Перетворення ідеї на план залежить від правильно підібраних ділових документів. Деякі ініціативи починаються з бізнес-плану або бізнес-обґрунтування, інші – з брифу проекту, який уже схвалено. У процесі роботи різні документи допомагають у плануванні та виконанні.
Складання кожного документа в Microsoft WordУ програмі Word затверджені відомості легко використовувати та перевіряти. Microsoft Copilot, вбудований у Word помічник із ШІ, може перетворити план на структуру пропозиції або нотатки на оновлення стану.
Огляд змісту кожного документа та місця його охоплення Copilot у Word підтримує процес бізнес-планування, тому відповідь на наступний документ завжди однозначна.
Визначення цілей за допомогою бізнес-плану
Бізнес-план визначає цілі, ринок, який він обслуговує, і фінансову інформацію. Додайте підхід, який застосує компанія, як вона працює щодня та наступні кроки, щоб рецензент міг слідкувати за ідеєю від можливості до плану дій.
Коли писати бізнес-план
Засновники пишуть бізнес-план при відкритті нового бізнесу або пошуку фінансування. Він показує інвестору або банку можливості, операційну модель і фінансові прогнози, що лежать в основі мети зростання. Кожен наступний документ спирається на цю основу, а не відтворює її, тому цифри, показані інвестору на початку, можна порівняти з майбутніми результатами.
Почніть бізнес-план із шаблону або Copilot
Почніть з Шаблон бізнес-плану , коли рецензенти очікують знайомої структури, наприклад, коли ви пишете заявки на гранти, кредитні заявки та перші раунди фінансування. Copilot також може допомогти. Окреслюйте план розділ за розділом, коли пишете з нуля.
Готовий план дає діловій пропозиції цілі та докази. Вказівки для окремих розділів наведено в статті Як написати бізнес-план.
Запит на затвердження комерційної пропозиції
A Комерційна пропозиція використовує матеріал бізнес-плану для запиту одного конкретного рішення. У ньому зазначається проблема або можливість, запропоноване рішення та кінцеві результати. Після цього вказуються обсяг, терміни та ресурси, а пропозиція закінчується після запитуваного рішення.
Перетворення бізнес-плану на пропозицію
Бізнес-план описує завдання компанії або проекту для досягнення цілей, ринку та операційної діяльності. На противагу цьому, бізнес-пропозиція вимагає чогось конкретного, як правило, фінансування, бюджету або підпису певної частини роботи. Усередині організації бізнес-пропозиція також може бути відома як бізнес-обґрунтування, яка зважує розглянуті варіанти з рекомендованими перед затвердженням фінансування.
Створіть план пропозиції за допомогою Copilot
Перетворіть бізнес-план на план пропозиції Copilot, який може допомогти переписати та впорядкувати наявні розділи, готовий до перегляду.
Заповнена пропозиція містить цілеспрямоване обґрунтування для одного рішення, побудованого на основі вже існуючого бізнес-плану.
Визначення обсягу проекту за допомогою короткого завдання
Після отримання схвалення в короткому документі короткого документа фіксуються затверджені обсяги, цілі й обмеження проекту, з якими потім можна звіритися. Він також називає, хто несе відповідальність і як приймаються рішення.
Затвердження часто змінює саму роботу, оскільки рецензенти скорочують етапи, змінюють бюджет і терміни роботи. У брифі записана узгоджена версія, тому план проекту ґрунтується на затвердженому, а не на тому, що було запропоновано спочатку.
Використання брифу проекту
Короткі описи проекту підходять організаціям із корпоративними рекомендаціями, кількома зацікавленими сторонами або умовами зовнішнього фінансування. Великі підприємства часто переходять безпосередньо від затвердження до плану проекту та фіксують ці самі відомості у вступному розділі.
Підтвердження затвердженої області за допомогою контрольних списків
Використовуйте контрольний список ініціювання проекту, щоб підтвердити затверджений бюджет, призначених власників і узгоджені проміжні етапи перед початком роботи. На початку уточніть, хто що робить, як часто команда проводить зустрічі та хто займається заблокованою роботою. Зробіть їх обома лаконічними, а потім перегляньте заголовки та структуру в редактора документів перед розповсюдженням брифу. Маючи технічне завдання, план проекту містить чіткий запис затвердженого обсягу для відштовхування.
Упорядкуйте роботу та дії за допомогою плану проекту
Після узгодження обсягу план проекту перетворює затверджені цілі на результати, завдання та власників із датами, що суперечать їм. Віхи та залежності визначають порядок роботи, тоді як ризики та контрольні точки тримають її під контролем. Кожне завдання пов'язане з цілями, установленими в бізнес-плані, тому будь-хто може перевірити перебіг виконання із затвердженим.
У пропозиції вказується обсяг і кінцеві результати, а в брифі викладено обмеження та осіб, які за що відповідають. До плану проекту додаються дати, порядок робіт та власники. Почніть з Шаблон «План проекту », коли завдання, власники та проміжні етапи потрібно відобразити в одному поданні.
Напишіть план проекту під час запуску бізнесу, продукту або послуги, щоб перетворити затверджені цілі на проміжні етапи, обов'язки та терміни, доступні для всіх учасників.
Відстеження завдань і ризиків за допомогою контрольних списків
Контрольний список проекту в плані проекту також слугує чудовим засобом відстеження поточних дій проекту. Додайте до нього, наприклад, такі пункти:
Чек-лист завдань: що має бути вироблено та хто це виробляє.
Чек-лист ризиків: потенційні затримки, хто за цим стежить і що відбувається на кожному пункті пропуску.
Упорядкування плану проекту за допомогою Copilot
Попросіть Copilot перетворити затверджений план і бриф на план проєкту. Використовуючи надану інформацію, Copilot може допомогти виявити відсутню інформацію та дати на часовій шкалі. Діліться чернеткою плану проекту з користувачами, названими в ній, і запрошуйте коментарі в режимі реального часу за допомогою Співпрацюйте в Word, щоб кожен власник міг підтвердити свої обов'язки ще до того, як план буде остаточно затверджено.
Відстеження перебігу виконання за допомогою звітів про стан
Звіт про стан оцінює активну роботу відповідно до затверджених цілей, охоплюючи досягнуті проміжні етапи, поточні перешкоди та наступні кроки. У ньому також фіксуються всі рішення, прийняті після останнього оновлення, і ризики, які слід враховувати.
Звіти про стан і остаточний звіт за проектом відрізняються за термінами. Звіт про стан поширюється під час роботи, а остаточний звіт фіксує результати роботи після її завершення. Обидва критерії відповідають однаковим затвердженим цілям, тому звіт про закриття можна створити на основі попередніх оновлень.
Настроювання розкладу звіту про стан
Групи можуть регулярно надавати спільний доступ до звітів про стан, наприклад до щотижневих оновлень для групи проекту та рідше зведення для інших зацікавлених сторін. Використання повторюваної структури, наприклад Шаблон "Звіт про стан проекту " означає, що читачі щоразу знаходять одну й ту саму інформацію в одному й тому самому місці.
Створення звіту про стан за допомогою Copilot Передайте тиждень нотаток до наради та файлів проекту в Copilot у чаті, і ШІ може створити на їх основі чернетку звіту про стан. Перегляньте чернетку й підтвердьте стан, дати, ризики й рішення щодо джерельних нотаток, перш ніж надавати спільний доступ до неї. Відомості про оновлення, які краще використовувати як повідомлення електронної пошти, ніж як документ, див. як створювати електронні листи з документів за допомогою ШІ.
Закриття проекту остаточним звітом про проект
Остаточний звіт про проект – це документ, який завершує проект. Він порівнює кінцеві результати з цілями, установленими в бізнес-плані, і записує будь-які зміни в обсязі, термінах або бюджеті, зроблені під час реалізації проекту. Оскільки це порівняння використовує цілі, з яких починався план, зацікавлені сторони можуть простежити наближення до затвердженого.
У звіті також фіксуються отримані уроки, що робить його корисним для наступного проекту. У ньому вказується, що спрацювало, що спричинило затримку та що майбутні команди можуть зробити по-іншому, а потім наведено рекомендації та подальші дії щодо названих власників.
Здача контрольного списку закриття проекту
Окрім звіту, контрольний список закриття проекту охоплює решту завдань, починаючи від остаточного підписання кінцевих результатів і узгодження бюджету та закінчуючи невиконаними контрактами. Потім передача документації та доступу до неї тому, хто керує поточними операціями.
Створення остаточного звіту про проект за допомогою ШІ
Оскільки у звітах про стан уже записано більшу частину цих відомостей, запитайте Copilot створить чернетку заключного огляду, а потім підтвердьте всі результати, зміну та рекомендації щодо запису до того, як він буде поширений.
Виділяйте ключову інформацію за допомогою зведень для керівників
Резюме – це короткий вступний розділ, у якому ключове рішення або результат розміщується вгорі довшого документа. Це скоріше шар, ніж стадія, тому розмістіть його на передньому плані пропозиції, плану проекту або остаточного звіту, а не тільки бізнес-плану.
Опишіть рекомендацію або результат, докази, що лежать в їх основі, і наступну потрібну дію, а потім опишіть ресурси, час і основні ризики. Достатньо однієї-двох сторінок, підібраних відповідно до рішення, яке підтверджує резюме.
Приклад резюме бізнес-плану
Двосторінкове резюме спочатку надає рецензентам рішення та результат, перш ніж вони читають детальний план, що стоїть за ним. Резюме бізнес-плану може звучати так: вигадана пекарня, яка планує відкрити другий сайт.
Другий об'єкт відкриється в районі Ріверсайд до березня 2028 року, обслуговуючи офісну торгівлю в будні дні та сім'ї на вихідних. Ремонт і перший рік експлуатації вимагають 215 000 доларів США, а беззбитковість прогнозується на 16 місяці. Рекомендована наступна дія – погодження лізингового депозиту до 15 жовтня 2027 року.
Підсумовування документа за допомогою ШІ
Запитати Copilot переписати готовий документ у підсумок, написаний для певної аудиторії, а потім перевірити, чи залишилися рішення, докази, обмеження та наступна дія.
Вибір документів, потрібних для кожного робочого циклу
Для кожного робочого процесу потрібен свій набір документів. У сценаріях нижче показано, що потрібно написати та що робить кожен із них.
Запуск нової пропозиції послуг
Щоб запустити нову службу, потрібні основні документи, як-от бізнес-план, комерційна пропозиція, план проекту та звіти про стан.
Бізнес-план: встановлює цілі, ринок і ціноутворення.
Бізнес-пропозиція: запитує рішення про фінансування запуску.
План проекту: перетворює затверджену пропозицію на завдання, власників і дати.
Звіти про стан: відстежуйте збірку та запуск відповідно до вказаних дат.
Команда встановлює ціни, позиціонування та терміни один раз, щоб ідея досягла реалізації без повторного переписування.
Запит і витрати бюджету
Щоб запитати бюджет і витратити його, потрібно мати бізнес-обґрунтування, бриф проекту та остаточний звіт за проектом.
Економічне обґрунтування: визначає параметри, вартість і рекомендації.
Коротке завдання проекту: фіксує обсяг і бюджет, затверджені
Остаточний звіт про проект: оцінює результат відповідно до затвердженого бюджету.
Сума фінансування та отриманий результат можна відстежити один від одного.
Надання затвердженого проекту
Щоб реалізувати затверджений проект, знадобляться коротке завдання проекту, план проекту, звіти про стан і остаточний звіт за проектом.
Стислий опис проекту: фіксує обсяг, затверджений рецензентами.
План проекту: область розділяє на завдання, власників і дати.
Звіти про стан: відстежуйте перебіг виконання через доставку.
Остаточний звіт про проект: завершує роботу відповідно до початкових цілей.
План відображає обсяг, який схвалили рецензенти, а не те, про що просила початкова пропозиція.
Закрити та передати роботу
Щоб завершити та здати роботу, потрібен остаточний звіт за проектом і зведення.
Остаточний звіт за проектом: записує результати, зміни та уроки.
Резюме: рішення та результат розміщуються на першій сторінці.
Перенесіть бізнес-ідею з першого плану до офіційного завершення, склавши чернетку кожного документа в Microsoft WordWord, з чіткою відповіддю на те, який документ наступний на кожному етапі. Затверджені цілі, обсяг і цифри перетворюються з плану на затвердження, планування, виконання та звітування, що дозволяє економити час на їх повторне відтворення. Щоб отримати допомогу зі складанням і підбиттям підсумків на кожному етапі, ознайомтеся з інформацією в розділі Помічник Copilot. Щоб почати з першого документа, прочитайте Як написати бізнес-план.
Запитання й відповіді
- Що йде після бізнес-плану?
Далі зазвичай йде бізнес-пропозиція або бізнес-кейс, де план представлено як запит на фінансування, бюджет або схвалення. Після затвердження в короткому описі проекту фіксується узгоджений обсяг, а Шаблон плану проекту впорядковує роботу за завданнями, власниками та проміжними етапами.
- Чим відрізняється бізнес-план від комерційної пропозиції?
Бізнес-план охоплює цілі, ринок збуту та фінанси. Бізнес-пропозиція представляє конкретну пропозицію та вимагає рішення, наприклад щодо фінансування, бюджету або партнерства. Почніть з Шаблони комерційних пропозицій, коли документ потрібно затвердити, а не пояснювати ідею.
- Що таке бізнес-кейс?
Бізнес-кейс виправдовує один конкретний проект або інвестицію для людей, які схвалюють витрати, як правило, до початку будь-якої роботи. Він порівнює розглянуті варіанти, називає рекомендований і встановлює витрати, вигоди та ризики кожного з них. Створіть чернетку за допомогою Copilot із завершеного бізнес-плану, а потім перевірте витрати, переваги та ризики, перш ніж відео потрапить до рецензентів.
- Основні відомості про проект
У записці проекту зазначається область повноважень, затверджена рецензентами, а також цілі, обмеження та обов'язки. Він знаходиться між затвердженням і детальним плануванням, забезпечуючи узгоджену відправну точку для плану проекту. Перегляньте бриф, щоб дізнатися структуру та ясність із редактора документів перед його розповсюдженням.
- Різниця між звітом про стан і звітом про проект
Звіт про стан дає змогу відстежувати поточні роботи, охоплюючи проміжні етапи, блокувальники та наступні кроки за поточний період. Остаточний звіт про проект завершує роботу та фіксує результати, зміни області й отриманий досвід. І те, і інше відповідає цілям, встановленим у початковому плані. Використовуйте Шаблон звіту про стан проекту для регулярних оновлень і шаблон звіту для закриття проекту.
- Що має містити контрольний список закриття проекту?
Контрольний список закриття проекту охоплює підписання остаточного кінцевого результату, узгодження бюджету та закриття контракту, а також передавання документації та передачу доступу. Він також може записувати отримані уроки та призначати власників на будь-які невиконані дії. Створіть контрольний список у фіналі на основі шаблону звіту , а не його відстеження в окремому файлі.
