วิธีการเขียนจดหมายขอบคุณหลังการสัมภาษณ์

แสดงความขอบคุณและแสดงความกระตือรือร้นหลังจากการสัมภาษณ์ด้วยจดหมายหรืออีเมลขอบคุณอย่างมืออาชีพ ไม่ว่าการสัมภาษณ์จะมีไว้เพื่ออะไร ข้อความขอบคุณที่เขียนอย่างดีที่แบ่งปันกับผู้จัดการฝ่ายจ้างงานหรือฝ่ายทรัพยากรบุคคลจะช่วยให้ใบสมัครโดดเด่นและแสดงให้เห็นถึงความสนใจในบทบาทนี้อย่างต่อเนื่อง

เรียนรู้วิธีการจัดรูปแบบจดหมายขอบคุณ สิ่งที่ต้องใส่ และวิธีการข้ามหน้าเปล่าด้วย พร้อมปรับแต่ง เทมเพลตจดหมายขอบคุณและ Copilot ใน Microsoft Word

ทําไมต้องส่งจดหมายขอบคุณหลังการสัมภาษณ์?

จดหมายขอบคุณจะช่วยเสริมความแข็งแกร่งให้กับผู้สมัครได้นานหลังจากการสัมภาษณ์สิ้นสุดลง ข้อความจะแสดงประสบการณ์และคุณสมบัติที่โดดเด่น ล้างคําตอบในการสัมภาษณ์ที่พลาดไป ชี้แจงใบรับรอง อธิบายเครื่องมือที่ใช้ในบทบาทก่อนหน้า หรือเสริมตัวอย่างการทํางานร่วมกันจากทีมที่ผ่านมา

การติดตามผลที่พิจารณายังแสดงให้เห็นถึงความสนใจอย่างต่อเนื่องในบทบาท ความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับความต้องการของบริษัท และทําให้ผู้จัดการฝ่ายจ้างงานมีความประทับใจที่อบอุ่นและยั่งยืน

วิธีจัดรูปแบบจดหมายขอบคุณหรืออีเมลขอบคุณ

เขียนบรรทัดหัวข้อของอีเมลที่ชัดเจน

บรรทัดหัวเรื่องจะกําหนดชะตากรรมของอีเมลก่อนที่ผู้จัดการการจ้างงานจะเปิดขึ้นมา ทําให้สั้น เฉพาะเจาะจง และเป็นมืออาชีพ และใส่บทบาทและคําว่า "ขอบคุณ" เพื่อให้สามารถมองเห็นอีเมลในกล่องขาเข้าที่วุ่นวายได้ง่าย ตัวอย่างเช่น "ขอบคุณสําหรับการสัมภาษณ์ผู้จัดการฝ่ายการตลาด" หรือ "ยินดีที่ได้พบ ขอบคุณสําหรับการสนทนากับนักออกแบบผลิตภัณฑ์"

ทําให้ข้อความกระชับด้วยย่อหน้าสั้นๆ

ตั้งเป้าไว้ที่ 150 ถึง 250 คําสําหรับอีเมลขอบคุณ และเขียนจดหมายขอบคุณที่พิมพ์ออกมาหรือแนบมาได้สูงสุดหนึ่งหน้า ย่อหน้าสั้นๆ ที่มีสองหรือสามประโยคจะทําให้สามารถสแกนข้อความได้และใส่ประเด็นสําคัญที่สุดไว้ข้างหน้า ติดตามความยาวแบบร่างด้วย ตัวนับคําใน Word

เลือกการลงชื่อออกที่เหมาะสม

จับคู่การลงชื่อออกให้ตรงกับน้ําเสียงของการสัมภาษณ์และอุตสาหกรรม "แสดงความนับถือ" หรือ "ขอแสดงความนับถือ" ใช้ได้กับบทบาทระดับมืออาชีพส่วนใหญ่ "ขอแสดงความนับถือ" เหมาะกับอุตสาหกรรมที่เป็นทางการ เช่น กฎหมายหรือการเงิน "ขอแสดงความนับถืออย่างอบอุ่น" หรือ "ขอบคุณมาก" เหมาะกับบทบาทที่สร้างสรรค์และเน้นผู้คนเป็นศูนย์กลาง ซึ่งการสนทนารู้สึกผ่อนคลายมากขึ้น

ตอบกลับคําเชิญสัมภาษณ์เมื่อเป็นไปได้

การตอบกลับคําเชิญสัมภาษณ์เดิมโดยตรงจะทําให้การสนทนาทั้งหมดอยู่ในที่เดียว ผู้จัดการฝ่ายจ้างงานสามารถดูรายละเอียดการสัมภาษณ์และข้อความขอบคุณเคียงข้างกัน ซึ่งทําให้ง่ายต่อการติดตามผลเมื่อทีมทําการตัดสินใจ

หลีกเลี่ยงการส่งสิ่งที่แนบมาเว้นแต่ได้รับการร้องขอ

เก็บข้อความขอบคุณในเนื้อความของอีเมล สิ่งที่แนบมาอาจขัดข้องกับตัวกรองสแปม และทําให้อีเมลช้าลงระหว่างส่งไปยังกล่องจดหมายเข้า หากการสัมภาษณ์จบลงด้วยการขอเอกสารเพิ่มเติม ให้แนบเอกสารเหล่านั้นเป็น PDF เดียวที่มี ชื่อไฟล์ที่ชัดเจน เพื่อให้ผู้จัดการการจ้างงานสามารถเปิดได้อย่างง่ายดาย

เพิ่มรายละเอียดที่ติดต่อใต้ลายเซ็น

ปิดข้อความด้วยลายเซ็นแบบมืออาชีพ ซึ่งรวมถึงชื่อเต็ม หมายเลขโทรศัพท์ ที่อยู่อีเมล และลิงก์ไปยังพอร์ตโครงการหรือโปรไฟล์ LinkedIn หากเกี่ยวข้อง ด้วยวิธีนี้ผู้จัดการการจ้างงานจะมีทุกอย่างในที่เดียวและสามารถติดตามผลได้โดยไม่ต้องตามหาอีเมลก่อนหน้านี้

สิ่งที่ต้องแนบมาในจดหมายขอบคุณ

เริ่มต้นด้วยข้อความแสดงความขอบคุณ

เปิดด้วยคําขอบคุณที่จริงใจสําหรับเวลาของผู้สัมภาษณ์และโอกาสในการพูดคุยเกี่ยวกับบทบาท หนึ่งหรือสองประโยคก็เพียงพอแล้ว และรายละเอียดเฉพาะ เช่น วันที่ของการสนทนาหรือสมาชิกคณะกรรมการที่เกี่ยวข้องพิสูจน์ได้ว่าข้อความนั้นเป็นของบทสัมภาษณ์นั้นเพียงอย่างเดียว

อ้างถึงประเด็นการสนทนาจากการสัมภาษณ์

พูดถึงช่วงเวลาที่โดดเด่นจากการสนทนา รายละเอียดเกี่ยวกับทีม โครงการที่กําลังดําเนินการอยู่ หรือความท้าทายที่บริษัทกําลังเผชิญอยู่จะทําให้ข้อความนั้นรู้สึกเป็นส่วนตัว และพิสูจน์ให้เห็นว่าผู้สมัครรับฟังอย่างใกล้ชิดระหว่างการสัมภาษณ์ สําหรับการสนทนาแบบแผงควบคุมที่ยาวขึ้น ให้วางบันทึกย่อการสัมภาษณ์ลงใน Word และการใช้ เครื่องมือสรุปด้วย AI เพื่อแสดงช่วงเวลาที่สําคัญที่สุดเพื่ออ้างอิง

เสริมสร้างคุณสมบัติที่เกี่ยวข้อง

เชื่อมโยงประสบการณ์สําคัญหนึ่งหรือสองอย่างกับความรับผิดชอบของบทบาท เน้นทักษะที่เกี่ยวข้องกับตําแหน่งมากที่สุดแทนการเดินผ่าน ประวัติย่อแบบเต็ม เพื่อให้ผู้จัดการการจ้างงานเห็นความเชื่อมโยงระหว่างผู้สมัครและงานในบรรทัดเดียว

ชี้แจงหรือขยายการตอบกลับบางรายการ

จดหมายขอบคุณให้โอกาสครั้งที่สองในการจัดการกับสิ่งที่ขาดหายไประหว่างการสัมภาษณ์ ขยายคําถามที่รู้สึกเร่งรีบ ชี้แจงเครื่องมือหรือใบรับรองที่ได้รับการกล่าวถึงอย่างรวดเร็ว หรือเพิ่มบริบทให้กับตัวอย่างที่ต้องการรายละเอียดเพิ่มเติม การสะท้อนและความมุ่งมั่นของสัญญาณการติดตามผลสั้น ๆ ต่อบทบาท

แสดงความสนใจอย่างต่อเนื่องและขั้นตอนถัดไป

ปิดท้ายด้วยบรรทัดที่ชัดเจนเกี่ยวกับความสนใจอย่างต่อเนื่องในบทบาทนี้และข้อเสนอที่จะแบ่งปันสิ่งอื่นที่อาจช่วยได้ อ้างถึงขั้นตอนถัดไปหากพวกเขาเกิดขึ้นในการสัมภาษณ์และเชิญคําถามติดตามผลใดๆ การปิดอย่างมั่นใจทําให้โมเมนตัมก้าวไปสู่ขั้นตอนต่อไป

วิธีปรับแต่งข้อความขอบคุณสําหรับประเภทการสัมภาษณ์ต่างๆ

• หลังจากการสัมภาษณ์รอบแรก: หากมีผู้สัมภาษณ์มากกว่าหนึ่งคน ข้อความควรรับทราบทั้งกลุ่ม การอ้างอิงสั้นๆ เกี่ยวกับวิธีที่แผนกต่างๆ ทํางานร่วมกันแสดงให้เห็นถึงบทบาทที่เหมาะกับภาพรวมของทีม และการกล่าวถึงสั้นๆ เกี่ยวกับประสบการณ์ข้ามทีมจะเป็นการตั้งค่ารอบต่อไป

• หลังจากการสัมภาษณ์ผู้นําหรือรอบสุดท้าย: ชี้ข้อความไปที่ภาพรวม กล่าวถึงบางอย่างที่เฉพาะเจาะจงจากวิสัยทัศน์หรือลําดับความสําคัญที่เกิดขึ้น และเชื่อมโยงบทบาทนี้เข้ากับประเภทของผลกระทบที่ทีมกําลังจ้างงาน ขอให้ Copilot เขียนร่างใหม่ ด้วยน้ําเสียงที่มั่นใจและวัดได้มากขึ้นเพื่อให้ตรงกับความอาวุโสของห้อง

• หลังจากการสัมภาษณ์ภายใน: ยอมรับความสัมพันธ์ที่มีอยู่ แต่ปฏิบัติต่อข้อความอย่างจริงจังเหมือนกับแอปพลิเคชันภายนอก การมีส่วนร่วมอ้างอิงที่ทําในบทบาทปัจจุบัน เชื่อมโยงพวกเขากับสิ่งที่ตําแหน่งใหม่ต้องการ และทําให้ความสนใจในขั้นตอนต่อไปชัดเจน

• หลังจากการสัมภาษณ์เสมือนจริง: ทําให้ข้อความอบอุ่นและเป็นส่วนตัวเพื่อให้น้ําเสียงของการโทรดําเนินต่อไป เรียกใช้ช่วงเวลาที่เฉพาะเจาะจงจากการสนทนาทางวิดีโอ ยืนยันรายละเอียดด้านเทคนิคสําหรับรอบต่อไป และทําให้ความกระตือรือร้นสําหรับบทบาทนี้อยู่ด้านหน้าและตรงกลาง

สัมภาษณ์ เคล็ดลับในการเขียนจดหมายขอบคุณ และข้อผิดพลาดที่ควรหลีกเลี่ยง

• ทําให้จดหมายสั้นและมุ่งเน้น: ตั้งเป้าไว้ที่ประมาณ 150 ถึง 250 คําสําหรับอีเมล และหน้าสั้นๆ หนึ่งหน้าสําหรับจดหมายที่พิมพ์ ใช้ ตัว นับคําเพื่อ ติดตาม

• ปรับแต่งข้อความ: รายละเอียดอ้างอิงจากการสัมภาษณ์ เช่น ความท้าทายหรือโครงการที่พูดคุยกัน หลีกเลี่ยงการติดตามผลการคัดลอกและวางทั่วไป

• ใช้น้ําเสียงที่เป็นมืออาชีพ: เก็บข้อความ อบอุ่นและเป็นมืออาชีพ ในขณะที่สะท้อนภาษาที่ใช้ในการสัมภาษณ์ คําสแลง ตัวย่อ หรืออีโมจิอาจถูกอ่านว่าไม่เป็นมืออาชีพ

• อ้างอิงบทบาท: ตั้งชื่อบทบาท บริษัท และวันที่สัมภาษณ์ เพื่อให้ส่งข้อความได้อย่างรวดเร็ว

• ส่งข้อความทันที: แชร์จดหมายหรืออีเมลขอบคุณภายใน 24 ถึง 48 ชั่วโมงของการสัมภาษณ์ เพื่อให้การสนทนาสดใหม่และไปถึงผู้จัดการฝ่ายจ้างงานในขณะที่การสัมภาษณ์ยังเป็นช่วงล่าสุด

• พิสูจน์อักษรและแก้ไข: ตรวจสอบ การสะกด ไวยากรณ์ โครงสร้าง และการจัดรูปแบบก่อนส่ง ใช้ตัวแก้ไขเอกสารหรือ ปรับปรุงแบบร่าง ด้วย Copilot เพื่อปรับปรุงโฟลว์ให้คมชัดก่อนการส่งครั้งสุดท้าย

วิธีการร่างจดหมายหรืออีเมลขอบคุณด้วย Copilot

1. เปิด เอกสารเปล่าใหม่ใน Word สําหรับเว็บ

2. คลิกที่ Copilot ใน Word เพื่อเริ่มการแชทใหม่

3. ถาม Copilot เพื่อร่างจดหมายหรืออีเมลขอบคุณ รวมถึงบทบาท บริษัท และสิ่งใดก็ตามจากการสัมภาษณ์ที่ควรค่าแก่การอ้างอิง

4. ตรวจทานเค้าร่างที่สร้างขึ้นโดย AI และใช้ การเขียน ใหม่ด้วย AI เพื่อปรับน้ําเสียงให้เข้ากับบทบาท

5. ปรับแต่งแบบร่างด้วย ตัว ตรวจสอบไวยากรณ์ เพื่อตรวจหาปัญหาที่เหลืออยู่ก่อนที่จะส่ง สําหรับการตรวจทานเพิ่มเติม ให้แชร์เอกสารกับเพื่อนหรือที่ปรึกษาที่เชื่อถือได้ผ่านทาง เครื่องมือการทํางานร่วมกันใน Word

6. บันทึกเวอร์ชันสุดท้ายเป็น PDF หรือส่งจดหมายขอบคุณไปยัง Outlook โดยตรง

Try this Copilot prompt"ร่างอีเมลขอบคุณแบบมืออาชีพหลังจากการสัมภาษณ์สําหรับตําแหน่งผู้จัดการฝ่ายการตลาด ส่งต่อแผงสัมภาษณ์ แสดงความกระตือรือร้นในบทบาทนี้ และอ้างอิงสั้นๆ เกี่ยวกับการอภิปรายเกี่ยวกับการปรับปรุงการมีส่วนร่วมของลูกค้าผ่านแคมเปญที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูล ทําให้น้ําเสียงอบอุ่นและมั่นใจ และจํากัดอีเมลให้มีย่อหน้าสั้นๆ สองถึงสามย่อหน้า"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

วิธีใช้เทมเพลตจดหมายขอบคุณใน Microsoft Word

สํารวจตัวอย่างเทมเพลตจดหมายขอบคุณหลังการสัมภาษณ์ใน Word แล้วทําตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อปรับแต่ง

1. เปิด Microsoft Word ออนไลน์

2. ค้นหาจดหมายในแถบค้นหา จากนั้นเลือกประเภทเทมเพลต

3. เลือก แม่แบบจดหมายขอบคุณ เพื่อเริ่มต้น

4. ปรับแต่งเทมเพลตด้วยข้อมูลส่วนบุคคล รายละเอียดบทบาท และการอ้างอิงจากการสัมภาษณ์

5. ขอให้ Copilot เขียนส่วนใดๆ ใหม่ เพื่อให้ตรงกับน้ําเสียงของตําแหน่ง และตรวจทานด้วย ตัว ตรวจสอบการสะกดก่อน ส่งออก

6. ส่งออกเป็น PDF เพื่อให้แชร์ได้ง่ายหรือส่งตรงไปยัง Outlook เพื่อส่งอีเมล

จดหมายหรืออีเมลขอบคุณที่พิถีพิถันจะทําให้ผู้จัดการฝ่ายจ้างงานสามารถมองเห็นใบสมัครในระหว่างขั้นตอนการตัดสินใจ และแสดงความสนใจในตําแหน่งนี้อย่างแท้จริง รวบรวมข้อความที่สวยงามและเป็นส่วนตัวด้วย Copilot และเทมเพลตที่พร้อมใช้งานใน Microsoft Word

สํารวจคู่มือการสมัครงานเพิ่มเติม เช่น วิธีการเขียนจดหมายปะหน้า และ วิธีเขียนประวัติย่อด้วย AI สําหรับทุกช่วงของอาชีพการงาน