คู่มือเอกสารธุรกิจ: ตั้งแต่แผนงานจนถึงการจัดส่ง

การเปลี่ยนไอเดียให้เป็นแผนขึ้นอยู่กับเอกสารทางธุรกิจที่เหมาะสม ความคิดริเริ่มบางอย่างเริ่มต้นด้วยแผนธุรกิจหรือกรณีธุรกิจ บางโครงการเริ่มต้นจากบทสรุปโครงการที่ได้รับการอนุมัติแล้ว ในขณะที่งานดําเนินไป เอกสารต่างๆ จะช่วยสนับสนุนการวางแผนและการจัดส่ง

ร่างเอกสารแต่ละฉบับใน Microsoft Word ช่วยนําข้อมูลที่ได้รับอนุมัติกลับมาใช้ใหม่และตรวจสอบได้ง่าย Microsoft Copilot ผู้ช่วย AI ที่สร้างไว้ใน Word สามารถช่วยเปลี่ยนแผนเป็นเค้าร่างข้อเสนอหรือบันทึกย่อให้เป็นการอัปเดตสถานะได้

สํารวจว่าแต่ละเอกสารครอบคลุมอะไรบ้างและตําแหน่ง Copilot ใน Word รองรับกระบวนการวางแผนธุรกิจ ดังนั้นคําตอบสําหรับเอกสารที่จะเกิดขึ้นถัดไปจึงชัดเจนอยู่เสมอ

กําหนดเป้าหมายด้วยแผนธุรกิจ

แผนธุรกิจกําหนดเป้าหมาย ตลาดที่ให้บริการ และข้อมูลทางการเงิน เพิ่มแนวทางที่ธุรกิจจะใช้ วิธีดําเนินงานในแต่ละวัน และขั้นตอนถัดไป เพื่อให้ผู้ตรวจทานสามารถทําตามแนวคิดจากโอกาสไปสู่แผนปฏิบัติการ

เมื่อใดควรเขียนแผนธุรกิจ

ผู้ก่อตั้งเขียนแผนธุรกิจเมื่อเริ่มต้นธุรกิจใหม่หรือขอเงินทุน มันแสดงให้นักลงทุนหรือธนาคารเห็นโอกาส รูปแบบการดําเนินงาน และการคาดการณ์ทางการเงินที่อยู่เบื้องหลังเป้าหมายการเติบโต เอกสารในภายหลังทุกฉบับจะใช้รากฐานนั้นแทนที่จะสร้างขึ้นใหม่ดังนั้นตัวเลขที่แสดงต่อนักลงทุนในตอนเริ่มต้นจึงสามารถเปรียบเทียบกับผลลัพธ์ในอนาคตได้

เริ่มต้นแผนธุรกิจด้วยเทมเพลตหรือ Copilot

เริ่มต้นด้วย เทมเพลตแผนธุรกิจเมื่อ ผู้รีวิวคาดหวังจะมีโครงสร้างที่คุ้นเคย เช่น เมื่อเขียนคําขอรับทุน การขอสินเชื่อ และรอบการระดมทุนครั้งแรก Copilot ยังสามารถช่วยได้ ร่าง แผนที ละส่วนเมื่อเขียนตั้งแต่เริ่มต้น

แผนการที่เสร็จแล้วจะให้เป้าหมายและหลักฐานของข้อเสนอทางธุรกิจ อ่านคําแนะนําทีละส่วน วิธีการเขียนแผนธุรกิจ

ขออนุมัติด้วยข้อเสนอทางธุรกิจ

A ข้อเสนอทางธุรกิจจะใช้ วัสดุในแผนธุรกิจเพื่อขอการตัดสินใจที่เฉพาะเจาะจงหนึ่งอย่าง โดยระบุปัญหาหรือโอกาส โซลูชันที่เสนอ และผลลัพธ์ ขอบเขต เวลา และทรัพยากรจะเป็นไปตามมา และข้อเสนอจะจบลงเมื่อมีการตัดสินใจที่ร้องขอ

เปลี่ยนแผนธุรกิจเป็นข้อเสนอ

แผนธุรกิจจะอธิบายสิ่งที่ธุรกิจหรือโครงการตั้งเป้าหมายให้ทําในเป้าหมาย ตลาด และการปฏิบัติงาน ในทางตรงกันข้าม ข้อเสนอทางธุรกิจจะขอบางสิ่งที่เฉพาะเจาะจง ซึ่งมักจะเป็นการระดมทุน งบประมาณ หรือการลงนามในงานที่กําหนดไว้ ภายในองค์กร ข้อเสนอทางธุรกิจอาจเป็นที่รู้จักในนามกรณีทางธุรกิจ ซึ่งชั่งน้ําหนักตัวเลือกที่พิจารณาเทียบกับตัวเลือกที่แนะนําก่อนที่จะได้รับการอนุมัติเงินทุน

ร่างเค้าร่างข้อเสนอด้วย Copilot

เปลี่ยนแผนธุรกิจเป็นเค้าร่างข้อเสนอด้วย Copilot ซึ่งสามารถช่วยเขียนใหม่และจัดระเบียบส่วนที่มีอยู่ พร้อมให้ตรวจทาน

Try this Copilot prompt"ปรับแผนธุรกิจนี้เป็นเค้าร่างข้อเสนอทางธุรกิจสําหรับ [บทบาทผู้ตรวจทาน] รวมโอกาสทางการขาย โซลูชันที่เสนอ และผลลัพธ์ ลงท้ายด้วยขอบเขต ระยะเวลา และการตัดสินใจที่เฉพาะเจาะจงที่ร้องขอ"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

ข้อเสนอที่เสร็จสมบูรณ์จะสร้างกรณีที่มุ่งเน้นสําหรับการตัดสินใจหนึ่งข้อ ซึ่งสร้างขึ้นจากแผนธุรกิจที่มีอยู่แล้ว

กําหนดขอบเขตโครงการด้วยบทสรุปของโครงการ

เมื่อได้รับการอนุมัติ บทสรุปของโครงการจะบันทึกขอบเขต วัตถุประสงค์ และข้อจํากัดที่ได้รับอนุมัติไว้ในเอกสารสั้นๆ เพื่อตรวจสอบในภายหลัง นอกจากนี้ยังระบุชื่อว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบและวิธีการตัดสินใจ

การอนุมัติมักจะเปลี่ยนงานเอง เนื่องจากผู้ตรวจทานจะตัดขั้นตอน เปลี่ยนแปลงงบประมาณ และย้ายไทม์ไลน์ บทสรุปบันทึกเวอร์ชันที่ตกลงกัน ดังนั้นแผนโครงการจึงสร้างขึ้นจากสิ่งที่ได้รับการอนุมัติมากกว่าสิ่งที่เสนอในตอนแรก

เมื่อใดที่ควรใช้บทสรุปโครงการ

บทสรุปของโครงการเหมาะกับองค์กรที่มีแนวทางขององค์กร ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายราย หรือเงื่อนไขการระดมทุนจากภายนอก ธุรกิจขนาดเล็กมักจะย้ายจากการอนุมัติไปยังแผนโครงการโดยตรงและบันทึกรายละเอียดเดียวกันในส่วนเปิด

ยืนยันขอบเขตที่อนุมัติด้วยรายการตรวจสอบ

ใช้รายการตรวจสอบการเริ่มต้นโครงการเพื่อยืนยันงบประมาณที่ได้รับอนุมัติ เจ้าของที่มีชื่อ และหลักเป้าหมายที่ตกลงกันก่อนเริ่มงาน ในตอนเริ่มต้น ให้ชี้แจงว่าใครทําอะไร ทีมประชุมบ่อยแค่ไหน และใครจัดการงานที่ถูกบล็อก ทําให้ทั้งสองอย่างสั้น จากนั้นตรวจสอบหัวเรื่องและโครงสร้างใน ตัวแก้ไขเอกสาร ก่อนเผยแพร่บทสรุป แผนโครงการมีบันทึกที่ชัดเจนของขอบเขตที่ได้รับอนุมัติในการสร้าง

จัดระเบียบงานและการกระทําด้วยแผนโครงการ

เมื่อระบุขอบเขตแล้ว แผนโครงการจะเปลี่ยนเป้าหมายที่ได้รับอนุมัติให้เป็นผลที่ต้องส่ง งาน และเจ้าของที่มีวันที่เทียบกับเป้าหมายเหล่านั้น หลักเป้าหมายและการพึ่งพากําหนดลําดับของงาน ในขณะที่ความเสี่ยงและจุดตรวจสอบจะอยู่ระหว่างการตรวจทาน ทุกงานจะเชื่อมต่อกับเป้าหมายที่กําหนดไว้ในแผนธุรกิจ เพื่อให้ทุกคนสามารถตรวจสอบความคืบหน้าเทียบกับสิ่งที่ได้รับอนุมัติ

ข้อเสนอให้ขอบเขตและผลที่ส่งมอบ และสรุปสรุปข้อจํากัดและใครเป็นผู้รับผิดชอบอะไร แผนโครงการจะเพิ่มวันที่ ลําดับงาน และเจ้าของ เริ่มต้นจาก เทมเพลตแผนโครงการ เมื่องาน เจ้าของ และหลักเป้าหมายต้องการปรากฏในมุมมองเดียว

เขียนแผนโครงการเมื่อเปิดตัวธุรกิจ ผลิตภัณฑ์ หรือบริการเพื่อเปลี่ยนเป้าหมายที่ได้รับอนุมัติให้เป็นหลักเป้าหมาย ความรับผิดชอบ และไทม์ไลน์ที่ทุกคนที่เกี่ยวข้องสามารถดูได้

ติดตามงานและความเสี่ยงด้วยรายการตรวจสอบ

รายการตรวจสอบโครงการภายในแผนโครงการยังเป็นวิธีที่ดีในการช่วยติดตามรายการการดําเนินการของโครงการที่กําลังดําเนินอยู่ ซึ่งอาจรวมถึง:

• รายการตรวจสอบงาน: สิ่งที่ต้องผลิตและใครเป็นผู้ผลิต

• รายการตรวจสอบความเสี่ยง: ความล่าช้าที่อาจเกิดขึ้น ใครเป็นผู้ตรวจสอบ และสิ่งที่เกิดขึ้นที่จุดตรวจสอบแต่ละแห่ง

จัดระเบียบแผนโครงการด้วย Copilot

ขอให้ Copilot เปลี่ยนแผนและสรุปที่ได้รับการอนุมัติให้เป็นแผนโครงการ การใช้ข้อมูลที่ให้ไว้ Copilot สามารถช่วยแสดงข้อมูลและวันที่ที่หายไปในไทม์ไลน์ได้ แชร์แบบร่างแผนโครงการกับบุคคลที่มีชื่อในร่าง และเชิญความคิดเห็นแบบเรียลไทม์โดยใช้ ทํางานร่วมกันใน Word เพื่อให้เจ้าของทุกคนสามารถยืนยันความรับผิดชอบของตนเองก่อนที่แผนจะเสร็จสมบูรณ์

ติดตามความคืบหน้าด้วยรายงานสถานะ

รายงานสถานะจะวัดงานที่กําลังดําเนินการอยู่เทียบกับเป้าหมายที่อนุมัติ ซึ่งครอบคลุมถึงหลักเป้าหมายที่บรรลุ ตัวบล็อกปัจจุบัน และขั้นตอนถัดไป นอกจากนี้ยังบันทึกการตัดสินใจใดๆ นับตั้งแต่การอัปเดตล่าสุดและความเสี่ยงใดๆ ที่ควรพิจารณา

รายงานสถานะและรายงานโครงการขั้นสุดท้ายจะแตกต่างกันไปตามเวลา รายงานสถานะจะหมุนเวียนในขณะที่งานกําลังดําเนินการ ในขณะที่รายงานขั้นสุดท้ายจะบันทึกสิ่งที่งานประสบความสําเร็จเมื่อสิ้นสุดลง ทั้งสองขั้นตอนวัดผลกับเป้าหมายที่ได้รับการอนุมัติเดียวกัน ดังนั้นจึงสามารถสร้างรายงานปิดได้จากการอัปเดตที่มาก่อนหน้านั้น

ตั้งค่ากําหนดการรายงานสถานะ

ทีมสามารถแชร์รายงานสถานะตามกําหนดการทั่วไป เช่น การอัปเดตรายสัปดาห์สําหรับทีมโครงการ และสรุปที่ไม่บ่อยนักสําหรับผู้เกี่ยวข้องคนอื่นๆ การใช้โครงสร้างที่ทําซ้ําได้ เช่น เทมเพลตรายงานสถานะของโครงการ หมายความว่า ผู้อ่านจะพบข้อมูลเดียวกันในที่เดียวกันในแต่ละครั้ง

ร่างรายงานสถานะด้วย Copilot อัปโหลดบันทึกย่อการประชุมและไฟล์โครงการหนึ่งสัปดาห์ไปยัง การแชทของ Copilot และ AI สามารถสร้างรายงานสถานะแบบร่างจากพวกเขาได้ ตรวจทานแบบร่างและยืนยันสถานะ วันที่ ความเสี่ยง และการตัดสินใจเทียบกับบันทึกย่อต้นฉบับก่อนที่จะแชร์ สําหรับการอัปเดตที่ทํางานกับอีเมลได้ดีกว่าเอกสาร ให้อ่าน วิธีการสร้างอีเมล จากเอกสารด้วย AI

Try this Copilot prompt"สรุปบันทึกย่อการประชุมเหล่านี้เป็นรายงานสถานะโครงการรายสัปดาห์ รวมความคืบหน้าเทียบกับหลักเป้าหมาย ความเสี่ยงที่เปิดอยู่ และขั้นตอนถัดไปสําหรับแต่ละเวิร์กสตรีม"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

ปิดโครงการที่มีรายงานขั้นสุดท้ายของโครงการ

รายงานโครงการขั้นสุดท้าย คือเอกสารที่จะปิดโครงการ โดยเปรียบเทียบผลลัพธ์สุดท้ายกับเป้าหมายที่กําหนดไว้ในแผนธุรกิจ และบันทึกการเปลี่ยนแปลงขอบเขต เวลา หรืองบประมาณที่ทําในระหว่างการส่งมอบ เนื่องจากการเปรียบเทียบนั้นใช้เป้าหมายของแผนเริ่มต้น ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจึงสามารถติดตามการปิดย้อนกลับไปถึงสิ่งที่พวกเขาอนุมัติได้

รายงานยังบันทึกบทเรียนที่ได้เรียนรู้ ซึ่งเป็นสิ่งที่เป็นประโยชน์ต่อโครงการต่อไป โดยจะระบุชื่อสิ่งที่ได้ผล สิ่งที่ทําให้เกิดความล่าช้า และสิ่งที่ทีมในอนาคตสามารถทําได้แตกต่างออกไป จากนั้นแสดงรายการคําแนะนําและการดําเนินการติดตามผลกับเจ้าของที่มีชื่อ

ส่งต่อพร้อมรายการตรวจสอบการปิดโครงการ

นอกจากรายงานแล้ว รายการตรวจสอบการปิดโครงการจะครอบคลุมงานที่เหลือ ตั้งแต่การลงชื่อส่งมอบขั้นสุดท้ายและการกระทบยอดงบประมาณไปจนถึงสัญญาที่ค้างชําระ จากนั้น Handover จะถ่ายโอนเอกสารและการเข้าถึงไปยังใครก็ตามที่จัดการการดําเนินงานที่กําลังดําเนินอยู่

ร่างรายงานโครงการขั้นสุดท้ายด้วย AI

เนื่องจากรายงานสถานะบันทึกข้อมูลนี้ส่วนใหญ่ไว้แล้ว จึงสอบถาม Copilot เพื่อร่างภาพรวมการปิด จากนั้นยืนยันทุกผลลัพธ์ การเปลี่ยนแปลง และคําแนะนําต่อระเบียนก่อนที่จะเผยแพร่

Try this Copilot prompt"ร่างรายงานโครงการขั้นสุดท้ายจากรายงานสถานะเหล่านี้ รวมเป้าหมายเดิม ผลลัพธ์สุดท้าย และการเปลี่ยนแปลงขอบเขตและงบประมาณ เพิ่มบทเรียนที่ได้เรียนรู้และการดําเนินการติดตามผลใดๆ ยังคงเปิดอยู่"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

เน้นข้อมูลสําคัญด้วยสรุปของผู้บริหาร

บทสรุปผู้บริหารเป็นส่วนเปิดสั้นๆ ที่ใส่การตัดสินใจหรือผลลัพธ์ที่สําคัญไว้ที่ด้านบนของเอกสารที่ยาวขึ้น มันเป็นชั้นมากกว่าขั้นตอน ดังนั้นให้วางไว้ที่ด้านหน้าของข้อเสนอ แผนโครงการ หรือรายงานขั้นสุดท้าย ไม่ใช่แค่แผนธุรกิจเท่านั้น

ครอบคลุมคําแนะนําหรือผลลัพธ์ หลักฐานเบื้องหลัง และการดําเนินการต่อไปที่ร้องขอ จากนั้นให้แหล่งข้อมูล เวลา และความเสี่ยงหลักแต่ละรายการ หนึ่งหรือสองหน้าก็เพียงพอแล้ว ตรงกับการตัดสินใจที่สรุปสนับสนุน

ตัวอย่างสรุปผู้บริหารสําหรับแผนธุรกิจ

สรุปสองหน้าจะให้การตัดสินใจและผลลัพธ์ของผู้ตรวจทานเป็นอันดับแรก ก่อนที่พวกเขาจะอ่านแผนโดยละเอียดเบื้องหลัง บทสรุปผู้บริหารสําหรับแผนธุรกิจอาจอ่านดังนี้ ตั้งแต่ร้านเบเกอรี่สมมติที่วางแผนจะเปิดไซต์ที่สอง

ไซต์ที่สองเปิดในเขตริมแม่น้ําภายในเดือนมีนาคม 2028 ให้บริการการค้าสํานักงานในวันธรรมดาและครอบครัววันหยุดสุดสัปดาห์ การติดตั้งและการดําเนินงานในปีแรกต้องใช้ 215,000 ดอลลาร์ โดยคาดการณ์ว่าจุดคุ้มทุนจะอยู่ที่เดือนที่ 16 การดําเนินการต่อไปที่แนะนําคือการอนุมัติเงินมัดจําเช่าภายในวันที่ 15 ตุลาคม 2027

สรุปเอกสารด้วย AI

ถาม Copilot เพื่อเขียนเอกสาร ที่เสร็จสมบูรณ์ใหม่ให้เป็นสรุปที่เขียนสําหรับผู้ชมเฉพาะ จากนั้นตรวจสอบว่าการตัดสินใจ หลักฐาน ข้อจํากัด และการดําเนินการถัดไปทั้งหมดยังคงอยู่

Try this Copilot prompt"เขียนสรุปผู้บริหารของแผนธุรกิจนี้สําหรับผู้จัดการสินเชื่อธนาคาร รวมคําแนะนํา หลักฐานสนับสนุน และเงินทุนที่จําเป็น เพิ่มไทม์ไลน์ ความเสี่ยงหลัก และการดําเนินการถัดไปที่ร้องขอ"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

เลือกเอกสารที่แต่ละเวิร์กโฟลว์ต้องการ

แต่ละเวิร์กโฟลว์จําเป็นต้องมีชุดเอกสารที่แตกต่างกัน สถานการณ์ด้านล่างแสดงให้เห็นว่าต้องเขียนอะไร และแต่ละคนทําอะไร

เปิดใช้ข้อเสนอบริการใหม่

การเปิดตัวบริการใหม่ต้องใช้เอกสารที่จําเป็น เช่น แผนธุรกิจ ข้อเสนอทางธุรกิจ แผนโครงการ และรายงานสถานะ

• แผนธุรกิจ: กําหนดเป้าหมาย ตลาด และราคา

• ข้อเสนอทางธุรกิจ: ขอการตัดสินใจให้ทุนในการเปิดตัว

• แผนโครงการ: เปลี่ยนข้อเสนอที่ได้รับอนุมัติให้เป็นงาน เจ้าของ และวันที่

• รายงานสถานะ: ติดตามรุ่นและการเปิดตัวเทียบกับวันที่เหล่านั้น

ทีมงานจะกําหนดราคา การวางตําแหน่ง และกําหนดเวลาเพียงครั้งเดียว เพื่อให้ไอเดียไปถึงที่ส่งมอบโดยไม่ต้องเขียนใหม่ซ้ําๆ

ขอและใช้งบประมาณ

การขอและใช้จ่ายงบประมาณจําเป็นต้องมีกรณีทางธุรกิจ บทสรุปโครงการ และรายงานโครงการขั้นสุดท้าย

• กรณีธุรกิจ: กําหนดตัวเลือก ต้นทุน และคําแนะนํา

• บทสรุปโครงการ: บันทึกขอบเขตและงบประมาณที่ได้รับการอนุมัติ

• รายงานโครงการขั้นสุดท้าย: วัดผลลัพธ์เทียบกับงบประมาณที่ได้รับอนุมัติ

จํานวนเงินที่ได้รับและผลลัพธ์ที่ส่งมอบจะสามารถตรวจสอบย้อนกลับได้

ส่งมอบโครงการที่ได้รับการอนุมัติ

การส่งมอบโครงการที่ได้รับการอนุมัติจําเป็นต้องมีบทสรุปโครงการ แผนโครงการ รายงานสถานะ และรายงานโครงการขั้นสุดท้าย

• บทสรุปของโครงการ: บันทึกขอบเขตที่ผู้ตรวจทานอนุมัติ

• แผนโครงการ: แบ่งขอบเขตนั้นออกเป็นงาน เจ้าของ และวันที่

• รายงานสถานะ: ติดตามความคืบหน้าตลอดการจัดส่ง

• รายงานโครงการขั้นสุดท้าย: ปิดงานตามเป้าหมายเดิม

แผนนี้สะท้อนให้เห็นถึงขอบเขตที่ผู้ตรวจทานอนุมัติมากกว่าสิ่งที่ข้อเสนอเดิมขอ

ปิดและส่งมอบงาน

การปิดและส่งมอบงานจําเป็นต้องมีรายงานโครงการขั้นสุดท้ายและบทสรุปผู้บริหาร

• รายงานโครงการขั้นสุดท้าย: บันทึกผลลัพธ์ การเปลี่ยนแปลง และบทเรียน

• บทสรุปผู้บริหาร: ใส่การตัดสินใจและผลลัพธ์ในหน้าแรก

ย้ายแนวคิดทางธุรกิจจากแผนแรกไปยังแผนอย่างเป็นทางการโดยการร่างเอกสารแต่ละฉบับใน Microsoft Word พร้อมคําตอบที่ชัดเจนว่าเอกสารใดที่จะมาถึงถัดไปในทุกขั้นตอน เป้าหมาย ขอบเขต และตัวเลขที่ได้รับอนุมัติจะย้ายจากแผนไปสู่การอนุมัติ การวางแผน การส่งมอบ และการรายงาน ซึ่งช่วยประหยัดเวลาในการสร้างขึ้นใหม่ สําหรับความช่วยเหลือในการร่างและสรุปในแต่ละขั้นตอน ให้สํารวจ Copilotเมื่อต้องการเริ่มตั้งแต่เอกสารแรก ให้อ่าน วิธีการเขียนแผนธุรกิจ