So verfassen Sie ein Kündigungsschreiben oder eine Kündigungs-E-Mail – Vorlagenbeispiele und KI-Prompts

Ein klares Kündigungsschreiben beginnt damit, zu wissen, welche Informationen enthalten sein müssen und wie sie professionell präsentiert werden können. Anpassbar Vorlagen für Kündigungsschreiben in Microsoft Word bieten eine leicht verständliche Struktur, einschließlich Platzhaltertext und Beispielen, um wichtige Details zu organisieren.

Wenn Sie von Grund auf neu beginnen, chatten Sie mit Copilot in Word anhand von Promptbeispielen, um einen ausgefeilten ersten Entwurf zu erstellen, der dem am Arbeitsplatz angemessenen Ton entspricht. Passen Sie die Prompts an Situationen wie eine sofortige Kündigung, das Ausscheiden während der Probezeit oder einen beruflichen Wechsel an.

Beginnen Sie mit einer Vorlage in Word, oder verwenden Sie Copilot, um einen Kündigungsschreiben für verschiedene Arbeitsplatzszenarien zu erstellen und zu verfeinern.

Was in ein Kündigungsschreiben oder eine Kündigungs-E-Mail gehört

Sammeln Sie wichtige Angaben aus E-Mails, früheren Verträgen und Unternehmensrichtlinien, bevor Sie mit dem Kündigungsschreiben beginnen. Nehmen Sie die unten aufgeführten Elemente auf, um einen klaren und korrekten Entwurf zu erstellen.

• Datum und Anrede: Fügen Sie das Erstellungsdatum sowie eine empfangende Person für das Schreiben hinzu. Das kann je nach Hierarchie am Arbeitsplatz beispielsweise eine direkt vorgesetzte Person, eine Leitungskraft oder eine Teamleitung sein.

• Kündigungserklärung: Erläutern Sie respektvoll den Hauptgrund für das Kündigungsschreiben. Beschreiben Sie bei Bedarf, dass Sie kündigen möchten, um den Beruf zu wechseln oder eine andere Position anzustreben.

• Letzter Arbeitstag: Geben Sie an, wann der letzte Arbeitstag voraussichtlich sein wird. Geben Sie die Dauer der Kündigungsfrist eindeutig an und weisen Sie darauf hin, dass sie sowohl der aktuellen Unternehmensrichtlinie als auch den vertraglichen Verpflichtungen entspricht.

• Dankesworte: Fügen Sie eine kurze Danksagung für alle Möglichkeiten ein, die Ihnen das Unternehmen geboten hat, darunter berufliche Erfahrungen, Weiterbildungen und fachliche Betreuung.

• Nächste Schritte und Übergabedetails: Geben Sie einen Überblick über den Übergabeplan, einschließlich genauer Zeitpläne und der beteiligten Teammitglieder.

• Professioneller Abschluss: Beenden Sie das Kündigungsschreiben mit „Mit freundlichen Grüßen“, „Freundliche Grüße“ oder „Vielen Dank“. Verwenden Sie nach Möglichkeit den vollständigen Namen und die Position oder in einem informellen Arbeitsumfeld nur den Vornamen.

So verfassen Sie ein Kündigungsschreiben mithilfe einer Vorlage in Word

Erstellen Sie ein Kündigungsschreiben mit weniger Aufwand, indem Sie anpassbare Vorlagen und Beispiellayouts in Word Online verwenden. Führen Sie die folgenden einfachen Schritte aus, um zu beginnen.

1. Erkunden Sie in einem Browser Vorlagen für Kündigungsschreiben in Word.

2. Klicken Sie auf die Vorlage, die zum Kündigungsgrund passt, und beginnen Sie mit der Anpassung.

3. Ersetzen Sie die Platzhalterabschnitte durch relevante Angaben wie Kündigungsgrund, Dauer der Kündigungsfrist und eine Danksagung.

4. Bitten Sie Copilot, den Text zu überprüfen und zu überarbeiten, um ihn zu optimieren, und nutzen Sie anschließend den Dokument-Editor, um Grammatik und Rechtschreibung zu überprüfen und das Dokument fertigzustellen.

5. Speichern Sie das endgültige Dokument als PDF-Datei, um es einfach per E-Mail als Anlage freizugeben.

Beispiele für Vorlagen von Kündigungsschreiben zur Anpassung

Kündigung während der Probezeit

Verwenden Sie diese Struktur, um ein Dokument zu erstellen, das Ihre Dankbarkeit zum Ausdruck bringt und dazu beiträgt, die berufliche Beziehung zum Team weiter zu pflegen.

Modernes Kündigungsschreiben

Diese Vorlage verwenden

Kündigung einer Vertragsposition

Bekunden Sie in diesem klaren, kurzen Word-Dokument Ihr Interesse an anderen beruflichen Möglichkeiten, erläutern Sie die Gründe für das Ausscheiden und beschreiben Sie die Übergabeprozesse anhand dieser Vorlage.

Kündigungsschreiben für eine Verwaltungsposition

Diese Vorlage verwenden

Kündigung einer Teilzeitstelle

Diese bearbeitbare Vorlage eignet sich für die Kündigung einer gelegentlichen oder Teilzeitstelle, um eine Vollzeitstelle oder einen anderen Beruf anzustreben.

Kündigungsschreiben für eine Tech-Position

Diese Vorlage verwenden

Kündigungsschreiben zur Pensionierung

Kündigen Sie mit dieser einfach zu bearbeitenden Word-Vorlage höflich und formell den Ruhestand an und stellen Sie dabei wichtige Stationen Ihrer beruflichen Laufbahn dar.

Kündigungsschreiben zur Pensionierung

Diese Vorlage verwenden

Kündigungsschreiben für den Beruf mit KI verfassen

Vorlagen erleichtern den Einstieg mit einer vorhandenen Struktur, während Copilot dabei helfen kann, auf einer leeren Seite zu beginnen und ein Kündigungsschreiben an bestimmte Situationen, Angaben und den gewünschten Ton anzupassen.

Generieren Sie ein Schreiben, das am besten zu einem bestimmten Szenario passt, indem Sie diese Vorgaben kopieren und in einen Copilot Chat in Word Online einfügen. Passen Sie anschließend den Wortlaut und den Ton an, um die Kündigung klar zu kommunizieren.

Einfaches Kündigungsschreiben

Try this Copilot prompt"Verfassen Sie ein kurzes, klares Kündigungsschreiben für die Teamleitung. Nennen Sie als Grund [reason], die mögliche Kündigungsfrist von [x] Wochen und den letzten Arbeitstag am [date]. "Klicken, um diesen Copilot-Prompt zu kopieren

Berufliches Kündigungsschreiben mit Kündigungsfrist

Try this Copilot prompt"Erstelle ein formelles Kündigungsschreiben an die Teamleitung. Nenne als Kündigungsgrund [reason], die Kündigungsfrist von [x] Wochen und den letzten Arbeitstag am [date]. Achte auf einen professionellen Ton und halte die üblichen Protokolle am Arbeitsplatz ein. "Klicken, um diesen Copilot-Prompt zu kopieren

Kündigungsschreiben mit einer Frist von zwei Wochen

Try this Copilot prompt"Verfasse ein Kündigungsschreiben in neutralem, sachlichem Ton mit einer Kündigungsfrist von zwei Wochen. Nenne kurz den Grund, [reason], für den Austritt, den letzten Arbeitstag und noch offene Aufgaben. "Klicken, um diesen Copilot-Prompt zu kopieren

Beispiel für ein sofortiges Kündigungsschreiben

Try this Copilot prompt"Verfasse ein kurzes Kündigungsschreiben mit sofortiger Wirkung an die Teamleitung. Nenne den Grund respektvoll, weise darauf hin, dass die übliche Kündigungsfrist nicht eingehalten wird, und bestätige den letzten Arbeitstag am [date]. "Klicken, um diesen Copilot-Prompt zu kopieren

Kündigungsschreiben aus persönlichen Gründen

Try this Copilot prompt"Formuliere ein professionelles Kündigungsschreiben an die Teamleitung und gib an, dass die Kündigung aus persönlichen Gründen erfolgt. Füge Informationen zur Kündigungsfrist von [x] Wochen hinzu und bestätige, dass der letzte Arbeitstag am [date] sein wird. Halte den Ton neutral und höflich. "Klicken, um diesen Copilot-Prompt zu kopieren

Kündigungsschreiben für Karrierewechsel

Try this Copilot prompt"Erstelle ein wertschätzendes Kündigungsschreiben an die Teamleitung und erläutere klar, dass die Kündigung aufgrund eines beruflichen Wechsels ([reason]) erfolgt. Erwähne, dass die Kündigungsfrist [x] Wochen beträgt und der letzte Arbeitstag am [date] sein wird. Bedanke dich im Schlussabsatz für alle Möglichkeiten, die dir im Unternehmen geboten wurden. "Klicken, um diesen Copilot-Prompt zu kopieren

Formatieren eines Kündigungsschreibens

• Wählen Sie eine klare Schriftart und -größe: Es ist wichtig, eine Schriftart zu wählen, die Professionalität ausstrahlt, wenn Sie etwas von Grund auf neu erstellen. Wählen Sie die Schriftgröße 12–14 in den Schriftarten Calibri, Aptos oder Arial, da diese allgemein anerkannt und barrierefrei sind.

• Verwenden Sie den richtigen Zeilenabstand und die richtigen Seitenränder: Für ein übersichtliches Layout verfassen Sie das Kündigungsschreiben in Word mit der Einstellung für den „normalen“ Seitenrand. Der automatische Seitenrand lässt oben, unten und an den Seiten der Seite jeweils 2,54 cm frei. Stellen Sie den Zeilenabstand auf einfach oder 1,5 ein, damit der Text nicht unnötig lang wird.

• Beschränken Sie sich auf eine Seite: Auch beim Kündigungsschreiben gelten hinsichtlich des Umfangs die Maßstäbe anderer formeller Dokumente. Verwenden Sie den Wortzähler, um die Begrenzung auf eine Seite einzuhalten. Verwenden Sie kurze, übersichtlich strukturierte Absätze mit wenigen Begründungen, damit die lesende Person präzise durch das Dokument geführt wird.

• Rechtschreibprüfung durchführen und Korrektur lesen: Bevor Sie Briefe weiterleiten, sollten Sie diese mit der Rechtschreib- und Grammatikprüfung in Word Korrektur lesen und gleichzeitig den Ton, die Sprache und die Verständlichkeit mithilfe eines Dokument-Editors optimieren.

• Im richtigen Dateiformat speichern: Wenn ein Dokument zum Exportieren bereit ist, laden Sie es als PDF herunter, um es entweder über Outlook als Anlage freizugeben oder persönlich zu drucken und freizugeben. Bewahren Sie die DOCX-Datei für kurzfristige Änderungen auf.

• Benennen Sie das Kündigungsschreiben: Benennen Sie das Dokument sinnvoll um, damit die Personalabteilung das Schreiben beim Teilen leicht identifizieren kann. Ein geeignetes Benennungsformat ist ihrname_kuendigung_datum.

Fehler in Kündigungsschreiben, die Sie vermeiden sollten

Beim Versand eines Kündigungsschreibens ist es wichtig, auf eine formelle Struktur, Begründung und den passenden Ton zu achten. Vermeiden Sie diese häufigen Fehler, damit das Schreiben professionellen Ansprüchen gerecht wird.

• Emotionaler Ton: Verfassen Sie das Schreiben professionell und respektvoll, damit es der üblichen Etikette am Arbeitsplatz entspricht.

• Ausführliche Begründung für die Kündigung: Sie können einen kurzen Grund für das Ausscheiden aus der aktuellen Position nennen. Es ist jedoch nicht erforderlich, dem Arbeitgeber Einzelheiten oder konkrete Angaben mitzuteilen. Erwägen Sie ein privates Abschlussgespräch oder einen Termin mit der Führungskraft, wenn zusätzliche Angaben besprochen werden müssen.

• Vertrauliche Angaben zur beruflichen Zukunft offenlegen: Sie sind nicht verpflichtet, Ihre Zukunftspläne mitzuteilen. Achten Sie jedoch darauf, keine vertraulichen Angaben wie Gehalt oder Zusatzleistungen offenzulegen, falls Sie solche Informationen teilen.

• Seien Sie bei der Kündigungsfrist eindeutig: Geben Sie den geplanten letzten Arbeitstag klar an, statt einen ungefähren Zeitraum zu nennen. Prüfen Sie Arbeitsverträge oder betriebliche Richtlinien, um sicherzustellen, dass die Kündigungsfrist korrekt und angemessen ist.

• Verwenden Sie keine informelle Sprache: Ein Kündigungsschreiben darf niemals respektlose Formulierungen enthalten. Vermeiden Sie Beleidigungen, feindselige Kommentare oder Formulierungen, die vom Zweck des Schreibens ablenken könnten.

• Kritik an Kollegen: Vermeiden Sie es, Kritik an anderen Personen, Kollegen oder Mitarbeitern innerhalb des Unternehmens zu äußern.

Erstellen Sie gleich beim ersten Versuch einen gut formulierten Entwurf mithilfe von vorgefertigten Vorlagen für Kündigungsschreiben. Gehen Sie die bevorstehende Aufgabe der Auftragssuche mit effektiven Tipps zum Schreiben relevanter Briefe und Dankesschreiben in Microsoft Word sicher an.