Перетворення документа Word в електронний лист з Copilot

Перетворюйте довгі документи на зрозумілі повідомлення електронної пошти, готові до надсилання, не перезаписуючи їх вручну. Підсумовування будь-якого документа в електронному листі за допомогою Copilot в Word, в комплекті з рядком теми, зведенням і індивідуальним налаштуванням елементів дії. Швидко опрацьуйте важливі оновлення та схвалення або обмінюйтеся запрошеннями на нараду електронною поштою за лічені хвилини.

Дізнайтеся, коли та як перетворити документи на лаконічні електронні листи за допомогою ШІ у Microsoft Word в Інтернеті.

Перетворення документа на електронний лист за допомогою Copilot в Word

Створення електронного листа з нуля потребує часу. Copilot витягує електронний лист безпосередньо з відкритого документа з рядком теми, структурованим зведенням і видаленням елементів дій.

1. Відкрийте документ, наприклад звіт, нотатку до наради або пропозицію, у Word, а потім відкрийте Copilot, щоб почати новий чат.

2. Опишіть електронний лист, який потрібно створити в Чат Copilot . Укажіть тип повідомлення електронної пошти (оновлення, повторення, запит на затвердження), роль одержувача та тему. Чітка, конкретна інструкція забезпечує придатну для використання чернетку під час першої спроби.

3. "Укажіть формальність мови електронної пошти", кількість слів і додавання пропозицій структури, таких як рядок теми, ключові точки, елементи дій для кращих результатів.

4. Перегляньте чернетку електронної пошти, створену за допомогою ШІ. Переконайтеся, що зведення фіксує ключові моменти з довідкового документа, і що тон відповідає одержувачу.

5. Уточніть чернетку за допомогою подальших інструкцій. Попросіть Copilot у тому ж чаті зробити електронний лист більш прямим, розгорнути розділ або переписати для іншої аудиторії без перезапуску чату.

6. Коли електронний лист буде готовий до надсилання, скопіюйте створену ШІ-чернетку в Microsoft Outlook як нове повідомлення або відповідь на наявний ланцюжок.

Спробуйте цей приклад запиту в Copilot

Try this Copilot prompt"Підсумуйте цей документ у готовому електронному листі для [ролі одержувача]. Додайте рядок теми, зведення з двома реченнями, від трьох до п'яти ключових пунктів і список дій із власниками. Тримайте тон [прямий/ дружній / формальний] і довжину під [статистика]. "Клацніть, щоб скопіювати цей підказки Copilot

Шість прикладів створення повідомлень електронної пошти з документів за допомогою ШІ

1. Створення повідомлення електронної пошти про оновлення проекту зі звіту

Використання. Керівникам проектів, керівникам груп і окремим співавторам потрібно надсилати щотижневі оновлення або проміжні етапи зацікавленим сторонам. Довгий звіт про стан або звіт про бізнес стає коротким повідомленням електронної пошти про перебіг виконання, позначає ризики та списки наступних кроків.

Що слід включити: поточний стан, ключові перемоги з моменту останнього оновлення, блокувальники або ризики, а також майбутні проміжні етапи. Тримайте зведення в стислому форматі та опишіть дії одержувача.

Спробуйте цей приклад запиту в Copilot

Try this Copilot prompt"Підсумуйте цей звіт проекту в короткому повідомленні електронної пошти про оновлення для [одержувача]. Потенційний клієнт із перебігом виконання після останнього оновлення, а потім перелічіть ризики та наступні кроки. Зберігайте її під 200 словами. "Клацніть, щоб скопіювати цей підказки Copilot

2. Створення повторення наради з елементами дій

Коли це потрібно зробити: учасникам, зацікавленим сторонам, які пропустили нараду, або командам із подальшими завданнями, потрібно надіслати повідомлення електронної пошти повторно. Нотатки або Протокол наради перетворюється на структуровану електронну пошту, яка дає змогу вирівняти всіх учасників.

Що потрібно включити: мета наради, ключові рішення, елементи дій із власниками та терміни виконання, а також відкриті запитання. Викличте імена для ясності.

Спробуйте цей приклад запиту в Copilot

Try this Copilot prompt"Перетворіть ці нотатки на повторне створення електронних листів для команди. Додайте коротке зведення рішень, елементів дій, згрупованих за власником, і будь-яких відкритих запитань. Посилання на повні нотатки наприкінці. "Клацніть, щоб скопіювати цей підказки Copilot

3. Чернетка запиту на затвердження або рішення

Для використання: юридичному, фінансовому та вищому керівництву часто потрібно вийти з плану або рекомендації, викладеної в довшому документі. Читач хоче запитати, обґрунтування, і наступний крок за дві хвилини.

Що потрібно включити: необхідне рішення, обґрунтування з двох до трьох речень, крайній термін і чіткий однотипний шлях відповіді (затверджений або потребує змін).

Спробуйте цей приклад запиту в Copilot

Try this Copilot prompt"Чернетка повідомлення електронної пошти про затвердження для [ролі особи, яка приймає рішення] на основі цього документа. Підсумуйте рішення, необхідне для двох речень, укажіть крайній термін і спрощуйте відповідь затвердженим або потребує змін. "Клацніть, щоб скопіювати цей підказки Copilot

4. Підсумування пропозиції для клієнтів

Коли потрібно використовувати: відділи збуту, керування обліковими записами та консалтингу мають надіслати клієнтам чітке зведення довшого документа пропозиції. Електронний лист має відповісти на запропонований вміст і про те, що відбудеться далі, не змушуючи клієнта відкривати вкладення на 15 сторінок.

Що слід включити: основну пропозицію простою мовою, ключові переваги для клієнта, ціни або часові шкали, а також наступний крок.

Спробуйте цей приклад запиту в Copilot

Try this Copilot prompt"Підсумуйте цю пропозицію в зручному для клієнта електронному листі. Виведіть потенційного клієнта з результатом, перелічіть три основні переваги, вкажіть часову шкалу та зведення цін і завершіть його чітким наступним кроком для клієнта. "Клацніть, щоб скопіювати цей підказки Copilot

5. Надання спільного доступу до оновлень ключів із внутрішніх документів

Використання: команди зв'язку, відділ кадрів і група ведуть обмін внутрішніми оновленнями, змінами політики або навчальні розгортання для ширшої організації. Короткий електронний лист містить основні моменти та посилання на повний документ для читачів, які хочуть отримати докладні відомості.

Що слід включити: короткий контекстний абзац, від трьох до п'яти ключових виносів і посилання на вихідний документ для довідки.

Спробуйте цей приклад запиту в Copilot

Try this Copilot prompt"Напишіть короткий електронний лист із внутрішнім оголошенням на основі цього документа. Додайте вступ на один абзац, три ключові точки в маркірованому форматі та нотатку в кінці, яка вказує читачам на повний документ. "Клацніть, щоб скопіювати цей підказки Copilot

6. Перетворення нотаток на зведення зацікавлених сторін

Коли використовувати: дослідникам, командам продуктів та аналітикам потрібно синтезувати приблизні нотатки, відгуки клієнтів або результати семінару в структурованому зведеному електронному листі для старших зацікавлених сторін.

Що слід включити: контекст або джерело нотаток, від трьох до п'яти тематичних висновків, будь-яких дій або рекомендацій, а також запропонований наступний крок.

Спробуйте цей приклад запиту в Copilot

Try this Copilot prompt"Синтезуйте ці нотатки в зведеному електронному листі зацікавлених сторін. Згрупуйте вміст за трьома темами, додайте дві або три рекомендації та закрийте запропонований наступний крок для команди. "Клацніть, щоб скопіювати цей підказки Copilot

Коли використовувати Copilot в Word і Outlook для складання електронної пошти

Copilot підтримує створення електронної пошти як у Word, так і в Outlook, причому кожна програма підходить до іншої початкової точки.

Використання Word під час роботи з довгими документами

Довгий документ, наприклад бізнес-звіту, пропозиції або набору Нотатки до наради найкраще працюють як вихідний матеріал. Copilot може використовувати відкритий документ для чернетки вмісту в стилі електронної пошти зі зведенням і наступними кроками, залежно від інструкцій чату. Складений вміст можна скопіювати до програми Outlook, коли він буде готовий до надсилання.

Використання програми Outlook для відповідей у розмові та швидких чернеток

Outlook обробляє роботу на боці папки "Вхідні", зокрема відповідає на наявний ланцюжок. підсумовування тривалої розмови перед надсиланням відповіді, настроюванням тону чернетки або перетворенням кількох пунктів маркірованого списку на професійне повідомлення. Copilot в Outlook читає ланцюжок безпосередньо, тому вихідний документ не потрібен.

Поради з покращення електронних листів, створених за допомогою ШІ, для чіткості та точності

• Спочатку обітнути вихідний документ: видалити застарілі розділи, неактуальні додавання або чернетки нотаток, перш ніж спілкуватися з Копілот. Прибиральне введення створює чистіше зведення та зменшує ймовірність шуму, що опиняється в електронному листі.

• Попросіть Copilot пристосувати тон і довжину: ту ж чернетку можна регенерувати як дво-речення резюме, оновлення групи з трьох абзаців або докладний короткий опис клієнта. Попросіть Copilot безпосередньо про необхідну зміну, таку як "зробити це більш прямим" або "вирізати до менше 150 слів", з AI rewriter обробки тону і довжини коригування на вимогу.

• Ретельно перевіряйте факти, імена та дати: зведення AI можуть стискати або переформатувати відомості. Остаточне прочитання вихідного документа уловлює будь-які помилкові котирування, перевернуту статистику або змінені крайні терміни перед надсиланням електронного листа.

• Створіть кілька версій для порівняння: попросіть Copilot отримати мовні формати одного повідомлення електронної пошти, наприклад синопсис, детальне оновлення та версію, зручну для клієнта. Порівняйте варіанти та об'єднайте найсильніші лінії в остаточну чернетку.

Перетворіть будь-який документ на електронний лист, готовий до перегляду та надсилання, від оновлень проектів і повторних нарад до пропозицій клієнтів. Створюйте більш гострі повідомлення електронної пошти з будь-якого відкритого документа в Copilot Microsoft Word сьогодні.

Вивчити як взяти протокол наради за допомогою ШІ та як написати порядок денний наради за допомогою ШІ , щоб робочий цикл електронної пошти не переміщалися від наради до папки "Вхідні".