Как запланировать событие с помощью шаблонов и Copilot

Планирование события включает координацию многих задач, часто между несколькими людьми. Бюджеты, сведения о гостях, требования к питанию, контактные данные, расписания и обязанности могут изменяться от первой идеи до дня события.

Запланируйте день рождения, школьный концерт или корпоративное событие в конце года в Microsoft Word, начиная с шаблонов контрольного списка и повестки и составляя остальное с помощью Copilot в Word.

Узнайте, какие документы планирования события подходят для разных событий, что включать в каждый из них и как создавать их по шаблону или с помощью Copilot.

Выбор документов планирования по типу события

Разные события требуют разного уровня планирования. Для личного праздника может быть достаточно нескольких простых списков, а более крупные события могут включать документы по затратам, срокам и отзывам. Найдите тип события ниже, чтобы увидеть, какие документы создать:

• Личные праздники: план события, контрольный список и список гостей.

• События сообщества и школы: план события, контрольный список и список гостей.

• Сборы средств: план события, контрольный список, список гостей, бюджет и опрос после события.

• Корпоративные события и конференции: план события, контрольный список, список гостей, бюджет, расписание и регламент.

Создание плана события

Изложите цель и структуру события в плане, прежде чем распределять сведения по другим документам.

Структура плана события

Добавьте в план заголовок для каждого из этих сведений:

• Цель: причина события и то, как выглядит успешный результат.

• Дата и площадка: дата, расположение и сведения о резервировании для события.

• Гости: число гостей для приглашения и аудитория.

• Бюджет: общая сумма, доступная для события.

• Команда: участвующие люди и обязанность, за которую отвечает каждый человек.

• Резервные варианты: альтернативы для самых больших рисков, например, помещение для события на открытом воздухе или второй кейтеринг.

Создание черновика плана события с помощью Copilot

В новом документе Word откройте чат с Copilot и опишите событие, вложив все заметки, цепочку сообщений электронной почты или предложение площадки. ИИ может помочь составить черновик плана события с разделами, например, цель, бюджет и гости, используя реальные сведения из файлов, а не общие предложения.

Попробуйте этот запрос Copilot"Создай черновик плана события по заметкам в этом чате. Включи заголовки для цели, даты и площадки, гостей, бюджета, команды и резервных вариантов. "Щелкните, чтобы скопировать этот запрос Copilot

Проверка и общий доступ к плану

Проверьте черновик и исправьте все даты, затраты или имена, прежде чем предоставлять общий доступ. Используйте комментарии и @упоминания в редакторе документа, чтобы задавать вопросы и утверждать выборы внутри плана, чтобы все участники видели каждое решение и кто его утвердил.

Создание контрольного списка планирования события

Преобразуйте план события в контрольный список планирования события из задач, по которым команда может действовать.

Упорядочение задач по этапу планирования

Сгруппируйте задачи по тому, насколько заранее они приходятся, и подстройте каждый период под размер события:

• За несколько месяцев: установите дату, бюджет и площадку и зарезервируйте ключевых поставщиков.

• За несколько недель: отправьте приглашения, подтвердите кейтеринг и AV и спланируйте программу.

• На последней неделе: подтвердите число гостей, предоставьте общий доступ к регламенту и распечатайте программы.

• Накануне: проверьте доставки, подготовьте площадку и проведите инструктаж команды.

На каждом этапе группируйте задачи по области, например, площадка, кейтеринг и приглашения. Добавьте задачи по спонсорам и пожертвованиям в контрольный список сбора средств и добавьте список покупок еды и принадлежностей в контрольный список личного праздника.

Назначение задач и сроков

Назначьте каждой задаче понятный срок. Для более крупного события назначьте каждой задаче владельца, и участники команды могут совместно работать над контрольным списком, обновляя свои задачи по мере приближения события.

Начало с шаблона контрольного списка

Откройте шаблон контрольного списка события с готовой структурой и замените задачи-заполнители задачами и датами события.

Создание контрольного списка с помощью Copilot

Вложите план события в чат Copilot для предложений задач на основе даты, числа гостей и областей, согласованных командой, и запросите задачи в порядке периодов. Проверьте каждую задачу и срок, прежде чем предоставлять команде общий доступ к контрольному списку.

Попробуйте этот запрос Copilot"По вложенному плану события создай контрольный список для дня рождения 10 лет на 15 детей, сгруппированный по четыре недели, одна неделя и накануне. "Щелкните, чтобы скопировать этот запрос Copilot

Создание бюджета события

Отдельный бюджет показывает, сколько будет стоить событие, сколько команда уже потратила и как цифры изменяются со временем.

Оценка затрат на событие

В новом документе Word вставьте таблицу и добавьте строку для каждой затраты. К обычным областям затрат относятся площадка, кейтеринг и AV, а также отдельная строка для непредвиденных затрат. При планировании события некоммерческой организации добавьте строки для целей сбора средств и спонсорства, чтобы команда видела, насколько событие близко к бюджету.

Отслеживание утвержденных и фактических затрат

Добавьте эти столбцы, чтобы сравнить план с итоговыми расходами. Для корпоративного события столбец бюджета может показывать сумму, которую утверждает финансовая команда.

• Оценочная стоимость: ожидаемая стоимость каждой позиции или услуги по предложениям поставщиков.

• Фактическая стоимость: итоговая сумма, которую платит команда.

• Разница: разрыв между запланированной и фактической стоимостью.

Проверка изменений бюджета

Включите исправления (opens in a new tab), чтобы показывать, кто изменил каждую сумму, и используйте журнал версий, чтобы восстановить более раннюю копию бюджета. Сохраните бюджет в OneDrive и настройте разрешения общего доступа, чтобы управлять тем, кто может просматривать или изменять цифры.

Упорядочение списка гостей и приглашений

Храните сведения о гостях, ответы и требования в одном списке и используйте этот список для каждого документа, предназначенного гостям.

Структура списка гостей

В пустом документе Word вставьте таблицу со строкой для каждого гостя и столбцами для имен и контактных данных. Сохраните копию готовой таблицы как шаблон списка гостей для следующего события.

Отслеживание RSVP и требований гостей

Добавьте столбец для каждого из этих сведений по мере поступления ответов:

• Состояние RSVP: кто планирует присутствовать.

• Требования к питанию и доступу: что сообщить кейтерингу и площадке.

• Стол или сеанс: где сидит каждый гость или какой сеанс посещает каждый гость.

Используйте итоги RSVP и требования к питанию, чтобы обновить бюджет и заказ кейтеринга.

Создание приглашений и карточек рассадки

Выберите оформление в шаблонах приглашений в Word и замените замещающий текст сведениями о событии и именами гостей, чтобы каждое приглашение и каждая карточка рассадки содержали нужные сведения.

Создание черновика приглашения с помощью Copilot

Вложите план события в чат Copilot в новом документе Word. Опишите тон приглашения, например, спокойное поздравление с днем рождения или официальное приглашение на гала. Попросите Copilot помочь составить черновик приглашения с датой, площадкой и сведениями RSVP. Проверьте имена, даты и сведения о площадке, прежде чем отправлять приглашения.

Попробуйте этот запрос Copilot"Создай черновик приглашения по плану события в этом чате. Включи дату, площадку и сведения RSVP и подбери тон к гостям. "Щелкните, чтобы скопировать этот запрос Copilot

Создание расписания события

Составьте расписание, которое показывает гостям порядок дня.

Выбор повестки, программы или расписания

Подберите формат к событию:

• Простая временная шкала: перечислите ключевые моменты личного праздника по порядку.

• Повестка: начните с одного из шаблонов повестки для собрания или конференции и замените замещающий текст итоговыми выступающими и сроками.

• Печатная программа: дайте гостям на церемониях, школьных событиях и сборах средств порядок дня по прибытии.

• Расписание событий: используйте шаблон расписания событий для событий в течение нескольких дней или в нескольких залах, показывая каждый сеанс по времени и расположению.

• Календарь событий: храните даты нескольких событий за сезон в одном представлении с помощью шаблона календаря событий.

Добавление действий, выступающих и сроков

Используйте выступающих, действия и сроки, подтвержденные командой в контрольном списке, и перечислите каждый элемент в том порядке, в котором гости его переживают, с временем начала и расположением.

Общий доступ к расписанию для гостей

Отправьте расписание со ссылкой в сети для гостей, которым удобнее на телефоне, сохраните его как PDF для сообщения электронной почты или распечатайте копии для стола приветствия. Готовое расписание или повестка также становится отправной точкой для регламента.

Подготовка к дню события

В день события команда работает по регламенту, а гости следуют расписанию.

Создание регламента

Регламент, который команды события также называют листом регламента, сообщает команде, кто что делает, где и в какое время. Добавьте строку для каждой части дня со столбцами для времени, длительности, действия и расположения.

Назначение задач события

Добавьте владельца в каждую строку, чтобы каждый человек в команде знал, какие действия, сигналы и смены обрабатывать.

Добавление сведений о подготовке, поставщике и резерве

Включите подготовку до прибытия гостей и уборку после окончания события. Добавьте контакты поставщиков и время прибытия, чтобы кейтеринг, бригады AV и персонал площадки работали по одному расписанию, и укажите советы AV и резервный план для каждой строки.

Создание черновика регламента с помощью Copilot

Вложите программу или повестку и контрольный список в чат Copilot, чтобы получить помощь в составлении черновика регламента по срокам, согласованным командой. Попросите ИИ помочь добавить владельцев, расположения и заметки AV, которые нужны команде и которые повестка пропускает. Команда проверяет каждое время, владельца и заметку AV до дня события. Сохраните копию готовой таблицы как шаблон регламента для следующего события.

Попробуйте этот запрос Copilot"Преобразуй вложенную повестку в таблицу регламента со временем, длительностью, действием, владельцем, расположением и заметками AV. Добавь строки подготовки и уборки. "Щелкните, чтобы скопировать этот запрос Copilot

Проверка события и запись результатов

Соберите отзывы после события и запишите, что перенести в следующее.

Создание опроса после события

Опрос после события помогает измерить, чего достигло более крупное событие по сравнению с целями в плане события и что улучшить для следующего события. Отдельные вопросы гостям и команде дают два полезных представления об одном событии. Опрос участников фиксирует, как гости оценили площадку, программу и кейтеринг, а опрос команды выделяет, что сработало для организаторов и волонтеров и что изменить. Добавьте план события в чат Copilot для предложений вопросов, соответствующих целям события.

Резюмирование отзывов с помощью Copilot

После события добавьте ответы в тот же чат, чтобы получить помощь в резюмировании отзывов в отчет о подведении итогов, и сверьте каждый пункт с исходными ответами, прежде чем предоставлять общий доступ.

Запись результатов и извлеченных уроков

В подведении итогов запишите, чего достигло событие, итоговую стоимость и уроки для следующего плана события.

Начните планирование следующего события в Microsoft Word и преобразуйте черновые заметки в план события, готовый к общему доступу, с помощью Copilot.

Другие способы планирования и письма на работе: откройте руководство по бизнес-документам или узнайте, как написать пресс-релиз, чтобы объявить о событии.