Как превратить документ Word в сообщение электронной почты с помощью Copilot

Превращайте длинные документы в понятные, готовые к отправке сообщения электронной почты без перезаписи вручную. Сводные данные по любому документу в сообщении электронной почты с помощью Copilot в Word, в комплекте с строкой темы, сводкой и специализированными элементами действий. Быстро проектировать важные обновления и утверждения или предоставлять общий доступ к резюме собраний по электронной почте за считанные минуты.

Узнайте, когда и как преобразовать документы в краткие сообщения электронной почты с помощью ИИ в Microsoft Word в Интернете.

Как преобразовать документ в сообщение электронной почты с помощью Copilot в Word

Создание электронной почты с нуля требует времени. Copilot извлекает сообщение электронной почты прямо из открытого документа, в комплекте с темой, структурированной сводкой и понятными элементами действий.

1. Откройте документ, например отчет, заметку о собрании или предложение, в Word, а затем откройте Copilot, чтобы начать новый чат.

2. Опишите адрес электронной почты, который вы хотите создать в Чат Copilot . Укажите тип электронной почты (обновление, повтор, запрос на утверждение), роль получателя и раздел. Четкая конкретная инструкция предоставляет пригодный для использования черновик с первой попытки.

3. Укажите формальность языка электронной почты, Количество слов и добавление предложений структуры, таких как строка темы, ключевые точки, элементы действий для улучшения результатов.

4. Просмотрите созданный ИИ черновик электронной почты. Убедитесь, что сводка фиксирует ключевые моменты из справочного документа и что тон соответствует получателю.

5. Уточните проект с помощью дальнейших инструкций. Попросите Copilot в том же чате сделать письмо более прямым, развернуть раздел или переписать для другой аудитории без перезапуска чата.

6. Когда сообщение электронной почты будет готово к отправке, скопируйте созданный ИИ черновик в Microsoft Outlook в виде нового сообщения или ответа на существующий поток.

Попробуйте пример командной строки Copilot

Сведите этот документ в готовое к отправке сообщение электронной почты для [роли получателя]. Включите строку темы, сводку из двух предложений, от трех до пяти ключевых пунктов и список элементов действий с владельцами. Сохраните тон [прямой/дружественный/формальный] и длину в [число слов]. Щелкните, чтобы скопировать этот запрос Copilot

Шесть примеров электронной почты для создания из документов с помощью ИИ

1. Запись сообщения электронной почты об обновлении проекта из отчета

Когда следует использовать: руководители проектов, руководители команд и отдельные участники должны отправлять еженедельные или вехи обновления заинтересованным лицам. Длинный отчет о состоянии или Бизнес-отчет становится кратким сообщением электронной почты об обновлении, которое выделяет ход выполнения, помечает риски и перечисляет дальнейшие шаги.

Что следует включить: текущее состояние, ключевые победы с момента последнего обновления, любые блокировщики или риски и предстоящие вехи. Держите сводку жесткой и ведите с тем, что получатель должен действовать.

Попробуйте пример командной строки Copilot

Сведите этот отчет о проекте в короткое сообщение электронной почты с обновлением для [recipient]. Выполните инструкции по выполнению с момента последнего обновления, а затем перечислите риски и дальнейшие действия. Держите его под 200 словами. Щелкните, чтобы скопировать этот запрос Copilot

2. Создание резюме собрания с элементами действий

Когда следует использовать: организаторы собрания должны отправить участникам, заинтересованным лицам, которые пропустили собрание, или командам с последующими задачами. Заметки или Минуты собрания превратились в структурированное сообщение электронной почты, которое поддерживает согласование всех участников.

Что следует включить: цель собрания, ключевые решения, элементы действий с владельцами и сроки выполнения, а также открытые вопросы. Вызовите имена для ясности.

Попробуйте пример командной строки Copilot

Превратите эти заметки о собрании в сообщение электронной почты для команды. Включите краткую сводку решений, элементов действий, сгруппированных по владельцу, и все открытые вопросы. Ссылка на полные заметки в конце. Щелкните, чтобы скопировать этот запрос Copilot

3. Создание проекта запроса на утверждение или принятие решения

Когда использовать: юридическим, финансовым и старшим руководителям часто приходится подписывать план или рекомендацию, изложенные в более длинном документе. Читатель хочет получить запрос, обоснование и следующий шаг через две минуты.

Что следует включить: необходимое решение, обоснование от двух до трех предложений, крайний срок и четкий путь ответа одним щелчком (утвержден или нуждается в изменениях).

Попробуйте пример командной строки Copilot

Проект сообщения электронной почты об утверждении для [роли, принимающей решения], на основе этого документа. Суммируйте необходимое решение в двух предложениях, включите крайний срок и сделайте его простым ответом с утвержденными или необходимыми изменениями. Щелкните, чтобы скопировать этот запрос Copilot

4. Подведение итогов предложения для клиентов

Когда следует использовать: отделы продаж, управления учетными записями и консультантов должны отправить клиентам четкую сводку более длинного документа о предложении. Сообщение электронной почты должно отвечать на предлагаемые и дальнейшие действия, не заставляя клиента открывать 15-страничное вложение.

Что следует включить: основное предложение на простом языке, ключевые преимущества для клиента, цены или временная шкала основные моменты и следующий шаг.

Попробуйте пример командной строки Copilot

Подведите итоги по этому предложению в удобное для клиента сообщение электронной почты. Запустите с результатом, перечислите три ключевых преимущества, включает в себя временная шкала и сводку по ценам, и заканчивается четким следующим шагом для клиента. Щелкните, чтобы скопировать этот запрос Copilot

5. Предоставление общего доступа к обновлениям ключей из внутренних документов

Когда следует использовать: отделы коммуникации, отдел кадров и руководитель группы совместно используют внутренние обновления, изменения политики или учебные выпуски для более широкой организации. В коротком сообщении электронной почты отображаются ключевые моменты и ссылки на полный документ для читателей, которым нужны подробные сведения.

Что следует включить: короткий контекстный абзац, от трех до пяти ключевых выводов и ссылка на исходный документ для справки.

Попробуйте пример командной строки Copilot

Напишите короткое внутреннее сообщение электронной почты с объявлением на основе этого документа. Включите введение на один абзац, три ключевых пункта в маркированном формате и примечание в конце, указывающее читателей на полный документ. Щелкните, чтобы скопировать этот запрос Copilot

6. Преобразование заметок в сводку заинтересованных лиц

Когда следует использовать: исследователям, группам по продуктам и аналитикам необходимо синтезировать приблизительные заметки, отзывы клиентов или выходные данные семинаров в структурированном сводном сообщении электронной почты для старших заинтересованных лиц.

Что следует включить: контекст или источник заметок, три-пять тематических аналитических сведений, любые действия или рекомендации, а также предлагаемый следующий шаг.

Попробуйте пример командной строки Copilot

Синтезировать эти заметки в сводное сообщение электронной почты заинтересованных лиц. Сгруппировать содержимое по трем темам, включить две или три рекомендации и закрыть предлагаемый следующий шаг для команды. Щелкните, чтобы скопировать этот запрос Copilot

Когда использовать Copilot в Word и Outlook для составления электронной почты

Copilot поддерживает создание электронной почты как в Word, так и в Outlook, при этом каждое приложение подходит для разных отправных точек.

Использование Word при работе с длинными документами

Длинный документ, например бизнес-отчет, предложение или набор Заметки о собрании лучше всего подходят в качестве исходного материала. Copilot может использовать открытый документ для черновика содержимого в стиле электронной почты с сводкой и дальнейшими шагами в зависимости от инструкций чата. Затем черновик содержимого можно скопировать в Outlook, когда оно будет готово к отправке.

Использование Outlook для ответов в потоке и быстрых черновиков

Outlook обрабатывает работу на стороне папки "Входящие", включая ответ на существующий поток, суммирование длительного разговора перед ответом, изменение тона черновика или превращение нескольких маркеров в Полированное сообщение. Copilot в Outlook считывает поток напрямую, поэтому исходный документ не требуется.

Советы по улучшению сообщений электронной почты, созданных ИИ, для ясности и точности

• Сначала обрезка исходного документа: удалите устаревшие разделы, ненужные добавления или черновики примечаний перед чатом Копилот. Более чистые входные данные создают более чистую сводку и снижают вероятность возникновения шума в сообщении электронной почты.

• Попросите Copilot отрегулировать тон и длину: один и тот же проект может быть повторно создан в виде двух предложений краткое руководство, обновление команды из трех абзацей или подробное краткое описание клиента. Спросите Copilot напрямую для необходимых изменений, таких как "сделать это более прямым" или "сократить до 150 слов", с Средство перезаписи ИИ, обрабатывая корректировки тона и длины по требованию.

• Двойное проверка факты, имена и даты. Сводки по искусственному интеллекту могут сжимать или изменять детали. Окончательное прочтение исходного документа перехватывает любые неправильно указанные цитаты, инвертированную статистику или сдвинутые крайние сроки перед отправкой сообщения электронной почты.

• Создайте несколько версий для сравнения: запросите у Copilot варианты одного и того же сообщения электронной почты, такие как краткое описание, подробное обновление и удобную для клиента версию. Сравните параметры и объедините самые сильные строки в окончательный черновик.

Превратите любой документ в сообщение электронной почты, готовое к просмотру и отправке, от обновлений проекта и отзывов собраний до предложений клиентов. Создание более четких и готовых сообщений электронной почты из любого открытого документа с помощью Copilot в Microsoft Word сегодня.

Исследовать использование ИИ и использование минут собранийкак написать повестку собрания с помощью ИИ , чтобы сохранить полный рабочий процесс электронной почты от собрания к папке "Входящие".