Использование ИИ в минутах собраний

Держите команды и заинтересованные стороны в курсе, принимая быстрые и четкие минуты встречи с Копилот в Word. От быстрой бизнес-синхронизации до официальных заседаний совета директоров, экономьте ценное время, отшлифовываемые заметки о собраниях и сохраняйте организованность с помощью ИИ.

Легко собирайте точную информацию, например ключевые моменты, элементы действий, основные моменты и многое другое, попросив Copilot сделать заметки за вас. Легко разбивать длинные собрания на хорошо структурированные разделы, просто ссылаясь на запись собрания или стенограмму из OneDrive.

Читайте дальше, чтобы узнать, как принять протоколы собраний с использованием ИИ, а также рекомендации и основные элементы для обмена профессиональными заметками о собраниях с помощью Copilot.

Основные элементы минут собрания

При создании заметок собрания важно следовать лучшему формату и макету минут. Если вы не знаете, как занять минуты собрания, следуйте приведенной ниже структуре или начните с готового к использованию шаблон minutes.

• Название организации: сделайте минуты собрания более профессиональными, добавив название компании и логотип. Его можно поместить в заголовок и нижний колонтитул Word документа.

• Дата и время: добавьте дату и время проведения собрания.

• Расположение: запишите место собрания, будь то личное или виртуальное.

• Участники: напишите список участников и нотацию отсутствующих, если это необходимо.

• Пункты повестки дня: краткое описание тем и вопросы повестки дня , которые обсуждались в том же порядке, в котором они рассматривались в ходе заседания.

• Решения и предложения: список всех важных обсуждений, которые обсуждались по каждому пункту повестки дня, включая все ключевые моменты, проблемы, изменения, необходимые для обработка документов и выделений. Обязательно добавьте резолюции и выводы, которые были достигнуты в ходе совещания.

• Элементы действий: влияют на них, точно предоставляя общий доступ к элементам действий, назначая их нужному пользователю, помечая его имя датой выполнения и предлагая дальнейшие шаги для выполнения.

• Сведения о следующем собрании: поделитесь датой и временем следующего запланированного собрания, а также пункты повестки дня , чтобы участники знали, чего ожидать.

Шесть способов улучшить минуты встречи с Copilot

1. Преобразование стенограммы в заметки о собрании

Преобразование расшифровки собрания в структурированный и удобный для чтения документ с минутами собрания для любого типа собрания. Все, что вам нужно сделать, это скопировать и вставить стенограмму собрания из Microsoft Teams в Microsoft Word, а затем предложить Copilot изменить необработанную копию. ИИ будет автоматически преобразовывать расшифровку собрания в полированные и хорошо структурированные минутные заметки, готовые к обмену участниками или заинтересованными лицами.

Пример запрос Copilot

Преобразуйте эту расшифровку в официальный протокол собрания с разделами для участников, повесткой, решениями и поручениями. Щелкните, чтобы скопировать этот запрос Copilot

2. Форматирование минут со структурой

Переформатировать длинные абзацы или неструктурированные заметки о собрании в чистый маркированный список элементов с помощью ИИ. Copilot может редактировать необработанную копию в согласованном, легко читаемом формате, добавляя в определенные временные выделения и роли говорящего. Copilot берет вдохновение из готовых к использованию Шаблоны минут, чтобы убедиться, что документы преобразуются с помощью рекомендаций.

Пример запрос Copilot

Отформатируй обсуждение из протокола в виде четкого маркированного списка с оценками времени и именами выступающихЩелкните, чтобы скопировать этот запрос Copilot

3. Реорганизация заметок о собраниях с помощью ИИ

Улучшите поток и удобочитаемость минут собрания, превратив длинные заметки обсуждения в формальные абзацы с четкими заголовками. Предоставьте Copilot фоновый контекст, чтобы получить наилучшие выходные данные. Например, поделитесь типом собрания, на которое вы занимаете несколько минут, например собрание совета директоров, сводка отчета по проекту или собрание по продажам. Это поможет ИИ соответствующим образом создавать эффективные заголовки и групповые темы, экономя ценное время и повышая ясность.

Пример запрос Copilot

Измени структуру этого документа, сгруппировав содержимое по тематическим заголовкам и используя тип собрания совета директоров для управления структурой. Щелкните, чтобы скопировать этот запрос Copilot

4. Сводные сведения о обсуждениях на собраниях в решениях

Извлечение ключевых обсуждений и результатов собраний из длинных расшифровок бесед или записей с помощью возможности суммирования в Copilot. ИИ оценивает собрание, а затем быстро превращает обсуждения в список решений. Попросите Copilot разместить эти сводки под правильным заголовком в макете минут собрания.

Пример запрос Copilot

Резюмируй решения, принятые на этом собрании, и перечисли их в разделе "Решения". Щелкните, чтобы скопировать этот запрос Copilot

5. Уточнение элементов действий для ясности

Проверка правописания и переписывание динамических расшифровок или заметок, задокументированных человеком с помощью ИИ средства редактирования документов. Copilot может переписать расплывчатые предложения или задачи в четкие элементы действий, назначая владельцев и крайние сроки. Упрощение процесса редактирования с точностью проверка орфографии на более чем 20 языках. См. автоматическое предложения по исправлению грамматики , настраиваемые в формальных, профессиональных или случайных стилях письма в соответствии с любым жанром собрания. Автозапись в Copilot также может сделать предложения короче и обучить вас, написав предложения.

Пример запрос Copilot

Перепиши эти поручения, чтобы включить ответственного за задачу, крайний срок и дальнейшие действия. Щелкните, чтобы скопировать этот запрос Copilot

Создайте хорошо написанные протоколы собраний сегодня с помощью Copilot в Word.

Создание заметок о собрании с помощью профессионала шаблон minute, напишите памятку или изучите другие способы проведения эффективных собраний с помощью как написать повестку дня собрания.