館で計 120 名の生徒を受け入れます
2026 年 10 月6 日、メイン州ポートランド。Harbor Point Community Foundation は本日、小学 6 年生から中学 2 年生までを対象とした 10 週間にわたる無料のプログラミング講座 Code After School を発表しました。授業は 11 月 2 日に近隣の 3 か所の図書館分館で始まり、ご家族での登録は 10 月 23 日まで受け付けています。
生徒たちは毎週 2 回、各 90 分のセッションに参加し、ボランティアのソフトウェア エンジニアからプログラミングや Web デザインの基礎を学びます。このプログラムは地域の助成金によって運営されており、財団は参加者全員にノートパソコンを貸し出します。
「ポートランドの多くの生徒に、放課後にテクノロジーに触れる機会をもっと増やしてほしいと思っています」と、Harbor Point Community Foundation の事務局長、Dana Reyes 氏は述べました。「Code After School は、子どもたちがプロジェクトに取り組みながらテクノロジー分野で働くメンターと出会える、居心地の良い場を提供します。」
Harbor Point Community Foundation について
Harbor Point Community Foundation は、メイン州グレーターポートランド全域における教育および青少年向けプログラムに対して資金援助を行う非営利団体です。
メディア向けの連絡先
Jordan Lee、コミュニケーション マネージャー、press@example.org、(207) 555-0148
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この例での各部分の意味
以下の注記は、本リリースの各セクションを、前述したプレス リリースの形式に合わせて整理したものです。
見出しとサブ見出し: 組織名、プログラム名、対象となる読者を明記し、ファクト シートに記載されている開始日と定員を追加しています。
導入文: プログラムの内容、対象年齢、開始日、開催場所、申込の締切について、2 文で説明しています。
本文と引用文: スケジュールと資金調達について説明しており、事務局長がこのプログラムが地域の生徒にとってなぜ重要なのかについて述べています。
テンプレートとメディア向けの連絡先：承認済みの「[組織] について」の段落を流用し、報道関係者からの問い合わせ先として 1 名の担当者を記載しています。
どのような発表であっても、マーケティング的な内容ではなくニュース記事のような内容のプレス リリースを用意すべきです。その際に、事実確認を徹底的に確認し、引用文の許諾を得て、メディアからの問い合わせに対応できる担当者の氏名を明記する必要があります。Word for the web を開いて新しいプレス リリースを作成します。Copilot in Word が、レビュー済みのファクト シートやメモをもとに各セクションの下書き作成や書き直しを支援してくれます。
プロフェッショナルなドキュメント作成の形式については、「ビジネス ドキュメント ガイド」を参照してください。また、契約書やポリシーの表現については、「法的文書の正確性とコンプライアンス」に関するガイドをご確認ください。
よく寄せられる質問
- プレス リリースはどのくらいの長さにすべきですか?
プレス リリースは通常 1 ページから 2 ページ程度ですが、詳細まで踏み込んだ発表の場合には、それよりも長くなる可能性があります。長さは、ニュースの内容や受信者や配信チャネルが設定する制限に応じて異なります。記事に必要な事実、背景、引用文、ビジネスの詳細、問い合わせ先を盛り込み、発表の内容を説明する上で不要な部分はすべて削除してください。
- プレス リリースの最初の段落には、どのような内容を盛り込むべきでしょうか?
最初の段落 (導入とも呼ばれます) では、誰が、何を、いつ、どこで、なぜ、について述べられます。最もニュース価値の高い事実から書き始めて、それを裏付ける詳細情報は後の段落で述べるようにします。
- Copilot はプレス リリースを作成できますか?
Copilot in Word は、プロンプトや既存のファイルからプレス リリースの下書きを作成したり、選択したテキストを書き換えの候補で推敲したりするのに役立ちます。プレス リリースの公開または共有を行う前に、すべての名称、日付、数値、引用文、その他の事実関係について出典元の資料と照らし合わせて確認や検証を行ってください。
- プレス リリースは Word 文書として送信するべきですか? それとも、PDF として送信するべきですか?
ジャーナリスト、報道機関、配信サービスが指定する形式に従ってください。これは通常、各メディアのメディア向けお問い合わせページやサービスの投稿ガイドラインに記載されています。後で更新できるように編集可能な Word 文書はそのまま残しておき、受信者が固定レイアウトのドキュメントを必要とする場合は、そのドキュメントを PDF として保存します。
