Microsoft Wordでチームが安全に共同作業する方法

でコラボレーションを文書化する Microsoft Wordは、すべての共同作成者を同じファイル、最新の編集、および最新バージョンの作業に接続します。 OneDrive または SharePoint にファイルを格納するだけで、共同編集、コメント、変更の追跡、バージョン履歴、安全な共有を 1 か所にまとめます。 最初の下書きから最終的なサインオフに移行します。完全な可視性を備え、短時間で遅延を減らします。

を使用してリアルタイムの共同編集およびフィードバック ツールを調べる Wordで共同作業を行うことができます。

制御を失うことなくリアルタイムで共同作業する

共同編集を使用すると、複数のユーザーが同じWordドキュメントを一度に編集でき、変更は共同作成者の種類としてライブで表示されます。 Teams では、一緒にドラフトを作成したり、共有スペースでアイデアをブレーンストーミングしたり、 誰かが更新されたファイルを完了または送信するのを待たずに ドキュメントを絞り込みます 。 OneDrive または SharePoint に格納されている 1 つのドキュメントで編集が行われるので、マージする個別のバージョンはなく、現在のコピーに関する混乱もありません。

共同編集は全体で機能します Web と Word デスクトップ アプリのWord。各共同作成者がリアルタイムで作業している場所を示します。 共同編集は、会議やスプリント中にライブ コラボレーション セッションを実行するチーム、レポートや提案をすばやく反復処理するグループ、迅速なターンアラウンドが重要な共有成果物に密接に取り組むチームに適しています。

注: すべてのチーム メンバーが手間のかからない編集を許可するには、共有する前に編集アクセス許可を有効にしてください。 個々のメール アドレス、組織内のチーム、またはすべてのユーザーが編集アクセス権を取得できるようにします。

フィードバックを安全かつコンテキストに保つ

Wordのコメントは参照するテキストに直接添付されるため、レビュー担当者は問題にフラグを付け、質問をしたり、質問をしたりできます。 下書きを直接編集せずに変更を提案します。 レビュー担当者と編集者を同じページに保持し、スレッド内でコメントに直接返信して整理します。 共同作成者は、フィードバックが処理されるとスレッドを解決できます。

チームが異なるタイム ゾーンに分散しているか、複数の関係者の承認を管理する場合、この非同期アプローチにより、 メールをフォローアップ し、誰が何をどこで言ったかを明確にします。

Microsoft 365 職場または学校アカウント専用の@mentionsを使用して、特定のチーム メンバーにタスクを簡単に割り当てることができます。 アクション アイテムはドキュメント内に表示され続けるので、受信トレイに埋もれることはありません。

すべての編集または変更を自信を持って追跡する

ドキュメントが複数の共同作成者を通過するとき、何が変更され、誰がそれを変更したかを知ります。 [変更の追跡] では、そのレコードが自動的に保持され、すべての編集、削除、書式設定の更新がログに記録されるため、ドキュメント所有者はコントリビューションを確認できます。 サインオフなしでは何も通過せず、編集は気付かれずに渡されません。

法的なファイルやファイルなど、正確性が重要なドキュメントの場合 ビジネス レポート、変更履歴は、元のコンテンツを失うことなくチームが共同作業を行うのに役立ちます。 提案されたすべての編集は、受け入れられるか拒否されるまで記録にとどまり、Windows、Web、Mac、iOS、Android 上のWordでサポートを受けられます。

注: Web 用のWordで作業している Microsoft 365 商用ユーザーの場合、キャッチアップ機能では、前回の訪問以降に行われた変更とコメントが強調表示され、ドキュメント全体をスクロールせずに変更された内容を簡単に確認できます。

適切なアクセス レベルでドキュメントを保護する

ドキュメントを共有することは、完全なコントロールを引き渡す必要はありません。 OneDrive または SharePoint から共有する場合、ドキュメント所有者は、誰かがファイルを開く前に、編集、レビュー、または表示専用としてアクセス権を設定できます。 編集権限を持つ共同作成者は、ドキュメントが下書きから最終承認に移行するにつれて、編集、レビュー、表示モードを切り替えることができます。 共有はコピーではなく安全なリンクを送信するため、全員が同じファイルで動作します。 Teams は、 ドキュメントを PDF としてエクスポート して、配布用のページをロックします。

外部レビューの場合は、クライアントとパートナーにアクセス権を表示またはレビューして、ドキュメントを変更せずにコメントや提案を残すことができます。 などの機密性の高いドキュメントの場合 インシデント レポート またはコンプライアンス レコード。編集できるユーザーを制御することで、正確性と整合性の両方が保護されます。 外部コラボレーターは、Microsoft アカウントがなくても、電子メールの検証またはワンタイム パスコードを使用して参加できますが、組織の共有設定では、この方法でアクセスできるユーザーが決まります。

バージョン履歴を使用して作業を回復し、リスクを軽減する

バージョン履歴を使用すると、チームが特定の時点で以前のバージョンを復元できるようにすることで、バックアップ コピーを保存する必要が減ります。 以前のバージョンを開いて確認し、適切なバージョンであることを確認し、準備ができたら復元します。 これは、技術的なレポート、ドキュメントの種類に関係なく、ドキュメントの種類に対して機能します。 一連のブログ、または複数の利害関係者の入力を行ったドキュメント。

バージョン履歴にアクセスするには、ドキュメントを OneDrive または SharePoint に保存する必要があります。 バージョン履歴は、Windows、Mac、Web の仕事用と個人用の Microsoft アカウントのWord全体で機能します。

優れたドキュメントが一緒に構築されます。 コラボレーション ツール Microsoft Wordは、1 つの共有ファイルでドキュメントを下書き、レビュー、ファイナライズするために必要なすべてのものをチームに提供します。 チームが共同作業を行うドキュメントの詳細については、 ビジネス レポートを作成し、 Wordの SOP テンプレート。