Створення шаблону навчального посібника за допомогою ШІ

У кожної організації є процеси, які потрібно викладати, повторювати та стандартизувати, а сильний навчальний посібник – це те, що робить це можливим. Навчальний посібник – це структурований посібник, призначений для того, щоб навчити людей послідовно й правильно виконувати роль, завдання або процес. Він підтримує все: від переходу та підвищення кваліфікації до комплаєнсу та професійного розвитку. Зроблено добре, це економить час, зменшує помилки та отримує нових учасників команди, які роблять внесок раніше.

Ознайомтеся з популярними типами навчальних посібників, ключовими компонентами міцної структури та покрокового посібника з створення шаблону для повторного використання за допомогою Копілот в Word. Заощаджуйте час, створюючи структуровану структуру, заповнюючи розділи відповідним вмістом і адаптуючи шаблон для різних ролей або команд у Microsoft Word.

Вісім типів навчальних посібників із прикладами

Навчальні посібники бувають різних форм залежно від аудиторії, призначення та рівня деталізації. Нижче наведено вісім широко використовуваних прикладів навчальних посібників, які використовуються для внутрішнього навчання та документації для клієнтів.

1. Посібники з приєднання працівників

Навчальні документи, присвячені підготовці працівників для приєднання, впроваджують для компанії нових працівників, їхню роль, інструменти, очікування та основні політики. Новий посібник із привітання працівників може охоплювати історію компанії, місію та ключові контакти. Контрольний список переходу на перший тиждень описує такі завдання, як настроювання облікових записів, відвідування орієнтації та зустріч із командою. Довідник з цінностей і культури компанії допомагає людям зрозуміти очікування та норми на робочому місці.

2. Навчальні посібники, присвячені певним ролям

Посібники з певної ролі зосереджуються на навичках і робочих циклах, потрібних для виконання певної роботи. Вони особливо корисні для технічних або технологічних ролей. Навчальний посібник із обслуговування клієнтів може охоплювати обробку викликів, шляхи ескалації та тон голосу. Навчальний посібник із продажу може включати знання про продукти, робочі цикли CRM і обробку заперечень. У посібнику редактора вмісту буде описано редакційні рекомендації, кроки затвердження та розклади публікації.

3. Standard посібники з операційної процедури (SOP)

SoPs надають покрокові інструкції для завдань, які потрібно виконувати послідовно та правильно. Вони мають вирішальне значення для контролю якості, готовності до аудиту та зменшення помилок у командах. Дізнайтеся більше про те, як створюйте шаблони SOP за допомогою ШІ у Word. Типові приклади включають обробку рахунка-фактури sop, у яких докладно описано кожен крок від отримання до затвердження платежу, процедура звітування про інциденти , яка дає змогу стандартизувати документування та ескалацію проблем на робочому місці, а також затвердження та перегляд вмісту, який визначає, хто переглядає, редагує та публікує вміст, перш ніж він наживо.

4. Посібники з технічної або системної підготовки

Технічні або системні навчальні посібники пояснюють, як настроюються та керуються внутрішніми системами, інструментами або обладнанням. Вони зосереджуються на доступі, конфігурації, дозволах і обслуговуванні, а не щоденному виконанні завдань. A навчальні посібники з систем можуть охоплювати вимоги до входу, рівні дозволів і стандарти даних для внутрішніх платформ. У посібнику з налаштування системи керування зв'язками клієнтів (CRM) або системи керування вмістом (CMS) можна пояснити етапи настроювання та обов'язкові поля. У посібнику з настроювання обладнання буде описано етапи інсталяції, перевірки безпеки та завдання з обслуговування.

5. Посібники з політики та відповідності вимогам

Посібники з політики та відповідності допомагають командам зрозуміти юридичні, нормативні та організаційні вимоги. Вони мають важливе значення в таких галузях, як охорона здоров'я, фінанси та будівництво, де регуляторне дотримання уважно контролюється. У посібнику з охорони здоров'я та безпеки на робочому місці описано екстрені процедури, звітування про небезпеку, безпечні трудовитрати та звітування про інциденти. Довідник із конфіденційності даних охоплює протоколи обробки, порушення відповіді та обов'язки відповідно до таких правил, як Загальний регламент із захисту даних (GDPR). Посібник із поведінки та політики відділу кадрів визначає очікування щодо поведінки на робочому місці, антидискримінаційних та скарг.

6. Посібники користувача або клієнта

Посібники користувача допомагають зовнішнім користувачам зрозуміти, як використовувати продукт, послугу або систему. Чітка, добре структурована документація клієнта зменшує запити на підтримку та покращує загальний інтерфейс користувача. У посібнику з налаштування та інсталяції продукту клієнти можуть отримати відомості про розпакування, складання та перше настроювання. У посібнику користувача програми для мобільних пристроїв описано створення облікових записів, навігацію та основні функції. Короткий посібник користувача для нових абонентів містить скорочений огляд того, як почати використовувати продукт або послугу негайно.

7. Навчальні посібники з програмного забезпечення

Навчальні посібники з програмного забезпечення зосереджуються на тому, як виконувати завдання за допомогою певного цифрового інструмента або програми. Ці посібники визначають пріоритетність інструкцій щодо функцій, робочих циклів і екранних інструкцій. Посібник із керування проектами може пояснювати створення завдань, часові шкали та функції співпраці. Навчальний посібник із планування корпоративних ресурсів (ERP) може пройтися через модулі фінансів або операцій. Посібник із платформи для спілкування охоплює повідомлення, наради, спільний доступ до файлів і сповіщення.

8. Навчальні посібники з безпеки

Навчальні посібники з безпеки мають важливе значення для робочих місць із фізичним ризиком. Вони охоплюють процедури запобігання нещасним випадкам, реагування на надзвичайні ситуації та підтримання безпечного робочого середовища. Посібник із безпеки будівельного майданчика може включати вимоги до ЗІЗ, захист від падіння та оцінку небезпеки. Посібник з безпеки лабораторії може вирішувати питання хімічної обробки, реагування на розлив та знезараження обладнання. Посібник з безпеки харчових продуктів може охоплювати регулятори температури, перехресну профілактику забруднення та графіки очищення.

Основні компоненти навчального посібника

Шаблон навчального посібника містить логічну структуру, яка допоможе учням ознайомитися з довідковими матеріалами. Кожен компонент нижче можна створити та налаштувати за допомогою Copilot в Word, що робить його швидшим, щоб побудувати всеосяжний контур з нуля.

Вступ

Вступ установлює контекст для всього посібника. Тут слід пояснити мету навчання, визначити, для кого призначено посібник, і описати, як ефективно використовувати документ. Чіткий вступ допоможе учням зрозуміти, чого очікувати та чому вміст має важливе значення для їхньої ролі.

Try this Copilot prompt"Напишіть вступ для навчального посібника, призначеного для нових представників служби підтримки клієнтів, з поясненням мети навчання та навігації в документі. "Клацніть, щоб скопіювати цей підказки Copilot

Цілі навчання

Навчальні цілі визначають, які знання або навички читач повинен отримати до кінця навчання. Чіткі цілі допомагають як письменнику залишатися зосередженим, так і пізнавачу вимірювати прогрес. Обрамляйте кожну мету навколо конкретних, спостережуваних результатів, а не розпливчастих цілей.

Try this Copilot prompt"Створіть п'ять навчальних цілей для навчального посібника з введення даних CRM для партнерів зі збуту. "Клацніть, щоб скопіювати цей підказки Copilot

Огляд ролі або процесу

У цьому розділі наведено ширший контекст, який потрібен учням, перш ніж переходити до докладних інструкцій. У ній описано основні поняття, термінологію та те, як роль або процес вписується в організацію. Цей контекст спрощує подальше виконання покрокового розділу.

Try this Copilot prompt"Підсумуйте роль координатора маркетингу. Додайте основні обов'язки та зв'язок із маркетинговою групою. "Клацніть, щоб скопіювати цей підказки Copilot

Покрокові інструкції

Це основа навчального посібника. Викладайте докладні процеси або робочі цикли, використовуючи нумеровані кроки, контрольні списки або багаторівневі інструкції, використовуючи підкрокові вказівки. Для завдань, для яких потрібна сувора узгодженість, радимо структурувати цей розділ як стандартної операційної процедури. Додайте інструменти, системи або ресурси, необхідні на кожному етапі, щоб читачі могли самостійно стежити за ними.

Try this Copilot prompt"Створіть покрокові вказівки з обробки відшкодування клієнтів у нашій CRM-системі [ім'я CRM], включно з полями, які потрібно виконати, і користувачам, які потрібно повідомити. "Клацніть, щоб скопіювати цей підказки Copilot

Політики, стандарти або правила

У цьому розділі описано вимоги відповідності, дозволені та заборонені дії, а також організаційні стандарти, які застосовуються до цієї теми. Завдяки цьому слухачі зрозуміють межі та очікування, які регулюють виконання завдань.

Try this Copilot prompt"Напишіть розділ про політики обробки даних для навчального посібника з ІТ-підтримки. Включіть очікування щодо конфіденційності та процедури ескалації. "Клацніть, щоб скопіювати цей підказки Copilot

Приклади та сценарії

Практичні приклади спрощують розуміння абстрактних інструкцій. Включіть як хороші, так і погані сценарії практики, щоб пізнавачі могли бачити різницю. Використовувати AI writer in Word to generate scenario drafts, then refine them with real details from the team.

Try this Copilot prompt"Напишіть два реалістичних сценарії для навчального посібника з обслуговування клієнтів: один демонструє практичну обробку викликів і один показує типові помилки, яких потрібно уникнути. "Клацніть, щоб скопіювати цей підказки Copilot

Поради та рекомендації

Спеціальний розділ порад надає учням практичні сполучення клавіш, методи ефективності та типові помилки, яких можна уникнути. Це місце, де досвідчені Учасники команди можуть обмінюватися знаннями, які допомагають новим працівникам швидше прогресувати.

Try this Copilot prompt"Перегляньте п'ять практичних порад із очищення внутрішньої документації, зокрема поради щодо мови, форматування та керування версіями. "Клацніть, щоб скопіювати цей підказки Copilot

Перевірки вправ або знань

Вправи та перегляд запитань допомагають учням перевірити своє розуміння, перш ніж рухатися далі. Вони можуть варіюватися від запитань із множинним вибором до практичних завдань, які імітують реальні робочі цикли.

Try this Copilot prompt"Створіть три запитання з множинним вибором для навчального посібника з процедур безпеки на робочому місці. "Клацніть, щоб скопіювати цей підказки Copilot

Виправлення неполадок і запитання й відповіді (запитання й відповіді)

Розділ виправлення неполадок вирішує найпоширеніші проблеми, з якими, імовірно, стикаються слухачі, а також кроки з чіткого вирішення проблем і рекомендації щодо того, коли потрібно перерости. У тому числі в розділі запитань і відповідей наведено запитання та зменшується потреба в подальшій підтримці.

Try this Copilot prompt"Створіть розділ запитань і відповідей про виправлення неполадок для навчального посібника з використання внутрішньої системи звітування про витрати, що охоплює п'ять найпоширеніших помилок і їх вирішення. "Клацніть, щоб скопіювати цей підказки Copilot

Довідковий матеріал

Закрийте посібник допоміжними матеріалами, які роблять його довготривалим ресурсом, до якого повертаються люди, а не одноразово прочитаними. Основний довідковий розділ зазвичай включає:

• Глосарій ключових термінів: визначте будь-яку технічну мову, акроніми або словник для певної ролі, що використовується в посібнику.

• Посилання на пов'язані ресурси: підключення до внутрішніх політик, пов'язаних із ними навчальних документів, відеозамовлень або зовнішніх довідкових матеріалів.

• Додаткові документи: вкласти шаблони, контрольні списки або форми, потрібні читачам під час застосування вивченого вмісту.

Try this Copilot prompt"Створіть глосарій із десяти ключових термінів для навчального посібника з переходу працівників у технологічну галузь. "Клацніть, щоб скопіювати цей підказки Copilot

Як написати шаблон навчального посібника з Copilot в Word

Нижче описано, як створити шаблон навчального посібника для повторного використання за допомогою Копілот в Word.

1. Відкриття нового пустого документа в Word для Інтернету.

2. Натисніть на Copilot в Word для Інтернету, щоб почати новий запит.

3. Попросіть Copilot створити навчальний посібник. Обов'язково вкажіть, для кого призначено навчальний посібник, що буде охоплювати документ і як він використовуватиметься.

4. Ознайомтеся зі структурою навчальних посібників, створених за ШІ. За потреби запитайте у Copilot настроювання, розгортання або перевпорядкування розділів. Ви можете попросити Copilot уточнити формулювання або переписати певні розділи.

5. Додайте остаточні відомості, а потім збережіть файл як шаблон Word для повторного використання. Щоб зберегти шаблон для повторного використання в Інтернеті, збережіть Word документ (.docx) у виділеній папці у OneDrive або SharePoint. Розгляд документа як головного файлу. Крім того, у класичній програмі Word виберіть Файл, а потім – Зберегти як Word Шаблон (DOTX).

Try this Copilot prompt"Створіть навчальний посібник із назвою "Посібник із приєднання працівників" з оглядом компанії, контрольним списком першого тижня та ключовими контактами. "Клацніть, щоб скопіювати цей підказки Copilot

Практичні поради з навчальних посібників

Добре написаний навчальний посібник ефективний, лише якщо його легко читати, обслуговувати та повторно використовувати. Застосуйте ці рекомендації під час створення або уточнення навчальних матеріалів.

• Тримайте вміст зрозумілим, простим і орієнтованим на завдання: використовуйте звичайну мову, уникайте жаргону та розбивайте інструкції на невеликі керовані кроки. Короткі речення та активний голосовий зв'язок спрощують стеження за вмістом.

• Використовуйте узгоджену структуру та макет: форматування, ієрархію заголовків і візуальний стиль у посібнику. Виберіть доступні для читання розміри шрифту (11–12 п для основного тексту, більші для заголовків) і застосуйте узгоджений інтервал. Використовуйте засоби форматування в Word, щоб зберегти однаковість заголовків, шрифтів і полів.

• Додайте візуальні елементи для розуміння: додавання знімків екрана, схем, контрольних списків або рисунків SmartArt для ілюстрації процесів. Візуальні ефекти розбиває щільний текст і спрощують виконання покрокові інструкції.

• Практичні приклади та сценарії: надати зразки завдань, реалістичні сценарії використання, а також порівняння правильних і неправильних підходів. Практичні приклади допомагають зв'язати поняття з фактичними робочими ситуаціями.

• Регулярно переглядайте посібники в центральному, доступному для редагування розташуванні, використовуючи OneDrive, і регулярно переглядайте їх. Використовувати засоби співпраці в Word для співавторства з експертами в предметах і відстеження змін із часом.

• Застосуйте фірмову символіку організації для професійного оформлення: вставте емблему компанії в заголовок, застосуйте кольори бренду за допомогою параметрів теми та використайте офіційний шрифт у посібнику зі стилю. Установіть узгоджені поля сторінки та використовуйте пробіли, щоб полегшити читання. Збереження фірмового макета як шаблон Word для повторного використання, щоб забезпечити узгодженість у всій навчальній документації.

Створення навчальних посібників і навчальних матеріалів для працівників у Microsoft Word в Інтернеті. Ознайомтеся з додатковими посібниками на Шаблони SOP з ШІ та технічних документів.