Comment prendre des minutes de réunion avec l’IA

Tenez les équipes et les parties prenantes bien informées en prenant des minutes de réunion rapides et claires avec Copilote en Word. Des synchronisations d’entreprise au rythme rapide aux réunions formelles du conseil d’administration, gagnez un temps précieux, peaufinez les notes de réunion et restez organisé avec l’aide de l’IA.

Capturez facilement des informations précises telles que des points clés, des éléments d’action, des mises en surbrillance, etc. en demandant à Copilot de prendre des notes pour vous. Décomposez en toute transparence les longues réunions en sections bien structurées simplement en référençant un enregistrement ou une transcription de réunion à partir de OneDrive.

Poursuivez votre lecture pour découvrir comment prendre comptes-rendus de réunion avec l’IA, ainsi que les bonnes pratiques et les éléments essentiels pour partager des notes de réunion professionnelles à l’aide de Copilot.

Éléments essentiels des minutes de réunion

Lorsque vous prenez des notes de réunion, il est important de suivre le meilleur format et la disposition des minutes. Si vous ne savez pas comment prendre des minutes de réunion, suivez la structure ci-dessous ou commencez par un prêt à l’emploi modèle minutes.

• Nom de l’organisation : rendez les minutes de réunion plus professionnelles en ajoutant le nom et le logo de l’entreprise. Il peut être placé dans le titre et le pied de page d’un document Word.

• Date et heure : ajoutez la date et l’heure de la réunion.

• Emplacement : notez le lieu de la réunion, qu’elle soit en personne ou virtuelle.

• Participants : rédigez la liste des participants et la notation des absents, le cas échéant.

• Points à l’ordre du jour : donnez un résumé des sujets et les points de l’ordre du jour qui ont été abordés dans le même ordre que la façon dont ils ont été traités au cours de la réunion.

• Décisions et motions : lister toutes les notes de discussion importantes qui ont été abordées par point de l’ordre du jour, y compris tous les points clés, préoccupations et changements nécessaires traiter les documents et les mises en surbrillance. Veillez à ajouter les résolutions et les conclusions qui ont été prises pendant la réunion.

• Éléments d’action : influencez l’impact en partageant avec précision des éléments d’action, en les affectant à la bonne personne en étiquetant leur nom avec une date d’échéance et en suggérant les étapes suivantes à suivre.

• Détails de la prochaine réunion : partagez la date et l’heure de la prochaine réunion planifiée, ainsi que les points à l’ordre du jour afin que les participants sachent à quoi s’attendre.

Six façons d’améliorer les minutes de réunion avec Copilot

1. Convertir la transcription en notes de réunion

Transformez une transcription de réunion en un document de minutes de réunion structuré et facile à lire pour n’importe quel type de réunion. Il vous suffit de copier et coller une transcription de réunion de Microsoft Teams dans Microsoft Word, puis d’inviter Copilot à modifier la copie brute. L’IA va convertissez automatiquement la transcription de la réunion en notes de minute polies et bien structurées, prêtes à être partagées avec les participants ou les parties prenantes.

Essayez cet exemple requête Copilot

Convertis cette transcription en minutes de réunion formelle avec des sections pour les participants, l’ordre du jour, les décisions et les éléments d’action. Cliquez pour copier cette requête Copilot

2. Mettre en forme les minutes avec la structure

Reformater des paragraphes longs ou des notes de réunion non structurées en une liste propre à puces à l’aide de l’IA. Copilot peut modifier la copie brute dans un format cohérent et facile à lire, en ajoutant des allocations de temps et des rôles d’orateur spécifiques. Copilot s’inspire de prêt à l’emploi modèles minutes, en veillant à ce que les documents soient convertis à l’aide des meilleures pratiques.

Essayez cet exemple requête Copilot

Mets en forme les comptes-rendus de la discussion dans une liste à puces claire avec des estimations de temps et des noms d’intervenantsCliquez pour copier cette requête Copilot

3. Réorganiser les notes de réunion avec l’IA

Améliorez le flux et la lisibilité des minutes de réunion en transformant les longues notes de discussion en paragraphes formels avec des titres clairs. Fournissez à Copilot un contexte en arrière-plan pour vous aider à obtenir la meilleure sortie possible. Par exemple, partagez le type de réunion pour lequel vous prenez des minutes, comme une réunion de conseil, résumé du rapport de projet ou réunion des ventes. Cela aidera l’IA à générer des titres efficaces et à regrouper les rubriques en conséquence, ce qui vous permettra de gagner du temps et d’améliorer la clarté.

Essayez cet exemple requête Copilot

Réorganise ce document en regroupant le contenu sous les en-têtes basés sur des rubriques, en utilisant le type de réunion du conseil d’administration pour guider la structure. Cliquez pour copier cette requête Copilot

4. Résumer les discussions de réunion en décisions

Extraire les discussions et les résultats clés des réunions à partir de transcriptions ou d’enregistrements de conversation longs à l’aide de Fonctionnalités de résumé dans Copilot. L’IA évalue la réunion, puis transforme rapidement les discussions en liste de décisions. Veillez à demander à Copilot de placer ces résumés sous le titre approprié dans la disposition des minutes de réunion.

Essayez cet exemple requête Copilot

Résume les décisions prises lors de cette réunion et liste-les sous une section « Décisions ». Cliquez pour copier cette requête Copilot

5. Affiner les éléments d’action pour plus de clarté

Relecture et réécriture des transcriptions en direct ou des notes humaines documentées avec l’IA outils d’édition de document. Copilot peut réécrire des phrases ou des tâches vagues en éléments d’action clairs, en attribuant des propriétaires et des échéances. Simplifier le processus d’édition avec précision vérification orthographique dans plus de 20 langues. Voir automatique suggestions de correction grammaticale , personnalisables dans des styles d’écriture formels, professionnels ou occasionnels pour s’adapter à n’importe quel genre de réunion. La réécriture automatique dans Copilot peut également raccourcir les phrases et vous aider à écrire des suggestions.

Essayez cet exemple requête Copilot

Réécris ces éléments d’action pour inclure le propriétaire de la tâche, l’échéance et les étapes suivantes. Cliquez pour copier cette requête Copilot

Générer des minutes de réunion bien écrites aujourd’hui avec Copilot dans Word.

Prendre des notes de réunion à l’aide d’un professionnel modèle minute, rédiger un mémo ou explorer d’autres façons de tenir des réunions efficaces avec comment écrire l’ordre du jour d’une réunion.