Op deze pagina
- Een document omzetten in een e-mail met Behulp van Copilot in Word
- Zes e-mailvoorbeelden om te genereren op basis van documenten met behulp van AI
- Wanneer gebruikt u Copilot in Word versus Outlook voor het opstellen van e-mail?
- Tips voor het verbeteren van door AI gegenereerde e-mailberichten voor duidelijkheid en nauwkeurigheid
Zet lange documenten om in duidelijke, kant-en-klare e-mailberichten zonder handmatig te herschrijven. Een document samenvatten in een e-mailbericht met Copilot in Word, compleet met een onderwerpregel, samenvatting en op maat gemaakte actie-items. Stel snel belangrijke updates en goedkeuringen op of deel in enkele minuten samenvattingen van vergaderingen per e-mail.
Ontdek wanneer en hoe u documenten kunt omzetten in beknopte e-mailberichten met AI in Microsoft Word online.
Een document omzetten in een e-mail met Behulp van Copilot in Word
Het opstellen van een volledig nieuw e-mailbericht kost tijd. Copilot haalt de e-mail rechtstreeks uit een geopend document, compleet met een onderwerpregel, een gestructureerd overzicht en duidelijke actie-items.
Open een document zoals een rapport, vergaderingsnotitie of voorstel in Word en open copilot om een nieuwe chat te starten.
Beschrijf de e-mail die u wilt genereren in de Copilot-chat . Neem het type e-mail op (update, samenvatting, goedkeuringsaanvraag), de rol van ontvanger en het onderwerp. Een duidelijke, specifieke instructie levert een bruikbaar concept op bij de eerste poging.
Formaliteit van e-mailtaal opgeven, aantal woorden en voeg structuursuggesties toe, zoals onderwerpregel, belangrijke punten, actie-items voor betere resultaten.
Bekijk het door AI gegenereerde e-mailconcept. Controleer of de samenvatting de belangrijkste punten uit het referentiedocument vastlegt en of de toon overeenkomt met de ontvanger.
Verfijn het concept met opvolgingsinstructies. Vraag Copilot in dezelfde chat om de e-mail directer te maken, een sectie uit te vouwen of herschrijf voor een andere doelgroep zonder de chat opnieuw te starten.
Wanneer het e-mailbericht klaar is om te worden verzonden, kopieert u het door AI gegenereerde concept naar Microsoft Outlook als een nieuw bericht of als antwoord op een bestaande thread.
Probeer deze Copilot-voorbeeldprompt
Zes e-mailvoorbeelden om te genereren op basis van documenten met behulp van AI
1. Een e-mail voor een projectupdate schrijven vanuit een rapport
Wanneer te gebruiken: projectmanagers, teamleiders en individuele inzenders moeten wekelijkse of mijlpaalupdates verzenden naar belanghebbenden. Een lang statusrapport of zakelijk rapport wordt een beknopte update-e-mail waarin de voortgang wordt gemarkeerd, risico's worden gemarkeerd en de volgende stappen worden vermeld.
Wat u moet opnemen: huidige status, sleuteloverwinningen sinds de laatste update, eventuele blokkeringen of risico's en toekomstige mijlpalen. Houd de samenvatting strak en geef aan waar de ontvanger op moet reageren.
Probeer deze Copilot-voorbeeldprompt
2. Een samenvatting van een vergadering maken met actie-items
Wanneer te gebruiken: hosts van vergaderingen moeten een samenvattings-e-mail verzenden naar deelnemers, belanghebbenden die de vergadering hebben gemist of teams met vervolgtaken. Notities of Vergaderminuten veranderen in een gestructureerde samenvattings-e-mail die iedereen op één lijn houdt.
Wat u moet opnemen: doel van de vergadering, belangrijke beslissingen, actie-items met eigenaren en einddatums en open vragen. Noem namen voor de duidelijkheid.
Probeer deze Copilot-voorbeeldprompt
3. Een goedkeurings- of beslissingsaanvraag opstellen
Wanneer te gebruiken: juridisch, financieel en senior leiderschap moet vaak een plan of aanbeveling ondertekenen die wordt beschreven in een langer document. De lezer wil de vraag, de reden en de volgende stap in twee minuten.
Wat u moet opnemen: de benodigde beslissing, een redenering van twee tot drie zinnen, de deadline en een duidelijk antwoordpad met één klik (goedgekeurd of moet worden gewijzigd).
Probeer deze Copilot-voorbeeldprompt
4. Een voorstel voor clients samenvatten
Wanneer te gebruiken: verkoop-, accountbeheer- en adviesteams moeten klanten een duidelijk overzicht van een langer voorsteldocument sturen. Het e-mailbericht moet beantwoorden wat er wordt voorgesteld en wat er daarna gebeurt zonder dat de client een bijlage van 15 pagina's hoeft te openen.
Wat u moet opnemen: het kernvoorstel in eenvoudige taal, belangrijke voordelen voor de klant, prijs- of tijdlijn-markeringen en de volgende stap.
Probeer deze Copilot-voorbeeldprompt
5. Belangrijke updates van interne documenten delen
Wanneer te gebruiken: communicatieteams, HR en teamleiders delen interne updates, beleidswijzigingen of implementaties voor training voor de bredere organisatie. Een korte e-mail bevat de belangrijkste punten en koppelingen naar het volledige document voor lezers die meer informatie willen.
Wat u moet opnemen: een korte contextalinea, drie tot vijf belangrijke punten en een koppeling naar het brondocument ter referentie.
Probeer deze Copilot-voorbeeldprompt
6. Notities omzetten in een samenvatting van belanghebbenden
Wanneer te gebruiken: onderzoekers, productteams en analisten moeten ruwe notities, feedback van klanten of workshop-uitvoer synthetiseren in een gestructureerde samenvattingsmail voor senior belanghebbenden.
Wat u moet opnemen: de context of bron van de notities, drie tot vijf thema-inzichten, eventuele actie-items of aanbevelingen en een voorgestelde volgende stap.
Probeer deze Copilot-voorbeeldprompt
Wanneer gebruikt u Copilot in Word versus Outlook voor het opstellen van e-mail?
Copilot ondersteunt het opstellen van e-mail in zowel Word als Outlook, waarbij elke app geschikt is voor een ander uitgangspunt.
Gebruik Word bij het werken vanuit lange documenten
Een lang document, zoals een zakelijk rapport, een voorstel of een set van vergadernotities werken het beste als bronmateriaal. Copilot kan het geopende document gebruiken om inhoud in e-mailstijl op te stellen met een samenvatting en volgende stappen, afhankelijk van de chatinstructies. De opgestelde inhoud kan vervolgens worden gekopieerd naar Outlook wanneer deze gereed is om te worden verzonden.
Outlook gebruiken voor antwoorden in threads en snelle concepten
Outlook verwerkt het werk aan de zijde van postvak IN, inclusief het beantwoorden van een bestaande thread, een lang gesprek samenvatten voordat u reageert, de toon van een concept aanpassen of een paar opsommingstekens omzetten in een opgepoetst bericht. Copilot in Outlook leest de thread rechtstreeks, zodat er geen brondocument nodig is.
Tips voor het verbeteren van door AI gegenereerde e-mailberichten voor duidelijkheid en nauwkeurigheid
Het brondocument eerst bijsnijden: verwijder verouderde secties, irrelevante bijlagen of conceptnotities voordat u chat met Copilot. Een schonere invoer produceert een schoner overzicht en vermindert de kans dat er ruis in de e-mail terechtkomt.
Vraag Copilot om de toon en lengte aan te passen: hetzelfde concept kan opnieuw worden gegenereerd als een twee zin executive summary, een teamupdate van drie alinea's of een gedetailleerd clientoverzicht. Vraag Copilot rechtstreeks om de benodigde wijziging, zoals 'maak dit directer' of 'knippen tot minder dan 150 woorden', met AI-rewriter verwerkt toon- en lengteaanpassingen op aanvraag.
Controleer feiten, namen en datums: AI-samenvattingen kunnen details comprimeren of opnieuw vormgeven. Een laatste leesbewerking voor het brondocument vangt onjuist toegewezen aanhalingstekens, omgekeerde statistieken of verschoven deadlines op voordat de e-mail wordt verzonden.
Genereer meerdere versies om te vergelijken: vraag Copilot om variaties van hetzelfde e-mailbericht, zoals een synopsis, een gedetailleerde update en een clientvriendelijke versie. Vergelijk de opties en combineer de sterkste lijnen in het uiteindelijke concept.
Zet een document om in een e-mailbericht dat u kunt controleren en verzenden, van projectupdates en samenvattingen van vergaderingen tot clientvoorstellen. Scherpere e-mailberichten genereren die geschikt zijn voor geadresseerden vanuit elk geopend document met Copilot in Microsoft Word vandaag.
Verkennen vergaderminuten maken met AI en hoe u een agenda voor vergaderingen schrijft met AI om de volledige e-mailwerkstroom in beweging te houden, van vergadering naar Postvak IN.
Veelgestelde vragen
Wat zijn de voordelen van het genereren van e-mailberichten van documenten?
Het genereren van e-mailberichten op basis van documenten is sneller, nauwkeuriger en eenvoudiger aan te passen voor verschillende lezers. De cijfers, datums en beslissingen worden rechtstreeks vanuit het document naar de e-mail verplaatst, zodat de details betrouwbaar blijven. Hetzelfde document kan een korte samenvatting voor senior leiders en een gedetailleerde update voor het bredere team opleveren, allemaal opgesteld in één chat met Copilot in Word.
Hoe kunt u e-mailconcepten korter of gedetailleerder maken?
Pas de lengte van een e-mailconcept aan door Copilot in dezelfde chat om een andere versie te vragen. Als u het concept wilt inkorten, vraagt u Copilot om het in te korten tot een aantal specifieke woorden, condenseer de hoofdtekst in opsommingstekens of verwijder een sectie. Als u details wilt toevoegen, vraagt u Copilot om meer achtergrond op te nemen, elk punt volledig uit te leggen of koppen toe te voegen met behulp van AI-herschrijfmachine in Word.
Hoe de nauwkeurigheid van samenvattingen in Microsoft Word verbeteren?
Copilot maakt de meest nauwkeurige concepten op basis van een duidelijke, specifieke aanvraag. Neem de exacte cijfers, datums en personen op die in de e-mail moeten worden weergegeven, zodat het concept de juiste details uit het document haalt. Lees het concept in Microsoft Word tegen het origineel voordat het wordt verzonden om te bevestigen dat de namen, nummers en datums overeenkomen.
E-mailberichten aanpassen voor verschillende doelgroepen met Copilot?
Als u een e-mail wilt aanpassen voor een ander publiek met Copilot, geeft u het publiek, de toon en de lengte in de chat op. Een prompte naamgeving van senior leiderschap, formele toon, minder dan 150 woorden produceert een andere concept dan één naamgeving cross-functional team, benaderbare toon, met volledige context. Vraag Copilot om verschillende versies van hetzelfde e-mailbericht en kies vervolgens de versie die bij de ontvanger past.
Kan Copilot vergaderingsnotities samenvatten in een e-mail?
Copilot vat notities, minuten of een transcriptie samen in een recap e-mail wanneer het document is geopend in Word. Vraag Copilot om een e-mailbericht op te stellen met de belangrijkste beslissingen, de actie-items met eigenaren en eventuele openstaande vragen voor opvolging. Dezelfde prompt werkt ook voor workshopsamenvattingen en aanroeptranscripties.
