วิธีการแปลเอกสารใน Word

สร้างและแชร์สําหรับผู้ชมทั่วโลกโดยใช้ตัวแปลเอกสารออนไลน์ในตัวใน Microsoft WordTranslator จะสร้างสําเนาที่แปลแยกต่างหากโดยไม่เปลี่ยนแปลงต้นฉบับ ทําให้ง่ายต่อการปรับคู่มือการเตรียมความพร้อมสําหรับพนักงานใหม่ในประเทศต่างๆ หรือจัดหาสื่อการเรียนในภาษาอื่น

Microsoft Word รองรับเวิร์กโฟลว์เอกสารหลายภาษาที่กว้างขึ้นเหนือกว่าการแปล ในขณะที่ Translator สร้างและรักษาแต่ละเวอร์ชันภาษา Copilot ใน Word (opens in a new tab) สามารถช่วยปรับปรุงความชัดเจน และปรับการใช้ถ้อยคําสําหรับภูมิภาคและผู้ชมที่แตกต่างกันด้วยความช่วยเหลือจาก AI

เรียนรู้วิธีแปลเอกสารใน Word ปรับปรุงการเขียนถ้อยคําด้วย AI และเตรียมเวอร์ชันที่เสร็จสมบูรณ์เพื่อแชร์

แปลเอกสาร Word ด้วยตัวแปลภาษา

เอกสารสามารถแปลได้ภายใน Word โดยใช้ตัวแปล ซึ่งจะสร้างสําเนาของเอกสารที่มีอยู่แล้วและแปลเอกสารทั้งหมดเป็นภาษาอื่น โดยรักษาการจัดรูปแบบของไฟล์ต้นฉบับไว้ ทําตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อแปลทั้งเอกสาร

1. เปิดเอกสารใน Word หรืออัปโหลดไฟล์ที่มีอยู่เพื่อแปล

2. เลือก แปล จากแท็บ รีวิว แล้วเลือก แปลเอกสาร สําหรับสําเนาทั้งหมด หรือ แปลส่วนที่เลือกสําหรับข้อความที่เน้น

3. เลือกภาษาเป้าหมายในบานหน้าต่างตัวแปลภาษา จากนั้นเลือกแปล

4. Word จะสร้างเอกสารใหม่ที่มีคําแปลและปล่อยให้ไฟล์ต้นฉบับยังคงเหมือนเดิม แก้ไข บันทึก และแชร์ไฟล์ใหม่ตามต้องการ

เขียนเนื้อหาที่แปลใหม่ด้วย AI

ตัวแปลภาษาจะแปลงเอกสารต้นฉบับเป็นภาษาเป้าหมายทั้งหมด ดังนั้นทุกภูมิภาคจะเริ่มต้นจากเนื้อหาและโครงสร้างเดียวกัน Copilot ใน Word สามารถ ปรับการแปลสําหรับผู้ชมเฉพาะ โดยแนะนําการเขียนวลีที่เหมาะกับผู้อ่านในท้องถิ่น โดยยังคงรักษาความหมายดั้งเดิมไว้

เริ่มการแชทกับ Copilot ในเอกสารเพื่อปรับน้ําเสียงที่เป็นทางการ แทนที่คําศัพท์เฉพาะภูมิภาค หรือลดความซับซ้อนของวลีหลังการแปล การให้รายละเอียดเกี่ยวกับผู้ชม ภูมิภาค และวัตถุประสงค์ช่วยให้ Copilot มีบริบทที่จําเป็นในการสร้างคําแนะนําที่เกี่ยวข้องมากขึ้น

ใช้ การเขียนใหม่ด้วย AI เพื่อช่วยอัปเดตส่วนเฉพาะโดยไม่เปลี่ยนแปลงส่วนที่เหลือของเอกสาร สิ่งนี้มีประโยชน์เมื่อปรับแคมเปญการตลาดสําหรับภูมิภาคต่างๆ ซึ่งบรรทัดแคมเปญที่ทํางานในภาษาหนึ่งอาจอ่านเป็นทางการหรือไม่เหมาะสมเกินไปในอีกภาษาหนึ่ง อธิบายผู้ชมที่ต้องการและความต้องการการแปลไปยัง Copilot ดังในตัวอย่างนี้

Try this Copilot prompt"เขียนส่วนที่แปลแล้วนี้ใหม่สําหรับผู้ชม [ประเทศ] ไม่ให้ความหมายและชื่อผลิตภัณฑ์ถูกเปลี่ยนแปลง ใช้ภาษาที่ฟังดูเป็นธรรมชาติสําหรับผู้อ่านในท้องถิ่น และลดความซับซ้อนของประโยคใดๆ ที่ให้ความรู้สึกเหมือนเป็นการแปลโดยตรง"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

ตรวจสอบข้อความที่อัปเดตเทียบกับต้นฉบับด้วย Copilot เพื่อยืนยันว่าความหมายยังคงถูกต้อง ในขณะที่ภาษาจะดูเป็นธรรมชาติมากขึ้นสําหรับผู้ชมที่ต้องการ

ตรวจทานและปรับปรุงเนื้อหาที่แปลแล้ว

ก่อนที่จะแชร์ ให้ตรวจทานเอกสารที่แปลเพื่อหาการสะกด ไวยากรณ์ คําศัพท์เฉพาะ และข้อมูลตัวเลขเพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างถูกต้อง

• การตรวจทานการสะกด: เรียกใช้ ตัวตรวจสอบการสะกดใน ภาษาเป้าหมายเพื่อระบุการสะกดผิดและปัญหาเฉพาะภาษา

• การทบทวนไวยากรณ์: ใช้ คําแนะนําทางไวยากรณ์ เพื่อปรับปรุงโครงสร้างประโยคและความยากง่ายในการอ่าน

• ความสอดคล้องกันของคําศัพท์: ตรวจสอบว่าชื่อผลิตภัณฑ์ ตําแหน่งงาน และคําสําคัญได้รับการแปลอย่างสม่ําเสมอตลอดทั้งเอกสาร

• การตรวจสอบการจัดรูปแบบ: ตรวจทานหัวเรื่อง ตาราง และเค้าโครงหน้ากระดาษ เนื่องจากข้อความที่แปลสามารถเปลี่ยนการจัดรูปแบบและระยะห่างได้

• การตรวจสอบตัวเลข: ยืนยันว่าตัวเลข วันที่ สกุลเงิน และรายละเอียดที่สําคัญอื่นๆ ยังคงถูกต้องหลังจากการแปล

ตัวอย่างเช่น เมื่อตรวจทานสิ่งที่แปล ข้อเสนอทางธุรกิจ ตรวจสอบว่าชื่อผลิตภัณฑ์ ราคา วันที่จัดส่ง และการจัดรูปแบบยังคงถูกต้องและสอดคล้องกัน การตรวจทานขั้นสุดท้ายจะช่วยลดข้อผิดพลาดในการแปล และทําให้แน่ใจว่าเอกสารพร้อมสําหรับผู้ชมที่ต้องการ

แชร์และทํางานร่วมกันบนเอกสารหลายภาษา

เมื่อมีหลายคนต้องการตรวจทานงานเขียนที่แปลแล้วการให้ทุกคนอยู่ในเอกสารเดียวกันทําให้คําติชมและการจัดการเวอร์ชันง่ายขึ้น ใช้ การ แชร์ OneDrive เพื่อให้ผู้รีวิวสามารถเข้าถึงเวอร์ชันล่าสุดได้ และตั้งค่าให้แต่ละคนดู แสดงข้อคิดเห็น หรือแก้ไขเอกสาร

ข้อคิดเห็นทําให้ง่ายต่อการอภิปรายข้อความที่เฉพาะเจาะจงโดยไม่ต้องมีเธรดอีเมลยาวๆ ด้วย ฟีเจอร์การทํางานร่วมกันใน Word ผู้ตรวจทานสามารถเพิ่มคําติชม ตอบกลับข้อคิดเห็น และแก้ไขปัญหาได้โดยตรงในเอกสาร

ประวัติเวอร์ชันจะติดตามการเปลี่ยนแปลงตลอดกระบวนการตรวจทาน คืนค่าเอกสารเวอร์ชันก่อนหน้า ถ้าการแก้ไขทําให้เกิดข้อผิดพลาดหรือเปลี่ยนความหมายของข้อความที่แปลแล้ว

ตัวอย่างเช่น รายงานรายเดือนที่แปลสําหรับหลายภูมิภาคสามารถแชร์กับผู้ตรวจทานในระดับภูมิภาคเพื่อตรวจทานก่อนวางจําหน่าย ใช้โครงสร้างเอกสารเดียวกันในเวอร์ชันต่างๆ ที่มี ตัวแก้ไขเอกสารจะ รักษาการจัดรูปแบบให้สอดคล้องกันทําให้การรีวิวแบบเคียงข้างกันง่ายขึ้น

เมื่อการแปลได้รับการอนุมัติ บันทึกเอกสารเป็น PDF เพื่อรักษาเค้าโครงสําหรับการแจกจ่าย แม้ว่าข้อความที่แปลแล้วจะมีความยาวต่างกันไปจากต้นฉบับ

แปลเอกสารการฝึกอบรมสําหรับทีมทั่วโลก

สถานการณ์

ผู้จัดการการฝึกอบรมมีคู่มือการเตรียมความพร้อมเป็นภาษาอังกฤษ และจําเป็นต้องจัดเตรียมคู่มือดังกล่าวให้กับพนักงานใหม่ในอีกสามภูมิภาค แทนที่จะสร้างคู่มือแยกต่างหากตั้งแต่ต้น ผู้จัดการการฝึกอบรมจะใช้เอกสารที่มีอยู่เป็นเวอร์ชันต้นฉบับ ซึ่งจะช่วยให้การฝึกอบรมมีความสอดคล้องกันเมื่อกระบวนการ นโยบาย และวัสดุเปลี่ยนแปลงเมื่อเวลาผ่านไป

เอาต์พุต

ผลลัพธ์คือแหล่งข้อมูล คู่มือการฝึกอบรม และเวอร์ชันที่แปลแล้วสําหรับแต่ละภูมิภาคที่เป็นไปตามโครงสร้าง คําแนะนํา และการจัดรูปแบบเดียวกัน เมื่อมีการอัปเดตคู่มือต้นฉบับ การเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นสามารถตรวจทานและนําไปใช้กับเวอร์ชันที่แปลแล้วเพื่อให้เนื้อหาการฝึกอบรมสอดคล้องกัน

เวิร์กโฟลว์ในการดําเนินการ

ขั้นตอนด้านล่างแสดงวิธีการสร้างและรักษาคู่มือการเตรียมความพร้อมให้พนักงานใหม่เดียวกันในเวอร์ชันหลายภาษา

• คู่มือเปิดแหล่งที่มา: อัปโหลดเอกสารการเตรียมความพร้อมไปยัง Word และเตรียมสําหรับการแปล

• แปลเอกสาร: สร้าง สําเนาที่แปลแล้ว โดยใช้ตัวแปลสําหรับแต่ละภูมิภาค และเก็บต้นฉบับไว้สําหรับการอ้างอิง

• ตรวจทานคําศัพท์สําคัญ: ตรวจสอบชื่อผลิตภัณฑ์ กระบวนการภายใน และหลักเป้าหมายการฝึกอบรมกับเอกสารต้นฉบับ

• ปรับให้เหมาะกับผู้ชมท้องถิ่น: ใช้ Copilot เพื่ออัปเดตการใช้ถ้อยคําและคําแนะนํา เพื่อให้อ่านได้อย่างเป็นธรรมชาติสําหรับผู้อ่านในแต่ละภูมิภาค

• แชร์และทํางานร่วมกัน: ใช้ OneDrive เพื่อแชร์แต่ละเวอร์ชันกับผู้รีวิวในระดับภูมิภาค เพื่อเก็บคําติชมและการอัปเดตไว้ในที่เดียว

การจัดการงานหลายภาษามักเกี่ยวข้องกับมากกว่าการแปลเอกสาร Microsoft Word มีเครื่องมือในการแปล ตรวจสอบ ปรับแต่ง และแชร์ภาษาต่างๆ ได้จากพื้นที่ทํางานเดียว

สําหรับวิธีเพิ่มเติมในการทํางานกับเอกสารหลายภาษา สํารวจ วิธีทํางานร่วมกันบนเอกสารใน Word และ วิธีการเขียนรายงานธุรกิจ