วิธีสร้างเทมเพลตขั้นตอนการทํางานมาตรฐานด้วย AI

ทําให้ธุรกิจดําเนินไปอย่างราบรื่นด้วยขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน (SOP) ที่เรียบง่ายและปรับขนาดได้ เอกสารการฝึกอบรมภายในเหล่านี้สามารถช่วยให้มั่นใจได้ว่าพนักงานมีความเข้าใจตรงกันและปฏิบัติตามขั้นตอนเดียวกันเพื่อให้ได้ผลลัพธ์คุณภาพสูงอย่างสม่ําเสมอ การเขียนคําแนะนํา SOP สําหรับงานประจําหรืองานเฉพาะทางในทีมต่างๆ เป็นสิ่งสําคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสําหรับฟังก์ชันต่างๆ เช่น การดําเนินงานและทรัพยากรบุคคล

ด้วยงานขนาดเล็กและแมโครมากมายที่แยกกันทั่วทั้งองค์กร จึงอาจใช้เวลานานในการจัดทํา SOP ที่ละเอียดและชัดเจนสําหรับทุกเวิร์กโฟลว์ นั่นคือที่มา Copilot ใน Word สามารถช่วยร่างเทมเพลต SOP ซึ่งสามารถบันทึกและนํากลับมาใช้ใหม่ได้ พึ่งพา AI เพื่อใช้โครงสร้าง คําศัพท์ การวัดความสําเร็จที่เกี่ยวข้องมากที่สุด และแม้กระทั่งดึงรายละเอียดจากเอกสารและอีเมลที่มีอยู่

เรียนรู้วิธีการสร้างแนวทางและคู่มือ SOP คุณภาพสูงสําหรับที่ทํางานด้วย Microsoft Word ออนไลน์

ประเภทของขั้นตอนการปฏิบัติงานมาตรฐาน

SOP ทีละขั้นตอน

เหมาะอย่างยิ่งเมื่อจําเป็นต้องทํางานให้เสร็จสมบูรณ์ในลักษณะเชิงเส้นและต้องปฏิบัติตามคําสั่งที่เข้มงวด รูปแบบ SOP นี้ง่ายต่อการปฏิบัติตามและมักจะแสดงเป็นรายการลําดับเลขเพื่อลดพื้นที่สําหรับข้อผิดพลาด เหมาะกับคําแนะนําต่างๆ เช่น การเริ่มต้นอุปกรณ์ การเตรียมความพร้อมให้พนักงานใหม่เข้าสู่ระบบที่ทํางาน รวมถึงงานอื่นๆ

ตัวอย่างการเขียน SOP:

1. เข้าสู่ระบบ

2. ตรวจสอบข้อมูลประจําตัว

3. เปิดใช้แอปพลิเคชัน

SOP แบบลําดับชั้น

เหมาะที่สุดเมื่อจําเป็นต้องจัดระเบียบขั้นตอนเป็นระดับๆ โดยที่แต่ละขั้นตอนมีขั้นตอนย่อยๆ หลายขั้นตอน เลือกคําสั่งลําดับชั้นของขั้นตอนเพื่อให้พนักงานสามารถดําเนินงานได้อย่างแม่นยําโดยไม่มองข้ามส่วนที่สําคัญ ใช้รายการที่ซ้อนกันและไดอะแกรมแนะนําในคู่มือ เพื่อให้แน่ใจว่าแต่ละขั้นตอนสามารถดําเนินการได้สําเร็จ

Try this Copilot prompt"สร้างเทมเพลตกระบวนการปฏิบัติมาตรฐานที่ ‘ชื่อว่าแนวทางการ’ โพสต์สื่อสังคมสําหรับผู้ประสานงานด้านการตลาดของผู้ชมและผู้จัดการชุมชนในขณะที่ยังคงรักษาระดับเริ่มต้นไว้ ชนิด SOP: รายการตรวจสอบและขั้นตอนย่อยตามลําดับชั้นสําหรับการอนุมัติ"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

ตัวอย่างการเขียน SOP:

ขั้นตอนที่ 1 เตรียมอุปกรณ์

1.1 รวบรวมเครื่องมือ

1.2 ตรวจสอบอุปกรณ์นิรภัย

ขั้นตอนที่ 2 เปิดอุปกรณ์

SOP รายการตรวจสอบ

เรียบง่ายและใช้งานได้จริง รูปแบบ SOP รายการตรวจสอบเป็นเครื่องมือที่ดีในการจัดระเบียบสิ่งต่างๆ เมื่อมีชิ้นส่วนที่เคลื่อนไหวหรืองานจํานวนมากที่ต้องทําควบคู่ไปกับกัน SOP ประเภทนี้เหมาะสําหรับพนักงานที่ช่ําชองซึ่งคุ้นเคยกับงาน และสามารถทําเครื่องหมายสิ่งต่าง ๆ ได้ในขณะที่พวกเขาทํา โดยรู้สึกมั่นใจว่าไม่มีอะไรพลาดไป รักษาความสอดคล้องกับการตรวจสอบข้ามที่เป็นไปได้โดยใช้รายการตรวจสอบ กรณีการใช้งานที่ยอดเยี่ยมคือรายการตรวจสอบการออนบอร์ด

ตัวอย่างการเขียน SOP:

• ตั้งค่าบัญชีอีเมล

• ให้สิทธิ์การเข้าถึงทีม SharePoint

• กําหนดเวิร์กสเตชันสําหรับพนักงาน

• จัดกําหนดการเซสชันการปฐมนิเทศ

แผนผังลําดับงาน SOP

ระหว่างการแมปกระบวนการทางธุรกิจ SOP ของแผนผังลําดับงานช่วยสร้างมาตรฐานที่ปรับขนาดได้สําหรับเวิร์กโฟลว์ที่มีจุดตัดสินใจหลายจุด เค้าโครงนี้แสดงขั้นตอนให้เห็นภาพ โดยแสดงสิ่งที่ต้องทําตามสถานการณ์ที่แตกต่างกัน สนับสนุนการตัดสินใจสําหรับพนักงานทุกคน โดยปกติจะแสดงด้วยไดอะแกรมและลูกศรที่มีขั้นตอนที่ระบุไว้ชัดเจน ใช้สําหรับขั้นตอนการแก้ไขปัญหาหรือเวิร์กโฟลว์การสนับสนุนลูกค้า ซึ่งการดําเนินการถัดไปขึ้นอยู่กับสิ่งที่เกิดขึ้นก่อน

ตัวอย่างการเขียน SOP:

เริ่มต้น → ระบบออนไลน์หรือไม่ → ใช่ →ดําเนินการต่อ → ไม่มี →แก้ไขปัญหา

องค์ประกอบหลักของ SOP

เอกสารขั้นตอนการปฏิบัติงานแบบ Standard อาจมีความยาวและมีรายละเอียด ดังนั้นผู้จัดการ ผู้เชี่ยวชาญด้านการดําเนินงาน และผู้เชี่ยวชาญเฉพาะด้านจึงสามารถใช้ได้ Copilot ใน Word เพื่อเพิ่มความเร็วในการเขียน SOP ไม่ว่าจะเป็นหัวข้อเอกสารใดก็ตาม ตั้งแต่คู่มือสายการประกอบไปจนถึงขั้นตอนการจัดบรรณาธิการบล็อกและขั้นตอนความปลอดภัยของอาหาร AI สามารถสร้างส่วนตามบริบทได้ เรียนรู้เกี่ยวกับองค์ประกอบหลักของ SOP ที่ดี

1. ชื่อเรื่อง

ใช้ชื่อเรื่องที่มีความหมายที่เชื่อมโยงกับชุดคําแนะนําใน SOP อย่างชัดเจน หากมี ให้ใช้แบบแผนการตั้งชื่อตามแผนกเฉพาะของธุรกิจ ตัวอย่างเช่น "SOP การจัดการตั๋วการสนับสนุนลูกค้า"

2. ตารางตัวควบคุมเอกสาร

รักษาตารางที่มีรายละเอียดสําคัญเพื่อให้พนักงานและผู้ใช้ทราบเกี่ยวกับเวอร์ชัน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ระบุข้อมูลต่อไปนี้

• ชื่อ

• หมายเลขการตรวจทานแก้ไข

• เจ้าของ

• วันที่ดําเนินการ

• วันที่รีวิวล่าสุด

• ผู้อนุมัติ

Try this Copilot prompt"อัปเดตวันที่รีวิวล่าสุดของเอกสารนี้ตามการแก้ไขล่าสุดในเอกสาร Word"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

3. เป้าหมาย

จัดให้ผู้อ่าน SOP ทุกคนเข้าใจเหตุผลที่เอกสารได้รับการพัฒนา แสดงผลลัพธ์ที่สําคัญของการใช้ SOP อย่างถูกต้อง เช่น "ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตั๋วของลูกค้าทั้งหมดได้รับการแก้ไขภายใน 24 ชั่วโมง" ไม่พบวลีที่ถูกต้องใช่หรือไม่ ใช้ Copilot ใน Word เพื่อร่างคําชี้แจงผลลัพธ์บางอย่างตามบริบทของขั้นตอน

Try this Copilot prompt"สรุปเป้าหมายของ SOP นี้จากการถอดความของการประชุมนี้ เขียนใหม่ในภาษาที่ชัดเจนและเน้นการดำเนินการที่เหมาะสมกับบริษัทของฉัน"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

4. กระบวนงาน

คอมโพเนนต์นี้คือโฟกัสของเอกสาร เริ่มเขียนคําแนะนําตามชนิด SOP ที่เลือก วางเค้าโครงคําแนะนําทีละขั้นตอนอย่างชัดเจน โดยใช้ คําศัพท์และวลี ทางเทคนิค ที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในองค์กร

สําหรับขั้นตอนแบบหลายชั้น เช่น SOP แบบลําดับชั้น คําแนะนําที่ตรงไปตรงมาและกระชับคือกุญแจสําคัญ ใช้ การเขียนใหม่ด้วย AI เพื่อลดความซับซ้อนของโครงสร้างประโยค สรุปขั้นตอนที่ยาว หรือแนะนําวลีที่ดําเนินการได้มากขึ้นเพื่อช่วยให้ผู้อ่านใช้ SOP ได้อย่างถูกต้อง

Try this Copilot prompt"เขียนย่อหน้าใหม่เป็นขั้นตอนที่ติดตามได้ง่าย โดยใช้คำศัพท์ที่เหมาะสมในด้านทรัพยากรบุคคลและการจ้างงาน"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

5. ความรับผิดชอบ

เอกสารควรระบุว่าใครมีหน้าที่รับผิดชอบในการตั้งค่ากระบวนการ รวมถึงผู้ที่ต้องรับผิดชอบต่อการอนุมัติในแต่ละขั้นตอนถ้าจําเป็น แสดงรายชื่อผู้เข้าร่วมด้วยชื่อ ตําแหน่งงาน รายละเอียดที่ติดต่อที่ดีที่สุด และความรับผิดชอบที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร SOP

6. ลักษณะการทํางานที่สําคัญ

สรุปวิธีที่ผู้อ่านควรใช้แนวทาง รวมถึงกฎระเบียบบังคับ การปฏิบัติตามข้อกําหนด และความคาดหวังด้านคุณภาพ ส่วนนี้ควรมุ่งเน้นไปที่วิธีที่ผู้อ่านสามารถรับผิดชอบและใช้ SOP ได้อย่างถูกต้องเพื่อลดความเสี่ยงและรักษาความสม่ําเสมอ ขอให้ AI กําหนดประเด็นสําคัญในลักษณะที่ชัดเจนและสอดคล้องกัน เพื่อให้แน่ใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดปฏิบัติตาม SOP ได้ง่าย

Try this Copilot prompt"เขียนย่อหน้าเกี่ยวกับวิธีที่เจ้าหน้าที่ธุรการทางการแพทย์ควรใช้ SOP นี้ในขณะที่คำนึงถึงความเป็นส่วนตัวของผู้ป่วย"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

7. สร้างสรรค์สิ่งใหม่

แชร์ถ้ามีโอกาสให้พนักงานได้นําแนวทางใหม่ไปใช้ในงาน ซึ่งหมายถึงการปรับปรุงงานต่างๆ หรือแนะนําเวิร์กโฟลว์ที่สร้างสรรค์เพื่อให้บรรลุขั้นตอนได้เร็วขึ้น นี่อาจเป็นเรื่องที่น่าปวดหัวสําหรับบางคน นั่นเป็นเหตุผลว่าทําไมการพึ่งพาการแชทกับ Copilot ซึ่งสามารถระบุทางเลือกอื่นหรือเวิร์กโฟลว์ที่ดีขึ้นได้

Try this Copilot prompt"แนะนําสามวิธีในการเพิ่มความเร็วกระบวนการชําระเงินคืนค่าใช้จ่ายก่อนเทศกาลวันหยุด"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

8. เครื่องมือและการสนับสนุน

ระบุรายการข้อมูลอ้างอิงและแหล่งข้อมูลที่ชัดเจนที่จําเป็นเพื่อให้เป็นไปตามเป้าหมาย SOP เช่น ที่เกี่ยวข้อง เอกสารการฝึกอบรม เซสชันการฝึกสอนภายในองค์กร การบันทึกวิดีโอกระบวนการทางธุรกิจ และอื่นๆ สร้างรายการโดยใช้ AI เพื่อปรับปรุงความแม่นยําและตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีรายการที่สําคัญทั้งหมดรวมอยู่ด้วย

Try this Copilot prompt"สร้างรายการของลิงก์ทรัพยากรภายในสําหรับเอกสาร SOP นี้"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

วิธีใช้ AI เพื่อสร้างเทมเพลต SOP

1. เปิดบัญชีใหม่ เอกสาร Word เพื่อเริ่มสร้างเทมเพลต SOP

2. คลิกที่ Copilot ใน Word จาก Ribbon หน้าแรก จากนั้นแชทกับ AI เพื่ออธิบายข้อกําหนด SOP

3. แชร์บริบทโดยอธิบายวัตถุประสงค์และเป้าหมายหลักของ SOP ในการแชทของ Copilot หรือโดยการแนบเอกสารที่มีอยู่โดยใช้ปุ่มบวก ระบุชนิด SOP ที่ต้องการ เช่น รายการตรวจสอบ ลําดับขั้น หรือผังงาน

4. ตรวจทานเอกสาร SOP ที่สร้างขึ้นโดย AI ใน Word

5. พร้อมท์ Copilot ให้ปรับปรุงส่วนใดๆ ตัวอย่างเช่น "เพิ่มรายละเอียดเพิ่มเติมให้กับลักษณะการทํางานที่สําคัญ ใช้เอกสารที่แนบมาที่เป็นแนวทาง" จากนั้นคลิกปุ่มเครื่องหมายบวกเพื่อแนบไฟล์งาน

6. บันทึกเอกสาร SOP เป็นเทมเพลตที่นํากลับมาใช้ใหม่ได้ใน Word

ลองใช้ตัวอย่างพร้อมท์ Copilot นี้

Try this Copilot prompt"สร้างเทมเพลตกระบวนการปฏิบัติมาตรฐานที่ชื่อว่า ‘การสํารองข้อมูลและการกู้คืน’ สําหรับผู้ประสานงานด้าน IT ระดับเริ่มต้นของผู้ชมและพนักงานทั่วไป ชนิด SOP: แผนผังลําดับงานสําหรับจุดตัดสินใจ"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

ใช้เทมเพลต SOP เพื่อสร้างมาตรฐานเวิร์กโฟลว์การเตรียมความพร้อมของทีม

สถานการณ์

หัวหน้าทีมที่มีพนักงานใหม่หลายคนต้องการให้ทุกคนทําตามขั้นตอนการตั้งค่า การฝึกอบรม และการเช็คอินเดียวกันโดยไม่พลาดรายละเอียดที่สําคัญ แทนที่จะอธิบายกระบวนการสําหรับผู้เริ่มต้นแต่ละคนใหม่หรืออาศัยความทรงจําและความรู้ที่ไม่เป็นทางการหัวหน้าทีมจะใช้เทมเพลต SOP เพื่อบันทึกทุกขั้นตอนการเตรียมความพร้อมให้พนักงานใหม่ในที่เดียว ผลลัพธ์ที่ได้คือการออนบอร์ดที่รวดเร็วขึ้น งานที่พลาดน้อยลง และประสบการณ์ที่สอดคล้องกันทั้งทีม

เอาต์พุต

เอกสารที่เสร็จแล้วคือ SOP การเตรียมความพร้อมที่นํากลับมาใช้ใหม่ได้ ซึ่งผู้จัดการทุกคนสามารถปฏิบัติตามได้ในลักษณะเดียวกัน ทีมจะแชร์ข้อมูลไปยังแผนกต่างๆ อัปเดตเมื่อกระบวนการเปลี่ยนแปลง และอ้างอิงข้อมูลเมื่อใดก็ตามที่ขั้นตอนจําเป็นต้องตรวจสอบ

เวิร์กโฟลว์ในการดําเนินการ

• วางแผนขั้นตอนการเตรียมความพร้อม: หัวหน้าทีมจะระบุสิ่งที่พนักงานใหม่ทุกคนต้องการ ตั้งแต่การตั้งค่าบัญชีและอุปกรณ์ไปจนถึงเป้าหมายการฝึกอบรมและการเช็คอินในสัปดาห์แรก

• กําหนดลําดับ: ขั้นตอนต่างๆ จะเป็นไปตามลําดับที่ผู้เริ่มใหม่จะตามมา ดังนั้นการเข้าถึง การแนะนําตัว และการฝึกอบรมจะมาถึงในเวลาที่เหมาะสม

• Capture แต่ละขั้นตอนครั้งเดียว: งานการออนบอร์ดแต่ละครั้งจะถูกบันทึกไว้ในที่เดียว ให้คําแนะนําเดียวกันแก่พนักงานใหม่ทุกคน และลดความจําเป็นในการอธิบายซ้ําๆ

• สร้างมาตรฐานภาษา: แต่ละคําแนะนําเขียนขึ้นอย่างชัดเจนและสม่ําเสมอ ช่วยลดความสับสนและช่วยให้ผู้จัดการปฏิบัติตามกระบวนการเตรียมความพร้อมเดียวกัน

• มอบให้เจ้าของ: SOP ที่เสร็จแล้วจะส่งไปยังผู้จัดการ ไอที และทรัพยากรบุคคล โดยมีการลงนามอย่างชัดเจนในแต่ละขั้นตอน

เทมเพลต SOP เพื่อเริ่มต้นใช้งานได้เร็วขึ้น

เมื่อ SOP การออนบอร์ดถูกบันทึกเป็นเทมเพลตแล้ว จะกลายเป็นจุดเริ่มต้นสําหรับทุกเวิร์กโฟลว์ในอนาคต จัดเก็บเทมเพลตในไลบรารี SharePoint ที่แชร์เพื่อให้ทุกคนในทีมสามารถเข้าถึงได้ ทําซ้ําสําหรับใช้งานใหม่แต่ละครั้ง ซึ่งจะทําให้ต้นแบบไม่ถูกแตะต้อง ปรับแต่ละสําเนาสําหรับการป้อนครั้งถัดไป การตั้งค่าผู้รับเหมา หรือกระบวนการที่ทําซ้ําได้

Copilot ในความช่วยเหลือของ Word

Copilot สนับสนุน SOP การออนบอร์ดในจุดที่การใช้ถ้อยคําและความสอดคล้องกันมีความสําคัญมากที่สุด ขอให้ Copilot ร่างคําแนะนําสําหรับงานออนบอร์ดเฉพาะ จากนั้น ปรับแต่งด้วยการเขียนใหม่ด้วย AI เพื่อปรับน้ําเสียงและถ้อยคําในทุกขั้นตอน วิธีนี้ช่วยให้ปฏิบัติตาม SOP ได้ง่าย ในขณะที่หัวหน้าทีมจะมุ่งเน้นไปที่บุคคลที่เข้าร่วม

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของขั้นตอนการดําเนินงาน Standard

• ใช้สไตล์หัวเรื่องแบบมืออาชีพ: นําสไตล์หัวเรื่องที่สอดคล้องกันไปใช้ และใช้บานหน้าต่างสไตล์ที่มีอยู่ภายใน Word เพื่อรักษาโครงสร้าง

• นําการกําหนดตราสินค้าขององค์กรไปใช้: แทรกโลโก้บริษัทในส่วนหัวและนําสีตราสินค้าไปใช้โดยใช้การตั้งค่าธีมใน Word ใช้ชุดฟอนต์อย่างเป็นทางการจากคู่มือสไตล์ขององค์กรเพื่อให้ดูสวยงาม

• เพิ่มลิงก์อ้างอิง: เพิ่ม URL ที่สามารถคลิกได้แบบอินไลน์ไปยังนโยบายหรือเทมเพลตที่เกี่ยวข้อง หรือสร้างส่วนการอ้างอิงที่ส่วนท้ายเพื่อให้เข้าถึงได้อย่างรวดเร็ว

• สร้างเอกสาร SOP แบบจํากัด: ปกป้อง SOP ด้วยโหมด 'อ่านอย่างเดียว' สําหรับผู้ชม และกําหนดสิทธิ์การแก้ไขให้กับบทบาทที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น ใช้การป้องกันด้วยรหัสผ่าน หากจําเป็น

• ตรวจทานและอัปเดตบ่อยๆ: เพิ่มวันที่ 'ตรวจทานล่าสุด' ลงในตารางตัวควบคุมเอกสารและใช้ติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Word เพื่อบันทึกการอัปเดตและรักษาประวัติเวอร์ชันสําหรับการปฏิบัติตามข้อบังคับ

ตอนนี้ก็ชัดเจนวิธีสร้างเทมเพลต SOP แล้ว ให้เริ่มต้นสร้างเอกสารใน Microsoft Wordเรียนรู้ต่อเกี่ยวกับวิธีเร่งการทํางานในแต่ละวัน เช่น การเขียนบันทึกการสร้างอีเมลด้วย AI และ การเขียนวาระการประชุม