Как превратить документ Word в электронное письмо с помощью Copilot

Превращайте длинные документы в четкие, готовые к отправке сообщения электронной почты, не переписывая вручную. Резюмируйте любой документ в сообщение электронной почты с помощью Copilot в Word, содержащий строку темы, сводку и индивидуальные поручения. Быстро создавайте черновики важных обновлений и утверждений или делитесь протоколами собрания по электронной почте за считанные минуты.

Узнайте, когда и как превращать документы в краткие электронные письма с помощью ИИ Microsoft Word в Интернете.

Как превратить документ в электронное письмо с помощью Copilot в Word

Создание черновика сообщения электронной почты с нуля требует времени. Copilot извлекает письмо прямо из открытого документа, дополненное строкой темы, структурированной сводкой и четкими поручениями.

1. Откройте документ, например отчет, заметку к собранию или предложение в Word, а затем откройте Copilot, чтобы начать новый чат.

2. Опишите сообщение электронной почты, которое вы хотите создать в Чат Copilot . Укажите тип сообщения электронной почты (обновление, резюме, запрос на утверждение), роль получателя и тему. Четкая, конкретная инструкция позволяет получить черновик, пригодный для использования с первой попытки.

3. Укажите формальность языка электронной почты, Подсчитывайте количество слов и добавляйте предложения по структуре, например строку темы, ключевые моменты, поручения для достижения лучших результатов.

4. Просмотрите черновик сообщения, созданный ИИ. Убедитесь, что сводка содержит основные моменты из справочного документа и что тон соответствует получателю.

5. Уточните черновик, добавив дальнейшие инструкции. Попросите Copilot в том же чате сделать письмо более прямым, развернуть раздел или Перепишите для другой аудитории, не перезапуская чат.

6. Когда сообщение будет готово к отправке, скопируйте созданный ИИ черновик в Microsoft Outlook (opens in a new tab) в качестве нового сообщения или ответа на существующую цепочку.

Попробуйте этот пример запроса Copilot

Try this Copilot prompt"Резюмируй этот документ и создай готовое к отправке электронное письмо для [роль получателя]. Включите строку темы, сводку из двух предложений, три–пять ключевых пунктов и список поручений с владельцами. Сохраните тон [прямой/дружелюбный/официальный] и длину в разделе [количество слов]. "Щелкните, чтобы скопировать этот запрос Copilot

Шесть примеров сообщений электронной почты, которые можно создать из документов с помощью ИИ

1. Напишите письмо с новостями о проекте на основе отчета

Когда использовать: руководителям проектов, руководителям групп и отдельным участникам необходимо отправлять заинтересованным лицам еженедельные обновления или вехи. Длинный отчет о состоянии или Деловой отчет становится кратким сообщением электронной почты, в котором подчеркивается ход выполнения, отмечаются риски и перечисляются дальнейшие действия.

Что включить: текущее состояние, ключевые победы с момента последнего обновления, любые препятствия или риски, а также предстоящие вехи. Составьте сводку в сжатом виде и начните с того, что нужно сделать получателю.

Попробуйте этот пример запроса Copilot

Try this Copilot prompt"Резюмируй этот отчет о проекте в виде короткого сообщения электронной почты с обновлением для [получателя]. Начните с прогресса, достигнутого с момента последнего обновления, а затем перечислите риски и дальнейшие действия. Ограничься 200 словами. "Щелкните, чтобы скопировать этот запрос Copilot

2. Подведение итогов собрания с поручениями

Когда использовать: организаторам собраний необходимо отправить электронное письмо с кратким изложением участникам, заинтересованным лицам, которые пропустили собрание, или командам с последующими задачами. "Заметки" или Протокол собрания преобразуется в структурированное сообщение электронной почты со сводкой, которое помогает всем быть в курсе происходящего.

Что включить: цель собрания, ключевые решения, поручения с владельцами и сроки выполнения, открытые вопросы. Называйте имена для ясности.

Попробуйте этот пример запроса Copilot

Try this Copilot prompt"Преврати эти заметки собрания в электронное письмо с кратким обзором для группы. Включите краткое резюме решений, поручения, сгруппированные по владельцам, и все открытые вопросы. Ссылка на полные примечания в конце. "Щелкните, чтобы скопировать этот запрос Copilot

3. Создание черновика запроса на утверждение или решение

Когда использовать: юридическим, финансовым и высшим руководителям часто необходимо утвердить план или рекомендацию, изложенные в более длинном документе. Читатель хочет получить вопрос, обоснование и следующий шаг через две минуты.

Что включить: требуемое решение, обоснование из двух-трех предложений, крайний срок и четкий путь ответа одним щелчком мыши (утверждено или нуждается в изменениях).

Попробуйте этот пример запроса Copilot

Try this Copilot prompt"Составь черновик сообщения электронной почты об утверждении для [роль лица, принимающего решения] на основе этого документа. Резюмируй необходимое решение в двух предложениях, включи крайний срок и упрости ответ с утвержденными или нуждающимися изменениями. "Щелкните, чтобы скопировать этот запрос Copilot

4. Резюмируйте предложение для клиентов

Когда использовать: отделы продаж, управления клиентами и консультантов должны отправлять клиентам четкую сводку длинного документа с предложением. Электронное письмо должно отвечать на то, что предлагается и что произойдет дальше, не заставляя клиента открывать 15-страничное вложение.

Что включить: основное предложение на простом языке, ключевые преимущества для клиента, основные моменты ценообразования или временной шкалы, а также следующий шаг.

Попробуйте этот пример запроса Copilot

Try this Copilot prompt"Резюмируй это предложение в удобном для клиентов электронном письме. Начните с результата, перечислите три ключевых преимущества, включите временную шкалу и сводку цен, и завершите четким следующим шагом для клиента. "Щелкните, чтобы скопировать этот запрос Copilot

5. Делитесь ключевыми обновлениями из внутренних документов

Когда использовать: команды по связям с общественностью, HR и руководители групп делятся внутренними обновлениями, изменениями политик или Развертывание обучения в более широкой организации. В коротком электронном письме изложены ключевые моменты и ссылки на полный документ для читателей, которым нужны подробные сведения.

Что включить: краткий абзац контекста, три-пять основных выводов и ссылка на исходный документ для справки.

Попробуйте этот пример запроса Copilot

Try this Copilot prompt"Напиши короткое внутреннее сообщение электронной почты с объявлением на основе этого документа. Включите введение в один абзац, три ключевых пункта в виде маркеров и примечание в конце, направляющее читателей к полному документу. "Щелкните, чтобы скопировать этот запрос Copilot

6. Превращение заметок в сводку для заинтересованных лиц

Когда использовать: исследователям, группам разработки продуктов и аналитикам необходимо синтезировать черновые заметки, отзывы клиентов или результаты семинаров в структурированное сводное электронное письмо для старших заинтересованных лиц.

Что включить: контекст или источник заметок, три–пять тематических аналитических выводов, любые действия или рекомендации, а также предлагаемый следующий шаг.

Попробуйте этот пример запроса Copilot

Try this Copilot prompt"Синтезируйте эти заметки в сводное сообщение электронной почты заинтересованным лицам. Сгруппируйте содержимое по трем темам, включите две или три рекомендации и завершите предложенным следующим шагом для команды. "Щелкните, чтобы скопировать этот запрос Copilot

Когда следует использовать Copilot в Word и Outlook для составления электронных писем

Copilot поддерживает составление черновиков электронных писем в Word и Outlook, при этом каждое приложение подходит для разных отправных точек.

Использование Word при работе с длинными документами

Длинный документ, например бизнес-отчет, предложение или набор Заметки о собрании лучше всего использовать в качестве исходного материала. Copilot может использовать открытый документ для создания черновика содержимого в стиле электронной почты с кратким изложением и дальнейшими действиями в зависимости от инструкций чата. Когда черновик будет готов к отправке, его можно скопировать в Outlook.

Используйте Outlook для ответов в цепочке сообщений и создания черновиков

Outlook обрабатывает работу на стороне папки "Входящие", в том числе отвечает на существующую цепочку, резюмирование длинной беседы перед ответом, изменение тона черновика или превращение нескольких пунктов в Отполированное сообщение. Copilot в Outlook читает цепочку напрямую, поэтому исходный документ не требуется.

Советы по улучшению ясности и точности сообщений электронной почты, созданных ИИ

• Сначала обрежьте исходный документ: удалите устаревшие разделы, ненужные приложения или черновики заметок перед чатом Copilot. Чем более чистые вводные данные, тем более четкая сводка будет отображаться, и это уменьшит вероятность появления в сообщении шума.

• Попросите Copilot скорректировать тон и длину: один и тот же черновик можно создать как два предложения сводка для руководства, отчет о работе группы из трех абзацев или подробная сводка для клиента. Попросите Copilot напрямую о необходимом изменении, например "сделай это более прямолинейным" или "сократи до 150 слов" с помощью ИИ-переписыватель обрабатывает корректировку тона и длины по запросу.

• Двойная проверка фактов, имен и дат: сводки ИИ могут сжимать или изменять форму. При окончательном чтении исходного документа обнаруживаются неправильно присвоенные цитаты, инвертированная статистика или сдвинутые сроки перед отправкой сообщения электронной почты.

• Сгенерируйте несколько версий для сравнения: попросите Copilot предоставить варианты одного и того же сообщения, например синопсис, подробное обновление и удобную для клиента версию. Сравните варианты и объедините самые сильные линии в окончательный черновик.

Превратите любой документ в сообщение электронной почты, готовое к проверке и отправке: от обновлений по проекту и протоколов собраний до предложений клиентам. Создавайте более четкие и удобные для получателей электронные письма из любого открытого документа с помощью Copilot в Microsoft Word сегодня.

Обзор как вести протокол собрания с помощью ИИ и как написать повестку дня собрания с помощью ИИ , чтобы весь рабочий процесс электронной почты перемещался — от собрания до папки "Входящие".