即时转换 将长篇报告和文档转换为简短和专业电子邮件 Word中的副驾驶。一封好的电子邮件需要简洁和个性化，但在繁忙的日程中，从文档中总结复杂想法需要一些时间。 这就是为什么与 Copilot 聊天可以简化电子邮件的编写，因为它从多个文档提取关键点，并为不同的收件人定制语气。
使用 AI 生成高质量电子邮件大纲，保持工作效率。 了解如何利用 AI 在 中将文档草稿、重写和汇总为可读电子邮件 Microsoft Word。
如何将文档转换为电子邮件
电子邮件是与经理共享项目要点还是为客户总结销售建议，取决于 Copilot 在不丢失事实和上下文的情况下精简信息。 下面介绍如何在 Word 中撰写电子邮件草稿。
打开 Word要转换为电子邮件的文档。
在功能区或右侧图标Word中启用 Copilot，并开始聊天以解释电子邮件起草要求。
添加有关收件人、理想语气和电子邮件长度的上下文，以便 AI 可以定制邮件。 使用 Copilot 聊天中的加号按钮，进一步附加引用文档（如演示文稿、OneDrive 文件和最近的电子邮件）。
查看电子邮件草稿答复，并根据需要请求语言或语气更改。
将 AI 生成的电子邮件草稿模板复制到 Microsoft Outlook 或其他电子邮件提供商，并在准备就绪时发送它。 或者，使用 Word中的“共享”按钮，用于生成指向文档的链接并粘贴电子邮件草稿
作为预读，进入消息部分。
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提示：将 Outlook 电子邮件签名添加到每封电子邮件，以增加可信度。 良好的电子邮件签名可增强电子邮件的专业性，并给组织留下良好的印象。 快速自定义 包含联系人详细信息、品牌徽标和其他基本链接 的电子邮件签名模板 。
继续阅读，了解哪些日常工作文档可以通过 AI 帮助提示转换为精美的电子邮件模板。
使用 AI 快速起草电子邮件的九个想法
1. 会议笔记
会议可以有一系列讨论、讨论要点和后续操作，使它成为一项漫长的手动任务来查找要点。 转换 会议记录 并将文档记入 AI 摘要，使与会者和利益干系人随时了解情况。
与 Copilot 聊天以创建有用的电子邮件草稿大纲，概述要点、决策，并展示不同收件人的操作项目，包括未参加的人员、高级利益干系人、客户或已分配后续任务的人员。
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2. 培训指南和手册
在工作中推动学习、人力资源或提高技能计划？ 在 Word 中使用 AI，从冗长的载入文档、SOP 文档、流程培训等创建可理解的电子邮件。
使用 Copilot 生成短格式电子邮件内容以引入 包含关键要点或编写链接到文档的上下文 的培训指南 。 或者，通过从关键点创建 Outlook 电子邮件系列，使繁忙的团队能够更快地掌握知识。
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3. 状态报告
此电子邮件文档为团队主管、项目经理和其他需要向 C 套件和高管提供更新的角色节省时间。 使用 AI 从中提取顶级见解 每周状态报告，以便在节省宝贵的时间的同时让他们了解情况。
利用 Copilot 使用 操作谓词重写内容，突出显示进度和成就，采用可消化的格式，以截断其收件箱中的杂乱无章。
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4. 新闻稿和博客草稿
作家、传播专业人员和营销人员已经起草了长篇 网站博客和 在Word制作新闻稿。 现在，Copilot 可以将该内容重新用于吸引电子邮件的挑逗符和片段，从而节省以正确的语气重新编写内容以电子邮件参与的手动工作量。
通过提供有关读者是否是内部员工、销售合作伙伴、电子邮件订阅者或其他内容的 Copilot 上下文来调整草稿的语气、长度和格式。
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提示：使用 Copilot 作为电子邮件主题行生成器来创建可提高电子邮件打开率的有影响力的标题。
5. 项目简介
新的发布需要全面的文档，但并非所有项目成员都有时间深入参与完整文档。 项目摘要和 业务建议 可以运行多个页面，因为它概述了目标、路线图、时间线、利益干系人、所需的资源等。 这就是 Copilot 帮助确保发件人和读者高效工作的地方。
使用 AI 生成简单的项目要求摘要和任务，为你和团队成员节省时间和精力。
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6. 市场活动计划
从设计上看，通信和内容规划文档很长。 在电子邮件中使用 AI 总结市场活动策略，以便快速获得利益干系人、设计师或代理合作伙伴的批准。
使用 Copilot 将创意策略大纲转换为发布公告电子邮件或内部对齐电子邮件。
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7. 客户研究和反馈
产品和支持团队可以从了解反馈中受益，但手动扫描报价和投诉太耗时。 借助 Copilot，将调查结果、客户通话记录、信件和更多反馈文档转换为面向操作的电子邮件。
通过起草电子邮件与客户共享或在内部共享见解和趋势来展示企业响应能力。
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8. 事件邀请和回顾
人力资源和通信团队可以快速将事件相关文档转换为 使用 Copilot 的 邀请 ，该邀请可以引用事件计划文档，并从相关电子邮件和 Teams 会议录制中拉取详细信息。 使用 AI 提取事件详细信息，例如日期、位置、计时、RSVP 链接等。
Copilot 还可以制作事件回顾，以突出显示日程表中的部分事件，并为相关人员撰写感谢说明。 通过请求生动而专业的语气来保持活动电子邮件的吸引力。
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9. 简历
大学生和求职者可以从 中创建快速定制的外展电子邮件 简历 和招聘广告，同时申请实习、志愿者角色、内部机会或简单的人脉。 提示 Copilot 创建一条精美的消息，以汇总适合作业列表的体验。
当没有时间制作和格式化正式时，这个 AI 支持的电子邮件起草提示是完美的 求职信。
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尝试这些想法来创建有影响力的电子邮件，从重要人员那里获得响应。 使用 更快地开始起草电子邮件 Microsoft Word。
通过学习探索更多省时的想法 如何使用 AI 获取会议记录，以及 如何编写会议议程。
常见问题解答
Word中的 Copilot 是否安全使用？
智能 Microsoft 365 Copilot 副驾驶®，包括 Word中的 Copilot 遵循企业级安全和隐私标准。 它在 Microsoft 365 合规性框架中运行。 数据访问权限仅限于在 Microsoft 365 中已有权限，并且任何数据都保留在组织的Microsoft环境中。 了解 Copilot 中的数据安全性。
如何优化 Copilot 提示以编写更好的电子邮件？
Copilot 可以了解文档的上下文，但如果输出不符合预期，请再次阐明有关电子邮件目标和收件人的信息。 用户还可以突出显示文档中的特定段落，以便 Copilot 关注和改进 AI 电子邮件草稿模板。 描述理想语气和格式也有助于生成良好的 AI 内容。
如何使电子邮件易于访问？
请务必确保每个人都能阅读和理解电子邮件。 使用短段落或列表清楚地构造内容，并使用 Arial 或 Calibri 等可读字体。 避免使用表和使用标题来帮助屏幕阅读器正常工作。 如果使用 Outlook，请使用 辅助功能检查器 ，它标记问题和建议修复，如颜色对比度差。
