รายงานการประชุม จะบันทึกการสนทนา การตัดสินใจ และรายการการดําเนินการที่สําคัญไว้เป็นการสนทนา พวกเขาให้จุดอ้างอิงที่แชร์กับทีม กําหนดความเป็นเจ้าของสําหรับรายการการดําเนินการแต่ละรายการ และจัดให้ทุกคนสอดคล้องกันหลังจากที่การประชุมสิ้นสุดลง
จัดให้ทีมและผู้เกี่ยวข้องสอดคล้องกันโดยสร้างรายงานการประชุมที่ชัดเจนและมีโครงสร้างด้วย Microsoft Copilot ใน Wordตั้งแต่การซิงค์ทีมด่วนไปจนถึงการประชุมบอร์ดอย่างเป็นทางการ บันทึกทุกประเด็นสําคัญ บันทึกการตัดสินใจทั้งหมด และรักษาบันทึกที่เชื่อถือได้ด้วยการสนับสนุน AI
ค้นหาโครงสร้างนาทีที่ดีที่สุด เทมเพลตที่สร้างไว้ล่วงหน้า และวิธีการเปลี่ยนบันทึกย่อแบบหยาบให้เป็นนาทีที่ชัดเจนและพร้อมแชร์โดยใช้ Copilot ใน Word สําหรับเว็บ
สิ่งที่ต้องใส่ในนาทีการประชุม - องค์ประกอบสําคัญ
รูปแบบและเค้าโครงที่ถูกต้องจะทําให้รายงานการประชุมเป็นมืออาชีพและง่ายต่อการนําทาง ใช้โครงสร้างด้านล่างสําหรับชนิดการประชุมใดๆ หรือเริ่มจากการออกแบบอย่างมืออาชีพ เทมเพลตนาที เพื่อข้ามการตั้งค่า
ชื่อองค์กร: เพิ่มชื่อธุรกิจและโลโก้ที่ด้านบนของเอกสารเพื่อทําให้นาทีนั้นดูเป็นมืออาชีพ
วันที่และเวลา: จัดทําเอกสารเกี่ยวกับวันที่ เวลาเริ่มต้น และเวลาสิ้นสุดของการประชุม เพื่อให้ผู้เข้าร่วมสามารถอ้างอิงเซสชันได้อย่างถูกต้อง
สถานที่: จดตําแหน่งที่ตั้งของการประชุมและรูปแบบที่ใช้ เช่น ตัวต่อตัว เสมือน หรือไฮบริด
ผู้เข้าร่วมประชุม: ตั้งชื่อผู้เข้าร่วมทุกคน รวมถึงข้อความขอโทษหรือการละทิ้งที่เกี่ยวข้องกับการอภิปราย
รายการวาระการประชุม: สรุปแต่ละหัวข้อในลําดับเดียวกันที่การประชุมครอบคลุม โดยทํามิเรอร์ รายการวาระการประชุม จากเค้าร่างการประชุม
การตัดสินใจและการเคลื่อนไหว: บันทึกประเด็นการอภิปรายหลักภายใต้รายการวาระการประชุมแต่ละรายการ รวมถึงความกังวลที่เพิ่มขึ้น การเปลี่ยนแปลงที่จําเป็นต่อ ประมวลผลเอกสาร และวิธีแก้ไขปัญหาหรือข้อสรุปที่เกิดขึ้นในระหว่างการประชุม
รายการการดําเนินการ: กําหนดการดําเนินการทั้งหมดให้กับบุคคลที่มีชื่อซึ่งมีวันครบกําหนดและขั้นตอนถัดไปที่แนะนํา
รายละเอียดการประชุมครั้งถัดไป: แชร์วันที่และเวลาของการประชุมที่จัดกําหนดการครั้งถัดไป พร้อมกับรายการวาระการประชุมเพื่อให้ผู้เข้าร่วมทราบสิ่งที่ต้องเตรียม
วิธีเขียนรายงานการประชุมด้วย Copilot ใน Word (ทีละขั้นตอน)
สร้างเอกสารใหม่บน Word สําหรับเว็บและเปิดการแชท Copilot ใหม่ คัดลอกและวางสําเนาบทสนทนาการประชุมลงในการแชทแล้ว ขอให้ Copilot "สรุปบันทึกย่อการประชุมเหล่านี้ลงในรายงานที่มีโครงสร้างโดยมีหัวเรื่อง ผู้เข้าร่วม ประเด็นการสนทนาที่สําคัญ และรายการการดําเนินการ"
ตรวจสอบร่าง Copilot สร้างขึ้น โดยจะจัดระเบียบนาทีให้เป็นส่วนที่ชัดเจน เช่น ผู้เข้าร่วมประชุม รายการวาระการประชุม จุดอภิปราย และรายการการกระทํา
ใช้ ตัวแก้ไขเอกสาร เพื่อปรับปรุงรายงานการประชุม ปรับโทนเสียง ปรับปรุงความชัดเจน และนําประเด็นที่พูดคุยซ้ําๆ หรือการอภิปรายนอกหัวข้อออก
แชร์เอกสารกับทีมเพื่อ ทํางานร่วมกันแบบเรียลไทม์เพิ่มข้อคิดเห็น ยืนยันรายการการดําเนินการ และเก็บข้อแนะนําเพิ่มเติม
เมื่อพร้อม บันทึกรายงานการประชุมเป็น PDF หรือแชร์ผ่าน Outlook โดยตรง
สํารวจเทมเพลตและตัวอย่างนาทีการประชุมที่พร้อมให้ใช้งาน
ชนิดการประชุมที่ต่างกันจะเรียกเค้าโครงที่ต่างกัน เรียกดู เทมเพลตพร้อมใช้งาน สําหรับการประชุมที่หลากหลาย
รายงานการประชุมทีมทั่วไป
รักษาการจัดรูปแบบให้สอดคล้องกันทุกสัปดาห์ที่เป็นกิจวัตรหรือรายคืนซิงค์กับเทมเพลตนาทีที่มีโครงสร้าง สร้างขึ้นสําหรับทีมขนาดเล็กและขนาดกลางที่จัดการการอัปเดตภายใน เทมเพลตมีรายการการดําเนินการที่ยังไม่ได้แก้ไขในการประชุมครั้งถัดไป
รายงานการประชุมคณะกรรมการ
Capture การเคลื่อนไหว การโหวต และลายเซ็นที่เป็นทางการที่คณะกรรมการองค์กรไม่แสวงหากําไร คณะกรรมการสมาคม และกรรมการบริษัทกําหนด เขตข้อมูลการเคลื่อนไหวเฉพาะ ความสูงในการลงคะแนน และบล็อกลายเซ็นทําให้การตรวจสอบระเบียนพร้อมตั้งแต่แบบร่างแรก
รายงานการประชุมของโครงการ
ติดตามความเสี่ยง ตัวบล็อก และการตัดสินใจในการตรวจสอบข้อมูลย้อนหลังของสปรินต์และบทวิจารณ์หลักเป้าหมายด้วยเทมเพลตนาทีที่เน้นโครงการ ส่วนความเสี่ยงและตัวบล็อกเฉพาะช่วยให้บันทึกมีประโยชน์สําหรับผู้จัดการโครงการและทีมจัดส่ง
รายงานการประชุมอย่างเป็นทางการ
Capture รายละเอียดขั้นตอนที่จําเป็นสําหรับการประชุมสามัญผู้ถือหุ้นการประชุมผู้ถือหุ้นและกระบวนการที่มีการควบคุมอื่น ๆ ด้วยเทมเพลตรายงานการประชุมที่มีโครงสร้าง การจัดรูปแบบที่เข้มงวดจะทําให้ระเบียนสอดคล้องกันตั้งแต่ต้นจนจบ
บันทึกย่อแบบสแตนด์อัพของทีม
ดําเนินการเช็คอินประจําวันได้รวดเร็วขึ้นด้วยรูปแบบน้ําหนักเบาที่ผลิตขึ้นเพื่อความคล่องตัวและทีมผลิตภัณฑ์ จดบันทึกบุคคลที่กําลังนําเซสชัน ความคืบหน้าในบันทึก และตัวบล็อกในบรรทัดเดียวต่อผู้เข้าร่วม และการประทับเวลาการเริ่มต้นของแต่ละเซสชัน
วิธีปรับปรุงรายงานการประชุมด้วย AI (Copilot in Word)
แปลงสําเนาบทสนทนาเป็นบันทึกย่อการประชุมที่มีโครงสร้าง
เปลี่ยนสําเนาบทสนทนาของ Microsoft Teams เป็น รายงานการประชุมที่มีโครงสร้าง สําหรับชนิดการประชุมใดๆ คัดลอกสําเนาบทสนทนาลงในเอกสาร Word แล้วใช้ AI rewriter to restructure the raw text into the standard sections. AI จะแปลงการสนทนาในไม่กี่วินาที พร้อมแชร์กับผู้เข้าร่วมและผู้เกี่ยวข้อง
ลองใช้พร้อมท์ตัวอย่าง Copilot นี้
จัดรูปแบบนาทีด้วยโครงสร้างที่ชัดเจน
จัดรูปแบบย่อหน้าที่ยาวหรือบันทึกย่อที่ไม่มีโครงสร้างใหม่ให้เป็นเค้าโครงที่สอดคล้องกันและสแกนได้ Copilot can แยกสําเนาหนาแน่น ลงในรายการสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย เพิ่มการจัดสรรเวลาตามรายการวาระการประชุม และบทบาทผู้บรรยายป้ายชื่อ ผลลัพธ์จะอ่านได้เหมือนกับนาทีที่ร่างขึ้นจากเทมเพลตที่ขัดเงา แม้ว่าวัสดุต้นฉบับจะหยาบ
ลองใช้พร้อมท์ตัวอย่าง Copilot นี้
จัดระเบียบบันทึกย่อการประชุมใหม่ตามหัวข้อ
ปรับปรุงลําดับของบันทึกย่อการอภิปรายที่ยาวด้วยการจัดกลุ่มภายใต้หัวเรื่องที่ยึดตามหัวข้อ ระบุชนิดการประชุมใน การแชท Copilot เช่น การประชุมคณะกรรมการ การตรวจสอบสถานะโครงการ หรือการโทรไปป์ไลน์การขาย AI จะสร้างหัวเรื่องที่ตรงกับรูปแบบ การจัดกลุ่มหัวข้อทําให้สแกนระเบียนได้ง่ายขึ้น และแยกข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงออกจากในภายหลังได้ง่ายขึ้น
ลองใช้พร้อมท์ตัวอย่าง Copilot นี้
สรุปการอภิปรายในการประชุมให้เป็นการตัดสินใจ
สรุปสําเนาบทสนทนาที่ยาวและรวดเร็วในการตัดสินใจที่ชัดเจนด้วย ตัวสรุป AI ใน Word Copilot ประเมินการอภิปรายทั้งหมด ระบุสิ่งที่เห็นด้วย และแสดงรายการภายใต้หัวเรื่องที่ชัดเจน ส่วนเฉพาะจะทําให้ผลลัพธ์ที่สําคัญที่สุดสามารถมองเห็นได้ที่ด้านบนของเอกสาร
ลองใช้พร้อมท์ตัวอย่าง Copilot นี้
ปรับปรุงรายการการดําเนินการเพื่อความชัดเจนและความรับผิดชอบ
เขียนงานที่คลุมเครือใหม่เป็นรายการการดําเนินการที่ชัดเจนและเป็นที่เป็นเจ้าของได้โดยใช้ ผู้เขียน AI ใหม่Copilot จะแปลงวลีหลวมเป็นคําสั่งงานที่มีเจ้าของ วันครบกําหนด และขั้นตอนถัดไปที่กําหนดไว้ เมื่อใช้ร่วมกับตัวตรวจสอบ Word grammar บัตรผ่านการแก้ไขจะสร้างรายงานการประชุมที่ชัดเจนและสม่ําเสมอ
ลองใช้พร้อมท์ตัวอย่าง Copilot นี้
ปรับจํานวนนาทีสําหรับผู้ชมต่างๆ
เทเลอร์ รายงานการประชุม สําหรับผู้ชมต่างๆ ตั้งแต่การสรุปผู้บริหารจนถึงบันทึกการทํางานโดยละเอียด Copilot สามารถย่อ ขยาย หรือ เขียนนาทีใหม่ ในไม่กี่วินาที สร้างเวอร์ชันที่แตกต่างกันสําหรับผู้อ่านที่แตกต่างกันโดยไม่ต้องเริ่มใหม่
ลองใช้พร้อมท์ตัวอย่าง Copilot นี้
เคล็ดลับสําหรับการเขียนรายงานการประชุมที่ชัดเจนและแม่นยํา
กระชับไม่ครอบคลุม: บันทึกการตัดสินใจ รายการการดําเนินการ และข้อควรระวังที่สําคัญแทนที่จะถอดความการสนทนา
เป็นกลางและวัตถุประสงค์: อธิบายการตัดสินใจในภาษาจริง หลีกเลี่ยงคําคุณศัพท์ ความคิดเห็นส่วนบุคคล หรือลักษณะเฉพาะของผู้พูด โดยเฉพาะอย่างยิ่งในบันทึกอย่างเป็นทางการที่อาจมีน้ําหนักตามกฎหมาย
โฟกัสกับการตัดสินใจและการดําเนินการ: ทุกรายการควรบันทึกสิ่งที่ทีมตัดสินใจหรือสิ่งที่เกิดขึ้นถัดไป การอภิปรายในเบื้องหลังรองรับคําตอบเหล่านั้น แต่แทบไม่จําเป็นต้องครอบคลุมทั้งหมด
กําหนดความเป็นเจ้าของอย่างชัดเจน: ตั้งชื่อบุคคลที่รับผิดชอบรายการการดําเนินการแต่ละรายการ และยืนยันวันครบกําหนดก่อนที่จะย้ายไปยังหัวข้อวาระการประชุมถัดไป ความเป็นเจ้าของที่คลุมเครือเป็นสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดสําหรับรายการดําเนินการที่ยังไม่ได้จัดส่ง
ใช้การจัดรูปแบบที่สอดคล้องกัน: ใช้เทมเพลตเดียวกัน ลําดับหัวเรื่องเดียวกัน และรูปแบบรายการการดําเนินการเดียวกันทุกครั้ง ความสอดคล้องกันทําให้เวลาเพียงไม่กี่นาทีสามารถสร้างและค้นหาได้ง่ายขึ้นในการประชุมต่างๆ
เขียนขึ้นมาในขณะที่บริบทสดใหม่: ร่างเวอร์ชันที่เป็นทางการทันทีหลังจากการประชุม ยิ่งช่องว่างนานขึ้น รายละเอียดก็จะยิ่งหายไปมากขึ้นเท่านั้น
ล้างจํานวนนาทีที่แน่ชัดช่วยให้ทีมสอดคล้องกัน มองเห็นการตัดสินใจ และรายการดําเนินการเดินหน้าต่อไปได้ Capture ทุกการประชุมโดยใช้เทมเพลตรายงานการประชุมและ Copilot ใน microsoft Word
สําหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทําการประชุมอย่างมีประสิทธิภาพ ให้สํารวจ วิธีการเขียนวาระการประชุมหรือ วิธีเขียนบันทึกด้วย AI
คำถามที่ถามบ่อย
- ความแตกต่างระหว่างรายงานการประชุมและบันทึกย่อการประชุมคืออะไร
รายงานการประชุมเป็นระเบียนที่อนุมัติอย่างเป็นทางการของการประชุมบันทึกย่อเป็นเวอร์ชันที่ไม่เป็นทางการที่ผู้จดบันทึกจะเขียนในระหว่างเซสชันเพื่อติดตามสิ่งที่พูดรายงานการประชุมจะถูกส่งไปยังทีมงาน คณะกรรมการ หรือองค์กรในวงกว้างในฐานะบันทึกอย่างเป็นทางการ ในขณะที่บันทึกย่อจะอยู่กับบุคคลที่เขียนบันทึกนั้น
- รายงานการประชุมควรมีรายละเอียดมากน้อยเพียงใด
การประชุมหนึ่งชั่วโมงมักจะสร้างครึ่งหน้าถึงสองหน้าของรายงานการประชุม ขึ้นอยู่กับรูปแบบใช้ เทมเพลตรายงานการประชุม การประชุมเพื่อตั้งค่าระดับรายละเอียดก่อนเซสชัน ดังนั้นรูปแบบจะแนะนําสิ่งที่ถูกจับภาพ
- ใครเป็นผู้รับผิดชอบในการเขียนรายงานการประชุม
ผู้จดบันทึกย่อจะเขียนรายงานการประชุมในการตั้งค่าอย่างเป็นทางการ เลขานุการหรือลูกค้าเป้าหมายด้านการดูแลจัดการจะจัดการและในการประชุมทีมภายใน ความรับผิดชอบมักจะหมุนจึงไม่มีบุคคลเดียวที่ดําเนินการทุกครั้งผู้จดบันทึกย่อสามารถร่าง สรุป และ ปรับปรุงรายงานการประชุม จากบันทึกย่อคร่าวๆ หรือสําเนาบทสนทนาโดยใช้ Copilot ใน Word
- ควรแชร์รายงานการประชุมการประชุมเมื่อใด
โดยเร็วที่สุดหลังจากการประชุม ในขณะที่บริบทจะใหม่และการแก้ไขเป็นเรื่องง่ายแชร์แบบร่างกับผู้เข้าร่วมประชุมก่อนเพื่อขออนุมัติเมื่ออนุมัติแล้ว ให้หมุนเวียนเวอร์ชันสุดท้ายไปยังผู้ขาดงานและผู้เกี่ยวข้องที่ต้องการบันทึกการตัดสินใจการร่างใน Microsoft Word จะเก็บทุกเวอร์ชันไว้ในที่เดียว พร้อม ด้วยข้อคิดเห็นและการอนุมัติ ที่ติดตามควบคู่ไปกับเอกสาร
- จะเปลี่ยนบันทึกย่อการประชุมคร่าวๆ เป็นรายงานการประชุมที่มุ่งเน้นการดําเนินการได้อย่างไร
เทมเพลตที่สามารถแก้ไขได้ใน Microsoft Word สามารถช่วยจัดระเบียบบันทึกย่อลงในรายงานการประชุมที่มีโครงสร้างด้วยตัวแทนหัวเรื่อง สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย และตารางใช้ Copilot เพื่อตรวจทานแบบร่างและ เขียนรายงานการประชุมใหม่ เพื่อทําให้งานและรายการการดําเนินการจากการประชุมง่ายต่อการติดตาม
