วิธีเปลี่ยนเอกสาร Word เป็นอีเมลด้วย Copilot

เปลี่ยนเอกสารที่มีความยาวให้เป็นอีเมลที่ชัดเจนและพร้อมส่งโดยไม่ต้องเขียนใหม่ด้วยตนเอง สรุปเอกสารใดๆ ลงในอีเมลด้วย Copilot ใน Word พร้อมด้วยบรรทัดหัวเรื่อง สรุป และรายการการดําเนินการที่ปรับให้เหมาะสม ร่างการอัปเดตและการอนุมัติที่สําคัญได้อย่างรวดเร็ว หรือแชร์สรุปการประชุมทางอีเมลในไม่กี่นาที

สํารวจเวลาและวิธีเปลี่ยนเอกสารให้เป็นอีเมลที่กระชับด้วย AI ใน Microsoft Word ออนไลน์

วิธีเปลี่ยนเอกสารเป็นอีเมลโดยใช้ Copilot ใน Word

การร่างอีเมลตั้งแต่เริ่มต้นต้องใช้เวลา Copilot ดึงอีเมลโดยตรงจากเอกสารที่เปิดอยู่ พร้อมด้วยบรรทัดหัวเรื่อง สรุปที่มีโครงสร้าง และรายการการกระทําที่ชัดเจน

1. เปิดเอกสาร เช่น รายงาน บันทึกย่อการประชุม หรือข้อเสนอใน Word จากนั้นเปิด Copilot เพื่อเริ่มการแชทใหม่

2. อธิบายอีเมลที่คุณต้องการสร้างภายใน การแชทของ Copilotใส่ชนิดของอีเมล (การอัปเดต สรุป คําขออนุมัติ) บทบาทผู้รับ และหัวข้อ คําแนะนําที่ชัดเจนและเฉพาะเจาะจงจะให้แบบร่างที่ใช้งานได้ในการลองครั้งแรก

3. ระบุภาษาอีเมล ความเป็นทางการ นับจํานวนคํา และเพิ่มคําแนะนําโครงสร้าง เช่น หัวเรื่อง ประเด็นสําคัญ รายการการกระทําเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ดียิ่งขึ้น

4. ตรวจทานแบบร่างอีเมลที่สร้างโดย AI ตรวจสอบว่าสรุปจับประเด็นสําคัญจากเอกสารอ้างอิง และน้ําเสียงตรงกับผู้รับ

5. ปรับปรุงแบบร่างด้วยคําแนะนําการติดตามผล ขอให้ Copilot ในการแชทเดียวกันเพื่อทําให้อีเมลตรงไปตรงมามากขึ้น ขยายส่วน หรือ เขียนใหม่สําหรับผู้ชมกลุ่มอื่น โดยไม่ต้องเริ่มการแชทใหม่

6. เมื่ออีเมลพร้อมส่ง ให้คัดลอกแบบร่างที่สร้างขึ้นโดย AI ไปยัง Microsoft Outlook (opens in a new tab) เป็นข้อความใหม่หรือเป็นการตอบกลับเธรดที่มีอยู่

ลองใช้พร้อมท์ตัวอย่างของ Copilot นี้

Try this Copilot prompt"สรุปเอกสารนี้เป็นอีเมลที่พร้อมส่งสําหรับ [บทบาทผู้รับ] ใส่บรรทัดหัวเรื่อง สรุปสองประโยค ประเด็นสําคัญ 3-5 ประเด็น และรายการของรายการการดําเนินการพร้อมเจ้าของ รักษาน้ําเสียง [ตรงไปตรงมา/เป็นมิตร/เป็นทางการ] และความยาวภายใต้ [จํานวนคํา]"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

ตัวอย่างอีเมลหกตัวอย่างที่จะสร้างจากเอกสารโดยใช้ AI

1. เขียนอีเมลอัปเดตโครงการจากรายงาน

ควรใช้เมื่อใด: ผู้จัดการโครงการ หัวหน้าทีม และผู้สนับสนุนแต่ละรายการจําเป็นต้องส่งการอัปเดตรายสัปดาห์หรือเป้าหมายไปยังผู้เกี่ยวข้อง รายงานสถานะแบบยาว หรือ รายงานธุรกิจ กลายเป็นอีเมลอัปเดตที่กระชับที่เน้นความคืบหน้า ตั้งค่าสถานะ ความเสี่ยง และแสดงรายการขั้นตอนถัดไป

สิ่งที่ต้องระบุ: สถานะปัจจุบัน ชัยชนะที่สําคัญนับตั้งแต่การอัปเดตครั้งล่าสุด ตัวบล็อกหรือความเสี่ยงใดๆ และหลักเป้าหมายที่กําลังจะมาถึง เก็บสรุปไว้อย่างแน่นหนาและเริ่มต้นด้วยสิ่งที่ผู้รับจําเป็นต้องดําเนินการ

ลองใช้พร้อมท์ตัวอย่างของ Copilot นี้

Try this Copilot prompt"สรุปรายงานโครงการนี้เป็นอีเมลอัปเดตสั้นๆ สําหรับ [ผู้รับ] นําไปสู่ความคืบหน้านับตั้งแต่การอัปเดตครั้งล่าสุด จากนั้นแสดงรายการความเสี่ยงและขั้นตอนถัดไป จํากัดความยาวให้ต่ํากว่า 200 คํา"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

2. สร้างสรุปการประชุมด้วยรายการการกระทํา

ควรใช้เมื่อใด: โฮสต์การประชุมจําเป็นต้องส่งอีเมลสรุปถึงผู้เข้าร่วม ผู้เกี่ยวข้องที่พลาดการประชุม หรือทีมที่มีงานติดตามผล Notes หรือ รายงานการประชุม จะเปลี่ยนเป็นอีเมลสรุปที่มีโครงสร้าง ซึ่งจะทําให้ทุกคนมีความสอดคล้องกัน

สิ่งที่ต้องรวมถึง: วัตถุประสงค์ของการประชุม การตัดสินใจที่สําคัญ รายการการดําเนินการกับเจ้าของและวันครบกําหนด และคําถามที่เปิดอยู่ เรียกชื่อเพื่อความชัดเจน

ลองใช้พร้อมท์ตัวอย่างของ Copilot นี้

Try this Copilot prompt"เปลี่ยนบันทึกย่อการประชุมเหล่านี้ให้เป็นอีเมลสรุปสําหรับทีม รวมสรุปการตัดสินใจสั้นๆ รายการการดําเนินการที่จัดกลุ่มตามเจ้าของ และคําถามที่เปิดอยู่ ลิงก์ไปยังบันทึกย่อฉบับเต็มในตอนท้าย"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

3. ร่างคําขออนุมัติหรือการตัดสินใจ

ควรใช้เมื่อใด: ฝ่ายกฎหมาย การเงิน และผู้นําระดับสูงมักจําเป็นต้องลงนามในแผนหรือคําแนะนําที่ระบุไว้ในเอกสารที่ยาวขึ้น ผู้อ่านต้องการคําถาม เหตุผล และขั้นตอนถัดไปในสองนาที

สิ่งที่ต้องรวมถึง: การตัดสินใจที่จําเป็น เหตุผลสองถึงสามประโยค วันครบกําหนด และเส้นทางการตอบกลับในคลิกเดียวที่ชัดเจน (อนุมัติหรือจําเป็นต้องเปลี่ยนแปลง)

ลองใช้พร้อมท์ตัวอย่างของ Copilot นี้

Try this Copilot prompt"ร่างอีเมลการอนุมัติสําหรับ [บทบาทผู้มีอํานาจตัดสินใจ] ตามเอกสารนี้ สรุปการตัดสินใจที่จําเป็นในสองประโยค รวมถึงวันครบกําหนด และทําให้ง่ายต่อการตอบกลับพร้อมกับอนุมัติหรือต้องการการเปลี่ยนแปลง"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

4. สรุปข้อเสนอสําหรับลูกค้า

ควรใช้เมื่อใด: ทีมขาย การจัดการบัญชี และทีมที่ปรึกษาจําเป็นต้องส่งสรุปที่ชัดเจนของเอกสารข้อเสนอที่ยาวกว่าให้กับลูกค้า อีเมลควรตอบสิ่งที่เสนอและสิ่งที่จะเกิดขึ้นถัดไปโดยไม่ต้องบังคับให้ลูกค้าเปิดสิ่งที่แนบมา 15 หน้า

สิ่งที่ต้องรวม: ข้อเสนอหลักในภาษาธรรมดา ประโยชน์หลักสําหรับลูกค้า ไฮไลท์การกําหนดราคาหรือไทม์ไลน์ และขั้นตอนต่อไป

ลองใช้พร้อมท์ตัวอย่างของ Copilot นี้

Try this Copilot prompt"สรุปข้อเสนอนี้เป็นอีเมลที่เป็นมิตรกับลูกค้า เริ่มต้นด้วยผลลัพธ์ แสดงรายการประโยชน์หลักสามประการ รวมถึงไทม์ไลน์และสรุปราคา และจบด้วยขั้นตอนถัดไปที่ชัดเจนสําหรับลูกค้า"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

5. แชร์การอัปเดตที่สําคัญจากเอกสารภายใน

ใช้เมื่อใด: ทีมสื่อสาร ฝ่ายทรัพยากรบุคคล และหัวหน้าทีมแชร์การอัปเดตภายใน การเปลี่ยนแปลงนโยบาย หรือ การ เผยแพร่การฝึกอบรม ไปยังองค์กรที่กว้างขึ้น อีเมลสั้นๆ จะแสดงประเด็นสําคัญและลิงก์ไปยังเอกสารฉบับเต็มสําหรับผู้อ่านที่ต้องการรายละเอียด

สิ่งที่ต้องรวม: ย่อหน้าบริบทสั้นๆ ประเด็นสําคัญสามถึงห้าประเด็น และลิงก์ไปยังเอกสารต้นฉบับสําหรับการอ้างอิง

ลองใช้พร้อมท์ตัวอย่างของ Copilot นี้

Try this Copilot prompt"เขียนอีเมลประกาศภายในสั้นๆ โดยยึดตามเอกสารนี้ ใส่บทนําหนึ่งย่อหน้า ประเด็นสําคัญสามประเด็นในรูปแบบสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย และบันทึกย่อที่ส่วนท้ายเพื่อแนะนําผู้อ่านให้เข้าถึงเอกสารฉบับเต็ม"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

6. เปลี่ยนบันทึกย่อให้เป็นสรุปของผู้เกี่ยวข้อง

ควรใช้เมื่อใด: นักวิจัย ทีมผลิตภัณฑ์ และนักวิเคราะห์จําเป็นต้องสังเคราะห์บันทึกย่อคร่าวๆ คําติชมของลูกค้า หรือผลลัพธ์จากเวิร์คช้อปลงในอีเมลสรุปที่มีโครงสร้างสําหรับผู้เกี่ยวข้องอาวุโส

สิ่งที่ต้องระบุ: บริบทหรือแหล่งข้อมูลของบันทึกย่อ ข้อมูลเชิงลึกที่มีธีมสามถึงห้ารายการ รายการการดําเนินการหรือคําแนะนํา และขั้นตอนถัดไปที่แนะนํา

ลองใช้พร้อมท์ตัวอย่างของ Copilot นี้

Try this Copilot prompt"สังเคราะห์บันทึกย่อเหล่านี้เป็นอีเมลสรุปผู้เกี่ยวข้อง จัดกลุ่มเนื้อหาเป็นสามธีม รวมถึงคําแนะนําสองหรือสามรายการ และปิดด้วยขั้นตอนถัดไปที่เสนอสําหรับทีม"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

เมื่อใดที่ควรใช้ Copilot ใน Word เทียบกับ Outlook สําหรับการร่างอีเมล

Copilot สนับสนุนการร่างอีเมลทั้งใน Word และ Outlook โดยแต่ละแอปจะมีความเหมาะสมกับจุดเริ่มต้นที่แตกต่างกัน

ใช้ Word เมื่อทํางานจากเอกสารขนาดยาว

เอกสารที่ยาวมาก เช่น รายงานธุรกิจ ข้อเสนอ หรือชุดของ บันทึกย่อการประชุมจะ เหมาะที่สุดกับการใช้เป็นแหล่งข้อมูล Copilot สามารถใช้เอกสารที่เปิดอยู่เพื่อร่างเนื้อหาสไตล์อีเมลพร้อมสรุปและขั้นตอนถัดไป โดยขึ้นอยู่กับคําแนะนําการแชท จากนั้นสามารถคัดลอกเนื้อหาที่ร่างลงใน Outlook ได้เมื่อพร้อมที่จะส่ง

ใช้ Outlook สําหรับการตอบกลับในเธรดและแบบร่างด่วน

Outlook จะจัดการงานฝั่งกล่องขาเข้า รวมถึงการตอบกลับไปยังเธรดที่มีอยู่ สรุปการสนทนาที่ยาวเหยียดก่อนที่จะตอบกลับ ปรับน้ําเสียงของแบบร่าง หรือเปลี่ยนหัวข้อย่อยสักสองสามหัวข้อให้เป็น ข้อความขัดเกลาCopilot ใน Outlook จะอ่านเธรดโดยตรง ดังนั้นจึงไม่จําเป็นต้องมีเอกสารต้นฉบับ

เคล็ดลับในการปรับปรุงอีเมลที่สร้างขึ้นโดย AI เพื่อความชัดเจนและความถูกต้อง

• ตัดแต่งเอกสารต้นฉบับก่อน: นําส่วนที่ล้าสมัย ภาคผนวกที่ไม่เกี่ยวข้อง หรือบันทึกย่อแบบร่างออกก่อนแชทกับ Copilotการป้อนข้อมูลที่สะอาดตากว่าจะให้ข้อมูลสรุปที่ชัดเจนยิ่งขึ้น และลดโอกาสที่อาจมีเสียงรบกวนในอีเมล

• ขอให้ Copilot ปรับน้ําเสียงและความยาว: แบบร่างเดียวกันสามารถสร้างใหม่เป็นสองประโยคได้ สรุปผู้บริหาร การอัปเดตทีมสามย่อหน้า หรือบทสรุปลูกค้าโดยละเอียด ขอให้ Copilot โดยตรงสําหรับการเปลี่ยนแปลงที่จําเป็น เช่น "ทําให้ตรงไปตรงมามากขึ้น" หรือ "ตัดให้เหลือต่ํากว่า 150 คํา" ด้วย นัก เขียนใหม่ด้วย AI จะ จัดการการปรับน้ําเสียงและความยาวได้ตามต้องการ

• ตรวจสอบข้อเท็จจริง ชื่อ และวันที่อีกครั้ง: สรุป AI สามารถบีบอัดหรือปรับรูปร่างรายละเอียดได้ การอ่านขั้นสุดท้ายกับเอกสารต้นฉบับจะตรวจจับคําพูดที่ระบุแหล่งที่มาผิด สถิติที่กลับด้าน หรือกําหนดเวลาที่กําหนดก่อนส่งอีเมล

• สร้างหลายเวอร์ชันเพื่อเปรียบเทียบ: ขอ Copilot สําหรับรูปแบบต่างๆ ของอีเมลเดียวกัน เช่น สรุป การอัปเดตโดยละเอียด และเวอร์ชันที่เป็นมิตรกับไคลเอ็นต์ เปรียบเทียบตัวเลือกและรวมบรรทัดที่แข็งแกร่งที่สุดให้เป็นแบบร่างสุดท้าย

เปลี่ยนเอกสารให้เป็นอีเมล พร้อมที่จะตรวจทานและส่ง ตั้งแต่การอัปเดตโครงการและสรุปการประชุมไปจนถึงข้อเสนอของลูกค้า สร้างอีเมลที่เฉียบคมขึ้นและพร้อมสําหรับผู้รับจากเอกสารใดๆ ที่เปิดอยู่ด้วย Copilot ใน Microsoft Word วันนี้

สํารวจ วิธีการจดบันทึกการประชุมด้วย AI และ วิธีการเขียนวาระการประชุมด้วย AI เพื่อให้เวิร์กโฟลว์อีเมลทั้งหมดดําเนินไปจากการประชุมไปยังกล่องจดหมาย