Sur cette page
- Comment transformer un document en e-mail à l’aide de Copilot dans Word
- Six exemples d’e-mails à générer à partir de documents à l’aide de l’IA
- Quand utiliser Copilot dans Word et Outlook pour la rédaction d’e-mails
- Conseils pour améliorer les e-mails générés par l’IA pour plus de clarté et de précision
Transformez des documents longs en e-mails clairs et prêts à envoyer sans réécriture manuelle. Résumer tout document dans un e-mail avec Copilot dans Word, compléter avec une ligne d’objet, un résumé et des éléments d’action personnalisés. Rédigez rapidement des mises à jour et des approbations importantes ou partagez des récapitulatifs de réunion par e-mail en quelques minutes.
Découvrez quand et comment transformer des documents en e-mails concis avec l’IA dans Microsoft Word en ligne.
Comment transformer un document en e-mail à l’aide de Copilot dans Word
La rédaction d’un e-mail à partir de zéro prend du temps. Copilot extrait directement l’e-mail d’un document ouvert, avec une ligne d’objet, un résumé structuré et des éléments d’action clairs.
Ouvrir un document tel qu’un rapport, une note de réunion ou une proposition dans Word, puis ouvrez Copilot pour démarrer une nouvelle conversation.
Décrire l’e-mail que vous souhaitez générer dans le Copilot chat. Incluez le type d’e-mail (mise à jour, récapitulatif, demande d’approbation), le rôle de destinataire et la rubrique. Une instruction claire et spécifique fournit un brouillon utilisable lors de la première tentative.
Spécifier la formalité de la langue de messagerie, nombre de mots et ajoutez des suggestions de structure telles que la ligne d’objet, les points clés, les éléments d’action pour de meilleurs résultats.
Passez en revue le brouillon d’e-mail généré par l’IA. Vérifiez que le résumé capture les points clés du document de référence et que la tonalité correspond au destinataire.
Affinez le brouillon avec des instructions de suivi. Demandez à Copilot dans la même conversation de rendre l’e-mail plus direct, de développer une section ou réécrire pour un public différent sans redémarrer la conversation.
Lorsque l’e-mail est prêt à être envoyé, copiez le brouillon généré par l’IA dans Microsoft Outlook en tant que nouveau message ou en tant que réponse à un thread existant.
Essayez cet exemple d’invite Copilot
Six exemples d’e-mails à générer à partir de documents à l’aide de l’IA
1. Écrire un e-mail de mise à jour de projet à partir d’un rapport
Quand utiliser : les responsables de projet, les responsables d’équipe et les contributeurs individuels doivent envoyer des mises à jour hebdomadaires ou des jalons aux parties prenantes. Un rapport de longue status ou le rapport métier devient un e-mail de mise à jour concis qui met en évidence la progression, signale les risques et répertorie les étapes suivantes.
Éléments à inclure : status actuelles, victoires clés depuis la dernière mise à jour, blocages ou risques éventuels et jalons à venir. Gardez le résumé serré et dirigez avec ce sur quoi le destinataire doit agir.
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2. Créer un récapitulatif de réunion avec des éléments d’action
Quand utiliser : les hôtes de réunion doivent envoyer un e-mail récapitulatif aux participants, aux parties prenantes qui ont manqué la réunion ou aux équipes avec des tâches de suivi. Notes ou Les minutes de réunion se transforment en un e-mail de récapitulatif structuré qui maintient tout le monde aligné.
Éléments à inclure : objectif de la réunion, décisions clés, éléments d’action avec les propriétaires et dates d’échéance, et questions ouvertes. Appelez les noms pour plus de clarté.
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3. Rédiger une demande d’approbation ou de décision
Quand utiliser : les responsables juridiques, financiers et supérieurs doivent souvent signer un plan ou une recommandation décrit dans un document plus long. Le lecteur souhaite la demande, la justification et l’étape suivante dans deux minutes.
Ce qu’il faut inclure : la décision nécessaire, une justification de deux à trois phrases, l’échéance et un chemin de réponse clair en un clic (approuvé ou nécessitant des modifications).
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4. Résumer une proposition pour les clients
Quand utiliser : les équipes commerciales, de gestion des comptes et de conseil doivent envoyer aux clients un résumé clair d’un document de proposition plus long. L’e-mail doit répondre à ce qui est proposé et à ce qui se passe ensuite sans forcer le client à ouvrir une pièce jointe de 15 pages.
Ce qu’il faut inclure : la proposition de base en langage simple, les principaux avantages pour le client, les points forts de tarification ou de chronologie et l’étape suivante.
Essayez cet exemple d’invite Copilot
5. Partager des mises à jour clés à partir de documents internes
Quand utiliser : les équipes de communication, les RH et les responsables d’équipe partagent des mises à jour internes, des modifications de stratégie ou les déploiements de formation vers l’organization plus large. Un court e-mail expose les points clés et les liens vers le document complet pour les lecteurs qui souhaitent obtenir des détails.
Éléments à inclure : un court paragraphe de contexte, trois à cinq points clés à retenir et un lien vers le document source pour référence.
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6. Transformer les notes en résumé des parties prenantes
Quand utiliser : les chercheurs, les équipes produit et les analystes doivent synthétiser des notes approximatives, des commentaires des clients ou des sorties d’atelier dans un e-mail de synthèse structuré pour les parties prenantes de haut niveau.
Éléments à inclure : le contexte ou la source des notes, trois à cinq insights thématiques, tous les éléments d’action ou recommandations et une étape suivante suggérée.
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Quand utiliser Copilot dans Word et Outlook pour la rédaction d’e-mails
Copilot prend en charge la rédaction d’e-mails dans Word et Outlook, chaque application étant adaptée à un point de départ différent.
Utiliser Word lorsque vous travaillez à partir de documents longs
Document long tel qu’un rapport d’entreprise, proposition ou ensemble de notes de réunion fonctionne mieux comme matériau source. Copilot peut utiliser le document ouvert pour rédiger du contenu de style e-mail avec un résumé et les étapes suivantes, en fonction des instructions de conversation. Le contenu brouillon peut ensuite être copié dans Outlook lorsqu’il est prêt à être envoyé.
Utiliser Outlook pour les réponses dans le thread et les brouillons rapides
Outlook gère le travail côté boîte de réception, y compris la réponse à un thread existant, résumer une longue conversation avant de répondre, ajuster le ton d’un brouillon ou transformer quelques puces en une message poli. Copilot dans Outlook lit le thread directement, donc aucun document source n’est nécessaire.
Conseils pour améliorer les e-mails générés par l’IA pour plus de clarté et de précision
Découpez d’abord le document source : supprimez les sections obsolètes, les annexes non pertinents ou les brouillons de notes avant de discuter avec Copilote. Une entrée de nettoyage produit un résumé plus propre et réduit le risque de bruit dans l’e-mail.
Demander à Copilot d’ajuster le ton et la longueur : le même brouillon peut être régénéré en deux phrases résumé exécutif, mise à jour de l’équipe en trois paragraphes ou brief client détaillé. Demandez directement à Copilot la modification nécessaire, par exemple « rendre cela plus direct » ou « couper à moins de 150 mots », avec L’IA réécriture gère les ajustements de tonalité et de longueur à la demande.
Double case activée faits, noms et dates : les résumés d’IA peuvent compresser ou remodeler des détails. Une dernière lecture par rapport au document source intercepte les citations mal attribuées, les statistiques inversées ou les échéances décalées avant l’envoi de l’e-mail.
Générez plusieurs versions à comparer : demandez à Copilot des variantes du même e-mail, telles qu’un synopsis, une mise à jour détaillée et une version conviviale pour le client. Comparez les options et combinez les lignes les plus fortes dans le brouillon final.
Transformez n’importe quel document en e-mail, prêt à être examiné et envoyé, des mises à jour de projet et des récapitulatifs de réunion aux propositions des clients. Générer des e-mails plus nets et prêts pour les destinataires à partir de n’importe quel document ouvert avec Copilot dans Microsoft Word aujourd’hui.
Explorer comment prendre des minutes de réunion avec l’IA et comment écrire l’ordre du jour d’une réunion avec l’IA pour que le flux de travail de messagerie complet reste en mouvement, de la réunion à la boîte de réception.
Forum aux questions
Quels sont les avantages de la génération d’e-mails à partir de documents ?
La génération d’e-mails à partir de documents est plus rapide, plus précise et plus facile à adapter aux différents lecteurs. Les chiffres, les dates et les décisions passent directement du document à l’e-mail, de sorte que les détails restent fiables. Le même document peut produire un bref résumé pour les dirigeants supérieurs et une mise à jour détaillée pour l’ensemble de l’équipe, le tout rédigé en une seule conversation avec Copilote en Word.
Comment rendre les brouillons d’e-mails plus courts ou plus détaillés ?
Ajustez la longueur d’un brouillon d’e-mail en demandant à Copilot une version différente dans la même conversation. Pour raccourcir le brouillon, demandez à Copilot de le découper en nombre de mots spécifiques, condenser le corps en puces ou supprimer une section. Pour ajouter des détails, demandez à Copilot d’inclure plus d’arrière-plan, d’expliquer chaque point dans son intégralité ou d’ajouter des titres à l’aide de Réécriture ia dans Word.
Comment améliorer la précision des résumés dans Microsoft Word ?
Copilot tire les brouillons les plus précis d’une demande claire et spécifique. Incluez les chiffres exacts, les dates et les personnes qui doivent apparaître dans l’e-mail, de sorte que le brouillon extrait les bons détails du document. Lire le brouillon dans Microsoft Word par rapport à l’original avant l’envoi pour confirmer que les noms, les nombres et les dates correspondent.
Comment personnaliser les e-mails pour différents publics avec Copilot ?
Pour adapter un e-mail à une autre audience avec Copilot, spécifiez l’audience, le ton et la longueur de la conversation. Une invite nommant la haute direction, un ton formel, moins de 150 mots produit un brouillon différent de celui d’une équipe interfonctionnale nommée, ton accessible, avec un contexte complet. Demandez à Copilot plusieurs versions du même e-mail, puis choisissez la version qui convient au destinataire.
Copilot peut-il résumer les notes de réunion dans un e-mail ?
Copilot résume les notes de réunion, les minutes ou une transcription dans un e-mail récapitulatif lorsque le document est ouvert dans Word. Demandez à Copilot de rédiger un e-mail couvrant les décisions clés, les éléments d’action avec les propriétaires et toutes les questions ouvertes pour le suivi. La même invite fonctionne également pour les résumés d’atelier et les transcriptions d’appel.
