ทีมการตลาดและการสื่อสารจะเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ทุกครั้งที่องค์กรมีข่าวที่น่าสนใจและควรรายงาน เช่น การเปิดตัวผลิตภัณฑ์ การรับพนักงานใหม่ หรือโครงการชุมชนเอกสารข่าวทุกฉบับประกอบด้วยข้อมูลข้อเท็จจริงที่ผ่านการอนุมัติและจัดทำในรูปแบบที่นักข่าวคุ้นเคย อีกทั้งส่วนใหญ่ยังต้องผ่านกระบวนการตรวจสอบด้านกฎหมายและภาพลักษณ์แบรนด์ก่อนที่จะถูกส่งไปยังนักข่าว
เขียนข่าวประกาศใน Microsoft Word โดยจัดรูปแบบแต่ละส่วนด้วยตัวแก้ไขเอกสารและเครื่องมือการจัดรูปแบบ หรือเริ่มจากแบบร่างที่แก้ไขได้ Microsoft Copilot สามารถช่วยสร้างจากบันทึกย่อการเปิดตัว เอกสารข้อเท็จจริง และคําอ้างอิงที่ได้รับการรับรอง
สํารวจรูปแบบมาตรฐานของข่าวประกาศ ขั้นตอนการจัดทำ และตัวอย่างที่สมบูรณ์สําหรับการเขียนข่าวประกาศใน Word ออนไลน์ ตั้งแต่การรวบรวมข้อเท็จจริงไปจนถึงการแชร์ไฟล์ที่ได้รับอนุมัติ
ข่าวประชาสัมพันธ์คืออะไร
ข่าวประชาสัมพันธ์เป็นแถลงการณ์อย่างเป็นทางการที่แบ่งปันข้อมูลที่เป็นข่าวกับนักข่าวและใส่ข้อเท็จจริงที่พวกเขาจําเป็นต้องตรวจสอบในที่เดียวโฆษณาหรือ บล็อกโพสต์ มีวัตถุประสงค์เพื่อโปรโมตผลิตภัณฑ์หรือนำเสนอความคิดเห็น ในขณะที่ข่าวประชาสัมพันธ์จะวางตัวเป็นกลางและนำเสนอเฉพาะข้อมูลที่ผู้สื่อข่าวสามารถตรวจสอบความถูกต้องได้เท่านั้นองค์กรจะเขียนการแถลงข่าวสําหรับโอกาสต่างๆ เช่น:
การเปิดตัวผลิตภัณฑ์ บริการ หรือธุรกิจ: ให้ประกาศสิ่งที่กําลังเปิดตัว กำหนดเวลาที่พร้อมให้บริการ และกลุ่มลูกค้าเป้าหมาย โดยใช้รายละเอียดจาก แผนธุรกิจขนาดเล็ก ในกรณีที่เป็นการเปิดตัวบริษัทใหม่
การเปลี่ยนแปลงความเป็นผู้นําและเหตุการณ์สําคัญ: แต่งตั้งผู้บริหารคนใหม่ หรือรายงานการขยายตัว รอบการระดมทุน หรือรางวัล
กิจกรรมและโครงการเพื่อชุมชน: ระบุวันเวลา สถานที่ คุณสมบัติผู้เข้าร่วม และข้อมูลการลงทะเบียนสำหรับงานประชุม งานระดมทุน หรือกิจกรรมริเริ่มในท้องถิ่น
เริ่มต้นด้วยโครงสร้างข่าวประชาสัมพันธ์ที่เหมาะสม
แต่ละส่วนของข่าวประชาสัมพันธ์ทํางานเฉพาะ ตั้งแต่พาดหัวข่าวไปจนถึงสายติดต่อที่ตอบคําถามติดตามผลแต่ละส่วนของข่าวประชาสัมพันธ์มีหน้าที่เฉพาะตัว ตั้งแต่พาดหัวข่าวที่นำเสนอเนื้อหาหลัก ไปจนถึงข้อมูลการติดต่อสำหรับตอบข้อซักถามเพิ่มเติมใช้รูปแบบหัวข้อ การเว้นระยะห่างที่สม่ำเสมอ และการใส่ลิงก์ใน Word เพื่อจัดรูปแบบข่าวประชาสัมพันธ์ให้อ่านและกวาดสายตาดูข้อมูลได้ง่ายปรับเค้าโครงเมื่อผู้รับหรือบริการการแจกจ่ายต้องการรูปแบบอื่น
สำหรับเผยแพร่ทันที [หรือระบุวันและเวลาที่สื่อมวลชนสามารถเผยแพร่ได้]
[พาดหัวข่าวที่ระบุข่าวสารเป็นภาษาจริงที่เฉพาะเจาะจง] [หัวข้อย่อยเพิ่มเติมที่เพิ่มรายละเอียดเพิ่มเติมหนึ่งรายการ]
[เมือง รัฐ วันเดือน ปี]
[ย่อหน้าแรกที่ตอบคำถามว่า ใคร ทำอะไร เมื่อไหร่ ที่ไหน และทำไม]
[ย่อหน้าเนื้อหาที่มีข้อเท็จจริง บริบท และลิงก์ตามลําดับความสําคัญ]
["คําอ้างอิงที่ได้รับอนุญาตซึ่งอธิบายว่าเหตุใดข่าวสารจึงสําคัญ" ชื่อ ตําแหน่ง องค์กร]
เกี่ยวกับ [องค์กร]
[คําอธิบายสั้นๆ ที่นํากลับมาใช้ใหม่ได้ขององค์กร]
ที่ติดต่อสื่อ
[ชื่อ บทบาท] [ที่อยู่อีเมล]
[หมายเลขโทรศัพท์]
###
วิธีเขียนข่าวประกาศใน Word
ทําตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อเขียนการแถลงข่าวใน Word ออนไลน์ ตั้งแต่การตรวจสอบข้อเท็จจริงครั้งแรกไปจนถึงไฟล์ที่พร้อมสําหรับการแจกจ่าย
เปิด เอกสารเปล่าใน Word หรือกําหนดเทมเพลตการกดเอง
เขียนบทนำที่กระชับและตอบคำถามว่าใคร ทำอะไร เมื่อไร ที่ไหน และทำไม โดยขึ้นต้นด้วยข้อเท็จจริงที่นักข่าวจะรายงานเป็นอันดับแรก
เพิ่มพื้นหลังตามลําดับความสําคัญ ตามด้วยคําอ้างอิงที่ได้รับอนุญาตซึ่งอธิบายว่าข่าวมีผลกระทบต่อบุคคลอย่างไร
นําหลักปฏิบัติที่ดีที่สุดของการแถลงข่าวไปใช้โดย การตรวจสอบการสะกด และไวยากรณ์ การจับคู่ข้อเท็จจริงแต่ละข้อกับแหล่งที่มา และลบการอ้างสิทธิ์การส่งเสริมการขายแบบเฉพาะบุคคลและไม่ได้รับการสนับสนุน
แชร์การแถลงข่าวกับ ผู้ตรวจทานโดยใช้ข้อคิดเห็นและ @กล่าวถึง สําหรับคําถามและ ติดตามการเปลี่ยนแปลง สําหรับการแก้ไขการใช้คําที่แนะนํา
แก้ไขข้อคิดเห็น ยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงที่ติดตาม ยืนยันการอนุมัติ และเตรียมเอกสาร Word หรือ PDF สําหรับการแจกจ่าย
ร่างและปรับปรุงข่าวประกาศด้วย Copilot ใน Word
Copilot คือผู้ช่วย AI ที่มีอยู่ใน Word และสามารถทํางานจากไฟล์ที่ทีมได้ตรวจสอบไว้แล้วแทนที่จะมาจากหน้าเปล่าแนบหรืออ้างอิงเอกสารเหล่านั้น เช่น ข้อมูลสรุปผลิตภัณฑ์ เอกสารข้อมูลสําคัญของโปรแกรม หรือรายการใบเสนอราคาที่ได้รับการอนุมัติที่บันทึกไว้ใน OneDriveระบุชื่อไฟล์ ผู้ชม และวันที่ที่เกี่ยวข้องในการเรียกร้อง และ Copilot สามารถช่วยแก้ไขแบบร่างเกี่ยวกับข่าวนั้นแทนที่จะเป็นเค้าร่างทั่วไป
เปรียบเทียบแบบร่างกับไฟล์ต้นฉบับแต่ละไฟล์ จากนั้นเลือกพาดหัวหรือลูกค้าเป้าหมาย และใช้ ผู้เขียนใหม่ AI เพื่อขอเวอร์ชันที่ชัดเจนยิ่งขึ้น
หมายเหตุ: ฟีเจอร์ Copilot ใน Word จะขึ้นอยู่กับ Microsoft 365 การสมัครใช้งาน สิทธิ์การใช้งาน และการตั้งค่าองค์กร
ตรวจสอบและอนุมัติการแถลงข่าวใน Word
บันทึกการแถลงข่าวไปยัง OneDrive และแชร์เพื่อ ทํางานร่วมกันใน Word ซึ่งผู้ตรวจทานด้านกฎหมาย แบรนด์ และความเป็นผู้นําจะแก้ไขไฟล์การทํางานหนึ่งไฟล์แทนการหมุนเวียนสําเนาแยกต่างหาก
รวบรวมคําติชมที่กําหนดเป้าหมาย: เพิ่มข้อคิดเห็นและ @กล่าวถึง เพื่อแนบคําถามไปยังการอ้างสิทธิ์ รูปภาพ หรือคําอ้างอิงที่เฉพาะเจาะจง
ตรวจสอบการแก้ไขที่แนะนํา: เปิด การติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Word เพื่อแสดงคําที่เสนอ และให้เจ้าของเอกสารยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงแต่ละรายการก่อนการอนุมัติขั้นสุดท้าย
กลับไปดูแบบร่างก่อนหน้า: ใช้ประวัติเวอร์ชันเพื่อคืนค่าไฟล์เวอร์ชันก่อนหน้าเมื่อผู้ตรวจทานต้องการการใช้ถ้อยคําจากรอบก่อนหน้า
ผู้ตรวจทานภายในองค์กรยังคงรับผิดชอบในการยืนยันข้อเท็จจริง ถ้อยคําทางกฎหมาย การอนุมัติ และภาษาของแบรนด์
เตรียมและแชร์การแถลงข่าวขั้นสุดท้าย
ข้อกำหนดในการเผยแพร่ข่าวประชาสัมพันธ์แตกต่างกันไปตามองค์กร ห้องข่าว และช่องทางการเผยแพร่ ดังนั้นโปรดยืนยันรูปแบบที่ต้องการก่อนส่งเข้าถึงเต้ารับที่เผยแพร่ในภาษาอื่นด้วยการ แปลเอกสารใน Word ซึ่งจะสร้างสําเนาที่แปลและปล่อยให้ต้นฉบับไม่เปลี่ยนแปลงขอให้ผู้ตรวจทานที่อ่านภาษานั้นตรวจสอบชื่อ ตําแหน่งงาน และคําอ้างอิงเพื่อความถูกต้อง
ตัวอย่างข่าวประชาสัมพันธ์
ตัวอย่างด้านล่างแสดงให้เห็นว่าทีมสื่อสารขององค์กรไม่แสวงผลกำไรแห่งหนึ่งในเมืองพอร์ตแลนด์ รัฐเมน เปลี่ยนเอกสารข้อเท็จจริง คำคม และข้อความมาตรฐานที่ได้รับการอนุมัติแล้ว ให้กลายเป็นข่าวประชาสัมพันธ์ประกาศโครงการสอนเขียนโค้ดฟรีได้อย่างไร
มูลนิธิชุมชนฮาร์เบอร์พอยต์ เจ้าหน้าที่ และข้อมูลวันที่ ตัวเลข คำพูด และข้อมูลติดต่อทั้งหมดในข่าวประชาสัมพันธ์นี้เป็นเรื่องสมมติและปรากฏเพื่อแสดงรูปแบบเท่านั้น
ข่าวประชาสัมพันธ์สำหรับการเปิดตัวโครงการชุมชน
ข่าวประชาสัมพันธ์ด่วน มูลนิธิชุมชนฮาร์เบอร์พอยต์ เปิดตัวโครงการสอนเขียนโปรแกรมหลังเลิกเรียนฟรี สำหรับนักเรียนมัธยมต้นในเมืองพอร์ตแลนด์
โครงการเริ่มต้นวันที่ 2 พฤศจิกายน 2026 โดยมีที่ว่างสำหรับนักเรียน 120 คน ณ ห้องสมุด 3 สาขา
พอร์ตแลนด์ รัฐเมน 6 ตุลาคม 2026มูลนิธิชุมชนฮาร์เบอร์พอยต์ประกาศเปิดตัวโครงการ Code After School ในวันนี้ ซึ่งเป็นโครงการสอนเขียนโปรแกรมฟรี 10 สัปดาห์สำหรับนักเรียนเกรดที่ 6 ถึง 8ชั้นเรียนจะเริ่มในวันที่ 2 พฤศจิกายน ที่ห้องสมุดสาขาต่างๆ ในชุมชน และครอบครัวสามารถลงทะเบียนได้จนถึงวันที่ 23 ตุลาคม
นักเรียนจะเข้าร่วมเซสชัน 90 นาทีสองเซสชันในแต่ละสัปดาห์ และเรียนรู้การเขียนโปรแกรมพื้นฐานและการออกแบบเว็บด้วยวิศวกรซอฟต์แวร์อาสาสมัครโครงการนี้ได้รับเงินสนับสนุนจากชุมชน และมูลนิธิให้ยืมแล็ปท็อปแก่ผู้เข้าร่วมทุกคน
“นักเรียนหลายคนในพอร์ตแลนด์ต้องการโอกาสมากขึ้นในการสำรวจเทคโนโลยีหลังเลิกเรียน” ดานา เรเยส ผู้อำนวยการบริหารของมูลนิธิชุมชนฮาร์เบอร์พอยต์กล่าว"โครงการ Code After School มอบสถานที่ที่เป็นมิตรให้พวกเขาได้สร้างสรรค์ผลงานและพบปะกับผู้ให้คำปรึกษาที่ทำงานในด้านเทคโนโลยี"
เกี่ยวกับมูลนิธิชุมชนฮาร์เบอร์พอยต์
มูลนิธิชุมชนฮาร์เบอร์พอยต์เป็นองค์กรไม่แสวงหาผลกำไรที่ให้ทุนสนับสนุนด้านการศึกษาและโครงการสำหรับเยาวชนทั่วเขตเมืองพอร์ตแลนด์ รัฐเมน
ที่ติดต่อสื่อ
จอร์แดน ลี ผู้จัดการ ฝ่ายสื่อสาร press@example.org (207) 555-0148
###
แต่ละส่วนของตัวอย่างทําอะไรได้บ้าง
บันทึกย่อด้านล่างตรงกับทุกส่วนของการเผยแพร่ในรูปแบบการแถลงข่าวที่อธิบายไว้ก่อนหน้านี้
หัวข้อหลักและหัวข้อย่อย: ระบุชื่อองค์กร โครงการ และกลุ่มเป้าหมาย พร้อมทั้งเพิ่มวันที่เริ่มต้นและจำนวนผู้เข้าร่วมจากเอกสารข้อมูล
ย่อหน้าแรก: ครอบคลุมรายละเอียดของโปรแกรม กลุ่มอายุ วันเริ่มต้น สถานที่ และกำหนดเวลาปิดรับสมัครในสองประโยค
เนื้อหาและคำพูด: อธิบายตารางเวลาและแหล่งทุน ในขณะที่ผู้อำนวยการบริหารอธิบายว่าเหตุใดโครงการนี้จึงมีความสำคัญต่อนักเรียนในท้องถิ่น
ข้อความมาตรฐานและข้อมูลติดต่อสื่อ: นำย่อหน้า "เกี่ยวกับเรา" ที่ได้รับการอนุมัติแล้วมาใช้ซ้ำ และระบุชื่อบุคคลหนึ่งคนที่จะรับผิดชอบคำถามจากนักข่าว
ทุกการประกาศควรมีรูปแบบการเผยแพร่ที่เหมือนข่าวมากกว่าการตลาด โดยต้องตรวจสอบข้อเท็จจริง ตรวจสอบคำพูด และระบุชื่อผู้ติดต่อสำหรับตอบคำถามจากสื่อเปิด Word สําหรับเว็บ เพื่อเริ่มการแถลงข่าวใหม่ โดย Copilot ใน Word พร้อมที่จะร่างหรือเขียนส่วนใหม่จากเอกสารข้อเท็จจริงและบันทึกย่อที่ตรวจทานแล้ว
สํารวจรูปแบบเพิ่มเติมสําหรับการเขียนแบบมืออาชีพใน คู่มือเอกสารทางธุรกิจ หรือตรวจสอบการใช้ถ้อยคําในสัญญาและนโยบายด้วยคู่มือความถูกต้อง และการปฏิบัติตามข้อบังคับของเอกสารทางกฎหมาย
คำถามที่ถามบ่อย
- การแถลงข่าวควรใช้เวลานานเท่าใด
โดยทั่วไปแล้ว ข่าวประชาสัมพันธ์มักมีความยาวประมาณหนึ่งถึงสองหน้า แต่หากเป็นประกาศที่มีรายละเอียดมาก อาจยาวกว่านั้นได้ความยาวขึ้นอยู่กับเนื้อหาข่าวและข้อจำกัดใดๆ ที่ผู้รับหรือช่องทางการเผยแพร่กำหนดไว้ใส่ข้อเท็จจริง บริบท คำพูด รายละเอียดของธุรกิจ และข้อมูลติดต่อที่จำเป็นลงในเนื้อเรื่อง จากนั้นตัดส่วนที่ไม่เกี่ยวข้องกับการประกาศออกไป
- ย่อหน้าแรกของข่าวประชาสัมพันธ์ควรมีเนื้อหาอะไรบ้าง
ย่อหน้าแรก หรือที่เรียกว่าส่วนนำ จะกล่าวถึง ใคร ทำอะไร เมื่อไหร่ ที่ไหน และทำไมเปิดด้วยข้อเท็จจริงที่เป็นข่าวมากที่สุด และบันทึกรายละเอียดการสนับสนุนสําหรับย่อหน้าที่ใหม่กว่า
- Copilot สามารถเขียนข่าวประชาสัมพันธ์ได้หรือไม่
Copilot ใน Word สามารถสร้างแบบร่างข่าวประชาสัมพันธ์จากพร้อมท์หรือไฟล์ที่มีอยู่ และช่วยปรับปรุงข้อความที่เลือกด้วย คําแนะนําในการเขียนใหม่ก่อนเผยแพร่หรือแบ่งปันข่าวประชาสัมพันธ์ โปรดตรวจสอบและยืนยันชื่อ วันที่ ตัวเลข คำพูด และรายละเอียดข้อเท็จจริงอื่นๆ ทั้งหมดกับแหล่งข้อมูลต้นฉบับ
- ควรส่งข่าวประชาสัมพันธ์เป็นเอกสาร Word หรือ PDF หรือไม่
ใช้รูปแบบที่นักข่าว ห้องข่าว หรือบริการแจกจ่ายระบุไว้ซึ่งมักจะแสดงอยู่บนหน้าที่ติดต่อสื่อของเต้ารับหรือในแนวทางการส่งของบริการเก็บเอกสาร Word ที่สามารถแก้ไขได้สําหรับการอัปเดตในภายหลัง และบันทึก เอกสารเป็น PDF เมื่อผู้รับต้องการเค้าโครงแบบคงที่
