Создание шаблона учебного руководства с помощью ИИ

В каждой организации есть процессы, которым необходимо обучать, повторять и стандартизировать, и сильное учебное пособие — это то, что делает это возможным. Учебное пособие — это структурированное руководство, предназначенное для того, чтобы научить людей последовательно и правильно выполнять роль, задачу или процесс. Он поддерживает все: от адаптации и повышения квалификации до соблюдения нормативных требований и профессионального развития. Если все сделано правильно, это экономит время, сокращает количество ошибок и позволяет новым членам команды быстрее вносить свой вклад.

Изучите популярные типы учебных руководств, ключевые компоненты четкого плана и пошаговое руководство по созданию многократно используемого шаблона в Copilot в Word. Экономьте время, создавая структурированный план, заполняя разделы релевантным содержимым и адаптируя шаблон для разных ролей или команд в Microsoft Word.

Восемь типов учебных пособий с примерами

Учебные пособия бывают разных форм в зависимости от аудитории, цели и уровня детализации. Ниже приведены восемь широко используемых примеров учебных руководств, используемых для внутреннего обучения и подготовки документации для клиентов.

1. Руководства по адаптации сотрудников

Руководства по обучению сотрудников для адаптации знакомят новых сотрудников с компанией, их ролью, инструментами, ожиданиями и основными политиками. Руководство по приветствию для новых сотрудников может охватывать историю компании, миссию и ключевые контакты. В контрольном списке на первую неделю адаптации описываются такие задачи, как настройка учетных записей, посещение ориентации и знакомство с командой. Руководство по ценностям и культуре компании помогает людям понять ожидания и нормы на рабочем месте.

2. Учебные руководства для конкретных ролей

Руководства для конкретных ролей сосредоточены на навыках и рабочих процессах, необходимых для выполнения конкретной работы. Они особенно полезны на технических должностях или должностях, требующих большого количества процессов. Учебное руководство по обслуживанию клиентов может охватывать обработку звонков, пути эскалации и тон голоса. Учебное руководство по продажам может включать знание продукта, рабочие процессы CRM и работу с возражениями. В руководстве по редактору контента будут изложены рекомендации редактора, шаги утверждения и графики публикаций.

3. Standard руководства по операционным процедурам (SOP)

SOP содержат пошаговые инструкции для задач, которые должны выполняться последовательно и правильно. Они обеспечивают контроль качества, готовность к аудиту и сокращение числа ошибок в командах. Подробнее о том, как создавайте шаблоны стандартных операционных процедур с помощью ИИ в Word. Типичные примеры включают SOP обработки счетов, в которой подробно описан каждый шаг от получения до утверждения платежа, и процедура отчетности об инцидентах , стандартизирующая документирование и эскалацию проблем на рабочем месте, и рабочий процесс утверждения и проверки контента, который определяет, кто просматривает, редактирует и публикует контент перед его запуском.

4. Учебные руководства по техническим и системным вопросам

В учебных руководствах по техническим или системным системам объясняется, как настраиваются и управляются внутренние системы, инструменты или оборудование. Они сосредоточены на доступе, конфигурации, разрешениях и обслуживании, а не на выполнении повседневных задач. A Системное учебное руководство может охватывать требования к входу в систему, уровни разрешений и стандарты данных для внутренних платформ. Руководство по настройке системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) или системы управления контентом (CMS) может объяснить этапы настройки и необходимые поля. В руководстве по настройке оборудования должны быть задокументированы этапы установки, проверки безопасности и текущие задачи по техническому обслуживанию.

5. Руководства по политикам и соответствию требованиям

Руководства по политикам и соответствию требованиям помогают командам понять юридические, нормативные и организационные требования. Они необходимы в таких отраслях, как здравоохранение, финансы и строительство, где соблюдение нормативных требований тщательно контролируется. В руководстве по охране труда и технике безопасности на рабочем месте изложены процедуры действий в чрезвычайных ситуациях, отчетность об опасностях, безопасные методы работы и Отчеты об инцидентах. Руководство по конфиденциальности данных охватывает протоколы обработки, реагирование на нарушения и обязанности в соответствии с такими нормативными актами, как Общий регламент по защите данных (GDPR). Кодекс поведения и руководство по кадровой политике устанавливают ожидания в отношении поведения на рабочем месте, борьбы с дискриминацией и процедур рассмотрения жалоб.

6. Руководства пользователя или пользователя

Руководства пользователя помогают внешним пользователям понять, как использовать продукт, службу или систему. Четко, хорошо структурировано Клиентская документация сокращает количество запросов на поддержку и улучшает общее взаимодействие с пользователем. Руководство по настройке и установке продукта поможет клиентам выполнить распаковку, сборку и первичную настройку. Руководство пользователя мобильного приложения охватывает создание учетной записи, навигацию и ключевые функции. Краткое руководство по началу работы для новых подписчиков содержит краткий обзор того, как начать использовать продукт или услугу прямо сейчас.

7. Учебные руководства по программному обеспечению

Учебные руководства по программному обеспечению сосредоточены на том, как использовать конкретный цифровой инструмент или приложение для выполнения задач. В этих руководствах приоритет отдается руководству по функциям, рабочим процессам и пошаговым инструкциям. Руководство по программному обеспечению для управления проектами может объяснять создание задач, сроки и Функции совместной работы. Учебное пособие по общеорганизационному планированию ресурсов (ПОР) могло бы пройти по модулям финансов или операций. Руководство по платформе коммуникации будет охватывать обмен сообщениями, собрания, общий доступ к файлам и уведомления.

8. Руководства по технике безопасности

Учебные пособия по технике безопасности необходимы на работах с физическим риском. Они охватывают процедуры предотвращения несчастных случаев, реагирования на чрезвычайные ситуации и поддержания безопасной рабочей среды. Руководство по безопасности на строительной площадке может включать требования к СИЗ, защиту от падений и оценку рисков. Руководство по безопасности в лабораториях могло бы касаться обращения с химическими веществами, реагирования на разливы и обеззараживания оборудования. Руководство по безопасности пищевых продуктов может охватывать контроль температуры, предотвращение перекрестного загрязнения и графики уборки.

Основные компоненты структуры учебного руководства

Надежный шаблон учебного пособия следует логической структуре, которая направляет учащихся от введения до справочных материалов. Каждый компонент ниже может быть сгенерирован и настроен с помощью Copilot в Word, ускоряющий создание исчерпывающей структуры документа с нуля.

Введение

Введение задает контекст для всего руководства. В нем должно объясняться цель обучения, определять, для кого предназначено руководство, и описываться, как эффективно использовать документ. Четкое введение помогает учащимся понять, чего ожидать и почему содержание важно для их роли.

Try this Copilot prompt"Напиши введение для учебного руководства, предназначенного для новых представителей службы поддержки клиентов, с объяснением цели обучения и способа навигации по документу. "Щелкните, чтобы скопировать этот запрос Copilot

Цели обучения

Цели обучения определяют, какие знания или навыки читатель должен получить к концу обучения. Четкие цели помогают как автору оставаться сосредоточенным, так и учащемуся измерять прогресс. Каждая цель должна быть построена на основе конкретных, наблюдаемых результатов, а не расплывчатых целей.

Try this Copilot prompt"Создай пять целей обучения для учебного руководства по вводу данных CRM для сотрудников отдела продаж. "Щелкните, чтобы скопировать этот запрос Copilot

Обзор роли или процесса

В этом разделе представлен более широкий контекст, необходимый учащимся, прежде чем перейти к подробным инструкциям. В ней рассматриваются ключевые понятия, терминология и то, как роль или процесс вписываются в организацию. Этот контекст упрощает изучение разделов с пошаговыми инструкциями.

Try this Copilot prompt"Резюмируй роль координатора по маркетингу. Укажи ключевые обязанности и то, как это связано с маркетинговой командой. "Щелкните, чтобы скопировать этот запрос Copilot

Пошаговые инструкции

Это основа учебного пособия. Излагайте подробные процессы или рабочие процессы с помощью пронумерованных шагов, контрольных списков или многоуровневых инструкций с вложенными этапами. Для задач, требующих строгой согласованности, рассмотрите возможность структурирования этого раздела в виде стандартная рабочая процедура. Включите инструменты, системы или ресурсы, необходимые на каждом этапе, чтобы помочь читателям следить за происходящим самостоятельно.

Try this Copilot prompt"Создай пошаговые инструкции по обработке возврата денежных средств клиентов в нашей системе CRM [имя CRM], включая поля, которые следует заполнить, и кого уведомлять. "Щелкните, чтобы скопировать этот запрос Copilot

Политики, стандарты и правила

В этом разделе описаны требования соответствия, разрешенные и запрещенные действия, а также организационные стандарты, применимые к теме обучения. Это гарантирует, что учащиеся понимают границы и ожидания, которые определяют, как должны выполняться задачи.

Try this Copilot prompt"Напиши раздел о политиках обработки данных для учебного руководства по ИТ-поддержке. Включи ожидания в отношении конфиденциальности и процедуры эскалации. "Щелкните, чтобы скопировать этот запрос Copilot

Примеры и сценарии

Практические примеры облегчают понимание абстрактных инструкций. Включите как хорошие, так и плохие практические сценарии, чтобы учащиеся могли увидеть разницу. Использование ИИ-автор в Word для создания черновиков сценариев, а затем уточняйте их, добавляя реальные детали от команды.

Try this Copilot prompt"Напиши два реалистичных сценария для учебного руководства по обслуживанию клиентов: один из них демонстрирует рекомендации по обработке звонков, а другой показывает распространенные ошибки, которые следует избегать. "Щелкните, чтобы скопировать этот запрос Copilot

Советы и рекомендации

В специальном разделе советов учащимся даются практические советы по ускорению работы, методам повышения эффективности и распространенным ошибкам, которых следует избегать. Вот где опытный Участники команды могут обмениваться знаниями, которые помогают новым сотрудникам быстрее продвигаться вперед.

Try this Copilot prompt"Перечисли пять рекомендаций по написанию понятной внутренней документации, включая советы по языку, форматированию и управлению версиями. "Щелкните, чтобы скопировать этот запрос Copilot

Упражнения или проверка знаний

Упражнения и вопросы для повторения помогают учащимся проверить свои знания, прежде чем двигаться дальше. Это могут быть вопросы с несколькими вариантами ответов до практических задач, имитирующих реальные рабочие процессы.

Try this Copilot prompt"Создай три вопроса о проверке с несколькими вариантами ответов для раздела учебного руководства по процедурам безопасности на рабочем месте. "Щелкните, чтобы скопировать этот запрос Copilot

Устранение неполадок и ответы на часто задаваемые вопросы

В разделе устранения неполадок рассматриваются наиболее распространенные проблемы, с которыми могут столкнуться учащиеся, а также приводятся четкие шаги по решению проблемы и рекомендации о том, когда следует передать разрешение на более высокий уровень. Включение раздела "Вопросы и ответы" предвосхищает вопросы и снижает потребность в последующей поддержке.

Try this Copilot prompt"Создай раздел вопросов и ответов об устранении неполадок для учебного руководства по использованию внутренней системы отчетности о расходах, охватывающий пять наиболее распространенных ошибок и их решения. "Щелкните, чтобы скопировать этот запрос Copilot

Справочные материалы

Завершите руководство вспомогательными материалами, которые сделают его долгосрочным ресурсом, к которому люди будут возвращаться, а не читать его разово. Раздел сильных ссылок обычно включает:

• Глоссарий ключевых терминов: дайте определение любому техническому языку, аббревиатурам или ролевой лексике, используемой в руководстве.

• Ссылки на связанные ресурсы: подключайтесь к внутренним политикам, соответствующим учебным документам, видеоинструкциям или внешним справочным материалам.

• Дополнительные документы: приложить шаблоны, контрольные списки или формы, которые понадобятся читателям для применения полученных знаний.

Try this Copilot prompt"Создай глоссарий из десяти ключевых терминов для учебного руководства по адаптации сотрудников в технологической отрасли. "Щелкните, чтобы скопировать этот запрос Copilot

Как написать шаблон учебного руководства с помощью Copilot в Word

Указанные ниже шаги посвящены созданию многократно используемого шаблона учебного руководства с помощью Copilot в Word.

1. Откройте новый пустой документ в Word для Интернета.

2. Щелкните Copilot в веб-приложении Word, чтобы создать запрос.

3. Попросите Copilot составить структуру учебного руководства. Обязательно укажите, для кого предназначено учебное руководство, что будет описываться в документе и как оно будет использоваться.

4. Просмотрите структуру учебного руководства, созданного ИИ. При необходимости попросите Copilot настроить, развернуть или реорганизовать разделы. Вы можете попросить Copilot улучшить формулировки или переписать определенные разделы.

5. Добавьте окончательные сведения, а затем сохраните результат как шаблон Word, пригодный для многократного использования. Чтобы сохранить его как шаблон для многократного использования в Интернете, сохраните документ Word (.docx) в специальной папке в OneDrive или SharePoint. Рассматривайте документ как файл master. В классическом приложении Word можно выбрать пункт "Файл", а затем "Сохранить как шаблон Word (DOTX)".

Try this Copilot prompt"Создай учебное руководство под названием "Руководство по адаптации сотрудников" с обзором компании, контрольным списком на первую неделю и ключевыми контактами. "Щелкните, чтобы скопировать этот запрос Copilot

Учебное руководство: рекомендации

Хорошо написанное учебное руководство эффективно только в том случае, если его легко читать, поддерживать и использовать повторно. Руководствуйтесь этими рекомендациями при создании и совершенствовании учебных материалов.

• Сохраняйте содержимое ясным, простым и сфокусированным на задачах: используйте простой язык, избегайте жаргона и разбивайте инструкции на небольшие, выполнимые шаги. Короткие предложения и активный залог облегчают восприятие контента.

• Используйте согласованную структуру и макет: поддерживайте одинаковое форматирование, иерархию заголовков и визуальный стиль во всем руководстве. Выберите удобные для чтения размеры шрифтов (11–12 пт для основного текста, более крупные для заголовков) и вставьте одинаковые интервалы. С помощью средств форматирования в Word можно поддерживать единообразие заголовков, шрифтов и полей.

• Добавляйте визуальные элементы, помогающие лучше понимать: добавляйте снимки экрана, схемы, контрольные списки или графические элементы SmartArt для иллюстрации процессов. Визуальные элементы разбивают плотный текст и делают пошаговые инструкции более удобными для восприятия.

• Сделайте это практичным с помощью реальных примеров и сценариев: предоставьте примеры задач, реалистичные варианты использования и сравнение правильных и неправильных подходов. Практические примеры помогают связать концепции с реальными рабочими ситуациями.

• Поддерживайте актуальность и удобство редактирования: храните руководства в централизованном редактируемом расположении с помощью OneDrive и регулярно просматривайте их. Использование инструменты совместной работы в Word для совместного редактирования с экспертами в предметной области и отслеживания изменений с течением времени.

• Применяйте фирменную символику организации для профессионального оформления: вставляйте логотип компании в верхний колонтитул, применяйте фирменные цвета с использованием параметров темы и используйте официальный шрифт из руководства по стилю. Установите согласованные поля страницы и используйте пустое пространство для улучшения читаемости. Сохраните фирменный макет как многократно используемый шаблон Word для обеспечения согласованности всей учебной документации.

Создавайте учебные руководства и учебные материалы для сотрудников в Microsoft Word в Интернете. Ознакомьтесь с дополнительными руководствами по Шаблоны стандартных операционных процедур с использованием ИИ и техническая документация.