Comment créer des modèles de procédure opérationnelle standard avec l’IA

Assurez le bon fonctionnement de votre entreprise grâce à des procédures opérationnelles standard (SOP) simples et évolutives. Ces documents de formation internes peuvent garantir que les employés sont sur la même longueur d’onde et suivent le même ensemble d’étapes pour obtenir des résultats de haute qualité de manière constante. Il est essentiel de rédiger des instructions SOP pour les tâches de routine ou spécialisées entre différentes équipes, en particulier pour des fonctions telles que les opérations et les ressources humaines.

Avec autant de tâches micro et macro réparties dans l’organisation, il peut être long de trouver une POS détaillée et claire pour chaque flux de travail. C’est là que Copilot dans Word peut aider à rédiger un modèle SOP qui peut être enregistré et réutilisé. Appuyez-vous sur l’IA pour utiliser la structure, les termes et les mesures de réussite les plus pertinents, et même extraire des détails à partir de documents et d’e-mails existants.

Apprenez à créer des directives et des manuels SOP de haute qualité pour le lieu de travail avec Microsoft Word en ligne.

Types de procédures opérationnelles normalisées

POS étape par étape

Idéal lorsqu’une tâche doit être effectuée de manière linéaire et doit suivre une séquence d’instructions stricte. Ce format SOP est facile à suivre et est généralement présenté sous forme de liste numérotée pour réduire la marge d’erreur. Il convient à des instructions telles que le démarrage de l’équipement, l’intégration de nouveaux employés aux systèmes du lieu de travail, entre autres tâches.

Exemple d’écriture SOP :

1. Connectez-vous au système

2. Vérifier les informations d’identification

3. Lancer l’application

SOP hiérarchique

Idéal lorsqu’une procédure doit être organisée en niveaux, où chaque étape comporte plusieurs sous-étapes. Choisissez des énoncés hiérarchiques des procédures pour permettre aux employés d’effectuer des tâches avec précision sans négliger les parties critiques. Utilisez des listes imbriquées et des diagrammes d’instructions dans les manuels pour vous assurer que chaque étape peut être menée à bien.

Try this Copilot prompt"Créez un modèle de procédure d’exploitation standard intitulé « Directives relatives à la publication sur les réseaux sociaux » pour les coordinateurs marketing d’audience et les responsables de la communauté tout en conservant un niveau débutant. Type SOP : liste de contrôle et sous-étapes hiérarchiques pour les approbations. "Cliquez pour copier cette requête Copilot

Exemple d’écriture SOP :

Étape 1. Préparer l’équipement

1.1 Rassembler des outils

1.2 Inspecter l’équipement de sécurité

Étape 2. Allumez l’équipement

Liste de contrôle SOP

Simple et pratique, le format SOP de la liste de contrôle est un bon outil pour garder les choses organisées lorsqu’il y a beaucoup de pièces mobiles ou de tâches à effectuer en parallèle les unes des autres. Ce type de SOP est idéal pour les employés chevronnés qui connaissent bien une tâche et peuvent cocher les choses au fur et à mesure, en ayant la certitude que rien n’a été manqué. Maintenez la cohérence avec la vérification croisée possible à l’aide de listes de contrôle. Les listes de contrôle d’intégration constituent un excellent cas d’usage.

Exemple d’écriture SOP :

• Configurer un compte de messagerie

• Fournir l’accès à l’équipe SharePoint

• Attribuer le poste de travail des employés

• Planifier une séance d’orientation

SOP d’organigramme

Lors de la cartographie des processus métier, une SOP d’organigramme permet de créer des normes évolutives pour les flux de travail comportant plusieurs points de décision. Cette disposition cartographie visuellement les étapes, montrant ce qu’il faut faire en fonction de différents scénarios, soutenant la prise de décision pour chaque employé. Il est généralement représenté par des diagrammes et des flèches avec des étapes clairement étiquetées. Utilisez-le pour les procédures de dépannage ou les flux de travail d’assistance à la clientèle, où l’action suivante dépend de ce qui se passe en premier.

Exemple d’écriture SOP :

Démarrer → Le système est-il en ligne ? → Oui → Continuer → Non → Dépanner

Éléments clés des POS

Les documents de procédure opérationnelle standard peuvent être longs et détaillés, de sorte que les gestionnaires, les spécialistes des opérations et les experts en la matière peuvent utiliser Copilot dans Word pour accélérer l’écriture SOP. Quel que soit le sujet du document, des guides de chaîne de montage aux étapes éditoriales de blog et aux procédures de sécurité alimentaire, l’IA peut créer des sections contextuelles. Découvrez les éléments clés d’une bonne POS.

1. Titre

Utilisez un titre descriptif qui est clairement lié à l’ensemble d’instructions de la POS. S’il existe, utilisez les conventions de nommage en fonction du département spécifique de l’entreprise. Par exemple, « POS sur la gestion des tickets de support client ».

2. Tableau de contrôle des documents

Tenir à jour un tableau avec les détails clés pour tenir les employés et les utilisateurs informés de la version. Veillez à inclure les éléments suivants.

• Name (Nom)

• Numéro de révision

• Propriétaire

• Date de mise en œuvre

• Date de la dernière révision

• Approbateur

Try this Copilot prompt"Mets à jour la date de dernière révision de ce document en fonction de la modification la plus récente apportée au document Word. "Cliquez pour copier cette requête Copilot

3. Objectif

Alignez tous les lecteurs de la POS sur la raison pour laquelle le document a été élaboré. Exprimer les principaux résultats de l’utilisation correcte de la POS, par exemple « s’assurer que tous les tickets des clients sont résolus dans les 24 heures ». Vous ne trouvez pas les bonnes phrases ? Utilisez Copilot dans Word pour rédiger des déclarations de résultats en fonction du contexte des procédures.

Try this Copilot prompt"Résume l’objectif de ce SOP à partir de la transcription de cette réunion. Réécris-le dans un langage clair et concret, adapté à mon entreprise. "Cliquez pour copier cette requête Copilot

4. Procédure

Ce composant est au cœur du document. Commencez à composer les instructions en fonction du type SOP sélectionné. Présentez les instructions détaillées avec clarté, en utilisant le bon Termes et expressions techniques largement utilisés dans l’organisation.

Pour les étapes à plusieurs niveaux, comme les SOP hiérarchiques, des instructions simples et concises sont essentielles. Utilisation Réécrivain IA pour simplifier la structure des phrases, résumer les longues étapes ou suggérer des phrases plus exploitables pour permettre aux lecteurs d’utiliser correctement la POS.

Try this Copilot prompt"Réécris le paragraphe en étapes faciles à suivre tout en utilisant les ressources humaines appropriées et la terminologie d’embauche. "Cliquez pour copier cette requête Copilot

5. Responsabilités

Le document doit préciser qui est responsable de la mise en place du processus, ainsi que qui est responsable des approbations à chaque étape, si nécessaire. Énumérez les participants avec les noms, les postes, les meilleures coordonnées et leurs responsabilités par rapport au document SOP.

6. Comportements clés

Décrivez comment les lecteurs sont censés utiliser les directives, y compris les attentes obligatoires en matière de réglementation, de conformité et de qualité. Cette section doit se concentrer sur la façon dont les lecteurs peuvent rester responsables et utiliser correctement la POS pour réduire les risques et maintenir la cohérence. Demandez à l’IA de cadrer les points clés de manière claire et cohérente, afin que la POS soit facile à suivre pour toutes les parties prenantes.

Try this Copilot prompt"Écrivez un paragraphe sur la façon dont le personnel administratif médical doit utiliser cette SOP tout en gardant à l’esprit la confidentialité des patients. "Cliquez pour copier cette requête Copilot

7. Innover

Indiquez s’il existe une opportunité pour l’employé de mettre en œuvre une approche innovante dans la tâche. Il s’agit de rationaliser toutes les tâches ou de suggérer des flux de travail créatifs pour réaliser la procédure plus rapidement. Cela peut être un casse-tête pour certains, c’est pourquoi il est bon de s’appuyer sur la conversation avec Copilot qui peut identifier des alternatives ou de meilleurs flux de travail.

Try this Copilot prompt"Suggérez trois façons d’accélérer le processus de remboursement des dépenses avant les fêtes de fin d’année. "Cliquez pour copier cette requête Copilot

8. Outils et supports

Fournir une liste claire des références et des ressources nécessaires pour atteindre l’objectif de la POS, telles que les Documents de formation, sessions de coaching internes, enregistrements vidéo de processus métier, et plus encore. Créez la liste à l’aide de l’IA pour améliorer la précision et vous assurer que tous les éléments importants sont inclus.

Try this Copilot prompt"Créez une liste de liens de ressources internes pour ce document SOP. "Cliquez pour copier cette requête Copilot

Comment utiliser l’IA pour générer un modèle SOP

1. Ouvrir un nouveau Document Word pour commencer à créer un modèle SOP.

2. Cliquez sur Copilot dans Word à partir du ruban Accueil, puis discutez avec l’IA pour expliquer les exigences SOP.

3. Partagez le contexte en décrivant l’objectif et les principaux objectifs de la POS dans la conversation Copilot, ou en joignant un document existant à l’aide du bouton plus. Spécifiez le type de POS préféré tel que liste de contrôle, étape par étape, hiérarchique ou organigramme.

4. Examinez le document SOP généré par l’IA dans Word.

5. Invitez Copilot à affiner les sections, par exemple, « ajouter plus de détails aux comportements clés. Utilisez ce document de référence comme guide », puis cliquez sur le bouton plus pour joindre un fichier de travail.

6. Enregistrez le document SOP en tant que modèle réutilisable dans Word.

Essayez cet exemple de requête Copilot

Try this Copilot prompt"Créez un modèle de procédure opérationnelle standard intitulé « Sauvegarde et récupération des données » destiné aux coordinateurs informatiques débutants et au personnel en général. Type de SOP : organigramme pour les points de décision. "Cliquez pour copier cette requête Copilot

Utilisez un modèle SOP pour standardiser les flux de travail d’intégration d’équipe

Scénario

Un chef d’équipe qui recrute plusieurs nouveaux employés a besoin que chaque personne passe par les mêmes étapes de configuration, de formation et de case activée sans manquer des détails importants. Plutôt que de réexpliquer le processus pour chaque starter ou de se fier à la mémoire et au savoir-faire informel, le chef d’équipe applique un modèle SOP pour capturer chaque étape d’intégration en un seul endroit. Il en résulte une intégration plus rapide, moins de tâches manquées et une expérience cohérente pour toute l’équipe.

Sortie

Le document fini est une POS d’intégration réutilisable que chaque responsable peut suivre de la même manière. Teams les partagent entre les services, les mettent à jour à mesure que les processus changent et les référencent chaque fois qu’une étape doit être vérifiée.

Workflow en action

• Cartographiez les étapes d’intégration : le chef d’équipe identifie les besoins de chaque nouvel employé, de la configuration du compte et de l’équipement aux étapes de formation et aux points de case activée la première semaine.

• Définissez l’ordre : les étapes tombent dans la séquence suivante d’un nouveau starter, de sorte que l’accès, les présentations et la formation arrivent au bon moment.

• Capturez chaque étape une seule fois : chaque tâche d’intégration est enregistrée en un seul endroit, ce qui donne à chaque nouvel employé les mêmes conseils et réduit le besoin d’explications répétées.

• Standardisez le langage : chaque instruction est rédigée clairement et de manière cohérente, ce qui réduit la confusion et aide les managers à suivre le même processus d’intégration.

• Remise aux propriétaires : la POS finale est transmise aux gestionnaires, à l’informatique et aux RH, avec une approbation claire à chaque étape.

Modèles SOP pour démarrer plus rapidement

Une fois que le SOP d’intégration est enregistré sous forme de modèle, il devient le point de départ de tout flux de travail futur. Stockez le modèle dans une bibliothèque SharePoint partagée pour le garder à la portée de toute l’équipe. Dupliquez-le pour chaque nouvelle utilisation, ce qui laisse le master intact. Adaptez chaque copie pour la prochaine admission, la configuration de l’entrepreneur ou tout autre processus reproductible.

Assistance Copilot dans Word

Copilot prend en charge le POS d’intégration aux points où la formulation et la cohérence comptent le plus. Demandez à Copilot de rédiger des instructions pour une tâche d’intégration spécifique, puis affinez avec le système de réécriture IA pour aligner le ton et la formulation à chaque étape. La POS est ainsi facile à suivre, tandis que le chef d’équipe reste concentré sur les personnes qui vous rejoignent.

Meilleures pratiques en matière de procédure de fonctionnement Standard

• Utilisez des styles de titres professionnels : appliquez des styles de titres cohérents et utilisez le volet Styles intégré dans Word pour conserver une structure.

• Appliquez la personnalisation de l’organisation : insérez le logo de l’entreprise dans l’en-tête et appliquez les couleurs de la marque à l’aide des paramètres de thème dans Word. Utilisez le jeu de polices officiel du guide de style de l’organisation pour un aspect soigné.

• Ajouter des liens de référence : ajoutez des URL cliquables en ligne aux stratégies ou modèles associés ou créez une section de références à la fin pour un accès rapide.

• Créer des documents SOP restreints : protégez le SOP avec le mode « lecture seule » pour les spectateurs et n’attribuez des droits d’édition qu’aux rôles autorisés. Appliquez une protection par mot de passe si nécessaire.

• Révision et mise à jour fréquentes : ajoutez la date de la dernière révision au tableau de contrôle des documents et utilisez le suivi des modifications dans Word pour enregistrer les mises à jour et maintenir l’historique des versions à des fins de conformité.

Maintenant que la création d’un modèle SOP est claire, commencez à créer des documents dans Microsoft Word. Continuer à apprendre comment accélérer les tâches de travail quotidiennes comme rédaction de mémos, la génération d’e-mails avec l’IA, et Rédaction des ordres du jour des réunions.