วิธีการเปลี่ยนเอกสาร Word เป็นอีเมลด้วย Copilot

เปลี่ยนเอกสารขนาดยาวให้เป็นอีเมลที่ชัดเจนและพร้อมส่งโดยไม่ต้องเขียนใหม่ด้วยตนเอง สรุปเอกสารใดๆ ลงในอีเมลด้วย Copilot ใน Word พร้อมด้วยบรรทัดเรื่อง สรุป และรายการการดําเนินการที่ปรับให้เหมาะสม ร่างการอัปเดตและการอนุมัติที่สําคัญอย่างรวดเร็ว หรือแชร์ตัวแทนการประชุมทางอีเมลในไม่กี่นาที

สํารวจว่าเมื่อใดและวิธีเปลี่ยนเอกสารให้เป็นอีเมลที่กระชับด้วย AI ใน Microsoft Word ทางออนไลน์

วิธีเปลี่ยนเอกสารเป็นอีเมลโดยใช้ Copilot ใน Word

การร่างอีเมลตั้งแต่เริ่มต้นต้องใช้เวลา Copilot ดึงอีเมลโดยตรงจากเอกสารที่เปิดอยู่ พร้อมด้วยบรรทัดหัวข้อ สรุปที่มีโครงสร้าง และล้างรายการการดําเนินการ

1. เปิดเอกสาร เช่น รายงาน บันทึกย่อการประชุม หรือข้อเสนอใน Word จากนั้นเปิด Copilot เพื่อเริ่มการแชทใหม่

2. อธิบายอีเมลที่คุณต้องการสร้างภายใน การแชทของ Copilotรวมชนิดของอีเมล (อัปเดต สรุป คําขออนุมัติ) บทบาทของผู้รับ และหัวข้อ คําแนะนําที่ชัดเจนและเฉพาะนั้นส่งแบบร่างที่ใช้งานได้ในการลองครั้งแรก

3. ระบุความเป็นทางการของภาษาอีเมล นับจํานวนคํา และเพิ่มคําแนะนําโครงสร้าง เช่น บรรทัดเรื่อง ประเด็นสําคัญ รายการการดําเนินการเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดียิ่งขึ้น

4. ตรวจสอบแบบร่างอีเมลที่สร้างขึ้นโดย AI ตรวจสอบว่าข้อมูลสรุปรวบรวมประเด็นสําคัญจากเอกสารอ้างอิงและเสียงตรงกับผู้รับ

5. ปรับปรุงแบบร่างด้วยคําแนะนําในการติดตามผล ถาม Copilot ในการแชทเดียวกันเพื่อทําให้อีเมลโดยตรงขยายส่วนหรือ เขียนใหม่สําหรับผู้ชมรายอื่น โดยไม่ต้องรีสตาร์ตการแชท

6. เมื่ออีเมลพร้อมที่จะส่ง ให้คัดลอกแบบร่างที่สร้างขึ้นโดย AI ลงใน Microsoft Outlook (opens in a new tab) เป็นข้อความใหม่หรือเป็นการตอบกลับเธรดที่มีอยู่

ลองใช้พร้อมท์ตัวอย่าง Copilot นี้

Try this Copilot prompt"สรุปเอกสารนี้ลงในอีเมลที่พร้อมส่งสําหรับ [บทบาทผู้รับ] รวมบรรทัดหัวข้อ สรุปสองประโยค ประเด็นสําคัญสามถึงห้าประเด็น และรายการของรายการการดําเนินการกับเจ้าของ รักษาโทนเสียง [โดยตรง/เป็นมิตร/เป็นทางการ] และความยาวภายใต้ [จํานวนคํา]"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

ตัวอย่างอีเมลหกตัวอย่างเพื่อสร้างจากเอกสารโดยใช้ AI

1. เขียนอีเมลอัปเดตโครงการจากรายงาน

เมื่อใดที่ควรใช้: ผู้จัดการโครงการ หัวหน้าทีม และผู้สนับสนุนแต่ละคนจําเป็นต้องส่งการอัปเดตรายสัปดาห์หรือหลักเป้าหมายไปยังผู้เกี่ยวข้อง รายงานสถานะแบบยาวหรือ รายงานธุรกิจ จะกลายเป็นอีเมลอัปเดตที่กระชับซึ่งเน้นความคืบหน้า ตั้งค่าสถานะความเสี่ยง และแสดงขั้นตอนถัดไป

สิ่งที่ควรรวม: สถานะปัจจุบัน คีย์จะชนะตั้งแต่การอัปเดตล่าสุด ตัวบล็อกหรือความเสี่ยงใดๆ และหลักเป้าหมายที่กําลังจะมาถึง รักษาข้อมูลสรุปให้แน่นและนําด้วยสิ่งที่ผู้รับต้องดําเนินการ

ลองใช้พร้อมท์ตัวอย่าง Copilot นี้

Try this Copilot prompt"สรุปรายงานโครงการนี้ลงในอีเมลอัปเดตสั้นๆ สําหรับ [ผู้รับ] ลูกค้าเป้าหมายที่มีความคืบหน้าตั้งแต่การอัปเดตล่าสุด จากนั้นแสดงความเสี่ยงและขั้นตอนถัดไป เก็บไว้ภายใต้ 200 คํา"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

2. สร้างสรุปการประชุมด้วยรายการการดําเนินการ

เมื่อใดที่ควรใช้: โฮสต์การประชุมจําเป็นต้องส่งอีเมลสรุปถึงผู้เข้าร่วม ผู้เกี่ยวข้องที่พลาดการประชุม หรือทีมที่มีงานติดตามผล บันทึกย่อหรือ รายงานการประชุม จะกลายเป็นอีเมลสรุปที่มีโครงสร้างซึ่งช่วยให้ทุกคนสอดคล้องกัน

สิ่งที่ควรรวม: วัตถุประสงค์ในการประชุม การตัดสินใจที่สําคัญ รายการดําเนินการกับเจ้าของและวันครบกําหนด และคําถามที่เปิดอยู่ เรียกชื่อเพื่อความชัดเจน

ลองใช้พร้อมท์ตัวอย่าง Copilot นี้

Try this Copilot prompt"เปลี่ยนบันทึกย่อการประชุมเหล่านี้เป็นอีเมลสรุปสําหรับทีม ใส่ข้อมูลสรุปสั้นๆ ของการตัดสินใจ รายการดําเนินการที่จัดกลุ่มตามเจ้าของ และคําถามใดๆ ที่เปิดอยู่ ลิงก์ไปยังบันทึกย่อแบบเต็มที่ส่วนท้าย"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

3. ร่างการอนุมัติหรือคําขอการตัดสินใจ

เมื่อใดที่ควรใช้: กฎหมาย การเงิน และผู้นําอาวุโสมักจะต้องลงชื่อออกจากแผนหรือคําแนะนําที่ระบุไว้ในเอกสารที่ยาวขึ้น ผู้อ่านต้องการถามอัตราส่วนและขั้นตอนถัดไปในสองนาที

สิ่งที่จะรวม: การตัดสินใจที่จําเป็นอัตราส่วนสองถึงสามประโยควันครบกําหนดและเส้นทางการตอบกลับแบบคลิกเดียวที่ชัดเจน (อนุมัติหรือจําเป็นต้องเปลี่ยนแปลง)

ลองใช้พร้อมท์ตัวอย่าง Copilot นี้

Try this Copilot prompt"ร่างอีเมลการอนุมัติสําหรับ [บทบาทของผู้มีอํานาจตัดสินใจ] โดยยึดตามเอกสารนี้ สรุปการตัดสินใจที่จําเป็นในสองประโยครวมถึงวันครบกําหนดและทําให้ง่ายต่อการตอบกลับด้วยการเปลี่ยนแปลงที่ได้รับอนุมัติหรือความต้องการ"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

4. สรุปข้อเสนอสําหรับลูกค้า

เมื่อใดที่ควรใช้: ฝ่ายขาย การจัดการบัญชี และทีมให้คําปรึกษาจําเป็นต้องส่งสรุปเอกสารข้อเสนอที่ยาวกว่าให้กับลูกค้าอย่างชัดเจน อีเมลควรตอบสิ่งที่เสนอและสิ่งที่เกิดขึ้นต่อไปโดยไม่ต้องบังคับให้ลูกค้าเปิดสิ่งที่แนบมา 15 หน้า

สิ่งที่ต้องรวม: ข้อเสนอหลักในภาษาธรรมดาประโยชน์ที่สําคัญสําหรับลูกค้าการกําหนดราคาหรือไทม์ไลน์เน้นและขั้นตอนถัดไป

ลองใช้พร้อมท์ตัวอย่าง Copilot นี้

Try this Copilot prompt"สรุปข้อเสนอนี้เป็นอีเมลที่เป็นมิตรกับลูกค้า ลูกค้าเป้าหมายที่มีผลลัพธ์ แสดงรายการสิทธิประโยชน์หลักสามรายการ รวมถึงสรุปไทม์ไลน์และการกําหนดราคา และสิ้นสุดด้วยขั้นตอนถัดไปที่ชัดเจนสําหรับลูกค้า"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

5. แชร์การอัปเดตที่สําคัญจากเอกสารภายใน

เมื่อใดที่ควรใช้: ทีมสื่อสาร ฝ่ายบุคคล และทีมจะแชร์การอัปเดตภายใน การเปลี่ยนแปลงนโยบาย หรือ การเผยแพร่การฝึกอบรม ให้กับองค์กรที่กว้างขึ้น อีเมลสั้นๆ จะแสดงประเด็นสําคัญและลิงก์ไปยังเอกสารแบบเต็มสําหรับผู้อ่านที่ต้องการรายละเอียด

สิ่งที่ต้องใส่: ย่อหน้าบริบทสั้นๆ การสํารวจที่สําคัญสามถึงห้าครั้ง และลิงก์ไปยังเอกสารต้นฉบับสําหรับการอ้างอิง

ลองใช้พร้อมท์ตัวอย่าง Copilot นี้

Try this Copilot prompt"เขียนอีเมลประกาศภายในสั้นๆ ตามเอกสารนี้ รวมบทนําหนึ่งย่อหน้า สามจุดสําคัญในรูปแบบสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย และบันทึกย่อที่จุดสิ้นสุดที่ผู้อ่านชี้ไปยังเอกสารแบบเต็ม"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

6. เปลี่ยนบันทึกย่อเป็นข้อมูลสรุปของผู้เกี่ยวข้อง

เมื่อใดที่ควรใช้: นักวิจัย ทีมผลิตภัณฑ์ และนักวิเคราะห์จําเป็นต้องสังเคราะห์บันทึกคร่าวๆ คําติชมของลูกค้า หรือผลลัพธ์ของเวิร์คช้อปลงในอีเมลสรุปที่มีโครงสร้างสําหรับผู้เกี่ยวข้องอาวุโส

สิ่งที่ควรรวม: บริบทหรือแหล่งที่มาของบันทึกย่อ ข้อมูลเชิงลึกที่มีธีมสามถึงห้ารายการ รายการการดําเนินการหรือคําแนะนํา และขั้นตอนถัดไปที่แนะนํา

ลองใช้พร้อมท์ตัวอย่าง Copilot นี้

Try this Copilot prompt"สังเคราะห์บันทึกย่อเหล่านี้ลงในอีเมลสรุปของผู้เกี่ยวข้อง จัดกลุ่มเนื้อหาเป็นสามธีม รวมถึงคําแนะนําสองหรือสามรายการ และปิดด้วยขั้นตอนถัดไปที่เสนอให้สําหรับทีม"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

เมื่อควรใช้ Copilot ใน Word กับ Outlook สําหรับการร่างอีเมล

Copilot สนับสนุนการร่างอีเมลทั้งใน Word และ Outlook โดยแต่ละแอปจะเหมาะสมกับจุดเริ่มต้นที่แตกต่างกัน

ใช้ Word เมื่อทํางานจากเอกสารขนาดยาว

เอกสารที่ยาว เช่น รายงานธุรกิจ ข้อเสนอ หรือชุด บันทึกย่อการประชุม ทํางานได้ดีที่สุดเป็นแหล่งข้อมูล Copilot สามารถใช้เอกสารที่เปิดอยู่เพื่อร่างเนื้อหาสไตล์อีเมลด้วยขั้นตอนสรุปและขั้นตอนถัดไป ขึ้นอยู่กับคําแนะนําในการแชท เนื้อหาที่ร่างแล้วสามารถคัดลอกลงใน Outlook เมื่อพร้อมที่จะส่งได้

ใช้ Outlook สําหรับการตอบกลับในเธรดและแบบร่างด่วน

Outlook จัดการงานด้านกล่องขาเข้า รวมถึงการตอบกลับเธรดที่มีอยู่ สรุปการสนทนาที่ยาวมากก่อนที่จะตอบกลับ ปรับเสียงของแบบร่าง หรือเปลี่ยนจุดแสดงหัวข้อย่อยสองสามจุดให้เป็น ข้อความขัดเงาCopilot ใน Outlook จะอ่านเธรดโดยตรง ดังนั้นจึงไม่จําเป็นต้องใช้เอกสารต้นฉบับ

เคล็ดลับในการปรับปรุงอีเมลที่สร้างขึ้นโดย AI เพื่อความชัดเจนและความแม่นยํา

• ตัดแต่งเอกสารต้นฉบับก่อน: เอาส่วนที่ล้าสมัย ผนวกที่ไม่สัมพันธ์ หรือบันทึกย่อแบบร่างออกก่อนสนทนากับ Copilot. การป้อนข้อมูลที่สะอาดขึ้นจะให้ข้อมูลสรุปที่สะอาดขึ้นและลดโอกาสที่เสียงรบกวนจะส่งผลเสียในอีเมล

• ขอให้ Copilot ปรับโทนเสียงและความยาว: ร่างเดียวกันสามารถสร้างใหม่เป็นสองประโยคได้ บทสรุปผู้บริหาร การอัปเดตทีมแบบสามย่อหน้า หรือบทสรุปของไคลเอ็นต์โดยละเอียด ถาม Copilot โดยตรงสําหรับการเปลี่ยนแปลงที่จําเป็น เช่น "ทําให้มากขึ้นโดยตรง" หรือ "ตัดให้ต่ํากว่า 150 คํา" ด้วย ปรับ โทนเสียงและความยาวของการเขียนใหม่ของ AI ตามความต้องการ

• ตรวจสอบข้อเท็จจริง ชื่อ และวันที่ซ้ําอีกครั้ง: สรุป AI สามารถบีบอัดหรือปรับรูปร่างรายละเอียดได้ การอ่านขั้นสุดท้ายกับเอกสารต้นฉบับจะตรวจพบใบเสนอราคาที่เผยแพร่ผิด สถิติที่กลับด้าน หรือวันครบกําหนดที่เลื่อนก่อนที่อีเมลจะถูกส่ง

• สร้างหลายเวอร์ชันเพื่อเปรียบเทียบ: สอบถาม Copilot สําหรับรูปแบบต่างๆ ของอีเมลเดียวกัน เช่น บทสรุป การอัปเดตโดยละเอียด และเวอร์ชันที่ใช้งานง่ายกับไคลเอ็นต์ เปรียบเทียบตัวเลือกและรวมเส้นที่แข็งแกร่งที่สุดไว้ในร่างสุดท้าย

เปลี่ยนเอกสารใดๆ เป็นอีเมล พร้อมที่จะตรวจทานและส่ง ตั้งแต่การอัปเดตโครงการและการประชุมใหม่ไปจนถึงข้อเสนอของลูกค้า สร้างอีเมลที่เฉียบคมและพร้อมสําหรับผู้รับจากเอกสารใดๆ ที่เปิดอยู่ด้วย Copilot ใน Microsoft Word วันนี้

สำรวจ วิธีการใช้รายงานการประชุมกับ AI และ วิธีการเขียนวาระการประชุมด้วย AI เพื่อทําให้เวิร์กโฟลว์อีเมลทั้งหมดย้ายจากการประชุมไปยังกล่องจดหมายเข้า