Команды маркетинга и коммуникаций пишут пресс-релиз, когда у организации появляются новости, о которых стоит сообщить, например запуск продукта, прием нового сотрудника или общественная программа. Каждый пресс-релиз содержит утвержденные факты в структуре, знакомой репортерам. Перед отправкой журналистам большинство пресс-релизов должны пройти юридическую проверку и проверку фирменного стиля.
Напишите пресс-релиз в Microsoft Word, формируя каждый раздел с помощью редактора документов и средств форматирования, или начните с редактируемого черновика, который Microsoft Copilot поможет создать на основе заметок о запуске, справочных материалов и утвержденных цитат.
Изучите стандартный формат пресс-релиза, пошаговый процесс и полный пример написания пресс-релиза в Word для Интернета: от сбора фактов до публикации утвержденного файла.
Что такое пресс-релиз?
Пресс-релиз — это официальное заявление, в котором журналистам сообщается важная новость и централизованно приводятся факты, необходимые для ее проверки. Реклама или запись блога продвигает продукт или точку зрения, в то время как пресс-релиз остается нейтральным и сообщает только то, что может проверить репортер. Организации готовят пресс-релизы по таким поводам, как:
Запуск продукта, услуги или бизнеса: объявите о запуске товара, когда он станет доступным и кому он будет предназначен. Если новость касается новой компании, используйте сведения из плана для малого бизнеса.
Изменения в руководстве и вехи: назовите нового руководителя или сообщите о расширении, раунде финансирования либо получении награды.
Мероприятия и общественные программы: укажите даты, места проведения, требования к участникам и сведения о регистрации для конференций, благотворительных мероприятий или местных инициатив.
Начните с правильной структуры пресс-релиза
Каждая часть пресс-релиза выполняет определенную задачу: от заголовка, в котором сообщается новость, до контактной строки, где можно найти ответы на дополнительные вопросы. Пресс-релиз обычно строится по принципу перевернутой пирамиды: самая важная новость размещается в начале, а справочная информация — ближе к концу. Применяйте стили заголовков, согласованные интервалы и ссылки в Word, чтобы упростить просмотр отформатированного пресс-релиза. Измените макет, если получателю или службе распространения требуется другой формат.
ДЛЯ НЕМЕДЛЕННОГО ВЫПУСКА [или укажите дату и время, когда журналисты могут опубликовать материал]
[Заголовок, в котором конкретно и достоверно сообщается новость] [Необязательный подзаголовок с дополнительной деталью]
[ГОРОД, штат, месяц день, год].
[Вводный абзац, отвечающий на вопросы кто, что, когда, где и почему]
[Основные абзацы с фактами, контекстом и ссылками в порядке важности]
["Утвержденная цитата, объясняющая важность новости", — сказал или сказала имя, должность, организация.]
Об [организации]
[Краткое универсальное описание организации]
Контактное лицо для СМИ
[Имя, должность] [Адрес электронной почты]
[Номер телефона]
###
Написание пресс-релиза в Word
Следуйте приведенным ниже инструкциям, чтобы написать пресс-релиз в Word для Интернета: от первой проверки фактов до файла, готового к распространению.
Откройте пустой документ в Word или настройте шаблон пресс-релиза.
Напишите краткий вводный абзац, отвечающий на вопросы кто, что, когда, где и почему. Начните с факта, о котором журналист сообщит в первую очередь.
Добавьте справочную информацию в порядке важности, а затем утвержденную цитату, объясняющую значение новости для людей, которых она затрагивает.
Применяйте рекомендации по подготовке пресс-релизов: проверяйте орфографию и грамматику, сопоставляйте каждый факт с источником, удаляйте жаргон и рекламные утверждения, не подтвержденные фактами.
Поделитесь пресс-релизом с рецензентами, используя комментарии и @упоминания для вопросов и функцию отслеживания изменений для предложений по редактированию текста.
Устраните замечания, примите или отклоните отслеживаемые изменения, подтвердите утверждение и подготовьте документ Word или PDF-файл для распространения.
Создание черновика и уточнение пресс-релиза с помощью Copilot в Word
Copilot — это встроенный в Word ИИ-помощник, который может работать с файлами, уже проверенными командой, а не начинать с пустой страницы. Вложите эти документы или добавьте на них ссылки, например краткое описание продукта, справочные сведения о программе или список утвержденных цитат, сохраненный в OneDrive. Назовите файлы, аудиторию и соответствующие даты в запросе. Copilot поможет отредактировать черновик на основе этой новости, а не общего плана.
Сравните черновик с каждым исходным файлом, выберите заголовок или идею и используйте средство переписывания с помощью ИИ, чтобы запрашивать более четкие версии.
Примечание. Функции Copilot в Word зависят от подписки Microsoft 365, лицензии и параметров организации.
Проверка и утверждение пресс-релиза в Word
Сохраните пресс-релиз в OneDrive и поделитесь им для совместной работы в Word, где рецензенты фирменного стиля, из юридической области и проверяющие из руководства редактируют один рабочий файл, а не распространяют отдельные копии.
Соберите целевые отзывы: добавляйте комментарии и @упоминания, чтобы вложить вопрос в конкретное утверждение, числовой показатель или цитату.
Проверьте предлагаемые изменения: включите отслеживание изменений в Word, чтобы отобразить предложенные формулировки и позволить владельцу документа принимать или отклонять каждое изменение перед окончательным утверждением.
Вернитесь к более ранним черновикам: используйте журнал версий, чтобы восстановить более ранние версии файла, если рецензенту нужна формулировка из предыдущего варианта.
Рецензенты в организации отвечают за подтверждение фактов, юридических формулировок, утверждений и фирменного стиля.
Подготовка и отправка окончательного пресс-релиза
Требования к публикации пресс-релиза зависят от организации, редакции и канала распространения. Перед отправкой подтвердите запрошенный формат. Охватите издания, публикующие материалы на других языках, с помощью функции перевода документов в Word, которая создает переведенную копию, не изменяя оригинал. Попросите рецензента, владеющего соответствующим языком, проверить правильность имен, должностей и цитат.
Пример пресс-релиза
В приведенном ниже примере показано, как команда коммуникаций некоммерческой организации в Портленде, штат Мэн, превращает утвержденные справочные материалы, цитату и стандартное описание организации в пресс-релиз о бесплатной программе обучения написанию кода.
Организация Harbor Point Community Foundation, ее сотрудники, а также все даты, числовые показатели, цитаты и контактные данные в пресс-релизе вымышлены и приведены только для демонстрации формата.
Пресс-релиз о запуске общественной программы
ДЛЯ НЕМЕДЛЕННОГО ВЫПУСКА Организация Harbor Point Community Foundation запускает бесплатную внеклассную программу обучения написанию кода для учащихся средних школ Портленда
Программа начнется 2 ноября 2026 года. В трех библиотечных филиалах предусмотрено 120 мест для учащихся
ПОРТЛЕНД, штат Мэн, 6 октября 2026 г. Сегодня организация Harbor Point Community Foundation объявила о Code After School — бесплатной 10-недельной программе обучения написанию кода для учащихся шестых–восьмых классов. Занятия начнутся 2 ноября в трех районных библиотечных филиалах. Семьи могут зарегистрироваться до 23 октября.
Учащиеся будут посещать два 90-минутных занятия в неделю и изучать основы программирования и веб-дизайна вместе с волонтерами — инженерами по разработке программного обеспечения. Программу финансирует общественный грант, а фонд предоставляет каждому участнику ноутбук.
"Многие учащиеся в Портленде хотят иметь больше возможностей знакомиться с технологиями после школы", — сказала Дана Рейес (Dana Reyes), исполнительный директор Harbor Point Community Foundation. "Программа Code After School предоставляет им дружелюбное пространство для создания проектов и общения с наставниками, работающими в сфере технологий".
Об организации Harbor Point Community Foundation
Harbor Point Community Foundation — некоммерческая организация, которая финансирует образовательные программы и программы для молодежи в регионе Большого Портленда, штат Мэн.
Контактное лицо для СМИ
Джордан Ли (Jordan Lee), менеджер по коммуникациям press@example.org (207) 555-0148
###
Назначение каждой части примера
Приведенные ниже примечания связывают каждый раздел пресс-релиза с форматом, описанным выше.
Заголовок и подзаголовок: содержат имя организации, программы и аудитории, а также добавляет дату начала и емкость из справочных материалов.
Вводный абзац: в двух предложениях сообщает о программе, возрастной группе, дате начала, местах проведения и сроке регистрации.
Основная часть и цитата: объясняет расписание и финансирование, а исполнительный директор описывает, почему программа важна для местных учащихся.
Стандартное описание организации и контакт для СМИ: использует утвержденный абзац "О компании" и контактные данные одного сотрудника для вопросов журналистов.
Каждое объявление заслуживает пресс-релиза, который читается как новость, а не как рекламный материал. Проверьте факты, согласуйте цитату и укажите контактное лицо для вопросов СМИ. Откройте Word для Интернета, чтобы начать новый пресс-релиз с Copilot в Word, который готов создавать черновики или переписывать разделы на основе проверенных справочных материалов и заметок.
Изучите другие форматы профессиональных текстов в руководстве по бизнес-документам или проверьте формулировки в контрактах и политиках с помощью руководства по правильности и соответствию требованиям для юридических документов.
Вопросы и ответы
- Какой длины должен быть пресс-релиз?
Обычно пресс-релиз занимает одну-две страницы, однако подробное объявление может быть длиннее. Длина зависит от новости и ограничений, установленных получателем или каналом распространения. Включите необходимые для истории факты, контекст, цитату, сведения об организации и контактные данные. Затем удалите все, что не помогает объяснить суть объявления.
- Что должен содержать первый абзац пресс-релиза?
В первом абзаце, который также называют вводным, охватывает следующую информацию: кто, что, когда, где и почему. Начните с самого важного с точки зрения новостной ценности факта, а дополнительные сведения приведите в следующих абзацах.
- Может ли Copilot написать пресс-релиз?
Copilot в Word может сгенерировать черновик пресс-релиза на основе запроса или существующих файлов и помочь уточнить выделенный текст с помощью предложений по переписыванию. Перед публикацией или распространением пресс-релиза проверьте все имена, даты, цифры, цитаты и другие факты по исходным материалам.
- Пресс-релиз следует отправить как документ Word или PDF?
Используйте формат, указанный журналистом, редакцией или службой распространения. Обычно эти сведения указаны на странице контактов для СМИ соответствующего издания или в инструкциях по отправке службы. Оставьте редактируемый документ Word для дальнейших обновлений и сохраните документ в формате PDF, когда получателю требуется фиксированный макет.
