团队如何在 Microsoft Word 中安全协作

文档协作 Microsoft Word 将每个参与者连接到同一文件、最新编辑和最新版本的工作。 只需将文件存储在 OneDrive 或 SharePoint 中，即可将共同创作、批注、跟踪更改、版本历史记录和安全共享集中在一个位置。 从初稿过渡到最终签字，快速实现全面可见性和更少的延误。

探索实时共同创作和反馈工具 在 Word 中进行协作。

实时协作，不会失去控制

共同创作允许多人同时编辑同一个 Word 文档，更改会以参与者类型实时显示。 团队可以共同起草草稿，在共享空间中集思广益，并 无需等待任何人完成或发送更新的文件即可优化 文档 。 编辑发生在存储在 OneDrive 或 SharePoint 中的一个文档中，因此无需合并单独的版本，也不会混淆哪个副本是最新副本。

跨领域共同创作 Word 网页版和 Word 桌面应用，实时显示每个参与者的工作位置。 共同创作适合在会议或冲刺期间运行实时协作会话的团队、快速迭代报告和建议的小组，以及在快速周转至关重要的共享可交付结果上密切合作的任何人。

注意：为了允许所有团队成员轻松编辑，请确保在共享之前打开编辑权限。 允许单个电子邮件地址、组织内的团队或任何人获得编辑访问权限。

确保反馈安全且符合上下文

Word 中的批注直接附加到它们引用的文本中，因此审阅者可以标记问题、提出问题和 提供更改建议，而无需直接编辑草稿。 通过直接在线程中回复评论，让审阅者和编辑保持在同一页面上并有条理。 参与者可在对反馈执行后解决问题。

对于分布在不同时区或管理多个利益干系人审批的团队，这种异步方法可以减少 跟进电子邮件 ，并明确谁在哪里说了什么。

使用 @mentions 轻松将任务分配给特定团队成员，专属于 Microsoft 365 工作或学校帐户。 操作项在文档中保持可见，因此收件箱中不会隐藏任何内容。

自信地跟踪每一次编辑或更改

当文档经过多个参与者时，了解更改的内容和更改者很重要。 Track Changes 会自动保留该记录，记录每次编辑、删除和格式更新，以便文档所有者可以查看贡献。 没有签字，任何编辑都不会被注意到。

适用于准确性至关重要的文档，例如法律文件或 业务报表、跟踪更改可帮助团队在不丢失原始内容的情况下进行协作。 每个建议的编辑都会记录在案，直到被接受或拒绝为止，并可在 Windows、Web、Mac、iOS 和 Android 上的 Word 中获得支持。

注意：对于使用 Word 网页版的 Microsoft 365 商业用户，“了解近况”功能会突出显示自上次访问以来所做的更改和注释，无需滚动浏览整个文档即可轻松查看更改内容。

使用适当的访问级别保护文档

共享文档并不一定意味着移交完全控制权。 从 OneDrive 或 SharePoint 共享时，文档所有者可以在任何人打开文件之前将访问权限设置为编辑、审阅或仅查看。 当文档从起草到最终批准时，具有编辑权限的贡献者可以在编辑、审阅和查看模式之间切换。 共享发送安全链接而不是副本，因此每个人都在同一个文件中工作。 Teams 还可以 将文档导出为 PDF 以锁定分发页面。

对于外部审阅，授予客户和合作伙伴查看或审阅权限，以便他们可以在不更改文档的情况下留下评论和建议。 对于敏感文档，例如 事件报告 或合规性记录，控制谁可以编辑可以保护准确性和完整性。 外部协作者可以通过电子邮件验证或一次性密码加入，即使没有 Microsoft 帐户也是如此，尽管组织共享设置决定了谁可以通过这种方式访问。

使用版本历史记录恢复工作并降低风险

版本历史记录允许团队在任何给定时间还原早期版本，从而减少了保存备份副本的需求。 打开以前的版本进行查看，确认它是正确的，并在准备就绪时恢复它。 这适用于任何文档类型，无论是 会议议程、技术报告、 一系列博客，或经过多轮利益干系人意见的文档。

若要访问版本历史记录，需要将文档保存到 OneDrive 或 SharePoint。 版本历史记录适用于 Word for Windows、Mac 和 Web 适用于工作和个人 Microsoft 帐户。

优秀的文档是一起构建的。 中的协作工具 Microsoft Word 为团队提供在一个共享文件中起草、审阅和完成文档所需的一切。 有关团队协作最多的文档的详细信息，请浏览如何编写 业务报表并生成 Word 中的 SOP 模板。