Een ontslagbrief of -e-mail schrijven — sjabloonvoorbeelden en AI-prompts

Een duidelijke ontslagbrief begint met weten welke informatie je moet opnemen en hoe je die op een professionele manier presenteert. Aanpasbare sjablonen voor ontslagbrieven in Microsoft Word bieden een eenvoudig te volgen structuur, inclusief tijdelijke tekst en voorbeelden om belangrijke details te ordenen.

Als je vanaf nul begint, chat je met Copilot in Word en gebruik je promptvoorbeelden om een verzorgd eerste concept te maken met een passende toon voor de werkomgeving. Pas de prompts aan voor situaties zoals ontslag met onmiddellijke ingang, vertrek tijdens de proeftijd of een carrièreswitch.

Begin met een sjabloon in Word of gebruik Copilot om een ontslagbrief voor verschillende werksituaties te maken en te verfijnen.

Wat moet je opnemen in een ontslagbrief of -e-mail?

Verzamel belangrijke gegevens uit e-mails, eerdere contracten en bedrijfsbeleid voordat je aan de ontslagbrief begint. Neem de onderstaande onderdelen op om een duidelijk en nauwkeurig concept te maken.

• Datum en aanhef: voeg de datum waarop de brief is geschreven en een geadresseerde toe. Bijvoorbeeld een direct leidinggevende, directeur of teammanager, afhankelijk van de hiërarchie binnen de organisatie.

• Ontslagverklaring: vermeld op respectvolle wijze de belangrijkste reden voor het schrijven van de ontslagbrief. Beschrijf indien nodig de reden voor het ontslag, bijvoorbeeld een carrièreswitch of het nastreven van een andere functie.

• Laatste werkdag: geef aan wanneer de laatste werkdag is gepland. Vermeld duidelijk de duur van de opzegtermijn en geef aan dat deze voldoet aan zowel het huidige bedrijfsbeleid als de contractuele verplichtingen.

• Dankbetuiging: voeg een korte bedanktekst toe voor alle kansen die het bedrijf heeft geboden, waaronder werkervaring, training en professionele begeleiding.

• Volgende stappen en overdrachtsdetails: geef een overzicht van het overdrachtsplan, met duidelijke tijdlijnen en de betrokken teamleden.

• Professionele afsluiting: sluit de ontslagbrief af met 'met vriendelijke groet', 'hoogachtend' of 'bedankt'. Gebruik waar mogelijk de volledige naam en functietitel, of alleen de voornaam in informele werkomgevingen.

Een ontslagbrief schrijven met een sjabloon in Word

Maak eenvoudiger een ontslagbrief door aanpasbare sjablonen en voorbeeldindelingen in Word online te gebruiken. Volg de eenvoudige stappen hieronder om aan de slag te gaan.

1. Bekijk in een browser sjablonen voor ontslagbrieven in Word.

2. Klik op het sjabloon dat past bij de reden van vertrek om het aan te passen.

3. Vervang de tijdelijke tekst door relevante gegevens, zoals de reden van vertrek, de duur van de opzegtermijn en een bedanktekst.

4. Vraag Copilot de tekst te controleren en te verfijnen tot een verzorgd geheel en gebruik vervolgens de documenteditor om grammatica en spelling te controleren en het document af te ronden.

5. Sla het definitieve document op als PDF om het eenvoudig als bijlage via e-mail te delen.

Voorbeelden van sjablonen voor ontslagbrieven die je kunt aanpassen

Ontslag tijdens de proeftijd

Gebruik deze briefstructuur om een document op te stellen waarin je waardering toont en de professionele relatie met het team op een goede manier afsluit.

Moderne ontslagbrief

Deze sjabloon gebruiken

Ontslag uit een contractfunctie

Geef in deze duidelijke, beknopte Word-sjabloon aan dat je andere mogelijkheden wilt nastreven, leg de reden van vertrek uit en beschrijf het overdrachtsproces.

Ontslagbrief voor een administratieve functie

Deze sjabloon gebruiken

Ontslag uit een parttimefunctie

Deze bewerkbare sjabloon ondersteunt ontslag uit een tijdelijke of parttimefunctie om fulltimefuncties of andere loopbaanmogelijkheden te verkennen.

Ontslagbrief voor een technische functie

Deze sjabloon gebruiken

Ontslagbrief voor pensionering

Kondig op een beleefde en formele manier je pensionering uit een functie aan en beschrijf hoogtepunten uit je loopbaan met deze eenvoudig te bewerken Word-sjabloon.

Ontslagbrief vanwege pensionering

Deze sjabloon gebruiken

Ontslagbrieven voor werk opstellen met AI

Met sjablonen kun je gemakkelijker voortbouwen op een bestaande structuur, terwijl Copilot kan helpen vanaf een lege pagina te beginnen en een ontslagbrief af te stemmen op specifieke omstandigheden, details en toon.

Genereer een brief die het beste past bij een specifieke situatie door deze prompts te kopiëren en te plakken in een Copilot-chat in Word online. Verfijn vervolgens de formulering en toon om het ontslag duidelijk te communiceren.

Eenvoudige ontslagbrief

Try this Copilot prompt"Stel een korte, duidelijke ontslagbrief op voor de teammanager waarin je de reden vermeldt als [reden], de mogelijke opzegtermijn van [x] weken en de laatste werkdag als [datum]. "Klik om deze Copilot-prompt te kopiëren

Professionele ontslagbrief met opzegtermijn

Try this Copilot prompt"Maak een formele ontslagbrief om de teammanager te informeren, met de reden voor ontslag als [reden], de opzegtermijn van [x] weken en de laatste werkdag als [datum]. Houd een professionele toon aan en volg de gebruikelijke werkplekprotocollen. "Klik om deze Copilot-prompt te kopiëren

Ontslagbrief met een opzegtermijn van twee weken

Try this Copilot prompt"Genereer een ontslagbrief met een neutrale, directe toon en een opzegtermijn van twee weken. Vermeld kort de reden als [reden] voor vertrek, de laatste werkdag en openstaande verantwoordelijkheden. "Klik om deze Copilot-prompt te kopiëren

Voorbeeld van een ontslagbrief met onmiddellijke ingang

Try this Copilot prompt"Schrijf een ontslagbrief voor de teammanager die onmiddellijk ingaat. Vermeld de reden op een respectvolle manier, erken dat de standaardopzegtermijn niet wordt voltooid en bevestig de laatste werkdag als [datum]. "Klik om deze Copilot-prompt te kopiëren

Ontslagbrief om persoonlijke redenen

Try this Copilot prompt"Stel een professionele ontslagbrief op voor de teammanager waarin je aangeeft dat het ontslag om persoonlijke redenen is. Neem informatie op over de opzegtermijn van [x] weken en bevestig dat de laatste werkdag [datum] is. Houd de toon neutraal en beleefd. "Klik om deze Copilot-prompt te kopiëren

Ontslagbrief vanwege een carrièreswitch

Try this Copilot prompt"Maak een beknopte ontslagbrief voor de teammanager waarin je duidelijk uitlegt dat het ontslag het gevolg is van een carrièreswitch ([reden]). Vermeld dat de opzegtermijn [x] weken bedraagt en dat de laatste werkdag [datum] is. Spreek in de slotparagraaf je waardering uit voor alle kansen die je bij het bedrijf hebt gekregen. "Klik om deze Copilot-prompt te kopiëren

Een ontslagbrief opmaken

• Kies een duidelijk lettertype en een geschikte grootte: het is belangrijk om een lettertype te kiezen dat professionaliteit uitstraalt wanneer je een brief helemaal zelf maakt. Kies 12-14 pt in Calibri, Aptos of Arial, omdat deze lettertypen algemeen bekend en toegankelijk zijn.

• Gebruik de juiste afstand en marges: zorg voor een nette indeling en gebruik bij het schrijven van een ontslagbrief in Word de instelling 'Normaal' voor de marges. Met de automatische marge-instelling blijft er aan de boven-, onder- en zijkanten van de pagina één inch vrij. Stel de regelafstand in op 1 of 1,5 om te voorkomen dat de tekst te lang wordt.

• Houd het bij één pagina: een ontslagbrief is tenslotte korter dan andere formele documenten. Gebruik de woordenteller om binnen de limiet van één pagina te blijven. Gebruik korte, scanbare alinea's met beperkte toelichting om de lezer nauwkeurig door het document te leiden.

• Voer spellingcontrole uit en lees na: controleer brieven vóór het delen met de spelling- en grammaticacontrole in Word en verfijn tegelijkertijd toon, taal en duidelijkheid met de documenteditor.

• Sla op in de juiste bestandsindeling: wanneer een document klaar is om te exporteren, download je het als PDF om het als bijlage via Outlook te delen of om het af te drukken en persoonlijk te overhandigen. Bewaar het .docx-bestand voor eventuele wijzigingen op het laatste moment.

• Geef de ontslagbrief een naam: wijzig de documentnaam op de juiste manier, zodat de HR-afdeling de brief gemakkelijk kan herkennen wanneer deze wordt gedeeld. Een geschikte naamgevingsindeling is jouwnaam_ontslagbrief_datum.

Fouten die je in een ontslagbrief moet vermijden

Bij het versturen van een ontslagbrief is het belangrijk prioriteit te geven aan een formele structuur, redenering en toon. Vermijd deze veelvoorkomende fouten om ervoor te zorgen dat brieven een hoge professionele standaard behouden.

• Schrijven in een emotionele toon: stel de brief professioneel en respectvol op om te voldoen aan de gebruikelijke etiquette op de werkplek.

• Een uitgebreide reden voor ontslag geven: je kunt een korte reden voor vertrek opnemen, maar je hoeft geen details met de werkgever te delen. Overweeg een exitgesprek of privégesprek met de manager te plannen als er behoefte is om aanvullende details te delen.

• Gevoelige loopbaan- of toekomstplannen delen: je hoeft toekomstige plannen niet rechtstreeks te delen. Als je dat wel doet, deel dan geen vertrouwelijke gegevens zoals salaris of secundaire arbeidsvoorwaarden.

• Onduidelijk zijn over de opzegtermijn: vermeld duidelijk de beoogde laatste werkdag in plaats van een geschatte periode. Controleer arbeidsovereenkomsten of het bedrijfsbeleid om er zeker van te zijn dat de opzegtermijn correct en passend is.

• Informeel taalgebruik: gebruik nooit respectloze taal in een ontslagbrief. Vermijd beledigingen, vijandige opmerkingen of taal die afleidt van het doel van de brief.

• Collega's bekritiseren: neem geen kritiek op andere personen, collega's of teamgenoten binnen het bedrijf op.

Maak direct een helder concept met kant-en-klare sjablonen voor ontslagbrieven. Ga vol vertrouwen aan de slag met het zoeken naar een baan met nuttige tips voor het schrijven van interessebrieven en bedankbrieven in Microsoft Word.