Come scrivere una lettera di raccomandazione: modelli, formato e Copilot

Una lettera di raccomandazione è un riferimento personale scritto per conto di un candidato, che migliora la credibilità e crea un'impressione duratura con responsabili delle assunzioni, team di ammissione e comitati di borse di studio.

Usare i modelli di Microsoft Word per strutturare rapidamente le lettere per mantenere l'attenzione su come mostrare gli obiettivi in modo chiaro ed efficace. Bozze di risultati in esempi scritti con Copilot in Word, pronto ad adattarsi alle applicazioni accademiche, alle opportunità interne o alle offerte di borse di studio.

Scopri come creare e perfezionare una lettera di raccomandazione professionale con Word online usando i modelli e l'intelligenza artificiale.

Cosa preparare prima di scrivere una lettera di raccomandazione

Curriculum o dettagli dell'applicazione

Chiedere ai candidati di inviare una copia di un curriculum, una dichiarazione personale o una domanda in modo che la lettera possa rafforzare la storia che stanno già raccontando.

Punti di forza principali da evidenziare

Concordi su due o tre qualità che il candidato vuole sottolineare, ad esempio leadership, abilità tecniche, capacità di ricerca o affidabilità sotto pressione.

Obiettivi o progetti

Annota momenti specifici in cui questi punti di forza hanno mostrato, come un lancio, un risultato, un lavoro, o un risultato misurabile che ne garantisce la qualità.

Tipo di opportunità

Identifica se la lettera supporta un lavoro, un programma di specializzazione, una borsa di studio, una promozione o un ruolo di volontario, quindi associa l'inquadratura e il tono al lettore.

Requisiti di scadenza e invio

Conferma la data di scadenza, il limite di parole o pagine e il metodo di invio richiesto, ad esempio e-mail, copia cartacea chiusa o caricamento nel portale.

Come formattare una lettera di raccomandazione

• Introduzione: iniziare la lettera di raccomandazione con una rapida introduzione che delinea l'esperienza e le competenze personali, oltre a definire il rapporto con il candidato consigliato.

• Panoramica: creare una panoramica dettagliata dei punti di forza correlati del candidato per la posizione o l'opportunità disponibile e come tali punti di forza sono stati mostrati nelle esperienze condivise.

• Storia personale: condividere altre informazioni su quando, dove e come sono stati applicati i punti di forza del candidato, usando le esperienze in prima persona insieme.

• Dichiarazione di chiusura: fornisci un riepilogo del candidato e condividi forti motivi per cui sarebbe adatto all'opportunità o alla posizione.

• Firma: firma le lettere di raccomandazione con il nome completo e i dettagli di contatto per eventuali richieste di follow-up.

Linee guida professionali per le lettere di raccomandazione

Selezionare un tipo di carattere professionale con dimensioni coerenti

Scrivi la lettera di raccomandazione con un tipo di carattere e dimensioni facili da leggere in Microsoft Word. È possibile scegliere tra tipi di carattere professionali come Aptos, Calibri o Arial e impostare una dimensione del carattere compresa tra 11 e 12 punti per un layout pulito e leggibile.

Mantenere la spaziatura e i margini di pagina corretti

Impostare i margini di pagina su Normale per uno spazio di un pollice in alto, in basso e ai lati. Applicare un'interlinea di uno o cinque punti nel corpo e lasciare un'interruzione di riga singola tra i paragrafi per un layout bilanciato e leggibile.

Mantenere una lunghezza appropriata per la lettera

Mantieni le lettere di raccomandazione su una pagina, ove possibile, in modo simile a un lettera di dimissioni o lettera di presentazione. Una pagina segnala la messa a fuoco e il rispetto del tempo del lettore e dovrebbero essere inclusi solo le qualifiche e gli esempi più rilevanti.

Personalizzare le raccomandazioni in base all'opportunità

Il consiglio di un programma di laurea si legge in modo diverso rispetto all'approvazione di una promozione di gestione. Esaminare la descrizione del lavoro, la struttura del programma o i criteri della borsa di studio prima di scrivere, quindi rispecchiare il linguaggio e le priorità dell'opportunità. Spostare l'enfasi dà il peso alla lettera con il lettore giusto, ad esempio la leadership per un ruolo di gestione, la ricerca per un programma accademico o l'impatto della comunità per una borsa di studio.

Applicare un controllo di qualità e correggere gli errori

Prima di salvare e condividere, controllare la lettera consigliata per eventuali errori di formattazione, ortografia o punteggiatura. Utilizzare Editor documenti per rilevare piccoli errori durante la scrittura con i controlli ortografici e grammaticali in tempo reale. Affina tono, stringi formulazioni e ripetizioni di bandiere con Copilot in Microsoft Word.

Esportare nel formato di file corretto

Quando una lettera è pronta per la condivisione, Salvare il documento Word in formato PDF per mantenere la spaziatura, i tipi di carattere e il layout tra i dispositivi. Condividere direttamente da Word tramite un allegato di Outlook, un collegamento di OneDrive condivisibile o una stampa.

Assegnare un nome chiaro al file

Quando si salva e si condivide, assegnare un nome alla lettera consigliata in un formato chiaro. Ad esempio, candidatename_recommendationletter_date funziona nella maggior parte dei portali di assunzione e nelle caselle di posta elettronica.

Come trasformare i risultati ottenuti in esempi credibili

Esempi specifici rendono memorabile una lettera di raccomandazione. Invece di lodare una qualità, descrivere un momento in cui il candidato ha dimostrato tale qualità, inclusi il progetto, l'azione e il risultato. Confrontare i due paragrafi seguenti.

Più debole: Sarah è una responsabile del team dedicata che supporta i suoi colleghi.

Più forte: Sarah ha assunto il ruolo di responsabile del team e ha immediatamente ristrutturato la consegna in quattro progetti, soddisfando la scadenza originale del cliente.

La seconda versione descrive un momento, una decisione e un risultato. Applicare lo stesso approccio a ogni paragrafo.

• Assegnare un nome all'azione: descrivere l'attività, il progetto o la situazione di proprietà del candidato.

• Descrivere il risultato: includere figure, intervalli di tempo o risultati quando le informazioni esistono.

• Spiegare l'impatto: collegare il lavoro al team, al progetto o all'organizzazione e descrivere le modifiche apportate.

• Sostituisci istruzioni generali: scambia descrittori soft come affidabili o laboriosi per momenti specifici che dimostrino tali qualità.

Suggerimenti per la scrittura di lettere di raccomandazione e errori comuni

Suggerimenti per la scrittura di lettere di raccomandazione

• Scrivi con un tono di voce professionale e amichevole: mantieni un tono avvicinabile e positivo in tutta la lettera per sviluppare coerenza e credibilità. La relazione di rispetto con il richiedente dovrebbe essere evidente per tutta la lettera.

• Mantenere la lettera formale e concisa: scrivere in uno stile formale e includere solo gli attributi e le esperienze rilevanti per l'opportunità. Perfezionare la bozza con Editor documenti per la grammatica e la chiarezza, quindi usa Copilot per stringere formulazioni e toni.

• Concentrarsi sulle qualifiche rilevanti e importanti: cercare il ruolo che il candidato sta cercando per comprendere il lavoro e abbinare i punti di forza all'opportunità. Condividi esperienze, formazione e qualifiche che hanno il maggiore impatto e pertinenza per il responsabile delle assunzioni, il reparto RISORSE umane o il responsabile del reparto.

• Usare parole d'impatto per evidenziare i punti di forza del candidato: verbi attivi come led, delivered, mentored e designed descrivono il contributo del candidato in modo più chiaro rispetto ai descrittori soft. Parole come parole onorate, significative e memorabili rafforzano l'approvazione quando posizionate intorno a esempi specifici.

Errori da evitare durante la scrittura di lettere di raccomandazione

• Evitare generalizzazioni e iperbole: usare solo esempi specifici dei tratti di carattere più forti del candidato ed evitare riferimenti senza contesto o pertinenza, tra cui lodi vaghi. L'uso di iperbole in una lettera di raccomandazione può anche ridurre la credibilità del richiedente, soprattutto quando le affermazioni sono di natura sensazionale.

• Non ripetere il contenuto del curriculum: il lettore ha già curriculum vitae. Usare la lettera per aggiungere contesto, carattere e prove che il curriculum non può mostrare.

• Assicurati di presentarti: non escludere mai dettagli utili nell'introduzione delle credenziali del raccomandare e della relazione con il richiedente. Non aggiungere questi dettagli può ridurre la credibilità della lettera.

• Non sentirti pressato a scrivere una lettera di raccomandazione: se una richiesta non può essere sostenuta con fiducia, il declino è più professionale che produrre un debole avallo. Suggerire un suggerimento alternativo è un modo giusto per rispondere.

• Non usare un riferimento senza il loro permesso: i richiedenti devono confermare con il raccomandarere prima di elencarli e i raccomandanti devono confermare il metodo di invio prima di inviare la lettera.

Come creare e personalizzare lettere di raccomandazione con Copilot

Trasformare le note sulle prestazioni, il feedback dei corsi o le osservazioni di un progetto in una prima bozza strutturata con Copilot in Word. Chatta con Copilot per Perfezionare il tono, rielaborare la formulazione informale in prosa professionale e rendere più nitido il lettore. Rivedere ogni paragrafo per verificare la precisione quando viene visualizzata la bozza, aggiungere osservazioni in prima persona che solo un consigliatore può fornire e verificare che ogni esempio rifletta l'esperienza reale del candidato.

Prova questa prompt di Copilot

Creare una lettera di raccomandazione di una pagina per [nome candidato], che ha lavorato con me come [ruolo] per [durata]. Evidenziare [forza 1] e [forza 2] con esempi specifici da [progetto o situazione]. Mantieni il tono professionale e caldo e indirizza la lettera a [destinatario o "A chi potrebbe preoccuparsi"]. Fai clic per copiare questo prompt di Copilot

Come adattare le lettere di raccomandazione per diverse applicazioni

Un candidato che si candida per più opportunità non ha bisogno di una nuova raccomandazione per ciascuno di essi. Utilizzare AI per riscrivere una singola lettera di base per ogni lettore, regolando l'enfasi, il tono e il vocabolario senza perdere gli esempi originali o l'approvazione.

• Leadership per un ruolo di gestione: riformulare esempi relativi a decisioni, impatto del team e responsabilità.

• Lavoro in team per un ambiente collaborativo: evidenziare momenti interfunzionali, supporto tra pari e risultati condivisi.

• Tono semplificato per le risorse umane interne: attenuare la formalità e concentrarsi sulla forma del candidato per il team e la cultura.

• Linguaggio formale per un'applicazione universitaria: stringere la struttura e elevare formulazioni per comitati di ammissione e pannelli di borse di studio.

Una lettera di base forte può funzionare su diverse applicazioni con piccoli turni nell'inquadratura, rimuovendo ogni volta la pressione di una nuova bozza.

Prova questa prompt di Copilot

Rielaborare questa lettera di raccomandazione per una [richiesta di ruolo di gestione/programma accademico/borsa di studio]. Mantenere intatti gli esempi e regolare l'inquadratura, il tono e il vocabolario in base al lettore. Fai clic per copiare questo prompt di Copilot

Come scrivere una lettera di raccomandazione in Microsoft Word

1. Aprire una nuova Word documento o seleziona un modello di lettera di raccomandazione per iniziare a scrivere.

2. Aggiungere i dettagli del mittente, la data, i dettagli del destinatario e la formula di apertura nella parte superiore della pagina.

3. Fare clic su Copilot e chiedere all'IA di scrivere il corpo della lettera da note, punti elenco o una recente revisione delle prestazioni.

4. Esaminare la bozza generata dall'intelligenza artificiale e chiedere a Copilot di perfezionare il tono, restringere la formulazione o rafforzare esempi specifici.

5. Utilizzare editor documenti per controllare l'ortografia, la grammatica e la leggibilità prima di finalizzare.

6. Salvare il documento Word in formato PDF o condividerlo direttamente per posta elettronica, portali di assunzione e stampa.

La scrittura di una lettera di raccomandazione richiede minuti con il modello corretto e alcune note. Stipuli un'approvazione chiara e personalizzata utilizzando modelli e Copilot in Microsoft Word oggi. Esplora altre guide di scrittura aziendale come come formattare una lettera di presentazione e suggerimenti migliori per riprendere i tipi di carattere, le dimensioni e la formattazione.