Schreiben eines Empfehlungsschreibens – Vorlagen, Format und Copilot

Ein Empfehlungsschreiben ist eine persönliche Referenz, die im Namen eines Kandidaten geschrieben wird und die Glaubwürdigkeit erhöht und einen bleibenden Eindruck bei Einstellungsleitern, Zulassungsteams und Stipendienausschüssen schafft.

Verwenden Sie Microsoft Word-Vorlagen, um Briefe schnell zu strukturieren, um den Fokus darauf zu behalten, Erfolge klar und effektiv zu präsentieren. Verfassen von Erfolgen in schriftlichen Beispielen mit Copilot in Word, bereit, sich für akademische Bewerbungen, interne Möglichkeiten oder Stipendieneinreichungen anzupassen.

Erfahren Sie, wie Sie ein professionelles Empfehlungsschreiben erstellen und verfeinern. Word mithilfe von Vorlagen und KI online.

Vorbereitungen vor dem Schreiben eines Empfehlungsschreibens

Lebenslauf- oder Anwendungsdetails

Bitten Sie die Kandidaten um eine Kopie eines Lebenslaufs, einer persönlichen Erklärung oder einer eingereichten Bewerbung, damit das Schreiben die Geschichte, die sie bereits erzählen, verstärken kann.

Wichtige Stärken, die hervorgehoben werden sollen

Einigen Sie sich auf zwei oder drei Qualitäten, die der Kandidat hervorheben möchte, z. B. Führung, technische Fähigkeiten, Forschungsfähigkeit oder Zuverlässigkeit unter Druck.

Erfolge oder Projekte

Beachten Sie bestimmte Momente, in denen diese Stärken zu sehen sind, z. B. ein Start, ein Ergebnis, ein Arbeitsstück oder ein messbares Ergebnis, das jede Qualität sichert.

Art der Verkaufschance

Identifizieren Sie, ob der Brief eine Stelle, ein Graduiertenprogramm, ein Stipendium, eine Förderung oder eine Freiwillige-Rolle unterstützt, und stimmen Sie dann die Rahmen und den Ton dem Leser ab.

Frist- und Übermittlungsanforderungen

Bestätigen Sie das Fälligkeitsdatum, das Wort- oder Seitenlimit und die erforderliche Übermittlungsmethode, z. B. E-Mail, versiegelte Kopie oder Portalupload.

Formatieren eines Empfehlungsschreibens

• Einführung: Beginnen Sie das Empfehlungsschreiben mit einer kurzen Einführung, in der persönliche Erfahrungen und Fachkenntnisse beschrieben werden, und definieren Sie die Beziehung zum empfohlenen Bewerber.

• Übersicht: Erstellen Sie einen detaillierten Überblick über die damit verbundenen Stärken des Bewerbers für die verfügbare Position oder Gelegenheit und wie sich diese Stärken in gemeinsamen Erfahrungen zeigen.

• Persönliche Geschichte: Teilen Sie mehr Informationen darüber, wann, wo und wie die Stärken des Bewerbers angewendet wurden, indem Sie erfahrungen aus erster Hand zusammen nutzen.

• Abschlusserklärung: Geben Sie eine Zusammenfassung des Bewerbers und teilen Sie starke Überlegungen, warum sie für die Gelegenheit oder Position geeignet wären.

• Unterschrift: Unterzeichnen Sie Empfehlungsschreiben mit vollständigem Namen und Kontaktdetails für etwaige Folgeanfragen.

Richtlinien für professionelle Empfehlungsschreiben

Auswählen einer professionellen Schriftart in einer konsistenten Größe

Schreiben Sie den Empfehlungsbrief in einer leicht lesbaren Schriftart und größe in Microsoft Word. Wählen Sie aus professionellen Schriftarten wie Aptos, Calibri oder Arial aus, und legen Sie den Schriftgrad zwischen 11 und 12 Punkten fest, um ein sauber lesbares Layout zu erhalten.

Korrekte Abstände und Seitenränder beibehalten

Legen Sie Seitenränder für einen Abstand von 1 Zoll oben, unten und an den Seiten auf Normal fest. Wenden Sie einen oder einen Punkt fünf Zeilenabstand im gesamten Textkörper an, und lassen Sie einen einzelnen Zeilenumbruch zwischen Absätzen für ein ausgewogenes, lesbares Layout.

Beibehalten einer geeigneten Buchstabenlänge

Halten Sie Empfehlungsschreiben an eine Seite, wo immer möglich, ähnlich wie bei einem Rücktrittsschreiben oder Anschreiben. Eine Seite signalisiert Fokus und Respekt für die Zeit des Lesers, und es sollten nur die relevantesten Qualifikationen und Beispiele einbezogen werden.

Anpassen von Empfehlungen an die Verkaufschance

Eine Empfehlung für ein Graduiertenprogramm liest sich anders als eine Management-Promotion-Empfehlung. Überprüfen Sie die Stellenbeschreibung, die Programmgliederung oder die Stipendienkriterien, bevor Sie schreiben, und Spiegel Sie dann die Sprache und prioritäten der Verkaufschance. Durch die Verlagerung der Betonung wird die Gewichtung des Buchstabens mit dem richtigen Leser angegeben, z. B. die Führung für eine Managementrolle, die Forschung für ein akademisches Programm oder die Auswirkungen auf die Community für ein Stipendium.

Anwenden einer Qualitätsprüfung und Korrekturlesen

Überprüfen Sie den Empfehlungsbuchstaben auf Formatierungs-, Rechtschreib- oder Interpunktionsfehler, bevor Sie speichern und freigeben. Verwenden Dokument-Editor zum Abfangen kleiner Fehler beim Schreiben mit Live-Rechtschreib- und Grammatikprüfungen. Verfeinern des Tons, Straffung des Phrasings und Flagwiederholung mit Copilot in Microsoft Word.

Exportieren im richtigen Dateiformat

Wenn ein Brief zum Teilen bereit ist, Speichern Sie das Word Dokument als PDF, um Abstände, Schriftarten und Layout geräteübergreifend beizubehalten. Direktes Teilen aus Word über eine Outlook-Anlage, einen freigegebenen OneDrive-Link oder Drucken.

Benennen Sie die Datei eindeutig.

Benennen Sie den Empfehlungsbuchstaben beim Speichern und Freigeben in einem klaren Format. Beispielsweise funktioniert candidatename_recommendationletter_date in den meisten Einstellungsportalen und E-Mail-Posteingängen.

Wie man Errungenschaften in glaubwürdige Beispiele umwandeln kann

Bestimmte Beispiele machen ein Empfehlungsschreiben einprägsam. Anstatt eine Qualität zu loben, beschreiben Sie einen Moment, in dem der Kandidat diese Qualität unter Beweis gestellt hat, einschließlich des Projekts, der Aktion und des Ergebnisses. Vergleichen Sie die beiden folgenden Absätze.

Schwächer: Sarah ist eine engagierte Teamleiterin, die ihre Kollegen unterstützt.

Stärker: Sarah übernahm die Teamleitung und strukturierte die Lieferung sofort über vier Projekte um und erfüllte die ursprüngliche Kundenfrist.

Die zweite Version beschreibt einen Moment, eine Entscheidung und ein Ergebnis. Wenden Sie den gleichen Ansatz auf jeden Absatz an.

• Benennen Sie die Aktion: Beschreiben Sie den Vorgang, das Projekt oder die Situation, im Besitz des Kandidaten.

• Beschreiben Sie das Ergebnis: Schließen Sie Zahlen, Zeitrahmen oder Ergebnisse ein, wenn die Informationen vorhanden sind.

• Erläutern Sie die Auswirkungen: Verbinden Sie die Arbeit mit dem Team, dem Projekt oder organization, und beschreiben Sie, was sich geändert hat.

• Ersetzen Sie allgemeine Aussagen: Tauschen Sie weiche Deskriptoren wie zuverlässig oder fleißig für bestimmte Momente aus, die diese Qualitäten beweisen.

Empfehlungsschreiben zum Schreiben von Tipps und häufigen Fehlern

Schreiben von Tipps für Empfehlungsschreiben

• Schreiben Sie in einem professionellen und freundlichen Ton der Stimme: Bewahren Sie einen nahbaren und positiven Ton während des gesamten Briefes, um Konsistenz und Glaubwürdigkeit zu entwickeln. Das respektvolle Verhältnis zum Antragsteller sollte im gesamten Schreiben deutlich sein.

• Halten Sie den Brief formal und prägnant: Schreiben Sie in einem formalen Stil, und schließen Sie nur die Attribute und Erfahrungen ein, die für die Verkaufschance relevant sind. Verfeinern Sie den Entwurf mit Dokument-Editor für Grammatik und Klarheit, verwenden Sie dann Copilot , um Phrasing und Ton zu straffen.

• Konzentrieren Sie sich auf relevante und wichtige Qualifikationen: Recherchieren Sie die Rolle, auf die sich der Bewerber bewirbt, um den Job zu verstehen und die Stärken auf die Chance abzugleichen. Erfahrungen teilen, Schulungen und Qualifikationen, die die größte Auswirkung und Relevanz für den Einstellungsleiter, die Personalabteilung oder den Abteilungsleiter haben.

• Verwenden Sie wirkungsvolle Wörter, um die Stärken des Bewerbers hervorzuheben: Aktive Verben wie geführt, übermittelt, betreut und entworfen beschreiben den Beitrag des Bewerbers deutlicher als weiche Deskriptoren. Worte wie geehrt, signifikant und einprägsam verstärken die Unterstützung, wenn sie um bestimmte Beispiele herum platziert werden.

Zu vermeidende Fehler beim Schreiben von Empfehlungsschreiben

• Vermeiden Sie Verallgemeinerung und Hyperbel: Verwenden Sie nur bestimmte Beispiele für die stärksten Charaktermerkmale des Antragstellers, und vermeiden Sie Verweise ohne Kontext oder Relevanz, einschließlich vagem Lob. Die Verwendung von Hyperbole in einem Empfehlungsschreiben kann auch die Glaubwürdigkeit des Antragstellers verringern, insbesondere wenn die Ansprüche sensationserregend sind.

• Wiederholungsinhalt nicht wiederholen: Der Leser verfügt bereits über die fortsetzen. Verwenden Sie den Buchstaben, um Kontext, Zeichen und Beweise hinzuzufügen, die der Lebenslauf nicht anzeigen kann.

• Stellen Sie sicher, dass Sie sich vorstellen: Schließen Sie niemals wertvolle Details in der Einführung über die Anmeldeinformationen des Empfehlungsgebers und die Beziehung zum Bewerber aus. Wenn Sie diese Details nicht hinzufügen, kann die Glaubwürdigkeit des Schreibens verringert werden.

• Fühlen Sie sich nicht unter Druck, ein Empfehlungsschreiben zu schreiben: Wenn eine Anfrage nicht mit Zuversicht unterstützt werden kann, ist die Ablehnung professioneller als das Erzeugen einer schwachen Bestätigung. Das Vorschlagen einer alternativen Empfehlung ist eine faire Möglichkeit, darauf zu reagieren.

• Verwenden Sie keinen Verweis ohne ihre Erlaubnis: Bewerber sollten sich mit dem Empfehlungsgeber bestätigen, bevor sie sie auflisten, und Empfehlungsgeber sollten die Übermittlungsmethode bestätigen, bevor sie das Schreiben senden.

Entwerfen und Personalisieren von Empfehlungsschreiben mit Copilot

Wandeln Sie Leistungsnotizen, Kursarbeitsfeedback oder Projektbeobachtungen in einen strukturierten ersten Entwurf um. Copilot in Word. Chatten Sie mit Copilot an Verfeinern Sie den Ton, überarbeiten Sie informelle Formulierungen in professionelle Prosa und straffen Sie die Klarheit, um dem Leser zu entsprechen. Überprüfen Sie jeden Absatz auf Genauigkeit, sobald der Entwurf angezeigt wird, fügen Sie Beobachtungen aus erster Hand hinzu, die nur ein Empfehlungsmodul bereitstellen kann, und bestätigen Sie, dass jedes Beispiel die tatsächliche Erfahrung des Kandidaten widerspiegelt.

Probieren Sie diese Copilot-Prompt aus.

Entwerfen Sie ein einseitiges Empfehlungsschreiben für [Name des Kandidaten], der mit mir als [Rolle] für [Dauer] gearbeitet hat. Heben Sie [Stärke 1] und [Stärke 2] mit spezifischen Beispielen aus [Projekt oder Situation] hervor. Halten Sie den Ton professionell und warm, und richten Sie den Brief an [Empfänger oder "An wen es sich handeln kann"]. Klicken, um diesen Copilot-Prompt zu kopieren

Anpassen von Empfehlungsschreiben für verschiedene Anwendungen

Ein Kandidat, der sich für mehrere Verkaufschancen bewirbt, benötigt keine neue Empfehlung für jede. Verwenden KI zum Umschreiben eines einzelnen Basisbuchstabens für jeden Leser, wobei die Betonung, der Ton und das Vokabular angepasst werden, ohne die ursprünglichen Beispiele oder die Bestätigung zu verlieren.

• Führung für eine Managementrolle: Beispiele für Entscheidungen, Auswirkungen auf das Team und Verantwortlichkeit neu zu erstellen.

• Teamarbeit für eine Zusammenarbeitsumgebung: Hervorheben funktionsübergreifender Momente, Unterstützung durch Peers und gemeinsame Ergebnisse.

• Vereinfachter Ton für die interne PERSONALabteilung: Erweichen Sie die Formalität und konzentrieren Sie sich auf die Eignung des Kandidaten für das Team und die Kultur.

• Formalsprache für einen Hochschulantrag: Straffung der Struktur und Der Phrasierung für Zulassungsausschüsse und Stipendiengremien.

Ein starker Basisbuchstabe kann für mehrere Anwendungen mit kleinen Schichten in der Umrahmung funktionieren, wodurch der Druck eines neuen Entwurfs jedes Mal beseitigt wird.

Probieren Sie diese Copilot-Prompt aus.

Überarbeiten Sie dieses Empfehlungsschreiben für eine [Managementrolle/akademisches Programm/Stipendienantrag]. Lassen Sie die Beispiele intakt, und passen Sie die Rahmen, den Ton und das Vokabular an den Leser an. Klicken, um diesen Copilot-Prompt zu kopieren

Schreiben eines Empfehlungsschreibens in Microsoft Word

1. Öffnen eines neuen Word Dokument aus, oder wählen Sie Empfehlungsschreibenvorlage, um mit dem Schreiben zu beginnen.

2. Fügen Sie die Absenderdetails, das Datum, die Empfängerdetails und die Anrede oben auf der Seite hinzu.

3. Klicken Copilot und bitten KI, den Textkörper des Briefs aus Notizen, Aufzählungspunkten oder einer aktuellen Leistungsüberprüfung zu entwerfen.

4. Sehen Sie sich den von der KI generierten Entwurf an, und bitten Sie Copilot, den Ton zu verfeinern, den Phrasing zu straffen oder bestimmte Beispiele zu stärken.

5. Verwenden Dokument-Editor zum Überprüfen der Rechtschreibung, Grammatik und Lesbarkeit vor dem Abschluss.

6. Speichern Sie das Word Dokument als PDF oder teilen Sie sie direkt für E-Mail, Einstellungsportale und Drucken.

Das Schreiben eines Empfehlungsschreibens dauert Minuten mit der richtigen Vorlage und ein paar Notizen. Entwerfen Sie eine klare, maßgeschneiderte Empfehlung mithilfe von Vorlagen und Copilot in Microsoft Word heute. Erkunden Sie weitere Geschäftsschreibanleitungen wie Formatieren eines Anschreibens und der Beste Tipps zum Fortsetzen von Schriftarten, Größen und Formatierungen.