Створення шаблону посібника з навчання за допомогою ШІ

У кожній організації є процеси, які потрібно викладати, повторювати та стандартизувати, і сильний навчальний посібник – це те, що робить це можливим. Навчальний посібник – це структурований посібник, призначений для того, щоб навчити людей послідовно та правильно виконувати роль, завдання чи процес. Він підтримує все: від адаптації та підвищення кваліфікації до комплаєнсу та професійного розвитку. Якщо все зроблено добре, це заощаджує час, зменшує кількість помилок і швидше залучає нових учасників команди до роботи.

Ознайомтеся з популярними видами навчальних посібників, ключовими компонентами чіткої структури й покроковими інструкціями зі створення шаблону для багаторазового використання за допомогою Copilot в WordWord. Заощаджуйте час, створюючи структуровану структуру, заповнюючи розділи відповідним вмістом і адаптуючи шаблон для різних ролей або команд у Microsoft WordWord.

Вісім видів навчальних посібників з прикладами

Навчальні посібники бувають різних форм залежно від аудиторії, мети та необхідного рівня деталізації. Нижче наведено вісім широко використовуваних прикладів навчальних посібників, які використовуються для внутрішнього навчання та документації для клієнтів.

1. Посібники з адаптації співробітників

Документи посібника з навчання співробітників для онбордингу знайомлять нових співробітників з компанією, їхньою роллю, інструментами, очікуваннями та важливою політикою. Новий посібник із привітання працівників може охоплювати історію компанії, місію та контакти. Контрольний список адаптації на перший тиждень містить такі завдання, як налаштування облікових записів, орієнтація відвідуваності та зустрічі з командою. Посібник із цінностей і культури компанії допомагає людям зрозуміти очікування та норми на робочому місці.

2. Навчальні посібники для конкретних ролей

У посібниках для конкретних ролей основна увага приділяється навичкам і робочим процесам, необхідним для виконання певної роботи. Вони особливо корисні для технічних посад або посад з інтенсивним навантаженням на процеси. Навчальні посібники з обслуговування клієнтів можуть охоплювати обробку викликів, шляхи ескалації та тон голосу. Навчальний посібник із продажу може містити знання про продукт, робочі цикли CRM та обробку заперечень. Посібник для редактора вмісту містить вказівки редакції, кроки затвердження та графіки публікації.

3. StandardStandard operating procedure manuals (SOP)

СОП містять покрокові інструкції для завдань, які мають виконуватися послідовно й правильно. Вони мають вирішальне значення для контролю якості, готовності до аудиту та зменшення помилок у командах. Дізнайтеся більше про те, як створювати шаблони SOP за допомогою штучного інтелекту в Word. Типові приклади включають SOP обробки рахунка-фактури, у якому детально описано кожен крок від отримання до затвердження платежу. процедура звітування про інциденти , яка стандартизує документування й ескалацію проблем на робочому місці, а також робочий цикл затвердження та аналізу вмісту, що визначає, хто переглядає, редагує й публікує вміст до його публікування.

4. Технічні навчальні посібники або посібники з системної підготовки

Технічні навчальні посібники або навчальні посібники з систем пояснюють, як налаштовуються та керуються внутрішніми системами, інструментами чи обладнанням. Вони зосереджуються на доступі, конфігурації, дозволах і обслуговуванні, а не на щоденному виконанні завдань. A Посібник із системного навчання може охоплювати вимоги до входу, рівні дозволів і стандарти даних для внутрішніх платформ. У посібнику з настроювання системи керування зв'язками із замовниками (CRM) або системи керування вмістом (CMS) може бути описана процедура настроювання та обов'язкові поля. У посібнику з налаштування обладнання буде задокументовано етапи встановлення, перевірки безпеки та планові завдання з технічного обслуговування.

5. Посібники з політики та відповідності вимогам

Посібники з політик і відповідності вимогам допомагають командам зрозуміти юридичні, нормативні й організаційні вимоги. Вони мають важливе значення в таких галузях, як охорона здоров'я, фінанси та будівництво, де ретельно контролюється дотримання нормативних вимог. У посібнику з охорони праці та техніки безпеки на робочому місці викладено процедури в надзвичайних ситуаціях, звітування про небезпеку, безпечні методи роботи та звітування про інциденти. У довіднику з конфіденційності даних описано протоколи обробки, реагування на порушення безпеки та відповідальність за такими нормативними актами, як Загальний регламент захисту даних (GDPR). Кодекс поведінки та керівні принципи кадрової політики встановлюють очікування щодо поведінки на робочому місці, антидискримінаційних процедур та процедур розгляду скарг.

6. Посібники користувача або

Посібники користувача допомагають зовнішнім користувачам зрозуміти, як використовувати продукт, послугу або систему. Чіткий, добре структурований У документації клієнта зводиться кількість запитів на підтримку та покращується взаємодія з користувачем у цілому. Посібник із налаштування та інсталяції продуктів допомагає клієнтам процесу розпакування, збирання та першої конфігурації. Посібник користувача мобільної програми охоплює створення облікового запису, навігацію та основні функції. Короткий посібник користувача для нових абонентів містить стислий огляд того, як негайно почати користуватися продуктом або послугою.

7. Навчальні посібники з програмного забезпечення

Навчальні посібники з програмного забезпечення зосереджуються на тому, як використовувати певний цифровий інструмент або програму для виконання завдань. У цих посібниках визначено пріоритетність рекомендацій щодо функцій, робочих процесів і інструкцій на екрані. У посібнику з програмного забезпечення для керування проектами може бути описано створення завдань, терміни та функції співпраці. У навчальному посібнику з планування ресурсів підприємства (ERP) може бути розглянуто модулі, присвячені фінансам або операційній діяльності. Посібник із комунікаційної платформи охоплює обмін повідомленнями, наради, обмін файлами та сповіщення.

8. Навчальні посібники з техніки безпеки

Навчальні посібники з техніки безпеки мають важливе значення на роботах, пов'язаних із фізичним ризиком. Вони охоплюють процедури запобігання нещасним випадкам, реагування на надзвичайні ситуації та підтримання безпечного робочого середовища. Посібник з техніки безпеки на будівельному майданчику може включати вимоги до ЗІЗ, захист від падіння та оцінку небезпеки. Посібник з безпеки в лабораторії може стосуватися поводження з хімічними речовинами, ліквідації розливів та дезактивації обладнання. Посібник з безпеки харчових продуктів може охоплювати контроль температури, запобігання перехресному забрудненню та графіки очищення.

Ключові компоненти структури навчального посібника

Потужний шаблон навчального посібника має логічну структуру, яка допомагає учням пройти шлях від ознайомлення до довідкового матеріалу. Кожен наведений нижче компонент можна створити та налаштувати за допомогою Copilot у Word, що дає змогу швидше створювати комплексний план із нуля.

Вступ

Вступ задає контекст для всього посібника. Він повинен пояснювати мету тренінгу, вказувати, для кого призначений посібник, і описувати, як ефективно використовувати документ. Чіткий вступ допомагає учням зрозуміти, чого очікувати та чому вміст важливий для їхньої ролі.

Try this Copilot prompt"Напиши вступ до навчального посібника для нових фахівців служби підтримки клієнтів, пояснивши мету навчання та принципи роботи з документом. "Клацніть, щоб скопіювати цю підказку Copilot

Цілі навчання

Навчальні цілі визначають, які знання чи навички читач повинен отримати до кінця навчання. Чіткі цілі допомагають як автору залишатися зосередженим, так і учневі вимірювати прогрес. Формулюйте кожну ціль навколо конкретних, спостережуваних результатів, а не розпливчастих цілей.

Try this Copilot prompt"Сформулюй п’ять цілей навчання для посібника з введення даних у CRM-систему для фахівців із продажу. "Клацніть, щоб скопіювати цю підказку Copilot

Огляд ролі або процесу

Цей розділ надає ширший контекст, який потрібен учням, перш ніж перейти до детальних інструкцій. Він охоплює ключові поняття, термінологію та місце посади або процесу в організації. Цей контекст полегшує сприйняття розділів крок за кроком.

Try this Copilot prompt"Коротко опиши роль координатора з маркетингу. Додай основні обов’язки й поясни, як ця роль пов’язана з маркетинговою командою. "Клацніть, щоб скопіювати цю підказку Copilot

Покрокові інструкції

Це суть навчального посібника. Викладайте докладні процеси та робочі цикли за допомогою пронумерованих кроків, контрольних списків або багаторівневих інструкцій із вкладеними кроками. Для завдань, які вимагають суворої узгодженості, цей розділ можна структурувати як стандартна операційна процедура. Додайте засоби, системи або ресурси, необхідні на кожному етапі, щоб допомогти читачам самостійно слідкувати за інформацією.

Try this Copilot prompt"Створи покрокову інструкцію для оформлення повернення коштів клієнту в нашій CRM-системі [назва CRM], зазначивши, які поля необхідно заповнити й кого необхідно сповістити. "Клацніть, щоб скопіювати цю підказку Copilot

Політики, стандарти або правила

У цьому розділі викладено вимоги до відповідності, дозволені та заборонені дії, а також організаційні стандарти, які стосуються навчальної теми. Це гарантує, що учні розуміють межі та очікування, які регулюють те, як мають виконуватися завдання.

Try this Copilot prompt"Напиши розділ про політики обробки даних для навчального посібника з ІТ-підтримки. Додай вимоги щодо конфіденційності й процедури ескалації. "Клацніть, щоб скопіювати цю підказку Copilot

Приклади та сценарії

Практичні приклади полегшують сприйняття абстрактних інструкцій. Включайте як хороші, так і погані практичні сценарії, щоб учні могли побачити різницю. Використання За допомогою ШІ ви Word створювати чернетки сценаріїв, а потім доповнювати їх реальними відомостями від команди.

Try this Copilot prompt"Напиши два реалістичні сценарії для навчального посібника з обслуговування клієнтів: один із демонстрацією найкращих практик ведення телефонної розмови з клієнтом, а інший – із типовими помилками, яких слід уникати. "Клацніть, щоб скопіювати цю підказку Copilot

Поради й рекомендації

Спеціальний розділ із порадами надає учням практичні сполучення клавіш, методи ефективності та типові помилки, яких слід уникати. Саме тут досвідчений Учасники команди можуть ділитися знаннями, які допомагають новим співробітникам швидше розвиватися в службі.

Try this Copilot prompt"Перелічи п’ять рекомендацій щодо написання зрозумілої внутрішньої документації, зокрема поради щодо мови, форматування та керування версіями. "Клацніть, щоб скопіювати цю підказку Copilot

Вправи або перевірки знань

Вправи та запитання для повторення допомагають учням перевірити своє розуміння, перш ніж рухатися далі. Вони можуть варіюватися від запитань із кількома варіантами відповідей до практичних завдань, які імітують реальні робочі процеси.

Try this Copilot prompt"Склади три тестові запитання з кількома варіантами відповідей для перевірки знань до розділу навчального посібника про процедури безпеки на робочому місці. "Клацніть, щоб скопіювати цю підказку Copilot

Виправлення неполадок і запитання й відповіді

У розділі виправлення неполадок розглядаються найпоширеніші проблеми, з якими можуть стикатися учні, а також чіткі інструкції з їх вирішення та вказівки щодо того, коли слід застосувати ескалацію. Включення розділу з запитаннями й відповідями передбачає очікування запитань і зменшує потребу в подальшій підтримці.

Try this Copilot prompt"Створи розділ запитань і відповідей щодо усунення несправностей для навчального посібника з використання внутрішньої системи звітування про витрати, охопивши п’ять найпоширеніших помилок і способи їх вирішення. "Клацніть, щоб скопіювати цю підказку Copilot

Довідковий матеріал

Закрийте посібник допоміжними матеріалами, які роблять його довгостроковим ресурсом, до якого люди повертаються, а не одноразовим прочитанням. Сильний довідковий розділ зазвичай включає:

• Словник ключових термінів: визначає будь-яку технічну мову, абревіатури або рольову лексику, що використовується в посібнику.

• Посилання на пов'язані ресурси: підключення до внутрішніх політик, пов'язаних навчальних документів, відеоінструкцій або зовнішніх довідкових матеріалів.

• Додаткові документи: прикріпити Шаблони, контрольні списки або форми, які знадобляться читачам під час застосування отриманого матеріалу.

Try this Copilot prompt"Створи глосарій із десяти ключових термінів для навчального посібника з адаптації нових працівників у технологічній галузі. "Клацніть, щоб скопіювати цю підказку Copilot

Як написати шаблон посібника з навчання за допомогою Copilot у Word

Щоб створити шаблон посібника для повторного використання, виконайте наведені нижче кроки. Copilot в WordWord.

1. Відкрийте новий пустий документ у WordWord for the web.

2. Натисніть Copilot у Word для Інтернету, щоб створити новий запит.

3. Попросіть Copilot створити план навчального посібника. Обов'язково вкажіть, для кого призначено навчальний посібник, про що йдеться в документі та як він використовуватиметься.

4. Перегляньте створену ШІ структуру навчального посібника. За потреби попросіть Copilot налаштувати, розгорнути або перевпорядкувати розділи. Ви можете попросити Copilot уточнити формулювання або переписати певні розділи.

5. Додайте останні відомості, а потім збережіть як шаблон Word для повторного використання. Щоб зберегти документ (.docx) для багаторазового використання в Інтернеті, збережіть Word документ () у виділеній папці у OneDrive або SharePoint. розглядати документ як головний файл. Або в класичній програмі Word виберіть "Файл", а потім – "Зберегти як шаблон Word (DOTX)".

Try this Copilot prompt"Створи навчальний посібник під назвою "Посібник з адаптації нових працівників", який міститиме огляд компанії, контрольний список завдань на перший тиждень і перелік основних контактних осіб. "Клацніть, щоб скопіювати цю підказку Copilot

Практичні поради щодо навчального посібника

Добре написаний навчальний посібник ефективний лише в тому випадку, якщо його легко читати, підтримувати та використовувати повторно. Скористайтеся наведеними нижче рекомендаціями під час створення або вдосконалення навчальних матеріалів.

• Вміст має бути зрозумілим, простим і зосередженим на завданнях: використовуйте зрозумілу лексику, уникайте жаргону та розбивайте інструкції на дрібніші, здійсненні кроки. Короткі речення та активний стан полегшують сприйняття вмісту.

• Використовуйте узгоджену структуру й макет: зберігайте однакове форматування, ієрархію заголовків і візуальний стиль у всьому посібнику. Вибирайте розміри шрифтів, які зручно читати (11–12 пт для основного тексту, більше для заголовків) і використовуйте узгоджені інтервали. Скористайтеся інструментами форматування в WordWord, щоб забезпечити однаковість заголовків, шрифтів і полів.

• Додавайте візуальні ефекти, щоб краще розуміти сприйняття: додавайте знімки екрана, схеми, контрольні списки або рисунки SmartArt, щоб проілюструвати процеси. Візуальні ефекти розбивають щільний текст і спрощують виконання покрокових інструкцій.

• Зробіть його практичним за допомогою конкретних прикладів і сценаріїв: надайте зразки завдань, реалістичні сценарії використання та порівняння правильних і неправильних підходів. Практичні приклади допомагають пов'язати поняття з реальними ситуаціями на робочому місці.

• Регулярно оновлюйте посібники та легко переглядайте: зберігайте посібники в централізованому доступному для редагування розташуванні за допомогою OneDrive і регулярно переглядайте їх. Використання інструменти для співпраці в Word для співавторства з експертами у своїх галузях і відстеження змін із часом.

• Застосуйте брендинг організації, щоб досягти професійного вигляду: вставте в заголовок емблему компанії, застосуйте кольори бренда за допомогою параметрів теми та використовуйте офіційний шрифт із посібника зі стилю. Установіть узгоджені поля сторінки та використовуйте пустий простір, щоб полегшити читання тексту. Збережіть фірмову символіку багаторазовий шаблон Word для забезпечення узгодженості всієї навчальної документації.

створювати навчальні посібники та навчальні матеріали для працівників Microsoft WordWord online. Ознайомтеся з додатковими посібниками на тему Шаблони SOP зі штучним інтелектом і технічну документацію.