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手動で書き換えることなく、長いドキュメントをクリアですぐに送信できる電子メールに変換します。 任意のドキュメントを電子メールに要約する Wordの Copilot。件名行、概要、およびカスタマイズされたアクション項目が含まれています。 重要な更新や承認をすばやく下書きしたり、会議の要約をメールで数分で共有したりできます。
AI を使用してドキュメントを簡潔なメールに変換するタイミングと方法を調べる Microsoft Wordオンライン。
Wordで Copilot を使用してドキュメントを電子メールに変換する方法
メールをゼロから下書きするには時間がかかります。 Copilot は開いているドキュメントから直接メールをプルし、件名行、構造化された概要、クリアアクション項目を含みます。
でレポート、会議メモ、提案などのドキュメントを開く Word、Copilot を開いて新しいチャットを開始します。
内で生成する電子メールについて説明する Copilot チャット。 メールの種類 (更新、要約、承認要求)、受信者ロール、トピックを含めます。 明確で具体的な命令は、最初の試みで使用可能なドラフトを提供します。
電子メール言語の形式を指定します。 単語数を増やし、件名、キー ポイント、アクション 項目などの構造候補を追加して、より良い結果を得ることができます。
AI によって生成されたメールの下書きを確認します。 概要で参照ドキュメントのキー ポイントがキャプチャされ、トーンが受信者と一致することを確認します。
下書きを絞り込むには、フォローアップの手順を使用します。 同じチャットで Copilot に依頼して、メールをより直接的にしたり、セクションを展開したり、または チャットを再起動せずに、別の対象ユーザーの書き換えを 行います。
メールを送信する準備ができたら、AI によって生成された下書きを にコピーします。 Microsoft Outlook を新しいメッセージとして、または既存のスレッドへの返信として使用します。
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AI を使用してドキュメントから生成する 6 つの電子メールの例
1. レポートからプロジェクト更新メールを書き込む
使用するタイミング: プロジェクト マネージャー、チーム リード、および個々の共同作成者は、毎週またはマイルストーンの更新を関係者に送信する必要があります。 長い状態レポートまたは ビジネス レポート は、進行状況を強調表示し、リスクにフラグを付け、次の手順を一覧表示する簡潔な更新メールになります。
含める内容: 現在の状態、前回の更新以降の重要な勝利、すべてのブロックまたはリスク、および今後のマイルストーン。 サマリーをタイトに保ち、受信者が行動する必要がある内容をリードします。
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2. アクション アイテムを含む会議の要約を作成する
使用するタイミング: 会議ホストは、参加者、会議を欠席した利害関係者、またはフォローアップ タスクを持つチームに要約メールを送信する必要があります。 メモまたは 会議の議事録 は、全員が揃え続ける構造化された要約メールに変わります。
含める内容: 会議の目的、重要な決定事項、所有者と期日を含むアクション アイテム、オープンな質問。 明確にするために名前を呼び出します。
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3. 承認または決定要求を下書きする
使用する場合: 法律、財務、上級リーダーは、多くの場合、より長いドキュメントに記載されている計画または推奨事項にサインオフする必要があります。 読者は、2 分で質問、根拠、次のステップを求めます。
含める内容: 必要な決定、2 から 3 文の根拠、期限、明確なワンクリック応答パス (承認済みまたは変更が必要)。
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4. クライアントの提案をまとめる
使用するタイミング: 営業チーム、アカウント管理チーム、およびコンサルティング チームは、より長い提案ドキュメントの明確な概要をクライアントに送信する必要があります。 電子メールは、提案されているものと、クライアントに 15 ページの添付ファイルを開かなくても、次に何が起こるかを答える必要があります。
含める内容: プレーンな言語での主要な提案、クライアントの主な利点、価格またはタイムラインのハイライト、次の手順。
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5. 内部ドキュメントからキー更新プログラムを共有する
使用するタイミング: コミュニケーション チーム、人事、チームリーダーは、内部の更新、ポリシーの変更、または より広いorganizationへのトレーニングロールアウト。 短い電子メールは、詳細を求める読者向けの重要なポイントと完全なドキュメントへのリンクを表示します。
含める内容: 短いコンテキスト 段落、3 ~ 5 つの重要な点、および参照用のソース ドキュメントへのリンク。
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6. ノートを利害関係者の概要に変換する
使用する場合: 研究者、製品チーム、アナリストは、大まかなメモ、顧客フィードバック、またはワークショップの出力を、上級利害関係者向けの構造化された概要メールに合成する必要があります。
含める内容: ノートのコンテキストまたはソース、3 から 5 つのテーマ分析情報、アクション 項目または推奨事項、推奨される次の手順。
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電子メールの下書きのためにWordと Outlook で Copilot を使用する場合
Copilot では、Wordと Outlook の両方でメールの下書きがサポートされており、各アプリは異なる出発点に適しています。
長いドキュメントから作業するときにWordを使用する
などの長いドキュメント ビジネス レポート、提案、または一連の 会議ノート は、ソース 資料として最適に機能します。 Copilot は、開いているドキュメントを使用して、チャットの指示に応じて、概要と次の手順を含むメール スタイルのコンテンツを下書きできます。 下書きされたコンテンツは、送信の準備ができたら Outlook にコピーできます。
スレッド内の返信とクイック ドラフトに Outlook を使用する
Outlook は、既存のスレッドへの返信など、受信トレイ側の作業を処理します。 応答する前に長い会話を要約 したり、下書きのトーンを調整したり、いくつかの箇条書きを 洗練されたメッセージ。 Outlook の Copilot はスレッドを直接読み取るので、ソース ドキュメントは必要ありません。
明確さと正確性を確保するために AI によって生成されたメールを改善するためのヒント
ソース ドキュメントを最初にトリミングする: チャットする前に、古いセクション、無関係な付録、または下書きのメモを削除する Copilot。 よりクリーンな入力により、よりクリーンな概要が生成され、電子メールでノイズが発生する可能性が減少します。
Copilot にトーンと長さを調整するように依頼する: 同じ下書きを 2 文として再生成できます エグゼクティブの概要、3 段落のチームの更新、または詳細なクライアントの概要。 「これをより直接的にする」や「150 語以下に切り取る」など、必要な変更を Copilot に直接依頼します。 オンデマンドでトーンと長さの調整を処理する AI リライター 。
ファクト、名前、日付を二重チェック: AI の概要では、詳細を圧縮または変更できます。 ソース ドキュメントに対する最後の読み取りでは、電子メールが送信される前に、誤った見積もり、逆統計、またはシフトされた期限がキャッチされます。
比較する複数のバージョンを生成する: 概要、詳細な更新プログラム、クライアントに適したバージョンなど、同じメールのバリエーションを Copilot に依頼します。 オプションを比較し、最も強い線を最終的な下書きにまとめる。
プロジェクトの更新や会議の要約からクライアントの提案まで、すべてのドキュメントをメールに変換し、確認して送信できます。 Copilot を使用して開いているドキュメントから、よりシャープで受信者対応のメールを生成する Microsoft Word今日。
探索 AI と会議の数分を取る方法AI を使用して会議の議題を作成 して、会議から受信トレイまで、メール ワークフロー全体を移動し続ける方法。
よく寄せられる質問
ドキュメントからメールを生成する利点は何ですか?
ドキュメントからの電子メールの生成は、より高速で正確で、さまざまな読者に適応しやすくなります。 数値、日付、決定事項はドキュメントから電子メールに直接移動されるため、詳細は信頼性を維持します。 同じドキュメントを使用すると、上級リーダー向けの短い概要と、より広範なチームの詳細な更新を作成できます。全員が 1 つのチャットで下書きされます Wordの Copilot。
メールの下書きをより短くしたり、詳細にしたりする方法
同じチャットで Copilot に別のバージョンを要求して、メールの下書きの長さを調整します。 下書きを短くするには、Copilot にトリミングを依頼します。 特定の単語数、本文を箇条書きに圧縮するか、セクションを削除します。 詳細を追加するには、Copilot に背景を追加するか、各ポイントを完全に説明するか、 を使用して見出しを追加するように依頼します Wordの AI リライター。
Microsoft Wordの概要の精度を向上させるには?
Copilot は、明確で具体的な要求から最も正確なドラフトを描画します。 メールに表示する正確な数値、日付、ユーザーを含めるので、下書きはドキュメントから適切な詳細を取得します。 の下書きを読む Microsoft Word、名前、数字、日付が一致することを確認するために送信する前に元のに対してWordします。
Copilot を使用してさまざまな対象ユーザー向けにメールを調整する方法
Copilot を使用して別の対象ユーザーに合わせてメールを調整するには、チャットの対象ユーザー、トーン、長さを指定します。 150 語未満の上級リーダーシップ、正式なトーンの名前を付けるプロンプトは、完全なコンテキストを持つ 1 つの名前付けクロス機能チーム、アプローチ可能なトーンとは異なるドラフトを生成します。 同じメールの複数のバージョンを Copilot に依頼し、受信者に合ったバージョンを選択します。
Copilot は会議のメモをメールにまとめることができますか?
Copilot は、会議のメモ、議事録、またはトランスクリプトを、ドキュメントがWordで開いているときに要約メールに要約します。 Copilot に、 重要な決定事項、所有者とのアクション アイテム、フォローアップに関する未解決の質問を記載したメールを下書きするよう依頼します。 同じプロンプトは、ワークショップの概要と通話トランスクリプトにも機能します。
