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将长文档转换为清晰、随时可发送的电子邮件，而无需手动重写。 使用 将任何文档汇总到电子邮件中 Word中的 Copilot，包含主题行、摘要和定制操作项。 在几分钟内通过电子邮件快速起草重要更新和审批或共享会议回顾。
了解何时以及如何使用 AI 将文档转换为简洁的电子邮件 Microsoft联机Word。
如何在 Word中使用 Copilot 将文档转换为电子邮件
从头开始撰写电子邮件需要一段时间。 Copilot 直接从打开的文档拉取电子邮件，完成主题行、结构化摘要和清除操作项。
在 中打开文档，例如报表、会议笔记或建议 Word，然后打开 Copilot 以开始新的聊天。
描述想要在 中生成的电子邮件 Copilot 聊天。 包括电子邮件类型 (更新、回顾、审批请求) 、收件人角色和主题。 明确而具体的指令在第一次尝试时提供了一个可用草稿。
指定电子邮件语言形式， 字数统计，并添加结构建议，如主题行、关键点、操作项，以便获得更好的结果。
查看 AI 生成的电子邮件草稿。 检查摘要是否从参考文档中捕获关键点，以及语气是否与收件人匹配。
使用后续说明优化草稿。 在同一聊天中要求 Copilot 使电子邮件更直接、展开分区或 在不重启聊天的情况下 为不同的受众重写 。
准备好发送电子邮件后，将 AI 生成的草稿复制到 Microsoft Outlook 作为新邮件或答复现有线程。
尝试此 Copilot 示例提示
使用 AI 从文档生成的六个电子邮件示例
1. 从报表编写项目更新电子邮件
何时使用：项目经理、团队主管和个人参与者需要向利益干系人发送每周或里程碑更新。 长状态报告或 业务报表 将成为一封简洁的更新电子邮件，突出显示进度、标记风险并列出后续步骤。
要包括的内容：当前状态、自上次更新以来的关键胜出、任何阻碍因素或风险以及即将到来的里程碑。 保持摘要的紧密性，并领导收件人需要执行的操作。
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2. 使用操作项创建会议回顾
何时使用：会议主持人需要向参与者、错过会议的利益干系人或执行后续任务的团队发送回顾电子邮件。 备注 或 会议分钟数 变成结构化的回顾电子邮件，使每个人都保持一致。
要包括的内容：会议目的、关键决策、具有所有者和截止日期的操作项以及未决问题。 为清楚起见，请调出名称。
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3. 起草审批或决策请求
何时使用：法律、财务和高级领导通常需要签署较长文档中概述的计划或建议。 读者希望在两分钟内提出问题、理由和下一步。
要包括的内容：所需的决策、两到三句话的理由、最后期限和明确的一键式答复路径 (批准或需要更改) 。
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4. 汇总针对客户端的建议
何时使用：销售、客户管理和咨询团队需要向客户发送较长的建议文档的明确摘要。 电子邮件应回答建议的内容以及接下来会发生什么，而不会强制客户端打开一个 15 页的附件。
要包括的内容：以简单语言提供的核心建议、客户的主要优势、定价或时间线突出显示，以及下一步。
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5. 从内部文档共享密钥更新
何时使用：通信团队、人力资源和团队主管共享内部更新、策略更改或 培训向 更广泛的组织推出。 简短的电子邮件为需要详细信息的读者显示要点和指向完整文档的链接。
要包含的内容：简短的上下文段落、三到五个关键要点，以及指向源文档的链接以供参考。
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6. 将笔记转换为利益干系人摘要
何时使用：研究人员、产品团队和分析师需要将粗略笔记、客户反馈或研讨会输出合成为高级利益干系人结构化摘要电子邮件。
要包括的内容：笔记的上下文或源、三到五个主题见解、任何操作项或建议，以及建议的下一步。
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何时在 Word 与 Outlook 中使用 Copilot 进行电子邮件起草
Copilot 支持在 Word 和 Outlook 中撰写电子邮件，每个应用都适合不同的起点。
处理长文档时使用Word
长文档，例如 业务报表、建议或一组 会议笔记 最好用作源材料。 Copilot 可以使用打开的文档来起草包含摘要和后续步骤的电子邮件样式内容，具体取决于聊天说明。 然后，当已准备好发送时，可以将草稿内容复制到 Outlook 中。
使用 Outlook 进行线程内答复和快速草稿
Outlook 处理收件箱端的工作，包括回复现有线程， 在回答之前 总结一段长时间的谈话 ，调整草稿的语气，或把几个要点变成 已优化消息。 Outlook 中的 Copilot 直接读取线程，因此不需要源文档。
改进 AI 生成的电子邮件以提高清晰度和准确性的提示
首先剪裁源文档：在聊天之前删除过时的部分、不相关的附录或草稿笔记 Copilot。 更简洁的输入会生成更简洁的摘要，并减少在电子邮件中产生噪音的可能性。
要求 Copilot 调整语气和长度：相同的草稿可以重新生成为两句话 执行摘要、三段团队更新或详细的客户简报。 直接询问 Copilot 所需的更改，例如“使这更直接”或“削减到 150 字以下”，与 AI 重写器 可按需处理音调和长度调整。
双检查事实、名称和日期：AI 摘要可以压缩或重塑详细信息。 对源文档的最终阅读会捕获电子邮件发送前的任何错误引用、倒排统计信息或移动的截止时间。
生成要比较的多个版本：向 Copilot 询问同一电子邮件的变体，例如概要、详细更新和客户端友好版本。 比较选项并将最强行合并到最终草稿中。
将任何文档转换为电子邮件，准备查看和发送，从项目更新和会议回顾到客户建议。 使用 Copilot 从任何打开的文档生成更清晰的收件人就绪电子邮件 今天Microsoft Word。
探讨 如何使用 AI 和 如何使用 AI 编写会议议程 ，使整个电子邮件工作流从会议移动到收件箱。
常见问题解答
从文档生成电子邮件有什么好处？
从文档生成电子邮件更快、更准确，并且更易于适应不同的读者。 图表、日期和决策直接从文档移动到电子邮件中，因此详细信息保持可靠。 同一文档可以为高级领导生成简短摘要，并为更广泛的团队提供详细的更新，所有这些内容都是在一次聊天中起草的 Word的 Copilot。
如何使电子邮件草稿更短或更详细？
通过在同一聊天中要求 Copilot 提供其他版本来调整电子邮件草稿的长度。 若要缩短草稿，请让 Copilot 将其剪裁为 特定字数计数、将正文压缩为项目符号点或删除节。 若要添加详细信息，请让 Copilot 包含更多背景、完整解释每个要点，或使用 添加标题 Word 中的 AI 重写程序。
如何提高Microsoft Word摘要的准确性？
Copilot 从明确、具体的请求中提取最准确的草稿。 包括应在电子邮件中显示的确切数字、日期和人员，以便草稿从文档中提取正确的详细信息。 阅读中的草稿 Microsoft Word，然后再发送以确认名称、数字和日期匹配。
如何使用 Copilot 为不同的受众定制电子邮件？
若要使用 Copilot 为不同的受众定制电子邮件，请指定聊天中的受众、语气和长度。 快速命名高级领导，正式语气，150字以下产生与一个命名跨职能团队不同的草稿，平易近人，具有完整上下文。 向 Copilot 询问 同一电子邮件的多个版本，然后选择适合收件人的版本。
Copilot 是否可以将会议笔记汇总到电子邮件中？
当文档在Word中打开时，Copilot 会将会议笔记、会议记录或脚本汇总到回顾电子邮件中。 要求 Copilot 起草一封电子邮件，其中包含关键决策、与所有者的操作项目以及任何待跟进的未决问题。 同一提示也适用于研讨会摘要和通话记录。
