แชร์การอัปเดตและตัวเตือนภายในองค์กรโดยใช้บันทึกช่วยจําทางธุรกิจที่จัดทําขึ้นอย่างมืออาชีพ ตั้งแต่การอัปเดตนโยบายตามปกติไปจนถึงการตอบสนองต่อเหตุการณ์อย่างเร่งด่วน บันทึกช่วยจําจะสื่อสารข้อความที่ชัดเจนและตรงไปตรงมาในรูปแบบที่อ่านง่าย
เครื่องมือการสื่อสารภายในอเนกประสงค์นี้มีประโยชน์อย่างยิ่งในการเก็บไว้ในไลบรารีตัวอย่างบันทึกที่พร้อมใช้งาน เพื่อให้ผู้จัดการ ฝ่ายทรัพยากรบุคคล ฝ่ายกฎหมาย และหน่วยงานอื่นๆ สามารถแก้ไขและปรับตัวได้เมื่อจําเป็น ฟีเจอร์ AI ใน Word ทําให้คุณไม่จําเป็นต้องเขียนบันทึกช่วยจําตั้งแต่เริ่มต้น การใช้ Copilot ใน Word ทุกคนสามารถร่าง จัดโครงสร้าง ออกแบบ และจัดรูปแบบเทมเพลตบันทึกช่วยจําที่สามารถบันทึกและนํากลับมาใช้ใหม่ได้
เรียนรู้วิธีการสร้างบันทึกช่วยจําทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพสําหรับที่ทํางานโดยใช้ เทมเพลตบันทึกช่วยจําและ AI ด้วย Microsoft Word ออนไลน์
รูปแบบและโครงสร้างของบันทึกช่วยจําที่ดีที่สุด
บันทึกที่มีประสิทธิภาพนั้นสั้น มีโครงสร้าง และเข้าใจง่าย เป้าหมายคือให้พนักงานและผู้รับอ่านข้อมูลลําดับความสําคัญได้อย่างรวดเร็ว และสามารถดําเนินการได้ นั่นเป็นเหตุผลว่าทําไมการจัดรูปแบบ เช่น การใช้การจัดโครงสร้างที่มีย่อหน้าสั้นๆ จึงเป็นกุญแจสําคัญในการทําให้มีประสิทธิภาพ ทุกความดี เทมเพลตบันทึกช่วยจํา ควรเป็นไปตามรูปแบบและโครงสร้างนี้:
หัวเรื่อง: เขียนคําว่า "MEMO" ในรูปแบบฟอนต์ที่ได้รับอนุมัติขององค์กรที่ด้านบนของประกาศ ตามเนื้อผ้าแล้ว ชื่อเรื่องจะเขียนด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดเพื่อดึงดูดความสนใจของผู้อ่านและแสดงถึงความเร่งด่วนเมื่อแชร์ พิมพ์ หรือเผยแพร่ทางออนไลน์
ผู้รับ: ใส่ชื่อกลุ่ม แผนกขององค์กร หรือชื่อเต็มและตําแหน่งงานของบุคคลที่ได้รับบันทึกช่วยจํา ตรวจสอบให้แน่ใจว่าชื่อทีมหรือกลุ่มพนักงานติดป้ายกํากับอย่างถูกต้องเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน
ผู้ส่ง: เพิ่มชื่อของผู้เขียนพร้อมตําแหน่งงานที่ระบุ เพื่อให้ผู้อ่านทราบว่าใครเป็นผู้เขียนบันทึกนี้ บันทึกช่วยจําบางฉบับสามารถส่งออกในนามของหน้าที่ของบริษัทได้ ดังนั้นให้ระบุรายละเอียดนั้นเพื่อความชัดเจน สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่ง ถ้าผู้อ่านต้องการที่ติดต่อสําหรับคําถามติดตามผล
สําเนาถึงหรือผู้รับเพิ่มเติม (ไม่บังคับ): นี่เป็นส่วนเพิ่มเติมในกรณีที่มีผู้รับเพิ่มเติมที่ต้องการการมองเห็น ตัวอย่างเช่น สามารถเพิ่มแผนกกฎหมายลงในบันทึกเกี่ยวกับแผนการคืนเงินของลูกค้าใหม่ที่ทีมขายสามารถใช้ได้
วันที่: ระบุวันที่แบบเต็มเสมอเพราะจะช่วยในการยื่นบันทึกเพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต ใช้รูปแบบวันที่ที่ยอมรับในองค์กรเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนเกี่ยวกับวันครบกําหนดหรือวันที่มีผลบังคับใช้ของการประกาศ
บรรทัดหัวข้อ: เขียนวลีที่ชัดเจนและเฉพาะเจาะจงเพื่อสรุปหัวข้อหลักของบันทึกช่วยจํา บรรทัดหัวเรื่องอาจมีคําต่างๆ เช่น "ใหม่" "อัปเดตแล้ว" "ยกเลิกแล้ว" หรือ "ตัวเตือน" ไว้ที่ส่วนเริ่มต้นเพื่อดึงดูดความสนใจไปยังชนิดของข้อความ
เนื้อหาของข้อความ: ร่างข้อความหลัก แชร์การอัปเดต หรือเขียนคําแนะนําทีละขั้นตอนเพื่อแจ้งให้ผู้รับทราบในบันทึกช่วยจํา รักษาความกระชับและความชัดเจนด้วยการแบ่งข้อมูลออกเป็นย่อหน้าสั้นๆ สามย่อหน้า ใช้จุดเมื่อข้อความมีรายการตรวจสอบหรือรายการข้อควรพิจารณา ตามหลักการแล้ว ผู้เขียนบันทึกช่วยจําควรใช้ภาษาโดยตรงและคํากริยาการกระทําเพื่อทําให้บันทึกช่วยจําง่ายต่อการสแกนและเข้าใจได้อย่างรวดเร็ว
สิ่งที่แนบมา (ไม่บังคับ): บันทึกช่วยจําทางธุรกิจบางรายการพาดพิงถึงการเปลี่ยนแปลงที่กําลังจะเกิดขึ้นในองค์กร เช่น การเปลี่ยนแปลงบริการ การเปลี่ยนแปลงสัญญา หรือบันทึกย่อการประชุมทั่วทั้งองค์กร บันทึกดังกล่าวอาจได้รับประโยชน์จากการมีเอกสารสนับสนุน เช่น วาระการประชุม หรือการอ่านล่วงหน้า เช่น แผนข้อเสนอทางธุรกิจ งานนําเสนอ รายงานเหตุการณ์ รวมถึงเอกสารอื่นๆ
วิธีเขียนบันทึกช่วยจําด้วย AI ใน Word
เพิ่มความเร็วในการเขียนบันทึกช่วยจําโดยใช้ Copilot ใน WordCopilot สามารถร่างเทมเพลตบันทึกช่วยจําได้อย่างรวดเร็ว โดยเปลี่ยนบันทึกธุรกิจเร่งด่วนหรือ บันทึกทางกฎหมาย เป็นร่างแรกที่ดูดีภายในไม่กี่นาที ใช้ AI เพื่อร่างตั้งแต่เริ่มต้นหรือ ย่อ ข้อมูล ให้มีบริบทที่สมบูรณ์เกี่ยวกับองค์กร โดยจะมีองค์ประกอบบันทึกช่วยจํามาตรฐาน เช่น ถึง จาก วันที่ เรื่อง และจัดระเบียบข้อมูลโดยอัตโนมัติ ต่อไปนี้คือวิธีเขียนบันทึกช่วยจําโดยใช้ Copilot
เปิดเอกสาร Word และค้นหา Copilot ใน Word
เริ่มแชทกับ AI เพื่ออธิบายข้อกําหนดในการร่างบันทึกช่วยจํา การแชร์ข้อมูลเกี่ยวกับหัวข้อและข้อความเฉพาะ แนบเอกสารอ้างอิง เช่น งานนําเสนอ เอกสารทางเทคนิค ไฟล์ OneDrive และอีเมลล่าสุดโดยใช้ปุ่มบวกในการแชทของ Copilot
แชร์ชื่อผู้ชมหรือชื่อแผนกเพื่อให้ Copilot สามารถใช้คําทํางานที่เกี่ยวข้องในขณะที่ทําตามน้ําเสียงขององค์กรได้
ตรวจทานบันทึกช่วยจําที่สร้างไว้ และขอการเปลี่ยนแปลงภาษาหรือการจัดรูปแบบถ้าจําเป็น
แชร์แบบร่างบันทึกช่วยจําที่สร้างขึ้นโดย AI โดยใช้อีเมลหรือพิมพ์เพื่อแจกจ่ายอย่างกว้างขวาง อีกวิธีหนึ่งคือ ใช้ปุ่มแชร์ใน Word เพื่อสร้างลิงก์ไปยังเอกสารที่ปลอดภัยและแชร์ได้
สํารวจบันทึกช่วยจําชนิดต่างๆ
ชนิดของบันทึกช่วยจําที่ถูกต้องขึ้นอยู่กับข้อความที่จําเป็นต้องส่ง การระบุตั้งแต่เนิ่นๆ จะกําหนดโครงสร้าง โทนเสียง และระดับรายละเอียดก่อนเริ่มการร่าง
แชร์การอัปเดตภายใน
จัดทีมให้สอดคล้องกันอยู่เสมอโดยการแจกจ่ายบันทึกช่วยจําสั้นๆ ที่เก็บรวบรวมข่าวสาร การเปลี่ยนแปลง หรือตัวเตือนไว้ในที่เดียว บันทึกการอัปเดตภายในจะทํางานได้ดีที่สุดเมื่อประเด็นหลักอยู่ในบรรทัดแรก ดังนั้นผู้อ่านจึงเข้าใจการเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็ว
ประกาศการเปลี่ยนแปลงนโยบาย
ประกาศนโยบายใหม่หรือที่แก้ไขผ่านบันทึกที่ระบุสิ่งที่เปลี่ยนแปลง ผู้มีผลกระทบ และเมื่อใดจะมีผลบังคับใช้ บันทึกนโยบายควรมีวันที่มีผลบังคับใช้ที่แน่นอนและจุดติดต่อเดียวสําหรับคําถาม
ร้องขอการดําเนินการหรือการอนุมัติ
ขับเคลื่อนการตัดสินใจโดยการระบุสิ่งที่จําเป็น เหตุใดจึงสําคัญ และวันที่สําหรับการตอบกลับ บันทึกอนุมัติจะระบุชื่อการดําเนินการที่ต้องการ เพื่อให้ผู้อ่านทราบว่าพวกเขากําลังลงชื่อเรื่องอะไร
สื่อสารความคืบหน้าของโครงการ
รายงานโครงการโดยแชร์เป้าหมาย งานที่ดําเนินการอยู่ และขั้นตอนถัดไป บันทึกความคืบหน้าจะจับคู่การอัปเดตแต่ละรายการพร้อมเจ้าของและกรอบเวลา A ลิงก์ วาระการประชุม รายงาน ธุรกิจ สามารถเพิ่มบริบทที่สมบูรณ์ยิ่งขึ้น
ตอบสนองต่อเหตุการณ์หรือการอัปเดตเร่งด่วน
ตั้งค่าสถานะเหตุการณ์หรือการเปลี่ยนแปลงการดําเนินงานอย่างรวดเร็ว เพื่อให้ทีมสามารถดําเนินการได้โดยไม่ล่าช้า บันทึกช่วยจําสําหรับเหตุการณ์จะสรุปสิ่งที่เกิดขึ้น ผลกระทบในทันที และขั้นตอนถัดไป พร้อม รายงานเหตุการณ์
ดูตัวอย่างบันทึกช่วยจําที่สมบูรณ์
บันทึกด้านล่างแสดงโครงสร้างมาตรฐานที่ใช้งานอยู่ ซึ่งนําไปใช้กับสถานการณ์ทั่วไปในที่ทํางาน ใช้เป็นต้นแบบ และปรับรายละเอียดให้เหมาะสมกับข้อความ
MEMO
ถึง: พนักงานทุกคน
จาก: ทีมปฏิบัติการ
วันที่: 18 มิถุนายน 2026
เรื่อง: นโยบายการทํางานระยะไกลที่อัปเดต มีผลตั้งแต่วันที่ 1 กรกฎาคม 2026
นโยบายการทํางานระยะไกลจะเปลี่ยนแปลงจากวันที่ 1 กรกฎาคม 2026 ขณะนี้เจ้าหน้าที่สามารถทํางานจากระยะไกลได้สูงสุดสามวันต่อสัปดาห์ โดยมีเวลาอยู่ที่ไซต์งานอย่างน้อยสองวันเพื่อสนับสนุนการทํางานร่วมกันเป็นทีม
ผู้จัดการจะยืนยันวันในสถานที่กับทีมของตนภายในวันที่ 27 มิถุนายน 2026 ข้อตกลงที่ยืดหยุ่นที่มีอยู่ยังคงมีอยู่จนกว่าจะถึงตอนนั้น ส่งคําถามใดๆ ไปยังทีมปฏิบัติการก่อนวันที่เริ่มต้น
บันทึกบันทึกช่วยจําเป็นเทมเพลที่นํากลับมาใช้ใหม่ได้
เปิดบันทึกช่วยจําที่เสร็จแล้วใน Word สําหรับเว็บ
สร้างสําเนาของไฟล์เพื่อรักษาต้นฉบับ
รีวิวสไตล์ หัวเรื่อง และหัวจดหมาย นําสิ่งใดก็ตามที่ระบุในเอกสารออก
แทนที่ข้อมูลตัวแปรด้วยพื้นที่ที่สํารองไว้ ตัวอย่างเช่น "[แทรกหัวข้อ]"
บันทึกไฟล์ในโฟลเดอร์เทมเพลตที่แชร์ใน OneDrive หรือ SharePoint
เมื่อต้องการนําเทมเพลตกลับมาใช้ใหม่ ให้สร้างสําเนาของไฟล์ และแก้ไขสําเนาด้วยข้อมูลใหม่
พร้อมท์ Copilot สี่พร้อมท์เพื่อร่างหรือปรับปรุงบันทึกช่วยจํา
Copilot ทํางานเป็นเครื่องมือในการเขียนสําหรับบันทึกช่วยจําในทุกขั้นตอน ตั้งแต่แบบร่างแรกจนถึงการขัดเกลาขั้นสุดท้าย อธิบายสิ่งที่บันทึกช่วยจําต้องการ และ Copilot จะสร้างบันทึกช่วยจํา จากนั้นปรับแต่งถ้อยคําในการแชทเดียวกันโดยขอให้ AI เขียนส่วนใหม่ ปรับเสียง หรือย่อข้อความให้สั้นลง
ร่างบันทึกช่วยจํา
เปิด Copilot แชท และอธิบายวัตถุประสงค์และรายละเอียดสําคัญ และบันทึกช่วยจําที่สมบูรณ์จะเริ่มขึ้นจากหน้าว่างในขั้นตอนเดียว
เขียนบันทึกช่วยจําใหม่
ปรับน้ําเสียง ความยาว หรือโครงสร้างของบันทึกช่วยจําที่มีอยู่ด้วย การเขียนใหม่ด้วย AIข้อความหลักยังคงอยู่ในขณะที่ถ้อยคําเปลี่ยนไปเพื่อให้เหมาะกับผู้ชม
สรุปบันทึกช่วยจํา
ย่อบันทึกช่วยจํายาวๆ ลงเป็นประเด็นสําคัญสําหรับผู้อ่านที่มีเวลาน้อย ใช้ เครื่องมือสรุปด้วย AI เพื่อลดรายละเอียดเป็นรายการสั้นๆ ที่สามารถสแกนได้ ซึ่งช่วยให้การตัดสินใจที่สําคัญอยู่ในมุมมอง
สร้างบันทึกช่วยจําจากบันทึกย่อที่มีอยู่
เปลี่ยนบันทึกย่อคร่าวๆ อีเมล หรือการอัปเดตโครงการให้กลายเป็นบันทึกช่วยจําที่เสร็จแล้วโดยไม่ต้องเริ่มต้นใหม่หมด Copilot จะจัดระเบียบเนื้อหาต้นฉบับเป็นโครงสร้างเชิงตรรกะ และคําขอโดยละเอียดจะกําหนดส่วนที่จะรวมไว้
วิธีเขียนบันทึกช่วยจําโดยใช้เทมเพลตบันทึกช่วยจําฟรี
เปิด Word ออนไลน์และสํารวจแบบมืออาชีพ เทมเพลตบันทึกช่วยจํา
เลือกเทมเพลตบันทึกช่วยจําฟรี เช่น 'รูปแบบบันทึกช่วยจําธุรกิจ' หรือ 'รูปแบบบันทึกช่วยจําทางกฎหมาย' เพื่อเริ่มปรับแต่ง
แทนที่ตัวอย่างบันทึกช่วยจํา ชื่อเรื่อง และเนื้อความ ด้วยรายละเอียดทางธุรกิจที่สําคัญ
ใช้ Copilot เพื่อ ปรับปรุงการเขียน โดยการแนะนําการปรับปรุงกริยาการกระทําและน้ําเสียง
อัปโหลดโลโก้แบรนด์ อัปเดตแบบแผนชุดสี และเพิ่มหัวจดหมายของบริษัท
บันทึกและแชร์บันทึกช่วยจําแบบออนไลน์ หรือพิมพ์และแจกจ่ายบันทึกช่วยจําไปทั่วทั้งองค์กร
ตอนนี้เป็นที่ชัดเจนแล้วว่าจะสร้างเทมเพลตบันทึกช่วยจําด้วย AI ได้อย่างไร ให้เริ่มต้นการร่างเอกสารใน Microsoft Word
สํารวจต่อเกี่ยวกับวิธีเร่งความเร็วในการทํางาน เช่น การเขียนวาระการประชุม และ การสร้างเทมเพลต SOP ที่สอดคล้องกันสําหรับธุรกิจใน Word
คำถามที่ถามบ่อย
- Copilot สามารถเขียนบันทึกช่วยจําที่มีอยู่ใหม่ได้หรือไม่
Copilot ใน Word สามารถ เขียนบันทึกช่วยจําที่มีอยู่ใหม่เพื่อปรับน้ําเสียง ความยาว หรือโครงสร้างโดยคงความหมายเดิมไว้ Chat with Copilot เพื่อทําให้บันทึกช่วยจําเป็นทางการและกระชับมากขึ้น หรือปรับรูปแบบถ้อยคํา
- สามารถเพิ่มไฮเปอร์ลิงก์ลงในบันทึกช่วยจําได้หรือไม่
ไฮเปอร์ลิงก์ช่วยให้ผู้อ่านเปิดเอกสารสนับสนุน เช่น รายงานธุรกิจ และเอกสารอ้างอิง โดยตรงจากบันทึกช่วยจําแบบออนไลน์ ใช้ไฮเปอร์ลิงก์ภายในเนื้อความของบันทึกช่วยจําเพื่อทําให้ข้อความหลักชัดเจนขึ้น ในขณะที่ให้สิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลเพิ่มเติม เมื่อแชร์ไฟล์ที่ไม่สามารถลิงก์ได้ ให้รวมไฟล์เหล่านั้นไว้ในส่วนสิ่งที่แนบมาแทน ไฮเปอร์ลิงก์จะทํางานได้ดีที่สุดในบันทึกออนไลน์ ซึ่งผู้อ่านสามารถเปิดได้ด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียว
- อะไรคือความแตกต่างระหว่างบันทึกช่วยจําและอีเมล
บันทึกช่วยจําจะแชร์ข้อมูลระหว่างทีมในโครงสร้างที่คงที่และสแกนได้ ซึ่งทําให้ง่ายต่อการจัดเก็บและอ้างอิงมากกว่า อีเมลที่ยาวขึ้นบันทึกช่วยจําเหมาะกับการประกาศ การเปลี่ยนแปลงนโยบาย และการอัปเดตที่ผู้อ่านอาจจําเป็นต้องกลับมาดูในภายหลัง อีเมลจะทํางานได้ดียิ่งขึ้นสําหรับการโต้ตอบไปกลับมาอย่างรวดเร็ว ในขณะที่บันทึกช่วยจําก็สร้างบันทึกที่ยั่งยืนได้
- อะไรคือความแตกต่างระหว่างบันทึกช่วยจําและจดหมายข่าว?
บันทึกช่วยจําจะส่งข้อความที่เน้นเพียงข้อความเดียวที่ขอให้ผู้อ่านจดบันทึกหรือดําเนินการบางอย่างที่เฉพาะเจาะจง จดหมายข่าวรวบรวมการอัปเดต เรื่องราว หรือไฮไลต์ต่างๆ ไว้ในบทสรุปปกติเพียงรายการเดียวสําหรับผู้ชมที่กว้างขึ้น ติดต่อ เทมเพลตบันทึกช่วยจํา เมื่อข้อความโดยตรงและตรงตามเวลา แทนที่จะเป็นสรุปย่อยเป็นระยะ
- บันทึกช่วยจําควรมีความยาวเท่าใด
บันทึกช่วยจําจะอยู่บนหน้าเดียวทุกที่ที่เป็นไปได้ โดยจะมีเนื้อความยาวประมาณสามย่อหน้า เริ่มต้นด้วยประเด็นหลัก จากนั้นเพิ่มเฉพาะรายละเอียดที่ผู้อ่านจําเป็นต้องดําเนินการ ใช้ เพื่อให้ ความยาวเท่ากันทั่วทั้งองค์กร
- บันทึกทางกฎหมายคืออะไร
A บันทึกทางกฎหมาย กําหนดคําถามทางกฎหมาย ข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้อง และการวิเคราะห์ที่นําไปสู่ข้อสรุปหรือคําแนะนําที่มีเหตุผล โดยเป็นไปตามรูปแบบที่มีโครงสร้าง เพื่อให้ผู้อ่านสามารถปฏิบัติตามเหตุผลและทําตามคําแนะนําได้ การทํางานจาก เทมเพลตบันทึกช่วยจํา ช่วยให้โครงสร้างมีความสอดคล้องกันและเป็นมืออาชีพ
- AI สามารถเขียนบันทึกช่วยจําทางธุรกิจได้หรือไม่
Copilot สามารถช่วยเขียนบันทึกช่วยธุรกิจได้ เมื่อได้รับบทสรุปสั้นๆ เกี่ยวกับหัวข้อ ผู้ชม และประเด็นสําคัญ อธิบายสิ่งที่บันทึกช่วยจําต้องการ และ Copilot จะร่างเวอร์ชันที่มีส่วนหัวและส่วนมาตรฐาน จากนั้น ปรับน้ําเสียงหรือถ้อยคํา ตามคําขอ
