วิธีการเขียนจดหมายหรืออีเมลลาออก — ตัวอย่างเทมเพลตและพร้อมท์ AI

จดหมายลาออกที่ชัดเจนเริ่มต้นด้วยการรู้ว่าควรใส่ข้อมูลใดและวิธีการนำเสนออย่างมืออาชีพเทมเพลตจดหมายลาออกที่ปรับแต่งได้ใน Microsoft Word มีโครงสร้างที่ทำตามได้ง่าย รวมถึงตัวแทนข้อความและตัวอย่างเพื่อช่วยจัดระเบียบรายละเอียดที่สำคัญ

ถ้าเริ่มใหม่ตั้งแต่ต้น ให้แชทกับ Copilot ใน Word โดยใช้ตัวอย่างพร้อมท์เพื่อสร้างแบบร่างแรกที่ดูเป็นมืออาชีพและมีการใช้ถ้อยคำที่เหมาะสมสำหรับที่ทำงานปรับพร้อมท์สำหรับสถานการณ์ต่างๆ เช่น การลาออกทันที การลาออกระหว่างการทดลองงาน หรือการเปลี่ยนแปลงทางอาชีพ

เริ่มต้นด้วยเทมเพลตใน Word หรือใช้ Copilot เพื่อสร้างและปรับปรุงจดหมายลาออกสำหรับสถานการณ์ที่ทำงานที่แตกต่างกัน

สิ่งที่ควรระบุไว้ในจดหมายหรืออีเมลลาออก

รวบรวมรายละเอียดที่สำคัญจากอีเมล สัญญาที่ผ่านมา และนโยบายของบริษัทก่อนที่จะเริ่มจดหมายลาออกใส่องค์ประกอบที่ระบุไว้ด้านล่างเพื่อพัฒนาแบบร่างที่ชัดเจนและถูกต้อง

• วันที่และคำขึ้นต้น: เพิ่มวันที่เขียนและผู้รับจดหมายตัวอย่างเช่น หัวหน้างานโดยตรง ผู้อำนวยการ หรือผู้จัดการทีม โดยขึ้นอยู่กับลำดับขั้นในที่ทำงาน

• ข้อความแจ้งลาออก: ระบุเหตุผลหลักในการเขียนจดหมายลาออกด้วยความเคารพระบุเหตุผลในการลาออก ไม่ว่าจะเป็นการเปลี่ยนสายอาชีพหรือการไปรับตำแหน่งงานอื่น หากจำเป็น

• วันทำงานวันสุดท้าย: ระบุวันที่กำหนดให้เป็นวันทำงานวันสุดท้ายระบุระยะเวลาในการแจ้งล่วงหน้าให้ชัดเจน โดยระบุว่าระยะเวลาดังกล่าวเป็นไปตามทั้งนโยบายปัจจุบันของบริษัทและข้อผูกพันตามสัญญา

• ข้อความแสดงความขอบคุณ: ใส่ข้อความขอบคุณสั้นๆ สำหรับโอกาสต่างๆ ที่บริษัทมอบให้ รวมถึงประสบการณ์การทำงาน การฝึกอบรม และการให้คำแนะนำด้านอาชีพ

• ขั้นตอนถัดไปและรายละเอียดการเปลี่ยนผ่าน: สรุปแผนการส่งต่องาน พร้อมระบุกรอบเวลาที่ชัดเจนและสมาชิกทีมที่เกี่ยวข้อง

• คำลงท้ายอย่างมืออาชีพ: ปิดท้ายจดหมายลาออกด้วยคำว่า “ขอแสดงความนับถือ” “ด้วยความจริงใจ” หรือ “ขอบคุณ”ใช้ชื่อเต็มและตำแหน่งงาน หากเป็นไปได้ หรือใช้ชื่อในที่ทำงานที่มีบรรยากาศไม่เป็นทางการ

วิธีการเขียนจดหมายลาออกโดยใช้เทมเพลตใน Word

สร้างจดหมายลาออกโดยไม่ต้องคาดเดามากนักด้วยการปรับแก้เทมเพลตและเค้าโครงตัวอย่างใน Word Onlineทำตามขั้นตอนง่ายๆ ด้านล่างเพื่อเริ่มต้นใช้งาน

1. ในเบราว์เซอร์ สำรวจเทมเพลตจดหมายลาออกใน Word

2. คลิกที่เทมเพลตที่เหมาะกับเหตุผลในการลาออกเพื่อเริ่มกำหนดเอง

3. แทนที่ส่วนพื้นที่ที่สำรองไว้ด้วยรายละเอียดที่เกี่ยวข้อง เช่น เหตุผลสำหรับการลาออก ระยะเวลาการแจ้งให้ทราบล่วงหน้า และข้อความขอบคุณ

4. ขอให้ Copilot ตรวจทานและปรับปรุงข้อความให้เรียบร้อย จากนั้นใช้ตัวแก้ไขเอกสารเพื่อตรวจสอบไวยากรณ์และการสะกดคำก่อนจัดทำเอกสารให้เสร็จสมบูรณ์

5. บันทึกเอกสารเป็น PDF สุดท้ายเพื่อแชร์เป็นสิ่งที่แนบมาผ่านทางอีเมลได้อย่างง่ายดาย

ตัวอย่างของเทมเพลตจดหมายลาออกที่ปรับใช้ได้

การลาออกระหว่างช่วงทดลองงาน

ใช้โครงสร้างจดหมายนี้เพื่อร่างเอกสารที่แสดงความขอบคุณและช่วยยกระดับความสัมพันธ์แบบมืออาชีพกับทีม

จดหมายลาออกสมัยใหม่

Use this template

การลาออกจากตำแหน่งงานตามสัญญา

แสดงความสนใจที่จะไปทำสิ่งอื่น โดยอธิบายเหตุผลในการลาออก และสรุปกระบวนการส่งต่องานในเอกสาร Word สั้นๆ ที่ชัดเจนด้วยเทมเพลตนี้

จดหมายลาออกจากงานด้านธุรการ

Use this template

การลาออกจากบทบาทงานนอกเวลา

เทมเพลตที่สามารถแก้ไขได้นี้เหมาะสำหรับการลาออกจากตำแหน่งที่ไม่เป็นทางการหรือนอกเวลาเพื่อสำรวจบทบาทเต็มเวลาหรืออาชีพอื่นๆ

จดหมายลาออกสำหรับสายงานเทคโนโลยี

Use this template

จดหมายลาออกสำหรับการเกษียณอายุ

ประกาศการเกษียณอายุจากบทบาทในลักษณะที่สุภาพและเป็นทางการ ในขณะที่ทำเค้าร่างไฮไลต์อาชีพด้วยเทมเพลต Word ที่แก้ไขได้ง่ายนี้

จดหมายลาออกเนื่องจากเกษียณอายุ

Use this template

ร่างจดหมายลาออกสำหรับการทำงานด้วย AI

เทมเพลตทำให้การสร้างจากโครงสร้างที่มีอยู่ง่ายขึ้น ในขณะที่ Copilot สามารถช่วยเริ่มต้นจากหน้าเปล่าและปรับแต่งจดหมายลาออกในสถานการณ์ รายละเอียด และมีการใช้ถ้อยคำที่เฉพาะเจาะจง

สร้างจดหมายที่สอดคล้องกับสถานการณ์เฉพาะได้ดีที่สุดโดยการคัดลอกและวางพร้อมท์เหล่านี้ลงในการแชท ของ Copilot ใน Word Online จากนั้นปรับปรุงภาษาและมีการใช้ถ้อยคำที่สื่อสารถึงการลาออกอย่างชัดเจน

จดหมายลาออกอย่างง่าย

Try this Copilot prompt"ร่างจดหมายลาออกสั้นๆ ที่ชัดเจนเพื่อแชร์กับผู้จัดการทีม โดยกล่าวถึงเหตุผลว่า [เหตุผล] ระยะเวลาการแจ้งให้ทราบล่วงหน้าที่เป็นไปได้ [x] สัปดาห์ ซึ่งเป็นวันที่ทำงานวันสุดท้ายคือ [วันที่]"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

จดหมายลาออกแบบมืออาชีพที่มีระยะเวลาแจ้งล่วงหน้า

Try this Copilot prompt"จัดทำจดหมายลาออกอย่างเป็นทางการเพื่อแจ้งผู้จัดการทีม โดยระบุเหตุผลในการลาออกว่า [เหตุผล] ระยะเวลาการแจ้งล่วงหน้า [x] สัปดาห์ และวันที่ทำงานวันสุดท้ายคือ [วันที่] โปรดใช้ถ้อยคำที่เป็นมืออาชีพและปฏิบัติตามแนวทางมาตรฐานของที่ทำงาน"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

จดหมายลาออกที่มีการแจ้งล่วงหน้าสองสัปดาห์

Try this Copilot prompt"สร้างจดหมายลาออกด้วยถ้อยคำที่เป็นกลางและตรงไปตรงมา โดยแจ้งให้ทราบล่วงหน้าสองสัปดาห์ ระบุเหตุผลสั้นๆ ว่า [เหตุผล] สำหรับการลาออก วันที่ทำงานวันสุดท้าย และความรับผิดชอบที่ค้างอยู่"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

ตัวอย่างจดหมายลาออกโดยมีผลทันที

Try this Copilot prompt"เขียนจดหมายลาออกสั้นๆ เพื่อส่งไปยังผู้จัดการทีมโดยมีผลทันที กล่าวถึงเหตุผลอย่างสุภาพ โดยยอมรับว่าการลาออกครั้งนี้ไม่ได้เป็นไปตามระยะเวลาการแจ้งล่วงหน้าตามปกติ และยืนยันวันที่ทำงานวันสุดท้ายคือ [วันที่]"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

จดหมายลาออกด้วยเหตุผลส่วนตัว

Try this Copilot prompt"ร่างจดหมายลาออกอย่างเป็นทางการถึงผู้จัดการทีม โดยระบุเหตุผลว่าเป็นการลาออกด้วยเหตุผลส่วนตัว พร้อมทั้งระบุข้อมูลเกี่ยวกับระยะเวลาการแจ้งให้ทราบล่วงหน้า [x] สัปดาห์ และยืนยันวันที่ทำงานวันสุดท้ายคือ [วันที่] โดยใช้ถ้อยคำที่เป็นกลางและสุภาพ"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

จดหมายลาออกสำหรับการเปลี่ยนแปลงอาชีพ

Try this Copilot prompt"เขียนจดหมายลาออกที่แสดงถึงความใส่ใจถึงผู้จัดการทีม โดยระบุเหตุผลให้ชัดเจนว่าเป็นการลาออกเพื่อเปลี่ยนสายอาชีพ ([เหตุผล]) พร้อมทั้งแจ้งระยะเวลาการแจ้งให้ทราบล่วงหน้า [x] สัปดาห์ และระบุวันทำงานวันที่ทำงานวันสุดท้ายคือ [วันที่] ในย่อหน้าสุดท้าย ให้กล่าวขอบคุณสำหรับโอกาสต่างๆ ที่ได้รับในบริษัท"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

วิธีการจัดรูปแบบจดหมายลาออก

• เลือกฟอนต์และขนาดที่ชัดเจน: จำเป็นต้องเลือกฟอนต์ที่แสดงถึงความเป็นมืออาชีพเมื่อสร้างตั้งแต่เริ่มต้นเลือกขนาด 12 – 14 ในฟอนต์ Calibri, Aptos หรือ Arial เนื่องจากเป็นฟอนต์ที่เป็นที่รู้จักและเข้าถึงได้ง่าย

• ใช้ระยะห่างและระยะขอบที่ถูกต้อง: สำหรับเค้าโครงที่เป็นระเบียบ ให้เขียนจดหมายลาออกภายใน Word โดยใช้การตั้งค่าระยะขอบ 'ปกติ'ระยะขอบอัตโนมัติจะมีขนาดหนึ่งนิ้วที่ด้านบน ด้านล่าง และด้านข้างของหน้าตั้งค่าระยะห่างบรรทัดเป็นหนึ่งเท่าหรือหนึ่งจุดห้าเท่าเพื่อไม่ให้ข้อความยาวเกินไป

• จำกัดความยาวไว้ที่หนึ่งหน้า: จดหมายลาออกควรมีความยาวเช่นเดียวกับเอกสารทางการอื่นๆใช้ตัวนับคำเพื่อควบคุมให้เนื้อหาอยู่ภายในขีดจำกัดหนึ่งหน้าใช้ย่อหน้าสั้นๆ ที่อ่านได้ที่มีการให้เหตุผลอย่างจำกัดเพื่อพาผู้อ่านผ่านเอกสารอย่างแม่นยำ

• นำการตรวจสอบการสะกดและการพิสูจน์อักษรไปใช้: ก่อนที่จะแชร์ พิสูจน์อักษรโดยใช้ตัวตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์ใน Word ในขณะที่ปรับแต่งถ้อยคำ ภาษา และความชัดเจนพร้อมกันด้วยตัวแก้ไขเอกสาร

• บันทึกในรูปแบบไฟล์ที่ถูกต้อง: เมื่อเอกสารพร้อมที่จะส่งออก ให้ดาวน์โหลดเป็น PDF เพื่อแชร์เป็นสิ่งที่แนบมาผ่าน Outlook หรือพิมพ์และแชร์ด้วยตนเองเก็บไฟล์ .docx ในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงในนาทีสุดท้าย

• ตั้งชื่อจดหมายลาออก: เปลี่ยนชื่อเอกสารอย่างเหมาะสมเพื่อให้แผนกทรัพยากรบุคคลสามารถระบุจดหมายได้อย่างง่ายดายเมื่อมีการแชร์รูปแบบการตั้งชื่อที่เหมาะสมคือ yourname_resignationletter_date

ข้อผิดพลาดในจดหมายลาออกที่ควรหลีกเลี่ยง

เมื่อส่งจดหมายลาออก สิ่งสำคัญคือต้องให้ความสำคัญกับโครงสร้าง การให้เหตุผล และถ้อยคำที่เป็นทางการหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไปเหล่านี้เพื่อให้จดหมายมีมาตรฐานความเป็นมืออาชีพในระดับสูง

• เขียนด้วยถ้อยคำที่ใช้อารมณ์: เขียนจดหมายด้วยการใช้ถ้อยคำที่เป็นมืออาชีพและให้เกียรติ เพื่อให้สอดคล้องกับมารยาทในที่ทำงานที่ยอมรับ

• ให้เหตุผลในการลาออกโดยละเอียด: ระบุเหตุผลสั้นๆ ที่ออกจากบทบาทปัจจุบัน แต่ไม่จำเป็นต้องเปิดเผยรายละเอียดหรือข้อมูลเฉพาะใดๆ กับนายจ้างพิจารณานัดหมายเพื่อพูดคุยแบบส่วนตัวกับผู้จัดการ หากมีความจำเป็นต้องแจ้งรายละเอียดเพิ่มเติม

• การเปิดเผยรายละเอียดเกี่ยวกับอาชีพที่ละเอียดอ่อนหรือในอนาคต: ไม่มีข้อกำหนดโดยตรงในการแชร์แผนในอนาคต แต่หากแชร์ โปรดระมัดระวังไม่ให้เปิดเผยรายละเอียดที่เป็นความลับ เช่น เงินเดือนหรือสิทธิประโยชน์

• ระบุระยะเวลาการแจ้งล่วงหน้าไม่ชัดเจน: ระบุวันที่ทำงานวันสุดท้ายที่ตั้งใจไว้อย่างชัดเจน แทนการให้กรอบเวลาโดยประมาณตรวจสอบข้อตกลงการจ้างงานหรือนโยบายของที่ทำงานเพื่อให้แน่ใจว่าระยะเวลาการแจ้งล่วงหน้าถูกต้องและเหมาะสม

• การใช้ภาษาที่ไม่เป็นทางการ: อย่าใช้ภาษาที่ไม่สุภาพในจดหมายลาออกหลีกเลี่ยงการดูหมิ่น ความคิดเห็นที่เป็นปฏิปักษ์ หรือภาษาที่อาจทำให้เบี่ยงเบนจากจุดประสงค์ของจดหมาย

• การวิจารณ์เพื่อนร่วมงาน: หลีกเลี่ยงการวิจารณ์บุคคลอื่น ผู้ร่วมงาน หรือเพื่อนร่วมงานในบริษัท

จัดทำร่างจดหมายที่สละสลวยได้ตั้งแต่ครั้งแรกโดยใช้เทมเพลตจดหมายลาออกสำเร็จรูปเตรียมพร้อมสำหรับการหางานครั้งต่อไปอย่างมั่นใจด้วยเคล็ดลับที่มีประสิทธิภาพในการเขียนจดหมายแสดงความสนใจ และจดหมายขอบคุณใน Microsoft Word