Чтобы превратить идею в план, нужны правильно подобранные деловые документы. Некоторые инициативы начинаются с бизнес-плана или бизнес-обоснования, другие — с краткого описания проекта, которое уже утверждено. По мере продвижения работы различные документы помогают поддерживать планирование и реализацию.
Составление черновика каждого документа в Microsoft Word обеспечивает удобную повторное использование и проверку утвержденных сведений. Microsoft Copilot, встроенный в Word помощник на основе ИИ, поможет превратить план в структуру предложения, а заметки — в обновление статуса.
Узнайте, что охватывает каждый документ и где Copilot в Word поддерживает процесс бизнес-планирования, поэтому ответ на вопрос о том, какой документ будет следующим, всегда ясен.
Определение целей с помощью бизнес-плана
Бизнес-план устанавливает цели, обслуживаемый рынок и финансовую информацию. Добавьте подход к бизнесу, как он работает изо дня в день и дальнейшие шаги, чтобы рецензент мог проследить идею от возможности до плана действий.
Когда писать бизнес-план
Основатели пишут бизнес-план, когда начинают новый бизнес или ищут финансирование. Он показывает инвестору или банку возможность, операционную модель и финансовые прогнозы, лежащие в основе цели роста. Каждый последующий документ опирается на эту основу, а не воссоздает ее, поэтому цифры, показанные инвестору в начале, могут быть сопоставлены с будущими результатами.
Начните бизнес-план с шаблона или Copilot
Начните с Шаблон бизнес-плана , когда рецензенты ожидают знакомую структуру, например, при написании заявок на гранты, кредитных заявок и раундов финансирования впервые. Copilot также может помочь При написании с нуля излагайте план по разделам.
Готовый план дает бизнес-предложению его цели и доказательства. Для получения рекомендаций по разделам см. статью Как написать бизнес-план.
Запросите утверждение коммерческого предложения
A Бизнес-предложение использует материал бизнес-плана для запроса одного конкретного решения. В нем излагается проблема или возможность, предлагаемое решение и результаты. Далее следуют объем, сроки и ресурсы, и предложение заканчивается на запрашиваемом решении.
Превратите бизнес-план в предложение
Бизнес-план описывает, что предприятие или проект намеревается сделать с точки зрения целей, рынка и операций. Напротив, в коммерческом предложении запрашивается что-то конкретное, обычно финансирование, бюджет или одобрение определенного элемента работы. Внутри организации бизнес-предложение также может быть известно как экономическое обоснование, которое взвешивает рассмотренные варианты с рекомендуемым до утверждения финансирования.
Создание черновика структуры предложения с помощью Copilot
Превратите бизнес-план в структуру предложения с помощью Copilot, который поможет переписать и упорядочить существующие разделы, готов к проверке.
Готовое предложение содержит целенаправленные аргументы в пользу одного решения, основанного на уже существующем бизнес-плане.
Определение областей проекта с помощью краткого описания проекта
После утверждения в кратком документе в кратком описании проекта записываются утвержденные область, цели и ограничения для проверка в дальнейшем. В нем также указывается, кто несет ответственность и как принимаются решения.
Утверждение часто изменяет саму работу, так как рецензенты сокращают этапы, меняют бюджеты и временные шкалы. В брифе зафиксирована согласованная версия, поэтому план проекта основывается на том, что было утверждено, а не на том, что было первоначально предложено.
Когда использовать проектное задание
Проектные задания подходят организациям с корпоративными рекомендациями, несколькими заинтересованными сторонами или внешними условиями финансирования. Небольшие компании часто переходят сразу от утверждения к плану проекта и записывают те же детали в его вступительном разделе.
Подтверждение утвержденной области с помощью контрольных списков
Используйте контрольный список для начала проекта, чтобы подтвердить утвержденный бюджет, названных владельцев и согласованные вехи до начала работы. В начале уточните, кто чем занимается, как часто собирается команда и кто обрабатывает заблокированную работу. Ограничьте оба шаблона, а затем просмотрите заголовки и структуру в Редактор документов перед распространением брифа. При наличии технического задания план проекта имеет четкую запись об утвержденном области, на который можно опираться.
Организуйте работу и действия с помощью плана проекта
После согласования области план проекта преобразует утвержденные цели в конечные результаты, задачи и владельцев с датами для них. Вехи и зависимости задают порядок работы, а риски и контрольные точки держат ее под контролем. Каждая задача связана с целями, установленными в бизнес-плане, поэтому любой может проверить ход выполнения по утверждению.
В предложении указаны области и результаты, а в кратком изложении излагаются ограничения и кто за что отвечает. В плане проекта добавляются даты, порядок работ и владельцы. Начните с Шаблон плана проекта , когда задачи, владельцы и вехи должны отображаться в одном представлении.
Напишите план проекта при запуске бизнеса, продукта или услуги, чтобы превратить утвержденные цели в вехи, обязанности и сроки, которые будут видны всем участникам.
Отслеживание задач и рисков с помощью контрольных списков
Контрольный список проекта в плане проекта также является отличным способом отслеживания текущих действий по проекту. В него можно добавить следующие пункты:
Чек-лист задачи: что должно быть произведено и кто это производит.
Контрольный список рисков: возможные задержки, кто их отслеживает и что происходит на каждой контрольной точке.
Организация плана проекта с помощью Copilot
Попросите Copilot превратить утвержденный план и краткое задание в план проекта. Используя предоставленную информацию, Copilot поможет выявить недостающие сведения и даты на временной шкале. Делитесь черновиком плана проекта с людьми, указанными в нем, и приглашайте комментировать их в режиме реального времени с помощью Работайте совместно в Word, чтобы каждый владелец мог подтвердить свои обязанности до окончательной доработки плана.
Отслеживание хода выполнения с помощью отчетов о состоянии
Отчет о состоянии измеряет активную работу в соответствии с утвержденными целями, охватывая достигнутые вехи, текущие препятствия и дальнейшие действия. Он также фиксирует все решения, принятые с момента последнего обновления, и любые риски, которые следует учитывать.
Отчеты о состоянии и окончательный отчет по проекту различаются по срокам. Отчет о состоянии дел распространяется во время выполнения работ, в то время как окончательный отчет фиксирует проделанную работу после его завершения. Оба показателя соотносятся с одними и теми же утвержденными целями, поэтому заключительный отчет может быть построен на основе обновлений, которые были до него.
Настройка расписания отчета о состоянии
Teams может регулярно предоставлять отчеты о состоянии, например еженедельные обновления для проектной группы и реже сводки для других заинтересованных лиц. Использование повторяющейся структуры, такой как Шаблон отчета о состоянии проекта означает, что читатели всегда находят одну и ту же информацию в одном и том же месте.
Создайте черновик отчета о состоянии с помощью Copilot Загрузите недельные заметки к собраниям и файлы проекта в Copilot в чате, и искусственный интеллект может создать на их основе черновик отчета о состоянии. Просмотрите черновик и подтвердите состояние, даты, риски и решения в исходных заметках, прежде чем делиться ими. Если вам удобнее хранить сведения в виде электронного письма, чем документа, см. статью как создавать электронные письма на основе документов с помощью ИИ.
Завершите проект, создав окончательный отчет по проекту
Итоговый отчет по проекту — это документ, который закрывает проект. Он сравнивает конечные результаты с целями, установленными в бизнес-плане, и фиксирует любые изменения в областях, сроках или бюджете, внесенные во время поставки. Поскольку в этом сравнении используются цели, с которых начинался план, заинтересованные стороны могут проследить приближение к тому, что они одобрили.
В отчете также фиксируются извлеченные уроки, что делает его полезным для следующего проекта. В нем указывается, что сработало, что вызвало задержку и что будущие команды могут сделать по-другому, а затем перечисляются рекомендации и дальнейшие действия в отношении названных владельцев.
Передача с контрольным списком закрытия проекта
Наряду с отчетом контрольный список закрытия проекта охватывает оставшиеся задачи, от утверждения окончательного результата и согласования бюджета до невыполненных контрактов. Передача затем передает документацию и доступ тому, кто управляет текущими операциями.
Создайте черновик окончательного отчета по проекту с помощью ИИ
Поскольку большая часть этой информации уже записывается в отчетах о состоянии, спросите Copilot для составления черновика заключительного обзора, а затем подтвердите каждый результат, изменение и рекомендацию в соответствии с записью, прежде чем она будет распространена.
Выделяйте ключевую информацию с помощью сводок для руководства
Резюме — это короткий вступительный раздел, в котором ключевое решение или результат помещены в начало более длинного документа. Это слой, а не этап, поэтому поместите его перед предложением, планом проекта или окончательным отчетом, а не только бизнес-планом.
Изложите рекомендацию или результат, доказательства, лежащие в их основе, и следующее запрошенное действие, а затем укажите ресурсы, сроки и основные риски. Достаточно одной-двух страниц в соответствии с решением, которое поддерживает резюме.
Пример резюме для бизнес-плана
Двухстраничное резюме дает рецензентам сначала решение и результат, прежде чем они прочитают подробный план, лежащий в его основе. Резюме бизнес-плана может выглядеть следующим образом: вымышленная пекарня планирует открыть второй сайт.
Второй объект откроется в районе Риверсайд к марту 2028 года, обслуживая офисную торговлю в будние дни и семьи выходного дня. Отделка и первый год эксплуатации требуют 215 000 долларов США, а безубыточность прогнозируется на 16-м месяце. Рекомендуемым следующим действием является утверждение арендного депозита до 15 октября 2027 года.
Резюмирование документа с помощью ИИ
Спросить Copilot для переписывания завершенного документа в сводку, написанную для определенной аудитории, а затем для проверки того, что решение, доказательства, ограничения и следующее действие сохраняются.
Выберите документы, необходимые для каждого рабочего процесса
Для каждого рабочего процесса нужен свой набор документов. В сценариях ниже показано, какие из них написать и что каждый из них делает.
Запустить новое предложение по обслуживанию
Для запуска новой службы необходимы важные документы, такие как бизнес-план, бизнес-предложение, план проекта и отчеты о состоянии дел.
Бизнес-план: устанавливает цели, рынок и ценообразование.
Коммерческое предложение: запрашивает решение о финансировании запуска.
План проекта: преобразует утвержденное предложение в задачи, владельцев и даты.
Отчеты о состоянии: отслеживайте сборку и выпуск в соответствии с этими датами.
Команда устанавливает цены, позиционирование и сроки один раз, чтобы идея была реализована без многократного переписывания.
Запрашивайте и расходовайте бюджет
Для запроса и расходования бюджета требуется экономическое обоснование, краткое описание проекта и окончательный отчет по проекту.
Экономическое обоснование: излагает варианты, затраты и рекомендации.
Краткое описание проекта: Записывает области и бюджет, которые были утверждены.
Заключительный отчет по проекту: измеряет результат по сравнению с утвержденным бюджетом.
Сумма финансирования и полученный результат остаются отслеживаемыми друг к другу.
Сдача утвержденного проекта
Для реализации утвержденного проекта требуется краткое задание по проекту, план проекта, отчеты о состоянии и окончательный отчет по проекту.
Краткое описание проекта: Записи об областях, утвержденных рецензентами.
План проекта: разбивает эту область на задачи, владельцев и даты.
Отчеты о состоянии: отслеживайте ход выполнения до момента доставки.
Итоговый отчет по проекту: закрывает работу в соответствии с первоначальными целями.
План отражает области, одобренные рецензентами, а не то, что запрашивалось в первоначальном предложении.
Закрытие и передача работы
Для закрытия и передачи работы требуется заключительный отчет по проекту и резюме.
Итоговый отчет по проекту: фиксирует результаты, изменения и уроки.
Резюме: помещает решение и результат на первую страницу.
Переместите бизнес-идею из начального плана в формальное завершение, набросав каждый документ в Microsoft Word с четким ответом на то, какой документ будет следующим на каждом этапе. Утвержденные цели, области и показатели перемещаются из плана в утверждение, планирование, реализацию и создание отчетов, что экономит время на их повторное создание. Справку по составлению черновиков и резюмированию на каждом этапе см. в разделе Copilot. Чтобы начать с первого документа, прочитайте Как написать бизнес-план.
Вопросы и ответы
- Что происходит после бизнес-плана?
Далее следует бизнес-предложение или экономическое обоснование, представляющее план в виде запроса на финансирование, бюджет или утверждение. После утверждения в кратком описании проекта фиксируется согласованный области, а Шаблон плана проекта упорядочивает работу по задачам, владельцам и вехам.
- В чем разница между бизнес-планом и бизнес-предложением?
Бизнес-план описывает, что предприятие или проект намеревается сделать, охватывая цели, рынок и финансы. Бизнес-предложение представляет конкретное предложение и запрашивает решение, например финансирование, бюджет или партнерство. Начать с шаблоны коммерческих предложений , когда документ должен получить утверждение, а не объяснять идею.
- Что такое экономическое обоснование?
Экономическое обоснование оправдывает один конкретный проект или инвестиции для людей, которые утверждают расходы, обычно до начала любой работы. В нем сравниваются рассмотренные варианты, назван рекомендуемый и указаны затраты, выгоды и риски, связанные с каждым из них. Создавайте черновик с помощью Copilot на основе готового бизнес-плана, затем проверьте затраты, преимущества и риски, прежде чем он будет отправлен проверяющим.
- Что такое проектное задание?
В кратком описании проекта записана область работ, утвержденная рецензентами, а также цели, ограничения и обязанности. Он находится между утверждением и детальным планированием, давая плану проекта согласованную отправную точку. Проверьте структуру и ясность брифа с помощью Редактор документов перед его распространением.
- В чем разница между отчетом о состоянии и отчетом по проекту?
В отчете о состоянии отслеживается незавершенная работа, охватывающие вехи, препятствия и дальнейшие действия для текущего периода. Окончательный отчет по проекту закрывает работу и фиксирует результаты, изменения областей и извлеченные уроки. Оба показателя соответствуют целям, установленным в первоначальном плане. Используйте Шаблон отчета о состоянии проекта для регулярных обновлений и шаблон отчета для закрытия.
- Что должен включать контрольный список закрытия проекта?
Контрольный список закрытия проекта включает в себя утверждение окончательного результата, согласование бюджета и закрытие контракта с последующей передачей документации и передачей доступа. Он также может записывать извлеченные уроки и назначать ответственных за любые невыполненные действия. Создание контрольного списка в финале шаблона отчета, а не в отдельном файле.
