Comment écrire une lettre de recommandation : modèles, format et Copilot

Une lettre de recommandation est une référence personnelle écrite au nom d’un candidat, qui améliore la crédibilité et crée une impression durable avec les gestionnaires d’embauche, les équipes d’admission et les comités de bourses d’études.

Utilisez des modèles microsoft Word pour structurer rapidement les lettres afin de garder l’accent sur la présentation claire et efficace des réalisations. Rédigez les réalisations dans des exemples écrits avec Copilote dans Word, prêt à s’adapter pour les candidatures universitaires, les opportunités internes ou les soumissions de bourses.

Découvrez comment créer et affiner une lettre de recommandation professionnelle avec Word en ligne à l’aide de modèles et d’IA.

Ce qu’il faut préparer avant d’écrire une lettre de recommandation

Détails du CV ou de l’application

Demandez aux candidats une copie d’un CV, d’une déclaration personnelle ou d’une demande en cours de soumission afin que la lettre puisse renforcer l’histoire qu’ils racontent déjà.

Points forts à mettre en évidence

S’entendre sur deux ou trois qualités que le candidat souhaite mettre en évidence, comme le leadership, les compétences techniques, la capacité de recherche ou la fiabilité sous pression.

Réalisations ou projets

Notez les moments spécifiques où ces forces se sont montrées, comme un lancement, un résultat, un travail ou un résultat mesurable qui sauvegarde chaque qualité.

Type d’opportunité

Déterminez si la lettre soutient un emploi, un programme d’études supérieures, une bourse d’études, une promotion ou un rôle de bénévole, puis faites correspondre le cadrage et le ton au lecteur.

Conditions d’échéance et de soumission

Confirmez la date d’échéance, la limite de mot ou de page, ainsi que la méthode de soumission requise, comme le courrier électronique, la copie papier scellée ou le chargement dans le portail.

Comment mettre en forme une lettre de recommandation

• Introduction : commencez la lettre de recommandation par une introduction rapide décrivant l’expérience personnelle et l’expertise, ainsi que la définition de la relation avec le demandeur recommandé.

• Vue d’ensemble : créez une vue d’ensemble détaillée des forces connexes du candidat pour le poste ou l’opportunité disponible et la façon dont ces forces se sont manifestées dans les expériences partagées.

• Histoire personnelle : partagez plus d’informations sur le moment, où et comment les forces du demandeur ont été appliquées, en utilisant ensemble des expériences de première main.

• Déclaration de clôture : donnez un résumé du demandeur et partagez un raisonnement solide quant à la raison pour laquelle il serait approprié pour l’opportunité ou le poste.

• Signature : signez les lettres de recommandation avec le nom complet et les coordonnées pour toute demande de suivi.

Directives relatives aux lettres de recommandation professionnelles

Sélectionner une police professionnelle dans une taille cohérente

Écrivez la lettre de recommandation dans une police et une taille faciles à lire dans Microsoft Word. Choisissez parmi les polices professionnelles comme Aptos, Calibri ou Arial, et définissez la taille de police entre 11 et 12 points pour une disposition propre lisible.

Maintenir un espacement et des marges de page corrects

Définissez les marges de page sur Normal pour un espace d’un pouce en haut, en bas et sur les côtés. Appliquez un espacement de ligne d’un ou d’un point cinq dans tout le corps et laissez un seul saut de ligne entre les paragraphes pour une disposition équilibrée et lisible.

Conserver une longueur de lettre appropriée

Conservez les lettres de recommandation sur une page dans la mesure du possible, comme un lettre de démission ou lettre de motivation. Une page signale le focus et le respect du temps du lecteur, et seules les qualifications et les exemples les plus pertinents doivent être inclus.

Adapter les recommandations à l’opportunité

Une recommandation de programme d’études supérieures se lit différemment d’une approbation de promotion de gestion. Passez en revue la description du poste, le plan du programme ou les critères de bourse d’études avant d’écrire, puis miroir la langue et les priorités de l’opportunité. Changer l’accent donne à la lettre le poids avec le bon lecteur, comme le leadership pour un rôle de gestion, la recherche pour un programme universitaire ou l’impact sur la communauté pour une bourse.

Appliquer une case activée de qualité et une relecture

Vérifiez dans la lettre de recommandation toute erreur de mise en forme, d’orthographe ou de ponctuation avant d’enregistrer et de partager. Utiliser éditeur de document pour intercepter les petites erreurs lors de l’écriture avec des vérifications orthographiques et grammaticales en direct. Affinez le ton, resserrez la formulation et signalez la répétition avec Copilot dans Microsoft Word.

Exporter dans le format de fichier correct

Lorsqu’une lettre est prête à être partagé, enregistrez le document Word au format PDF pour conserver l’espacement, les polices et la disposition sur les appareils. Partagez directement à partir de Word par le biais d’une pièce jointe Outlook, d’un lien OneDrive partageable ou d’une impression.

Nommez le fichier clairement

Lors de l’enregistrement et du partage, nommez la lettre de recommandation dans un format clair. Par exemple, candidatename_recommendationletter_date fonctionne sur la plupart des portails de recrutement et des boîtes de réception de messagerie.

Comment transformer les réalisations en exemples crédibles

Des exemples spécifiques rendent une lettre de recommandation mémorable. Au lieu de louer une qualité, décrivez un moment où le candidat a démontré cette qualité, y compris le projet, l’action et le résultat. Comparez les deux paragraphes ci-dessous.

Plus faible : Sarah est une chef d’équipe dévouée qui soutient ses collègues.

Plus forte : Sarah a pris le relais en tant que chef d’équipe et a immédiatement restructuré la livraison sur quatre projets, en respectant l’échéance initiale du client.

La deuxième version décrit un moment, une décision et un résultat. Appliquez la même approche à chaque paragraphe.

• Nommez l’action : décrivez la tâche, le projet ou la situation détenue par le candidat.

• Décrivez le résultat : incluez des chiffres, des délais ou des résultats lorsque les informations existent.

• Expliquez l’impact : connectez le travail à l’équipe, au projet ou au organization et décrivez ce qui a changé.

• Remplacez les énoncés généraux : échangez des descripteurs souples comme fiables ou laborants pour des moments spécifiques qui prouvent ces qualités.

Conseils d’écriture de lettre de recommandation et erreurs courantes

Conseils d’écriture pour les lettres de recommandation

• Écrivez sur un ton professionnel et convivial : maintenir un ton accessible et positif tout au long de la lettre pour développer cohérence et crédibilité. La relation respectueuse avec le demandeur devrait être évidente tout au long de la lettre.

• Gardez la lettre formelle et concise : écrivez dans un style formel et incluez uniquement les attributs et les expériences pertinents pour l’opportunité. Affinez le brouillon avec éditeur de document pour la grammaire et la clarté, puis utilisez Copilote pour renforcer la formulation et le ton.

• Concentrez-vous sur les qualifications pertinentes et importantes : recherchez le rôle pour lequel le candidat présente une demande pour comprendre le poste et faire correspondre les forces à l’opportunité. Partager des expériences, la formation et les qualifications qui ont le plus d’impact et de pertinence pour le responsable du recrutement, le service rh ou le chef de service.

• Utilisez des mots percutants pour mettre en évidence les points forts du demandeur : des verbes actifs comme dirigé, livré, encadré et conçu décrivent la contribution du demandeur plus clairement que les descripteurs souples. Des mots comme honorés, significatifs et mémorables renforcent l’approbation lorsqu’ils sont placés autour d’exemples spécifiques.

Erreurs à éviter lors de l’écriture de lettres de recommandation

• Évitez la généralisation et l’hyperbole : utilisez uniquement des exemples spécifiques des traits de caractère les plus forts du demandeur et évitez les références sans contexte ni pertinence, y compris les éloges vagues. L’utilisation de l’hyperbole dans une lettre de recommandation peut également réduire la crédibilité du demandeur, surtout lorsque les allégations sont de nature sensationnaliste.

• Ne pas répéter le contenu de reprise : le lecteur dispose déjà du reprendre. Utilisez la lettre pour ajouter le contexte, le caractère et la preuve que le CV ne peut pas afficher.

• Veillez à vous présenter : n’excluez jamais de détails précieux dans l’introduction sur les informations d’identification du conseiller et la relation avec le demandeur. Le fait de ne pas ajouter ces détails peut réduire la crédibilité de la lettre.

• Ne vous sentez pas pressé d’écrire une lettre de recommandation : si une demande ne peut pas être prise en charge avec confiance, refuser est plus professionnel que produire une approbation faible. Suggérer un autre générateur de recommandations est un moyen juste de répondre.

• N’utilisez pas de référence sans leur autorisation : les demandeurs doivent confirmer auprès du générateur de recommandations avant de les répertorier, et ceux qui recommandent doivent confirmer la méthode de soumission avant d’envoyer la lettre.

Comment rédiger et personnaliser des lettres de recommandation avec Copilot

Transformer les notes de performance, les commentaires sur les cours ou les observations de projet en un premier brouillon structuré avec Copilote en Word. Discutez avec Copilot pour affiner le ton, retravailler la formulation informelle en prose professionnelle, et renforcer la clarté pour convenir au lecteur. Vérifiez l’exactitude de chaque paragraphe une fois le brouillon affiché, ajoutez des observations de première main que seul un générateur de recommandations peut fournir et vérifiez que chaque exemple reflète l’expérience réelle du candidat.

Essayez cette requête Copilot

Rédigez une lettre de recommandation d’une page pour [nom du candidat], qui a travaillé avec moi en tant que [rôle] pendant [durée]. Mettez en surbrillance [force 1] et [force 2] avec des exemples spécifiques de [projet ou situation]. Gardez le ton professionnel et chaleureux, et adressez la lettre à [destinataire ou « À qui il peut s’adresser»]. Cliquez pour copier cette requête Copilot

Comment adapter les lettres de recommandation pour différentes applications

Un candidat qui présente une demande pour plusieurs opportunités n’a pas besoin d’une nouvelle recommandation pour chacune d’elles. Utiliser L’IA pour réécrire une seule lettre de base pour chaque lecteur, en ajustant l’accentuation, le ton et le vocabulaire sans perdre les exemples d’origine ou l’approbation.

• Leadership pour un rôle de gestion : recadrer des exemples sur les décisions, l’impact sur l’équipe et la responsabilité.

• Travail d’équipe pour un environnement collaboratif : mettez en évidence les moments fonctionnels croisés, le support par les pairs et les résultats partagés.

• Ton simplifié pour les RH internes : adoucissez la formalité et concentrez-vous sur l’adéquation du candidat à l’équipe et à la culture.

• Langage formel pour une demande universitaire : renforcer la structure et élever la formulation pour les comités d’admission et les comités de bourses d’études.

Une lettre de base forte peut fonctionner sur plusieurs applications avec de petits changements dans l’encadrement, ce qui élimine la pression d’un nouveau brouillon à chaque fois.

Essayez cette requête Copilot

Retravailler cette lettre de recommandation pour un [rôle de gestion/programme universitaire/demande de bourse d’études]. Conservez les exemples intacts et ajustez le cadrage, le ton et le vocabulaire en fonction du lecteur. Cliquez pour copier cette requête Copilot

Comment écrire une lettre de recommandation dans Microsoft Word

1. Ouvrir un nouveau Word document ou sélectionnez un modèle de lettre de recommandation pour commencer à écrire.

2. Ajoutez les détails de l’expéditeur, la date, les détails du destinataire et la salutation en haut de la page.

3. Cliquez sur Copilote et demandez à l’IA de rédiger le corps de la lettre à partir de notes, de puces ou d’une évaluation récente des performances.

4. Passez en revue le brouillon généré par l’IA et demandez à Copilot d’affiner le ton, de renforcer la formulation ou de renforcer des exemples spécifiques.

5. Utiliser éditeur de document pour case activée l’orthographe, la grammaire et la lisibilité avant la finalisation.

6. Enregistrez le document Word au format PDF ou partagez-le directement par e-mail, portails de recrutement et impression.

L’écriture d’une lettre de recommandation prend quelques minutes avec le modèle approprié et quelques notes. Rédiger une approbation claire et personnalisée à l’aide de modèles et de Copilot dans Microsoft Word aujourd’hui. Explorez d’autres guides d’écriture d’entreprise, comme comment mettre en forme une lettre d’accompagnement et meilleures polices de reprise, tailles et conseils de mise en forme.