วิธีวางแผนเหตุการณ์โดยใช้เทมเพลตและ Copilot

การวางแผนเหตุการณ์เกี่ยวข้องกับการประสานงานจํานวนมาก ซึ่งมักจะเกิดขึ้นกับหลายๆ คนงบประมาณ รายละเอียดผู้เยี่ยมชม ข้อกําหนดด้านอาหาร ข้อมูลที่ติดต่อ กําหนดการ และความรับผิดชอบทั้งหมดสามารถเปลี่ยนแปลงได้ระหว่างความคิดแรกและวันกิจกรรม

วางแผนงานเลี้ยงสังสรรค์วันเกิด คอนเสิร์ตโรงเรียน หรือกิจกรรมสิ้นปีใน Microsoft Word เริ่มจากรายการตรวจสอบและเทมเพลตกําหนดการ และร่างส่วนที่เหลือด้วยความช่วยเหลือจาก Copilot ใน Word

เรียนรู้ว่าเอกสารการวางแผนเหตุการณ์ใดที่เหมาะกับเหตุการณ์ที่แตกต่างกัน สิ่งที่จะรวมไว้ในแต่ละเหตุการณ์ และวิธีการสร้างจากเทมเพลตหรือด้วย Copilot

เลือกการวางแผนเอกสารตามชนิดเหตุการณ์

เหตุการณ์ที่แตกต่างกันจําเป็นต้องมีการวางแผนในระดับที่แตกต่างกันการเฉลิมฉลองส่วนบุคคลอาจต้องการรายการง่ายๆ เพียงไม่กี่รายการเท่านั้น ในขณะที่เหตุการณ์ที่ใหญ่กว่าอาจรวมถึงเอกสารสําหรับค่าใช้จ่าย การกําหนดเวลา และคําติชมค้นหาชนิดเหตุการณ์ด้านล่างเพื่อดูเอกสารที่จะสร้าง:

• การเฉลิมฉลองส่วนบุคคล: แผนกิจกรรม รายการตรวจสอบ และรายชื่อแขก

• เหตุการณ์ของชุมชนและโรงเรียน: แผนกิจกรรม รายการตรวจสอบ และรายชื่อผู้เยี่ยมชม

• กิจกรรมระดมทุน: แผนกิจกรรม รายการตรวจสอบ รายชื่อผู้เยี่ยมชม งบประมาณ และแบบสํารวจหลังเหตุการณ์

• เหตุการณ์และการประชุมขององค์กร: แผนกิจกรรม รายการตรวจสอบ รายชื่อผู้เยี่ยมชม งบประมาณ กําหนดการ และการแสดง

สร้างแผนกิจกรรม

กําหนดวัตถุประสงค์และโครงสร้างของเหตุการณ์ในแผนก่อนที่จะแยกรายละเอียดระหว่างเอกสารอื่นๆ

จัดโครงสร้างแผนเหตุการณ์

กําหนดหัวเรื่องของแผนสําหรับแต่ละรายละเอียดเหล่านี้:

• วัตถุประสงค์: เหตุผลสําหรับเหตุการณ์และผลลัพธ์ที่ประสบความสําเร็จมีลักษณะอย่างไร

• วันที่และสถานที่: วันที่ สถานที่ และรายละเอียดการจองสําหรับเหตุการณ์

• ผู้เยี่ยมชม: จํานวนผู้เยี่ยมชมที่จะเชิญและผู้ชม

• งบประมาณ: จํานวนทั้งหมดที่พร้อมใช้งานสําหรับเหตุการณ์

• ทีม: บุคคลที่เกี่ยวข้องและหน้าที่ของแต่ละบุคคลจะดูแล

• ตัวเลือกการสํารองข้อมูล: ทางเลือกสําหรับความเสี่ยงที่ใหญ่ที่สุด เช่น พื้นที่ภายในอาคารสําหรับกิจกรรมกลางแจ้งหรือบริการจัดเลี้ยงครั้งที่สอง

ร่างแผนเหตุการณ์ด้วย Copilot

ใน เอกสาร Word ใหม่ ให้เปิด การแชทกับ Copilot และอธิบายเหตุการณ์ แนบบันทึกย่อ เธรดอีเมล หรือข้อความอ้างอิงสถานที่AI สามารถช่วยร่างแผนเหตุการณ์ด้วยส่วนต่างๆ เช่น วัตถุประสงค์ งบประมาณ และผู้เยี่ยมชม โดยใช้รายละเอียดจริงจากไฟล์แทนที่จะเป็นคําแนะนําทั่วไป

ลองใช้พร้อมท์ Copilot นี้"ร่างแผนเหตุการณ์จากบันทึกย่อในการแชทนี้ รวมหัวเรื่องสําหรับวัตถุประสงค์ วันที่และสถานที่ ผู้เยี่ยมชม งบประมาณ ทีม และตัวเลือกการสํารองข้อมูล"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

ตรวจสอบและแชร์แผน

ตรวจสอบแบบร่างและแก้ไขวันที่ ค่าใช้จ่าย หรือชื่อก่อนที่จะแชร์ใช้ข้อคิดเห็นและ @กล่าวถึง ในตัว แก้ไขเอกสาร เพื่อถามคําถามและอนุมัติตัวเลือกภายในแผน เพื่อให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องสามารถดูการตัดสินใจแต่ละรายการและผู้อนุมัติได้

สร้างรายการตรวจสอบการวางแผนเหตุการณ์

เปลี่ยนแผนเหตุการณ์เป็นรายการตรวจสอบการวางแผนเหตุการณ์ของงานที่ทีมสามารถดําเนินการได้

จัดระเบียบงานตามขั้นตอนการวางแผน

จัดกลุ่มงานตามความก้าวหน้าและปรับกรอบเวลาแต่ละกรอบตามขนาดของเหตุการณ์:

• เดือนข้างหน้า: ตั้งค่าวันที่ งบประมาณ และสถานที่ และจองผู้จําหน่ายหลัก

• ไม่กี่สัปดาห์ข้างหน้า: ส่งคําเชิญ ยืนยันการจัดเลี้ยงและ AV รวมถึงวางแผนกำหนดการต่างๆ

• สัปดาห์สุดท้าย: ยืนยันจํานวนแขก แบ่งปันการแสดง และพิมพ์เอกสารกำหนดการงาน

• วันก่อนหน้า: ตรวจสอบการจัดส่ง จัดสถานที่ และบรรยายสรุปทีม

ภายในแต่ละขั้นตอน ให้จัดกลุ่มงานตามพื้นที่ เช่น สถานที่ การจัดเลี้ยง และคําเชิญเพิ่มงานผู้สนับสนุนและการบริจาคลงในรายการตรวจสอบการระดมทุน และเพิ่มรายการซื้ออาหารและวัสดุสิ้นเปลืองลงในรายการตรวจสอบสําหรับการเฉลิมฉลองส่วนตัว

มอบหมายงานและวันครบกําหนด

กําหนดวันครบกําหนดที่ชัดเจนให้กับแต่ละงานสําหรับเหตุการณ์ขนาดใหญ่ ให้เจ้าของแต่ละงาน และสมาชิกในทีมสามารถ ทํางานร่วมกันในรายการตรวจสอบอัปเดตงานของตนเองเมื่อเหตุการณ์เข้าใกล้ขึ้น

เริ่มต้นด้วยเทมเพลตรายการตรวจสอบ

เปิด เทมเพลตรายการตรวจสอบเหตุการณ์ สําหรับเค้าโครงที่พร้อมใช้งาน และแทนที่พื้นที่ที่สํารองไว้ด้วยงานและวันที่ของเหตุการณ์

สร้างรายการตรวจสอบด้วย Copilot

แนบแผนเหตุการณ์ใน แชทของ Copilot สําหรับคําแนะนํางานตามวันที่ หมายเลขผู้เยี่ยมชม และพื้นที่ที่ทีมตกลงและของานในลําดับกรอบเวลาตรวจสอบแต่ละงานและวันครบกําหนดก่อนที่จะแชร์รายการตรวจสอบกับทีม

ลองใช้พร้อมท์ Copilot นี้"ใช้แผนงานกิจกรรมที่แนบมา สร้างรายการตรวจสอบสำหรับงานวันเกิดอายุ 10 ปีของเด็ก 15 คน แบ่งตามสี่สัปดาห์ หนึ่งสัปดาห์ และวันก่อนวันงาน"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

สร้างงบประมาณกิจกรรม

งบประมาณแยกต่างหากจะแสดงให้เห็นว่ากิจกรรมดังกล่าวมีค่าใช้จ่ายเท่าไร ทีมงานได้ใช้จ่ายไปแล้วเท่าไร และตัวเลขเหล่านั้นมีการเปลี่ยนแปลงไปอย่างไรบ้างเมื่อเวลาผ่านไป

ประมาณการค่าใช้จ่ายในการจัดงาน

ใน เอกสาร Word ใหม่ แทรกตารางและเพิ่มแถวสําหรับแต่ละค่าใช้จ่ายรายการค่าใช้จ่ายทั่วไปประกอบด้วยค่าสถานที่ ค่าอาหารและเครื่องดื่ม และค่าอุปกรณ์โสตทัศนูปกรณ์ รวมถึงมีการแยกรายการสำหรับค่าใช้จ่ายที่อาจเกิดขึ้นโดยไม่คาดคิดไว้ด้วยในการวางแผนกิจกรรมสำหรับองค์กรไม่แสวงหาผลกำไร ให้เพิ่มแถวสำหรับเป้าหมายการระดมทุนและการสนับสนุน เพื่อให้ทีมงานสามารถเห็นได้ว่ากิจกรรมดังกล่าวเข้าใกล้เป้าหมายงบประมาณที่ตั้งไว้มากน้อยเพียงใด

ติดตามค่าใช้จ่ายที่อนุมัติและค่าใช้จ่ายจริง

เพิ่มคอลัมน์เหล่านี้เพื่อเปรียบเทียบแผนกับค่าใช้จ่ายขั้นสุดท้ายสําหรับเหตุการณ์ขององค์กร คอลัมน์งบประมาณสามารถแสดงจํานวนที่ทีมการเงินอนุมัติได้

• ค่าใช้จ่ายโดยประมาณ: ต้นทุนที่คาดไว้ของแต่ละรายการหรือบริการจากใบเสนอราคาของผู้จําหน่าย

• ค่าใช้จ่ายจริง: จํานวนเงินสุดท้ายที่ทีมชําระเงิน

• ความแตกต่าง: ช่องว่างระหว่างต้นทุนที่วางแผนไว้และต้นทุนจริง

ตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงงบประมาณ

เปิด การติดตามการเปลี่ยนแปลง (opens in a new tab) เพื่อแสดงผู้ที่แก้ไขแต่ละจํานวนและใช้ประวัติเวอร์ชันเพื่อคืนค่าสําเนาก่อนหน้าของงบประมาณบันทึกงบประมาณไปยัง OneDrive และตั้งค่าสิทธิ์การแชร์เพื่อควบคุมบุคคลที่สามารถดูหรือแก้ไขรูปภาพได้

จัดระเบียบรายชื่อผู้เยี่ยมชมและคําเชิญ

เก็บรายละเอียด การตอบสนอง และข้อกําหนดของผู้เยี่ยมชมไว้ในรายการเดียว และใช้รายการนั้นสําหรับเอกสารที่ต้องนําเสนอผู้เยี่ยมชมทุกรายการ

จัดโครงสร้างรายชื่อผู้เยี่ยมชม

ใน เอกสาร Word เปล่า แทรกตารางที่มีแถวสําหรับผู้เยี่ยมชมแต่ละคนและคอลัมน์สําหรับชื่อและรายละเอียดที่ติดต่อบันทึกสําเนาของตารางที่เสร็จแล้วเป็นเทมเพลตรายการผู้เยี่ยมชมสําหรับเหตุการณ์ถัดไป

ติดตามการตอบรับคําเชิญและข้อกําหนดของผู้เยี่ยมชม

เพิ่มคอลัมน์สําหรับแต่ละรายละเอียดเหล่านี้เมื่อการตอบกลับมาถึง:

• สถานะ RSVP: ใครวางแผนที่จะเข้าร่วม

• ข้อกำหนดด้านอาหารและการเข้าถึงสถานที่: สิ่งที่ควรแจ้งให้ผู้จัดเตรียมอาหารและสถานที่จัดงานทราบ

• ตารางหรือเซสชัน: ที่ผู้เยี่ยมชมแต่ละคนอยู่หรือเซสชันที่ผู้เยี่ยมชมแต่ละคนเข้าร่วม

ใช้ผลรวม RSVP และข้อมูลความต้องการด้านอาหาร เพื่อปรับปรุงงบประมาณและรายการสั่งอาหาร

จัดทำบัตรเชิญและป้ายชื่อวางบนโต๊ะ

เลือกการออกแบบจาก เทมเพลตคําเชิญใน Word และแทนที่ตัวแทนข้อความด้วยรายละเอียดกิจกรรมและชื่อผู้เยี่ยมชม เพื่อให้บัตรเชิญและป้ายระบุที่นั่งแต่ละใบมีข้อมูลที่ถูกต้องครบถ้วน

ร่างคําเชิญด้วย Copilot

แนบแผนเหตุการณ์ไปยัง แชทของ Copilot ใน เอกสาร Word ใหม่อธิบายเสียงสําหรับคําเชิญ เช่น ข้อความวันเกิดที่ผ่อนคลายหรือคําเชิญงานกาลาอย่างเป็นทางการให้ Copilot ช่วยร่างคำเชิญ โดยระบุวันที่ สถานที่ และรายละเอียดสำหรับการตอบรับเข้าร่วมงานตรวจสอบชื่อ วันที่ และรายละเอียดสถานที่ก่อนที่จะส่งคําเชิญใดๆ

ลองใช้พร้อมท์ Copilot นี้"ร่างคำเชิญโดยอ้างอิงจากแผนการจัดงานที่ระบุไว้ในการสนทนานี้ โดยให้ระบุวันที่ สถานที่ และรายละเอียดการตอบรับเข้าร่วมงาน พร้อมทั้งปรับโทนภาษาให้เหมาะสมกับกลุ่มแขกที่จะได้รับเชิญ"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

สร้างกําหนดการกิจกรรม

สร้างกําหนดการที่แสดงลําดับของวันของผู้เยี่ยมชม

เลือกกําหนดการ โปรแกรม หรือกําหนดการ

จับคู่รูปแบบกับเหตุการณ์:

• ไทม์ไลน์อย่างง่าย: แสดงช่วงเวลาสําคัญของการเฉลิมฉลองส่วนบุคคลตามลําดับ

• กําหนดการ: เริ่มต้นด้วย หนึ่งในเทมเพลตกําหนด การสําหรับการประชุมหรือการประชุม และแทนที่ตัวแทนข้อความด้วยผู้บรรยายและการกําหนดเวลาขั้นสุดท้าย

• โปรแกรมที่พิมพ์: ให้ผู้เข้าร่วมในพิธี เหตุการณ์โรงเรียน และโครงการระดมทุนสําหรับการสั่งซื้อของวันเมื่อมาถึง

• กําหนดการของเหตุการณ์: ใช้กําหนดการของเทมเพลตเหตุการณ์สําหรับเหตุการณ์ในช่วงหลายวันหรือหลายห้อง โดยแสดงรายละเอียดแต่ละช่วงกิจกรรมตามเวลาและสถานที่ที่จัดงาน

• ปฏิทินเหตุการณ์: เก็บวันที่สําหรับเหตุการณ์ต่างๆ ตลอดฤดูกาลในมุมมองเดียวด้วย เทมเพลตปฏิทินเหตุการณ์

เพิ่มกิจกรรม ผู้บรรยาย และการกําหนดเวลา

ใช้ผู้บรรยาย กิจกรรม และการกําหนดเวลาที่ทีมได้รับการยืนยันในรายการตรวจสอบ และแสดงรายการแต่ละรายการในคําสั่งซื้อที่ผู้เยี่ยมชมสัมผัสประสบการณ์พร้อมเวลาเริ่มต้นและตําแหน่งที่ตั้ง

แชร์กําหนดการกับผู้เยี่ยมชม

ส่งกําหนดการพร้อมลิงก์ออนไลน์สําหรับผู้เยี่ยมชมที่ต้องการใช้บนโทรศัพท์ บันทึกเป็น PDF สําหรับอีเมล หรือพิมพ์สําเนาสําหรับตารางต้อนรับกําหนดการหรือวาระการประชุมที่เสร็จสิ้นจะกลายเป็นจุดเริ่มต้นสําหรับการเรียกใช้การนําเสนอ

เตรียมตัวสำหรับวันจัดงาน

ในวันกิจกรรม ทีมงานจะปฏิบัติงานตามกำหนดการดำเนินงานในขณะที่ผู้เยี่ยมชมทําตามกําหนดการ

สร้างการเรียกใช้การนําเสนอ

กำหนดการดำเนินงาน หรือที่ทีมจัดงานมักเรียกว่า "Run Sheet" คือเอกสารที่ระบุให้ทีมงานทราบว่าใครต้องทำอะไร ที่ไหน และเมื่อไรเพิ่มแถวสําหรับแต่ละส่วนของวัน ด้วยคอลัมน์สําหรับเวลา ความยาว กิจกรรม และตําแหน่งที่ตั้ง

มอบหมายงานเหตุการณ์

เพิ่มเจ้าของในแต่ละแถว เพื่อให้แต่ละบุคคลในทีมทราบว่ากิจกรรม ตัวแสดงแทน และการเปลี่ยนแปลงใดที่จะจัดการ

เพิ่มการตั้งค่า ผู้จัดจําหน่าย และรายละเอียดการสํารองข้อมูล

รวมการตั้งค่าก่อนที่ผู้เยี่ยมชมจะมาถึง และการเก็บทำความสะอาดหลังจากงานสิ้นสุดลงเพิ่มผู้ติดต่อของผู้จัดจําหน่ายและเวลามาถึง เพื่อให้จัดเลี้ยง ลูกเรือ AV และพนักงานสถานที่ทํางานจากกําหนดการเดียวกัน และจดบันทึกเคล็ดลับ AV และแผนการสํารองข้อมูลสําหรับแต่ละแถว

ร่างการเรียกใช้การนําเสนอด้วย Copilot

แนบกำหนดการหรือวาระการประชุม รวมถึงรายการตรวจสอบใน Copilot Chat โดยอ้างอิงจากช่วงเวลาที่ทีมได้ตกลงกันไว้ขอให้ AI ช่วยเพิ่มเจ้าของ ตําแหน่งที่ตั้ง และ AV บันทึกความต้องการของทีมและกําหนดการออกไปทีมงานจะตรวจสอบเวลา เจ้าของงาน และบันทึก AV ทุกรายการก่อนถึงวันจัดงานบันทึกสําเนาของตารางที่เสร็จแล้วเป็นการเรียกใช้เทมเพลตการแสดงสําหรับเหตุการณ์ถัดไป

ลองใช้พร้อมท์ Copilot นี้"เปลี่ยนกําหนดการที่แนบมาให้เป็นการเรียกใช้ตารางการแสดงที่มีเวลา ความยาว กิจกรรม เจ้าของ ตําแหน่งที่ตั้ง และบันทึกย่อ AV เพิ่มแถวการตั้งค่าและการล้างข้อมูล"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

ตรวจสอบเหตุการณ์และบันทึกผลลัพธ์

รวบรวมคําติชมหลังจากเหตุการณ์และบันทึกสิ่งที่จะดําเนินการในเหตุการณ์ถัดไป

สร้างแบบสํารวจหลังเหตุการณ์

การสำรวจหลังงานช่วยวัดว่างานใหญ่บรรลุเป้าหมายตามแผนงานหรือไม่ และควรปรับปรุงอะไรสำหรับงานครั้งต่อไปการขอให้ผู้เยี่ยมชมและทีมแยกกันให้มุมมองที่เป็นประโยชน์สองมุมมองของเหตุการณ์เดียวกันแบบสํารวจผู้เข้าร่วมจับภาพวิธีที่ผู้เยี่ยมชมจัดอันดับสถานที่ โปรแกรม และการจัดเลี้ยง ในขณะที่แบบสํารวจของทีมเน้นสิ่งที่ได้ผลสําหรับผู้จัดการประชุมและอาสาสมัครและสิ่งที่ต้องเปลี่ยนแปลงเพิ่มแผนเหตุการณ์ไปยัง Copilot Chat สําหรับคําแนะนําคําถามที่ตรงกับเป้าหมายของเหตุการณ์

สรุปคําติชมด้วย Copilot

หลังจากเหตุการณ์ ให้เพิ่มการตอบกลับไปยังการแชทเดียวกันสําหรับความช่วยเหลือใน การสรุปคําติชม ลงในรายงานสรุป และตรวจสอบแต่ละจุดกับคําตอบเดิมก่อนที่จะแชร์

บันทึกผลลัพธ์และบทเรียนที่ได้เรียนรู้

ในสรุป ให้บันทึกว่ากิจกรรมดังกล่าวประสบความสำเร็จในด้านใดบ้าง ค่าใช้จ่ายจริงเป็นเท่าไร รวมถึงบทเรียนที่ได้รับเพื่อนำไปใช้ในการวางแผนกิจกรรมครั้งต่อไป

เริ่มวางแผนเหตุการณ์ถัดไปใน Microsoft Word และเปลี่ยนบันทึกย่อคร่าวๆ เป็นแผนกิจกรรมที่พร้อมแชร์ด้วยความช่วยเหลือจาก Copilot

สําหรับวิธีอื่นๆ ในการวางแผนและเขียนในที่ทํางาน ให้สํารวจ คู่มือเอกสารทางธุรกิจ หรือ เรียนรู้วิธีการเขียนการแถลงข่าว เพื่อประกาศกิจกรรม