วิธีการสร้างแม่แบบกระบวนงานปฏิบัติมาตรฐานด้วย AI

ทําให้ธุรกิจใด ๆ ดําเนินไปอย่างราบรื่นด้วยขั้นตอนการดําเนินงานมาตรฐานที่เรียบง่ายและปรับขนาดได้ (SOP) เอกสารการฝึกอบรมภายในเหล่านี้สามารถทําให้พนักงานมั่นใจได้ว่าพนักงานมีความเข้าใจตรงกันและปฏิบัติตามขั้นตอนชุดเดียวกันเพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่มีคุณภาพสูงอย่างสม่ําเสมอ การเขียนคําแนะนํา SOP สําหรับทั้งงานประจําหรืองานเฉพาะในทีมต่างๆ เป็นสิ่งจําเป็น โดยเฉพาะอย่างยิ่งสําหรับฟังก์ชันการทํางานและทรัพยากรบุคคล

ด้วยงานไมโครและแมโครจํานวนมากที่แยกกันทั่วทั้งองค์กร จึงอาจใช้เวลานานในการหา SOP ที่มีรายละเอียดและชัดเจนสําหรับทุกเวิร์กโฟลว์ ตรงนั้น Copilot ใน Word สามารถช่วยร่างเทมเพลต SOP ซึ่งสามารถบันทึกและนํากลับมาใช้ใหม่ได้ Lean on AI to use the most relevant structure, terms, measures of success, and even pull details from existing documents and emails.

เรียนรู้วิธีการสร้างแนวทางและคู่มือ SOP คุณภาพสูงสําหรับที่ทํางานด้วย Microsoft Word ทางออนไลน์

ประเภทของขั้นตอนการดําเนินงานมาตรฐาน

SOP ทีละขั้นตอน

เหมาะสําหรับเมื่องานจําเป็นต้องเสร็จสมบูรณ์ในลักษณะเชิงเส้นและต้องปฏิบัติตามคําแนะนําอย่างเคร่งครัด รูปแบบ SOP นี้ง่ายต่อการติดตามและมักจะแสดงเป็นรายการลําดับเลขเพื่อลดห้องสําหรับข้อผิดพลาด มันเหมาะกับคําแนะนําเช่นการเริ่มต้นอุปกรณ์การออนบอร์ดพนักงานใหม่ไปยังระบบที่ทํางานในงานอื่น ๆ

ตัวอย่างการเขียน SOP:

1. เข้าสู่ระบบ

2. ตรวจสอบข้อมูลประจําตัว

3. เปิดใช้แอปพลิเคชัน

SOP แบบลําดับชั้น

เหมาะที่สุดสําหรับเมื่อกระบวนการจําเป็นต้องถูกจัดระเบียบเป็นระดับ โดยที่แต่ละขั้นตอนมีขั้นตอนย่อยหลายขั้นตอน เลือกคําสั่งลําดับขั้นของขั้นตอนเพื่อให้พนักงานสามารถดําเนินงานอย่างแม่นยําได้โดยไม่ต้องมองข้ามชิ้นส่วนที่สําคัญ ใช้รายการที่ซ้อนกันและไดอะแกรมคําแนะนําในหนังสือคู่มือเพื่อให้แน่ใจว่าแต่ละขั้นตอนสามารถดําเนินการได้สําเร็จ

Try this Copilot prompt"สร้างเทมเพลตกระบวนการปฏิบัติมาตรฐานที่ ‘ชื่อว่าแนวทางการ’ โพสต์สื่อสังคมสําหรับผู้ประสานงานด้านการตลาดของผู้ชมและผู้จัดการชุมชนในขณะที่ยังคงรักษาระดับเริ่มต้นไว้ ชนิด SOP: รายการตรวจสอบและขั้นตอนย่อยตามลําดับชั้นสําหรับการอนุมัติ"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

ตัวอย่างการเขียน SOP:

ขั้นตอนที่ 1 จัดเตรียมอุปกรณ์

1.1 รวบรวมเครื่องมือ

1.2 ตรวจสอบเกียร์ความปลอดภัย

ขั้นตอนที่ 2 เปิดอุปกรณ์

SOP รายการตรวจสอบ

รูปแบบ SOP รายการตรวจสอบที่ง่ายและเป็นประโยชน์เป็นเครื่องมือที่ดีในการจัดระเบียบสิ่งต่าง ๆ เมื่อมีชิ้นส่วนหรืองานที่เคลื่อนไหวจํานวนมากที่ต้องทําควบคู่กัน SOP ประเภทนี้เหมาะสําหรับพนักงานที่เชี่ยวชาญซึ่งคุ้นเคยกับงานและสามารถติ๊กสิ่งต่าง ๆ ในขณะที่พวกเขาไปรู้สึกมั่นใจว่าไม่มีอะไรพลาดไป รักษาความสอดคล้องกันของการตรวจสอบข้ามที่เป็นไปได้โดยใช้รายการตรวจสอบ กรณีการใช้งานที่ยอดเยี่ยมคือรายการตรวจสอบการออนบอร์ด

ตัวอย่างการเขียน SOP:

• ตั้งค่าบัญชีอีเมล

• ให้การเข้าถึง SharePoint ของทีม

• กําหนดเวิร์กสเตชันของพนักงาน

• เซสชันการวางแนวกําหนดการ

SOP ผังงาน

ในระหว่างการแมปกระบวนการทางธุรกิจ SOP ของแผนผังลําดับงานจะช่วยสร้างมาตรฐานที่ปรับขนาดได้สําหรับเวิร์กโฟลว์ที่มีจุดการตัดสินใจหลายจุด เค้าโครงนี้จะแสดงขั้นตอนต่างๆ ที่มองเห็นได้ ซึ่งแสดงสิ่งที่ต้องทําตามสถานการณ์ต่างๆ สนับสนุนการตัดสินใจสําหรับพนักงานทุกคน ซึ่งมักจะแสดงด้วยไดอะแกรมและลูกศรที่มีขั้นตอนที่มีป้ายชื่ออย่างชัดเจน ใช้สําหรับการแก้ไขปัญหาขั้นตอนหรือเวิร์กโฟลว์การสนับสนุนลูกค้า ซึ่งการดําเนินการถัดไปจะขึ้นอยู่กับสิ่งที่เกิดขึ้นก่อน

ตัวอย่างการเขียน SOP:

เริ่ม→ ระบบออนไลน์หรือไม่ → ใช่ →ดําเนินการต่อ→ไม่มีการแก้ไขปัญหา→

องค์ประกอบหลักของ SOP

Standard เอกสารขั้นตอนการดําเนินงานอาจมีความยาวและรายละเอียดดังนั้นผู้จัดการผู้เชี่ยวชาญการดําเนินงานและผู้เชี่ยวชาญเฉพาะทางสามารถใช้ Copilot ใน Word เพื่อเร่งความเร็วในการเขียน SOP ไม่ว่าหัวข้อเอกสารจะเป็นอย่างไร ตั้งแต่คู่มือสายการประกอบไปจนถึงขั้นตอนของบรรณาธิการบล็อกและกระบวนการด้านความปลอดภัยด้านอาหาร AI สามารถสร้างส่วนบริบทได้ เรียนรู้เกี่ยวกับองค์ประกอบสําคัญของ SOP ที่ดี

1. ชื่อเรื่อง

ใช้ชื่อเรื่องที่สื่อความหมายที่เชื่อมต่อกับชุดคําแนะนําใน SOP อย่างชัดเจน หากมีให้ใช้แบบแผนการตั้งชื่อตามแผนกเฉพาะของธุรกิจ ตัวอย่างเช่น "SOP การจัดการตั๋วการสนับสนุนลูกค้า"

2. ตารางตัวควบคุมเอกสาร

รักษาตารางที่มีรายละเอียดที่สําคัญเพื่อให้พนักงานและผู้ใช้ทราบเกี่ยวกับเวอร์ชัน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมรายการต่อไปนี้ไว้ด้วย

• ชื่อ

• หมายเลขการปรับปรุง

• เจ้าของ

• วันที่นําไปใช้

• วันที่ตรวจทานครั้งล่าสุด

• ผู้อนุมัติ

Try this Copilot prompt"อัปเดตวันที่รีวิวล่าสุดของเอกสารนี้ตามการแก้ไขล่าสุดในเอกสาร Word"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

3. เป้าหมาย

จัดแนวผู้อ่าน SOP ทั้งหมดเกี่ยวกับเหตุผลที่เอกสารได้รับการพัฒนา แสดงผลลัพธ์ที่สําคัญของการใช้ SOP อย่างถูกต้อง เช่น "ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตั๋วของลูกค้าทั้งหมดได้รับการแก้ไขภายใน 24 ชั่วโมง" ไม่พบวลีที่ถูกต้องใช่หรือไม่ ใช้ Copilot ใน Word ร่างคําสั่งผลลัพธ์บางอย่างตามบริบทของขั้นตอน

Try this Copilot prompt"สรุปเป้าหมายของ SOP นี้จากการถอดความของการประชุมนี้ เขียนใหม่ในภาษาที่ชัดเจนและเน้นการดำเนินการที่เหมาะสมกับบริษัทของฉัน"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

4. กระบวนงาน

คอมโพเนนต์นี้คือโฟกัสของเอกสาร เริ่มเขียนคําแนะนําตามชนิด SOP ที่เลือก วางเค้าโครงคําแนะนําทีละขั้นตอนด้วยความชัดเจนโดยใช้วิธีที่ถูกต้อง คําศัพท์ทางเทคนิค และวลีที่ใช้ในองค์กรอย่างกว้างขวาง

สําหรับขั้นตอนแบบหลายชั้น เช่น SOP แบบลําดับชั้น คําแนะนําที่ตรงไปตรงมาและกระชับถือเป็นกุญแจสําคัญ ใช้ ตัวเขียน AI ใหม่เพื่อลดความซับซ้อนของโครงสร้างประโยค สรุปขั้นตอนที่มีความยาว หรือแนะนําวลีที่สามารถดําเนินการได้มากขึ้นเพื่อช่วยให้ผู้อ่านใช้ SOP ได้อย่างถูกต้อง

Try this Copilot prompt"เขียนย่อหน้าใหม่เป็นขั้นตอนที่ติดตามได้ง่าย โดยใช้คำศัพท์ที่เหมาะสมในด้านทรัพยากรบุคคลและการจ้างงาน"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

5. ความรับผิดชอบ

เอกสารควรระบุผู้รับผิดชอบในการตั้งค่ากระบวนการ รวมทั้งบุคคลที่รับผิดชอบการอนุมัติในแต่ละขั้นตอนถ้าจําเป็น แสดงรายการผู้เข้าร่วมที่มีชื่อ ตําแหน่งงาน รายละเอียดที่ติดต่อที่ดีที่สุด และความรับผิดชอบของพวกเขาที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร SOP

6. ลักษณะการทํางานที่สําคัญ

สรุปวิธีการที่ผู้อ่านควรใช้แนวทางรวมถึงกฎข้อบังคับการปฏิบัติตามข้อบังคับและความคาดหวังด้านคุณภาพ ส่วนนี้ควรมุ่งเน้นไปที่วิธีที่ผู้อ่านสามารถรับผิดชอบและใช้ SOP อย่างถูกต้องเพื่อลดความเสี่ยงและรักษาความสอดคล้องกัน ขอให้ AI กําหนดกรอบประเด็นสําคัญอย่างชัดเจนและสม่ําเสมอ เพื่อให้มั่นใจว่า SOP สามารถติดตามได้ง่ายสําหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกคน

Try this Copilot prompt"เขียนย่อหน้าเกี่ยวกับวิธีที่เจ้าหน้าที่ธุรการทางการแพทย์ควรใช้ SOP นี้ในขณะที่คำนึงถึงความเป็นส่วนตัวของผู้ป่วย"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

7. สร้างสรรค์นวัตกรรม

แบ่งปันหากมีโอกาสที่พนักงานจะใช้วิธีการที่เป็นนวัตกรรมใหม่ในงาน ซึ่งหมายถึงการเพิ่มประสิทธิภาพงานใดๆ หรือการแนะนําเวิร์กโฟลว์การสร้างสรรค์เพื่อให้บรรลุขั้นตอนได้เร็วขึ้น นี่อาจเป็นรอยขีดข่วนสําหรับบางคนนั่นเป็นเหตุผลที่ดีที่จะต้องพึ่งพาการแชทกับ Copilot ซึ่งสามารถระบุทางเลือกหรือเวิร์กโฟลว์ที่ดีขึ้น

Try this Copilot prompt"แนะนําสามวิธีในการเพิ่มความเร็วกระบวนการชําระเงินคืนค่าใช้จ่ายก่อนเทศกาลวันหยุด"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

8. เครื่องมือและการสนับสนุน

แสดงรายการอ้างอิงและทรัพยากรที่จําเป็นในการบรรลุเป้าหมาย SOP อย่างชัดเจน เช่น ที่เกี่ยวข้อง เอกสารการฝึกอบรม เซสชันการฝึกภายในบริษัท การบันทึกวิดีโอกระบวนการทางธุรกิจ และอื่นๆ สร้างรายการโดยใช้ AI เพื่อปรับปรุงความถูกต้อง และตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีรายการที่สําคัญทั้งหมดรวมอยู่ด้วย

Try this Copilot prompt"สร้างรายการของลิงก์ทรัพยากรภายในสําหรับเอกสาร SOP นี้"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

วิธีใช้ AI เพื่อสร้างเทมเพลต SOP

1. เปิดแอปใหม่ Word เอกสารเพื่อเริ่มสร้างเทมเพลต SOP

2. คลิกที่ Copilot ใน Word จาก Ribbon หน้าแรก จากนั้นสนทนากับ AI เพื่ออธิบายข้อกําหนด SOP

3. แชร์บริบทโดยอธิบายวัตถุประสงค์และเป้าหมายหลักของ SOP ในการแชท Copilot หรือโดยการแนบเอกสารที่มีอยู่โดยใช้ปุ่มเครื่องหมายบวก ระบุชนิด SOP ที่ต้องการ เช่น รายการตรวจสอบ ทีละขั้นตอน ลําดับชั้น หรือผังงาน

4. ตรวจทานเอกสาร SOP ที่สร้างขึ้นโดย AI ใน Word

5. พร้อมต์ Copilot เพื่อปรับปรุงส่วนต่างๆ ตัวอย่างเช่น "เพิ่มรายละเอียดเพิ่มเติมให้กับลักษณะการทํางานที่สําคัญ ใช้เอกสารแนบอ้างอิงนี้เป็นแนวทาง" จากนั้นคลิกปุ่มบวกเพื่อแนบไฟล์งาน

6. บันทึกเอกสาร SOP เป็นเทมเพลตที่นํากลับมาใช้ใหม่ได้ใน Word

ลองใช้ตัวอย่างพร้อมท์ Copilot นี้

Try this Copilot prompt"สร้างเทมเพลตกระบวนการปฏิบัติมาตรฐานที่ชื่อว่า ‘การสํารองข้อมูลและการกู้คืน’ สําหรับผู้ประสานงานด้าน IT ระดับเริ่มต้นของผู้ชมและพนักงานทั่วไป ชนิด SOP: แผนผังลําดับงานสําหรับจุดตัดสินใจ"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

ใช้เทมเพลต SOP เพื่อสร้างมาตรฐานเวิร์กโฟลว์การออนบอร์ดของทีม

สถานการณ์

ทีมนําพนักงานใหม่หลายคนต้องการทุกคนในการย้ายผ่านขั้นตอนการตั้งค่าการฝึกอบรมและการเช็คอินเดียวกันโดยไม่มีรายละเอียดที่สําคัญ แทนที่จะอธิบายกระบวนการสําหรับแต่ละผู้เริ่มต้นหรือพึ่งพาหน่วยความจําและความรู้ที่ไม่เป็นทางการทีมนําเทมเพลต SOP ไปใช้เพื่อบันทึกทุกขั้นตอนการเตรียมความพร้อมในที่เดียว ผลลัพธ์ที่ได้คือการเตรียมความพร้อมที่รวดเร็วขึ้น งานที่ไม่ได้รับน้อยลง และประสบการณ์ที่สอดคล้องกันทั่วทั้งทีม

เอาต์พุต

เอกสารที่เสร็จแล้วคือ SOP ออนบอร์ดที่นํากลับมาใช้ใหม่ได้ ซึ่งผู้จัดการทุกคนสามารถดําเนินการในลักษณะเดียวกันได้ Teams แชร์ในแผนกต่างๆ อัปเดตข้อมูลเมื่อกระบวนการเปลี่ยนแปลง และอ้างอิงเมื่อใดก็ตามที่จําเป็นต้องตรวจสอบขั้นตอน

เวิร์กโฟลว์ที่ดําเนินการอยู่

• ทําแผนที่ขั้นตอนการเตรียมความพร้อม: ลูกค้าเป้าหมายในทีมจะระบุสิ่งที่พนักงานใหม่ทุกคนต้องการ ตั้งแต่การตั้งค่าบัญชีและอุปกรณ์ ไปจนถึงเป้าหมายการฝึกอบรมและการเช็คอินสัปดาห์แรก

• ตั้งค่าลําดับขั้น: ขั้นตอนจะจัดลําดับผู้เริ่มต้นใหม่ตามมา เพื่อให้การเข้าถึง บทนํา และการฝึกอบรมมาถึงช่วงเวลาที่เหมาะสม

• Capture แต่ละขั้นตอนเพียงครั้งเดียว: งานการเตรียมความพร้อมแต่ละงานจะถูกบันทึกไว้ในที่เดียวให้พนักงานใหม่ทุกคนมีคําแนะนําเดียวกันและลดความจําเป็นในการอธิบายซ้ํา ๆ

• ทําให้ภาษาเป็นมาตรฐาน: แต่ละคําแนะนําเขียนอย่างชัดเจนและสม่ําเสมอลดความสับสนและช่วยให้ผู้จัดการปฏิบัติตามกระบวนการออนบอร์ดเดียวกัน

• ส่งให้กับเจ้าของ: SOP ที่เสร็จแล้วจะไปที่ผู้จัดการฝ่ายไอทีและฝ่ายบุคคลพร้อมลงชื่อออกอย่างชัดเจนในแต่ละขั้นตอน

เทมเพลต SOP เพื่อเริ่มต้นใช้งานได้เร็วขึ้น

เมื่อ Onboarding SOP ถูกบันทึกเป็นเทมเพลต จะกลายเป็นจุดเริ่มต้นสําหรับทุกเวิร์กโฟลว์ในอนาคต เก็บเทมเพลตไว้ในไลบรารี SharePoint ที่แชร์เพื่อเก็บไว้ภายในการเข้าถึงของทั้งทีม ทําซ้ําสําหรับการใช้งานใหม่แต่ละครั้งซึ่งทําให้ต้นแบบไม่ได้รับแตะต้อง ปรับใช้แต่ละสําเนาสําหรับการบริโภคถัดไป การตั้งค่าผู้รับเหมา หรือกระบวนการใดๆ ที่ทําซ้ําได้

Copilot ในความช่วยเหลือ Word

Copilot สนับสนุนการเตรียมความพร้อม SOP ณ จุดที่การใช้คําและความสอดคล้องที่สําคัญที่สุด ขอให้ Copilot ร่างคําแนะนําสําหรับงานการเตรียมความพร้อมที่เฉพาะเจาะจง จากนั้น ปรับด้วยตัวเขียน AI ใหม่ เพื่อปรับโทนเสียงและการเขียนวลีในทุกขั้นตอน ซึ่งช่วยให้ SOP ง่ายต่อการติดตามในขณะที่หัวหน้าทีมมุ่งความสนใจไปที่บุคคลที่เข้าร่วม

Standard แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดของขั้นตอนการดําเนินงาน

• ใช้สไตล์หัวเรื่องแบบมืออาชีพ: นําสไตล์หัวเรื่องที่สอดคล้องกันไปใช้ และใช้บานหน้าต่างสไตล์ที่มีอยู่แล้วภายใน Word เพื่อรักษาโครงสร้าง

• นําตราสินค้าขององค์กรไปใช้: แทรกโลโก้บริษัทในส่วนหัวและใช้สีของแบรนด์โดยใช้การตั้งค่าธีมใน Word ใช้ชุดฟอนต์อย่างเป็นทางการจากคู่มือสไตล์ขององค์กรเพื่อดูรูปลักษณ์ที่ดูประดุดตา

• เพิ่มลิงก์อ้างอิง: เพิ่ม URL ที่สามารถคลิกได้ในบรรทัดไปยังนโยบายหรือเทมเพลตที่เกี่ยวข้อง หรือสร้างส่วนการอ้างอิงที่ส่วนท้ายสําหรับการเข้าถึงด่วน

• สร้างเอกสาร SOP ที่จํากัด: ป้องกัน SOP ด้วยโหมด 'อ่านอย่างเดียว' สําหรับผู้ชมและกําหนดสิทธิ์การแก้ไขให้กับบทบาทที่ได้รับอนุญาตเท่านั้น ใช้การป้องกันด้วยรหัสผ่านหากจําเป็น

• ตรวจทานและอัปเดตบ่อย: เพิ่มวันที่ 'ตรวจทานล่าสุด' ลงในตารางควบคุมเอกสาร และใช้การติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Word เพื่อบันทึกการอัปเดตและรักษาประวัติเวอร์ชันสําหรับการปฏิบัติตามข้อบังคับ

ตอนนี้ที่ชัดเจนเกี่ยวกับวิธีการสร้างเทมเพลต SOP เริ่มต้นด้วยการสร้างเอกสารใน microsoft Wordเรียนรู้วิธีการเพิ่มความเร็วของงานในแต่ละวัน เช่น การเขียนบันทึกช่วยจําการสร้างอีเมลด้วย AI และ เขียนวาระการประชุม