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会議の議事録には、会話の展開に応じて重要なディスカッション、決定事項、アクション 項目が記録されます。 チームに共有参照ポイントを付与し、各アクション アイテムの所有権を割り当て、会議の終了後も全員を調整します。
明確で構造化された会議の議事録を作成することで、チームと利害関係者を調整する WordでMicrosoft Copilot。 迅速なチーム同期から正式なボード会議まで、すべての重要なポイントをキャプチャし、すべての決定をログに記録し、AI サポートを使用して信頼性の高いレコードを維持します。
Copilot を使用して、最適な議事録の構造、事前作成されたテンプレート、およびラフ ノートを明確で共有可能な分に変換する方法を見つける Web 用のWord。
会議の議事録に含める内容 - 重要な要素
適切な形式とレイアウトにより、会議の議事録をプロフェッショナルで簡単に移動できます。 会議の種類に次の構造を使用するか、専門的に設計されたから開始します 分テンプレート を使用してセットアップをスキップします。
組織名: 文書の上部にビジネス名とロゴを追加して、分がプロフェッショナルに見えるようにします。
日付と時刻: 出席者がセッションを正確に参照できるように、会議の日付、開始時刻、終了時刻を文書化します。
場所: 会議の場所と、人、仮想、ハイブリッドなど、使用される形式をメモします。
出席者: ディスカッションに関連する謝りや欠席を含め、すべての参加者に名前を付けます。
議題項目: 各トピックを、会議がカバーしたのと同じ順序で要約し、 会議の概要から 議題項目 を選択します。
意思決定と動き: 各議題項目の下の重要なディスカッション ポイントをキャプチャします。これには、懸念事項、に必要な変更が含まれます 会議中に達成された決議または結論を処理します。
アクション 項目: 期限と推奨される次の手順を使用して、すべてのアクションを名前付きユーザーに割り当てます。
次の会議の詳細: 次にスケジュールされた会議の日時と議題項目を共有して、参加者が準備する内容を把握します。
Wordで Copilot と会議の議事録を書く方法 (ステップ バイ ステップ)
で新しいドキュメントを作成する Web 用にWordし、新しい Copilot チャットを開きます。 会議のトランスクリプトをコピーしてチャットに貼り付け、次に Copilot に「見出し、出席者、重要なディスカッション ポイント、およびアクション アイテムを含む構造化された議事録にまとめる」よう Copilot に依頼します。
Copilot が生成するドラフトを確認します。 出席者、議題項目、ディスカッション ポイント、アクション 項目などの明確なセクションに分単位で整理されます。
使用 会議の議事録を絞り込む ためのドキュメント エディター 。 トーンを調整し、明瞭さを向上させ、繰り返し話し合うポイントやオフトピックのディスカッションを削除します。
ドキュメントをチームと共有して、 リアルタイムで共同作業を行うことができます。 コメントを追加し、アクション 項目を確認し、追加の持ち物をキャプチャします。
準備ができたら、 会議の議事録を PDF として保存するか、 Outlook を介して直接共有します。
すぐに使用できる会議の分単位のテンプレートと例を調べる
会議の種類によって、レイアウトが異なります。 これらを参照する さまざまな会議 用のすぐに使用できるテンプレート 。
一般チーム会議の議事録
週単位または 2 週間の定期的な同期間で、構造化された分単位のテンプレートを使用して、書式設定の一貫性を維持します。 内部更新プログラムを管理する小規模および中規模のチーム向けに構築されたテンプレートは、未解決のアクション 項目を次の会議に取り込みます。
取締役会の議事録
非営利団体の取締役会、協会委員会、および企業の取締役が必要とする形式で、動議、投票、署名を取り込みます。 専用のモーション フィールド、投票集計、署名ブロックを使用すると、最初の下書きからレコードを監査する準備が整います。
プロジェクト会議の議事録
プロジェクトに焦点を当てた分単位のテンプレートを使用して、スプリントの振り返りとマイルストーン レビュー全体のリスク、阻害要因、および決定を追跡します。 専用のリスクとブロッカー セクションは、プロジェクト マネージャーと配信チームにとって役立つ記録を保持します。
正式な会議の議事録
AGM、株主セッション、その他の規制手続きに必要なすべての手順の詳細を構造化された分単位のテンプレートでキャプチャします。 厳密な書式設定により、レコードは最初から最後まで準拠しています。
チームの立ち上がりノート
アジャイルチームと製品チーム向けに作られた軽量な形式で、毎日のチェックを迅速に実行できます。 セッションをリードしているユーザー、出席者ごとに 1 行で進行状況とブロックをログに記録し、各セッションの開始にタイムスタンプを付けます。
AI を使用して会議の議事録を改善する方法 (Wordの Copilot)
トランスクリプトを構造化された会議ノートに変換する
Microsoft Teamsトランスクリプトを に変換する 会議の種類に応じ、構造化された会議の議事録 を作成できます。 トランスクリプトをWordドキュメントにコピーし、 AI リライターを使用して、生のテキストを標準セクションに再構築します。 AI は、会話を数秒で変換し、出席者や利害関係者と共有する準備が整います。
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明確な構造で分単位の書式を設定する
長い段落または非構造化ノートを、一貫性のあるスキャン可能なレイアウトに再フォーマットします。 Copilot can 高密度コピー を箇条書きに分割し、議題項目に対して時間割り当てを追加し、話者ロールにラベルを付けます。 結果は、ソースマテリアルが粗い場合でも、洗練されたテンプレートからドラフトされた分のように読み上げられます
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トピック別に会議ノートを再構成する
トピックベースの見出しの下にグループ化することで、長いディスカッション ノートのフローを改善します。 で会議の種類を指定します。 ボード会議、プロジェクトの状態レビュー、販売パイプラインの呼び出しなど、 Copilot チャット。 AI は、形式に一致する見出しを生成します。 トピックのグループ化により、レコードのスキャンが容易になり、後から特定の情報を抽出しやすくなります。
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会議のディスカッションを意思決定に要約する
長い会話のトランスクリプトを簡単に要約して、明確な意思決定を行います。 Wordの AI サマライザー。 Copilot は、完全なディスカッションを評価し、合意された内容を特定し、明確な見出しの下にそれらを一覧表示します。 専用セクションでは、最も重要な結果がドキュメントの上部に表示されます。
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明確さと説明責任のためにアクション 項目を絞り込む
を使用して、あいまいなタスクを明確で所有可能なアクション 項目に書き換える AI リライター。 Copilot は、緩やかなフレージングを、所有者、期限、および定義された次のステップを含むタスク ステートメントに変換します。 Word grammar チェッカーと組み合わせることで、編集パスによって会議の議事録が作成され、明確かつ一貫して記述されます。
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さまざまな対象ユーザーに分を適応させる
調整 エグゼクティブサマリーから詳細な作業記録まで、さまざまな対象ユーザーの 会議の議事録 。 Copilot は、短縮、拡張、または 分を数秒で書き換え 、最初からやり直すことなく、異なる読者に異なるバージョンを作成します。
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明確で正確な会議の議事録を作成するためのヒント
包括的ではなく簡潔にしてください。会話を文字起こしするのではなく、意思決定、アクション アイテム、重要なポイントをキャプチャします。
中立的で客観的な立場を保つ: 実際の言語で意思決定を記述する。 特に法的な重みを伴う可能性のある正式な記録では、形容詞、個人的な意見、話者の特徴付けを避けてください。
決定とアクションに焦点を当てる: すべてのエントリは、チームが決定した内容や次に何が起こるかをキャプチャする必要があります。 バックグラウンド ディスカッションではこれらの回答がサポートされますが、完全なカバレッジが必要になることはほとんどありません。
所有権を明確に割り当てる: 各アクション 項目の責任者に名前を付け、期限を確認してから次の議題トピックに移動します。 あいまいな所有権は、アクション アイテムが配信不能となる最も一般的な理由です。
一貫性のある書式設定を使用する: 同じテンプレート、同じ見出し順序、同じアクション 項目の形式を毎回適用します。 一貫性により、数分で作成が高速化され、一連の会議間で検索が容易になります。
コンテキストが新しい間に書き込む: 会議の後すぐに正式なバージョンをドラフトします。 ギャップが長いほど、詳細は失われます。
分をクリアすると、チームが調整され、決定が表示され、アクション 項目が前進します。 会議の議事録テンプレートと Copilot を使用して、すべての会議をキャプチャする Microsoft Word。
生産性の高い会議の実現の詳細については、以下を参照してください。 会議の議題を記述する方法 または AI を使用してメモを書き込む方法。
よく寄せられる質問
会議の議事録と会議メモの違いは何ですか?
会議の議事録は、会議の正式な承認された記録です。 ノートは、セッション中にノートを受け取る人が何を言われたかを追跡するために書き込む非公式バージョンです。 議事録は公式アカウントとしてチーム、理事会、またはより広範なビジネスに行き、ノートはそれらを書いた人と一緒に残します。
議事録はどの程度詳細にすべきですか?
通常、1 時間の会議では、形式に応じて 30 分から 2 ページ分が生成されます。 会議を使用する セッションの前に詳細レベルを設定する minutes テンプレート を使用して、キャプチャされる内容を形式でガイドします。
会議の議事録を作成する責任は誰ですか?
メモを取得すると、分数が書き込まれます。 正式な設定では、秘書または管理リーダーがそれを処理し、内部チーム会議では責任がローテーションされることが多いため、毎回単一の人がそれを運ぶ人はいません。 メモの受け取り者は、下書き、要約、および を使用して、大まかなノートやトランスクリプトから分を絞り込むWordの Copilot。
会議の議事録はいつ共有する必要がありますか?
会議後はできるだけ早く、コンテキストは新鮮で修正は簡単です。 承認のために、まず下書きを出席者と共有します。 承認されたら、最終的なバージョンを不在者や意思決定の記録を必要とする利害関係者に回覧します。 下書き Microsoft Wordでは、すべてのバージョンが 1 か所に保持されます。 ドキュメントと共に追跡されたコメントと承認。
