Маркетингові й комунікаційні команди готують пресреліз щоразу, коли в організації з’являється новина, варта висвітлення, як-от запуск продукту, наймання нового працівника або громадська програма. Кожен пресреліз містить затверджені факти у структурі, яку впізнають журналісти, а для більшості пресрелізів потрібна юридична перевірка й перевірка відповідності бренду, перш ніж їх отримають журналісти.
Напишіть пресреліз у Microsoft Word, формуючи кожний розділ за допомогою редактора документів і засобів форматування, або почніть із доступної для редагування чернетки, яку Microsoft Copilot може допомогти створити з нотаток про запуск, інформаційних довідок і затверджених цитат.
Ознайомтеся зі стандартним форматом пресрелізу, покроковим процесом і повним прикладом написання пресрелізу у вебпрограмі Word, від збирання фактів до надання спільного доступу до затвердженого файлу.
Що таке пресреліз?
Пресреліз – це офіційна заява, яка повідомляє журналістам інформацію, варту висвітлення, із зазначенням фактів, які їм потрібно перевірити. Реклама або допис у блозі рекламує продукт або точку зору, тоді як пресреліз залишається нейтральним і повідомляє лише про те, що може перевірити журналіст. Організації готують пресрелізи з таких нагод:
Запуск продукту, служби або бізнесу: оголошення про запуск, коли він стане доступним і кого він обслуговує, з використанням відомостей із плану для малого бізнесу, якщо новина стосується нової компанії.
Зміни в керівництві й проміжні етапи: назвіть нового керівника або повідомте про розширення, раунд фінансування чи нагороду.
Події і громадські програми: зазначте дати, місця проведення, вимоги до участі та відомості про реєстрацію для конференцій, благодійних зборів або місцевих ініціатив.
Почніть із правильної структури пресрелізу
Кожна частина пресрелізу має певну ціль: заголовок містить новину, контактний рядок – відповідь на додаткові запитання. Пресреліз зазвичай має структуру перевернутої піраміди: найважливішу новину розміщують на початку, а довідкові відомості – наприкінці. Застосуйте стилі заголовків, узгоджені інтервали й посилання у Word, щоб пресреліз було легко переглядати. Змініть макет, якщо одержувач або служба розповсюдження вимагає іншого формату.
ДО НЕГАЙНОГО РОЗПОВСЮДЖЕННЯ [або дата й час, коли журналісти можуть опублікувати матеріал]
[Заголовок, що містить новину конкретною, фактичною мовою] [Необов’язковий підзаголовок, який додає ще одну деталь]
[МІСТО/СЕЛО, область/штат, місяць день, рік].
[Вступний абзац, що відповідає на запитання хто, що, коли, де й чому]
[Основні абзаци з фактами, контекстом і посиланнями в порядку важливості]
["Затверджена цитата, яка пояснює, чому ця новина важлива", – сказав/сказала Ім’я, посада, організація.]
Про [організацію]
[Короткий опис організації, який можна використовувати повторно]
Контакт для представників ЗМІ
[Ім’я, посада] [Адреса електронної пошти]
[Телефон]
###
Як написати пресреліз у Word
Виконайте наведені нижче дії, щоб написати пресреліз у вебпрограмі Word: від першої перевірки фактів до файлу, готового до розповсюдження.
Відкрийте пустий документ у Word або налаштуйте шаблон пресрелізу.
Напишіть стислий вступ, який відповідає на запитання хто, що, коли, де й чому, розпочавши з факту, про який журналіст повідомив би найперше.
Додайте довідкові відомості в порядку важливості, а потім затверджену цитату, яка пояснює, що ця новина означає для людей, яких вона стосується.
Застосуйте рекомендації щодо пресрелізу, перевіривши орфографію та граматику, зіставивши кожен факт із джерелом, а також вилучивши жаргон і непідтверджені рекламні твердження.
Поділіться пресрелізом із рецензентами, використовуючи примітки й @згадки для запитань та відстеження змін для запропонованих виправлень тексту.
Вирішіть питання в примітках, прийміть або відхиліть відстежувані зміни, підтвердьте затвердження та підготуйте документ Word або PDF до розповсюдження.
Створюйте й удосконалюйте пресрелізи за допомогою Copilot у Word
Copilot – це помічник із ШІ, вбудований у Word, який може працювати з файлами, що їх команда вже перевірила, а не з порожньою сторінкою. Вкладайте або додайте посилання на такі документи, як опис продукту, інформаційну довідку про програму або список затверджених цитат, збережений у OneDrive. Називайте файли, аудиторію та відповідні дати в запиті, а Copilot може допомогти відредагувати чернетку для цієї новини, а не загальну структуру.
Порівнюйте чернетку з кожним вихідним файлом, а потім виберіть заголовок або вступ і скористайтеся ШІ-помічником із переписування, щоб отримати чіткіші версії.
Примітка. Функції Copilot у Word залежать від передплати на Microsoft 365, ліцензії та параметрів організації.
Перевіряйте й затверджуйте пресрелізи у Word
Збережіть пресреліз у OneDrive і поділіться ним, щоб співпрацювати у Word, де юридичні, брендові й керівні рецензенти редагують один робочий файл, а не передають окремі копії.
Збирайте конкретні відгуки: додавайте примітки й @згадки, щоб прикріпити запитання до конкретного твердження, числа або цитати.
Переглядайте запропоновані виправлення: увімкніть відстеження змін у Word, щоб відобразити запропонований текст, і дозвольте власнику документа прийняти або відхилити кожну зміну перед остаточним затвердженням.
Повертайтеся до попередніх чернеток: використовуйте журнал версій, щоб відновити попередні версії файлу, якщо рецензенту потрібне формулювання з попереднього циклу.
Рецензенти в організації відповідають за підтвердження фактів, юридичних формулювань, затверджень і мови бренду.
Підготуйте остаточну версію пресрелізу й поділіться нею
Вимоги до публікації пресрелізу різняться залежно від організації, редакції та каналу розповсюдження, тому перед надсиланням підтвердьте потрібний формат. Охоплюйте канали іншими мовами за допомогою перекладу документа у Word, що створює перекладену копію і залишає вихідний файл без змін. Попросіть рецензента, який читає цією мовою, перевірити правильність написання імен, назв посад і цитат.
Приклад пресрелізу
У наведеному нижче прикладі показано, як комунікаційна команда неприбуткової організації в Портленді, штат Мен, перетворює затверджену інформаційну довідку, цитату й стандартний опис на пресреліз про безкоштовну програму з програмування.
Harbor Point Community Foundation, її працівники, а також усі дати, числа, цитати й контактні відомості в пресрелізі є вигаданими та наведені лише для демонстрації формату.
Пресреліз про запуск громадської програми
ДО НЕГАЙНОГО РОЗПОВСЮДЖЕННЯ Harbor Point Community Foundation запускає безкоштовну позашкільну програму з програмування для учнів середніх шкіл Портленда
Програма розпочнеться 2 листопада 2026 року; у трьох бібліотечних філіях передбачено місця для 120 учнів
ПОРТЛЕНД, штат Мен, 6 жовтня 2026 р. Harbor Point Community Foundation сьогодні оголосила про запуск Code After School – безкоштовної 10-тижневої програми з програмування для учнів 6–8 класів. Заняття розпочнуться 2 листопада у трьох бібліотеках мікрорайонів, а сім’ї можуть зареєструватися до 23 жовтня.
Учні відвідують два 90-хвилинні заняття щотижня та вивчають основи програмування й вебдизайну разом із волонтерами – інженерами програмного забезпечення. Громадський грант фінансує програму, а фонд позичає ноутбук кожному учаснику.
"Багато учнів у Портленді хочуть мати більше можливостей знайомитися з технологіями після школи", – сказала Дана Рейєс, виконавча директорка Harbor Point Community Foundation. "Code After School – це привітне місце, де учні можуть створювати проєкти й зустрічатися з наставниками, які працюють у сфері технологій."
Про громадський фонд Harbor Point
Harbor Point Community Foundation – це неприбуткова організація, яка фінансує освітні програми й програми для молоді в усьому регіоні Великого Портленда, штат Мен.
Контакт для представників ЗМІ
Джордан Лі, менеджер із комунікацій press@example.org (207) 555-0148
###
Призначення кожної частини прикладу
Нотатки нижче відповідають кожному розділу пресрелізу у форматі, описаному вище.
Заголовок і підзаголовок: називають організацію, програму та аудиторію, а також містять дату початку й кількість місць із довідки.
Вступний абзац: у двох реченнях містить інформацію про програму, вікову групу, дату початку, місця проведення та кінцевий термін реєстрації.
Основний текст і цитата: пояснюють розклад і фінансування, а виконавчий директор розповідає, чому програма важлива для місцевих учнів.
Стандартний опис і контакт для медіа: повторно використовують затверджений абзац "Про організацію" і вказують одну особу для запитань журналістів.
Кожне оголошення заслуговує на пресреліз, який читається як новина, а не як маркетинговий матеріал, із перевіреними фактами, погодженою цитатою та вказаним контактом для запитань медіа. Відкрийте вебпрограму Word, щоб почати новий пресреліз, а Copilot у Word готовий до створення чернетки або перезаписування розділів з аркушів перевірених фактів і нотаток.
Ознайомтеся з додатковими форматами для професійного письма в посібнику з ділових документів або перевірте формулювання в контрактах і політиках за допомогою посібника з точності та відповідності юридичних документів.
Запитання й відповіді
- Якої довжини має бути пресреліз?
Більшість пресрелізів займають від однієї до двох сторінок, хоча докладне оголошення може бути довшим. Обсяг залежить від новини й будь-яких обмежень, установлених одержувачем або каналом розповсюдження. Додайте факти, контекст, цитату, відомості про організацію та контактну інформацію, необхідні для матеріалу, а потім вилучіть усе, що не пояснює оголошення.
- Що має містити перший абзац пресрелізу?
У першому абзаці, який також називають вступним, зазначають, хто, що, коли, де й чому. Почніть із найважливішого факту новини, а додаткові відомості збережіть для наступних абзаців.
- Чи може Copilot написати пресреліз?
Copilot у Word може згенерувати чернетку пресрелізу з підказки або наявних файлів і допомогти вдосконалити виділений текст за допомогою пропозицій щодо переписування. Перш ніж опублікувати пресреліз або поділитися ним, перегляньте й перевірте всі імена, дати, числа, цитати та інші фактичні відомості за вихідними матеріалами.
- Пресреліз слід надсилати як документ Word чи PDF?
Використовуйте формат, який указує журналіст, редакція або служба розповсюдження. Зазвичай цю інформацію зазначено на сторінці контактів для медіа відповідного видання або в правилах подання матеріалів служби. Зберігайте документ Word, який можна редагувати, для подальших оновлень і збережіть документ у форматі PDF, коли одержувачу потрібен фіксований макет.
